PENILAIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) ISO 9001 : 2000

Transkripsi

1 PENILAIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) ISO 9001 : 2000 MANAJEMEN UMUM Manajemen umum adalah manajemen puncak yang terdiri dari direksi dan wakil manajemen/quality Management Representative (QMR). Direksi memiliki tanggung jawab untuk menetapkan kebijakan dan menjalankan roda perusahaan. QMR adalah wakil manajemen yang menjalankan kebijakan manajemen mutu dan bertanggung jawab terhadap penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM). Adanya dukungan dan komitmen manajemen adalah hal yang penting dalam penerapan SMM ISO 9001:2000. Tanpa dukungan manajemen puncak, penerapan SMM sangat sulit dan tidak mungkin dilaksanakan. a. Direksi Penilaian penerapan unsur-unsur ISO 9001:2000 oleh Direksi di diketahui berdasarkan dokumen ISO dan wawancara dengan Manajer dan Masinis Kepala (Maskep) di, sedangkan untuk diketahui berdasarkan wawancara dengan Factory Manager dan Deputy Manager. Tabel 23 merupakan hasil penilaian penerapan SMM ISO 9001:2000 oleh Direksi di dan. Tabel 23. Hasil Penilaian Penerapan SMM ISO 9001:2000 oleh Direksi di dan Penerapan 4.0. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu 4.1. Persyaratan umum 4.2. Persyaratan Dokumentasi Umum Pedoman Manual Mutu X Pengendalian Dokumen Pengendalian Rekaman 5.0. Tanggung jawab manajemen 5.1. Komitmen manajemen X 5.2. Fokus pada pelanggan 5.3. Kebijakan mutu 5.4. Perencanaan 5.5. Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi X 5.6. Tinjauan manajemen Keterangan : = dipenuhi 83

2 , yang merupakan bagian dari PT. Perkebunan Nusantara III, memiliki Manajemen Puncak yang terdiri dari Direktur Utama yang dibantu oleh Direktur Produksi, Direktur Keuangan, Direktur SDM dan Umum, serta Direktur Pemasaran. Di lain pihak, wakil manajemen dikenal dengan Corporate Management Representative (CMR). Bagan organisasi diatas dapat dilihat pada Lampiran 9. Dalam pelaksanaannya, terdapat dua unsur ISO yang terkait dengan direksi, yaitu persyaratan sistem manajemen umum dan tanggung jawab manajemen. Melalui salah seorang wakil manajemen yang ditunjuk oleh direksi, SMM dikembangkan, dikoordinasi, dan dikelola sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh SMM ISO 9001:2000. Tanggung jawab tertinggi unit implementasi kebijakan mutu dan pencapaian sasaran mutu terletak pada direktur utama yang dibantu oleh Direktur Produksi, Direktur Keuangan, Direktur SDM dan Umum, serta Direktur Pemasaran. Manajemen puncak dibantu oleh kepala bagian mengawasi Distrik Manajer (DM) dan Manajer unit kerja. 2) Secara umum, unsur SMM ISO 9001 : 2000 yang berkaitan dengan direksi telah dipenuhi oleh namun pada unsur Pedoman Manual Mutu, komitmen manajemen serta tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi belum sepenuhnya terorganisasi dengan baik. memiliki komitmen dan kebijakan mutu yang sudah berfokus kepada pelanggan/konsumen, namun komitmen ini tidak termasuk komitmen untuk menjalankan SMM ISO 9001 : Berdasarkan analisis tersebut, dukungan manajemen puncak masih rendah sehingga tanggung jawab, wewenang dan komunikasi yang dimiliki belum terlaksanakan dengan baik. b. Wakil Manajemen Wakil menajemen disebut dengan QMR (Quality Management Representative) yang merupakan perwakilan Direksi dalam menjalankan kebijakan manajemen mutu dan bertanggung jawab terhadap penerapan 84

3 Sistem Manajemen Mutu (SMM). Tabel 24 merupakan hasil penilaian penerapan SMM ISO 9001:2000 oleh wakil Manajemen di dan. Tabel 24. Hasil Penilaian Penerapan SMM ISO 9001:2000 oleh Wakil Manajemen Di dan Penerapan 4.0. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu 4.1. Persyaratan umum 4.2. Persyaratan dokumentasi X 5.0. Tanggung jawab manajemen 5.1. Komitmen manajemen X 5.2. Fokus kepada pelanggan 5.3. Kebijakan mutu 5.4. Perencanaan 5.5. Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi X 5.6. Tinjauan manajemen 8.0. Pengukuran, analisis dan peningkatan 8.1. Umum 8.2. Pengukuran dan pemantauan Kepuasan pelanggan Audit internal X Pengukuran & pemantauan proses Pengukuran & pemantauan produk 8.3. Pengendalian produk yg tidak sesuai 8.4. Analisis data 8.5. Perbaikan Keterangan : = dipenuhi Manajemen puncak menunjuk salah seorang wakil manajemen untuk menjadi CMR dalam melaksanakan SMM. Persyaratan penerapan SMM yang disyaratkan untuk CMR telah dipenuhi sesuai dengan yang ditetapkan oleh ISO. Unsur SMM persyaratan umum dan persyaratan dokumen telah dipenuhi oleh CMR. Bersama-sama dengan Direksi, CMR menetapkan, mendokumentasikan, melaksanakan, memelihara dan secara terus-menerus melakukan peningkatan SMM. Pelaksanaan SMM ini didasarkan oleh interaksi proses yang berbentuk business process mapping dan aliran proses pengolahan seluruh kegiatan, sumber daya dan personil yang dimiliki dapat dikelola dengan baik untuk mencapai tujuan SMM. 85

4 Dokumen-dokumen yang menjadi persyaratan penting dalam penerapan SMM ISO 9001 : 2000 ditetapkan dan dikelola oleh CMR. Dokumen tersebut mencakup pernyataan terdokumentasi kebijakan dan tujuan mutu, manual mutu, prosedur, dokumen untuk mengendalikan proses (instruksi kerja dan form kerja) dan catatan mutu. 2) belum menerapkan SMM ISO 9001:2000, sehingga tidak ada wakil manajemen dalam sistem ISO 9001:2000 yang menjalankan kebijakan mutu dan bertanggungjawab terhadap penerapan sistem manajemen mutu, namun dalam manajemen pabrik minyak goreng ini memiliki wakil manajer yaitu Deputi Factory Manager yang bertanggung jawab terhadap proses produksi dan mutu produk. MANAJEMEN PEMASOK Menurut Sutrisno dan Utomo (2001), manajemen pemasok terkait dengan unsur pembelian pada SMM ISO 9001 : 2000 yang terdiri dari proses pembelian, informasi pembelian dan verifikasi produk yang dibeli. Dalam proses pembelian, organisasi harus melakukan penetapan kriteria pemilihan pemasok, melakukan seleksi pemasok dan evaluasi pemasok. Organisasi juga harus melakukan dokumentasi prosedur pembelian sehingga evaluasi pemasok dan peninjauan ulang dapat dilakukan secara berkelanjutan. Tabel 23 menunjukkan hasil penilaian penerapan unsur-unsur ISO 9001:2000 pada manajemen pemasok di dan. Di, pemasok TBS % adalah berasal dari kebun milik PT. Perkebunan Nusantara III sendiri dan 2-5 % berasal dari luar, oleh karena itu manajemen pemasok sangat baik pelaksanaannya. Informasi pembelian yang terdiri dari proses pembelian, informasi dan verifikasi produk yang dibeli sudah terurai dan terdokumentasi dengan baik. 2) Manajemen pemasok di cukup baik, dimana untuk bahan baku minyak goreng Cap 100 % berasal dari sendiri. Hal 86

5 ini menjadikan manajemen bisa terkontrol dengan baik dan mutu bahan baku bisa sesuai yang diharapkan. Informasi pembelian yang terdiri dari proses pembelian, informasi dan verifikasi produk yang dibeli sudah terurai dan terdokumentasi dengan baik. Tabel 25. Hasil Penilaian Penerapan 9001:2000 Pada Manajemen Pemasok Di dan 7.4. Pembelian Proses pembelian Informasi pembelian Verifikasi produk yang dibeli Keterangan : = dipenuhi MANAJEMEN SDM DAN INFRASTRUKTUR SDM dan Infrastruktur adalah penunjang penerapan SMM ISO 9001:2000. Tersedianya kedua unsur pendukung tersebut akan mendukung dan meningkatkan efektifitas pelaksanaan SMM. Tabel 26 menunjukkan hasil penilaian penerapan unsur-unsur ISO pada manajemen SDM dan infrastruktur. Tabel 26. Hasil Penilaian Penerapan 9001:2000 Pada Manajemen SDM dan Infrastruktur a. Sumber Daya Manusia 6.2. Sumber daya manusia X 6.4. Lingkungan kerja b. Infrastruktur dan Teknik 6.3. Infrastruktur X 7.5. Produksi dan Penyediaan sumber daya Pengendalian produksi dan penyediaan jasa 8.5. Perbaikan Keterangan : = dipenuhi a. Sumber Daya Manusia SDM adalah personalia yang bertanggungjawab dalam melaksanakan SMM yang memiliki kompetensi, yaitu pendidikan, pelatihan, kemampuan 87

6 dan pengalaman. Dalam lingkup SMM yang terkait dengan SMM adalah unsur SDM yang meliputi kompetensi, kesadaran dan pelatihan serta pemeliharaan lingkungan kerja yang mendukung pelaksanaan dan keberhasilan SMM. Di, terdapat 218 orang karyawan yang mempunyai kualifikasi pendidikan sesuai bagian-bagiannya. Pelatihan-pelatihan sudah diberikan kepada karyawan sesuai bidang masing-masing, khususnya pelatihan ISO Menurut dua belas orang dari lima belas orang karyawan, pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan pekerjaan mereka sering mereka terima, baik berupa in house training, pusat maupun dari luar perusahaan. 2) memiliki 152 orang karyawan, dimana masingmasing karyawan menempati bagian pekerjaannya sesuai kualifikasi pendidikan yang mereka punyai. Pelatihan-pelatihan sudah mereka dapatkan, namun masih berupa in house training dan belum merupakan pelatihan ISO 9000 secara khusus. b. Infrastruktur dan Teknik Infrastruktur mencakup bangunan, ruang kerja, dan fasilitas yang sesuai, peralatan proses dan pelayanan pendukung seperti transportasi dan komunikasi. Dalam penerapan SMM ISO 9001:2000, unsur-unsur yang terkait dengan bagian teknik adalah infrastruktur, pengendalian produksi dan pelayanan dan perbaikan. Organisasi harus menetapkan, menyediakan, memelihara dan melakukan perbaikan infrastruktur untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. memiliki infrastruktur yang cukup lengkap namun belum terpelihara dengan baik. Beberapa infrastruktur seperti kamar mandi (toilet) dan sarana air bersih untuk sanitasi karyawan kurang mendukung dan kurang terpelihara, sedangkan infrastruktur lainnya, seperti bangunan, 88

7 ruang kerja, peralatan proses, pelayanan transportasi dan komunikasi sudah memadai. 2) saat ini sedang membangun sistem GMP (Good Manufacturing Practice) sehingga saat ini infrastruktur yang dimiliki sedang mengalami perbaikan secara menyeluruh. Secara umum, infrastruktur yang dimiliki sudah mendukung dalam proses produksi. Beberapa infrastruktur sedang dalam penyempurnaan, misalnya gudang, ruang pengemasan, dan fasilitas sanitasi. MANAJEMEN OPERASIONAL Manajemen operasional terdiri dari bagian Quality Assurance (QA) /Quality Control (QC), penelitian dan pengembangan/research and development (litbang/r&d), Production Planning and Inventory Control (PPIC), produksi serta penggudangan bahan mentah dan produk jadi. a. Quality Assurance (QA)/ Quality Control (QC) QA atau jaminan mutu adalah istilah yang menyatakan keseluruhan kegiatan yang terencana dan resmi yang memberikan kepercayaan bahwa keluaran akan memenuhi tingkat mutu yang diinginkan, sedangkan QC atau pengendalian mutu adalah keseluruhan kegiatan dan teknik dalam proses untuk menciptakan karakteristik mutu tertentu. Kegiatan di atas mencakup pemantauan, mengurangi kemungkinan perubahan atau perbedaan dan penghilangan sebab-sebab yang diketahui (Hadiwiardjo dan Wibisono, 1996). Unsur SMM ISO 9001:2000 yang terkait dengan QA/QC adalah manajemen sumber daya (infrastruktur dan lingkungan kerja), realisasi produk (perencanaan realisasi produk, desain dan pengembangan, proses pembelian, produksi dan penyediaan jasa, serta pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran) dan pemantauan, analisa dan perbaikan (pemantauan dan pengukuran proses, pemantauan dan pengukuran produk, pengendalian produk yang tidak sesuai, analisis data dan perbaikan). Tabel 27 menunjukkan hasil penilaian penerapan unsur-unsur ISO 9001:2000 pada manajemen operasi bagian QA/QC di dan. 89

8 Tabel 27. Hasil Penilaian Penerapan 9001:2000 Pada Manajemen Operasi Bagian QA/QC Di dan 6.3. Infrastruktur X 6.4. Lingkungan kerja 7.1. Perencanaan realisasi produk 7.3. Desain dan pengembangan X 7.4. Pembelian Proses pembelian 7.5. Produksi dan penyediaan jasa 7.6. Pengendalian sarana pengukuran dan pemantauan 8.2. Pengukuran dan pemantauan Pengukuran & pemantauan proses Pengukuran & pemantauan produk 8.3. Pengendalian produk yg tidak sesuai 8.4. Analisis data 8.5. Perbaikan Keterangan : = dipenuhi memiliki infrastruktur QA/QC yang cukup lengkap sesuai dengan analisis kebutuhan yang diperlukan. Unsur-unsur lain mengenai QA/QC tersebut juga sudah terpenuhi dan terstandarisasi dengan baik. 2) saat ini sedang membangun sistem GMP (Good Manufacturing Practice) sehingga saat ini infrastruktur yang dimiliki sedang mengalami perbaikan secara menyeluruh. Ruang laboratorium merupakan ruang yang perlu mendapat renovasi dan penambahan peralatan laboratorium sehingga proses analisis mutu lebih baik lagi. Unsur-unsur QA/QC lain sudah terpenuhi dan terdokumentasi dengan baik. b. Penelitian dan Pengembangan (Research and Development) Unsur yang terkait dengan penelitian dan pengembangan adalah perencanaan realisasi produk, proses yang berkaitan dengan pelanggan desain dan pengembangan serta analisa data. Tabel 28 menunjukkan hasil penilaian 90

9 penerapan unsur-unsur ISO pada manajemen operasi bagian penelitian dan pengembangan (research and development) di dan. Tabel 28. Hasil Penilaian Penerapan 9001:2000 Pada Manajemen Operasi Bagian Penelitian dan Pengembangan (Research and Development) di dan 7.1. Perencanaan realisasi produk 7.2. Proses yang terkait dengan pelanggan 7.3. Desain dan pengembangan X 8.4. Analisis data Keterangan : = dipenuhi R&D di memiliki keterbatasan secara skala pabrik, namun prosedur R&D ini tercakup lengkap berdasarkan skala pusat PTP. Nusantara III mulai dari unsur perencanaan realisasi produk, proses yang terkait dengan pelanggan, desain dan pengembangan, serta analisis data. 2) R&D di belum berjalan dengan maksimal. Desain dan pengembangan merupakan unsur yang belum mampu untuk direalisasikan penuh oleh perusahaan. Hal ini berkaitan dengan belum adanya bagian R&D secara khusus di perusahaan ini. c. Production Planning and Inventory Control (PPIC) Unsur yang terkait dengan PPIC adalah perencanaan realisasi produk, proses yang berkaitan dengan pelanggan dan pengendalian produksi dan penyediaan jasa. Tabel 29 menunjukkan hasil penilaian penerapan unsur-unsur ISO pada PPIC di dan. Tabel 29. Hasil Penilaian Penerapan 9001:2000 Pada PPIC di dan 7.1. Perencanaan realisasi produk 7.2. Proses yang terkait dengan pelanggan Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan 91

10 Keterangan : = dipenuhi Unsur-unsur yang terkait dengan PPIC di secara keseluruhan sudah terpenuhi dan berjalan dengan baik sesuai dokumen yang sudah terstandarisasi dengan baik. 2) PPIC di sudah memenuhi unsur-unsur ISO, yaitu perencanaan realisasi produk, proses yang terkait dengan pelanggan, dan ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan. Keseluruhan unsur-unsur di atas sudah berjalan dengan baik. d. Produksi Pengendalian produksi dan penyediaan jasa diidentifikasi dan mampu telusur, pemeliharaan/penjagaan/pengawetan produk, pemantauan dan pengukuran produk, dan pengendalian produk yang tidak sesuai. Tabel 30 menunjukkan hasil penilaian penerapan unsur-unsur ISO pada bidang produksi di dan. Tabel 30. Hasil Penilaian Penerapan 9001:2000 Pada Bidang Produksi di dan Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Identifikasi dan mampu telusur Penjagaan/pemeliharaan produk/pengawetan produk Pengukuran & pemantauan produk 8.3. Pengendalian produk yg tidak sesuai Keterangan : = dipenuhi Unsur-unsur yang terkait dengan produksi sudah berjalan dengan baik. Kesemuanya berjalan sesuai dengan dokumen prosedur yang terstandarisasi. 92

11 2) Seperti halnya, juga sudah memenuhi keseluruhan unsur-unsur ISO 9001:2000 yang terkait dengan produksi. Prosedur mengenai unsur-unsur ini juga sudah terdokumentasi dengan baik. e. Penggudangan Penggudangan dilakukan untuk bahan baku/bahan mentah dan produk akhir. Unsur yang terkait dengan penggudangan bahan mentah adalah infrastruktur serta produksi dan penyediaan jasa. Penggudangan produk akhir adalah infrastruktur, pengendalian produksi dan penyediaan jasa, pemeliharaan/penjagaan/pengawetan produk dan pengendalian produk yang tidak sesuai. Tabel 31 menunjukkan hasil penilaian penerapan unsur-unsur ISO pada manajemen operasi bagian penggudangan di dan. Tabel 31. Penilaian Penerapan 9001:2000 Pada Manajemen Operasi Bagian Penggudangan di dan Penggudangan Bahan Mentah 6.3. Infrastruktur 7.5. Produksi dan Penyediaan jasa Penggudangan Produk Akhir 6.3. Infrastruktur Pengendalian Produksi dan Penyediaan jasa Penjagaan/pemeliharaan produk/pengawetan produk 8.3. Pengendalian produk yang tidak sesuai Keterangan : = dipenuhi Mengenai unsur-unsur ISO yang terkait dengan pross penggudangan, sudah memenuhi keseluruhan unsur-unsur ISO tersebut. Hanya yang perlu mendapat perhatian adalah proses pemeliharaan dan perawatan gudang saja. 93

12 2) sudah memenuhi keseluruhan unsur-unsur ISO yang terkait dengan proses penggudangan, hanya tinggal proses pemeliharaan yang perlu mendapat perhatian, contohnya kebersihan dan penerangan di dalam gudang bahan penolong (Bleaching earth dan Phosporic acid) yang belum memadai. Selain hal tersebut, keberadaan hama (seperti serangga, tikus, dan lain-lain) perlu mendapat perhatian dalam hal pencegahan. 94