BAB IV Hasil Dan Pembahasan

Transkripsi

1 BAB IV Hasil Dan Pembahasan 4.1 Proses yang sedang berjalan Proses pemenuhan order pelanggan dan distribusi diawali dengan datangnya order dari pelanggan. PT. TAC memiliki 3 jenis pelanggan, pertama adalah Retail konsinyasi yaitu pelanggan yang menjalin kerjasama dengan PT.TAC katagori Department Store seperti Ramayana, Matahari, Metro dan sebagainya dengan sistem titip jual. PT.TAC menyediakan pramuniaga yang menjaga gerai dan sekaligus melakukan order jika ada barang yang kurang. Pelanggan jenis kedua adalah Wholesale Konsinyasi, dimana PT.TAC menjalin kerja sama dengan menitipkan barang untuk dijual oleh pengecer sepatu. Salesman PT.TAC berperan aktif untuk mencari pelanggan serta membangkitkan pesanan. Jenis yang terakhir adalah Wholesale Beli Putus, merupakan istilah yang digunakan untuk pelanggan yang membeli barang kepada PT. TAC untuk dijual kembali secara tunai atau dengan sistem pembayaran tertentu. Jumlah order tergantung pada peranan Salesman PT.TAC. Setelah order masuk maka akan diproses oleh masing-masing department yaitu Retail dan Wholesale. Setelah mendapatkan persetujuan dari masing-masing menejer maka Sales Order akan diberikan kepada bagian gudang untuk disiapkan barangnya, dipak dan diatur jadwal pengirimannya. Pengaturan jadwal pengiriman saat ini dibagi menjadi 6 wilayah yaitu wilayah pusat, barat, utara, timur, selatan dan luar kota. Untuk wilayah luar kota barang 25

2 26 dikirimkan ke ekspedisi yang telah menjalin kerjasama dengan PT.TAC. Order dikirim oleh bagian pengiriman sesuai dengan wilayah distribusi pelanggan. Secara umum proses yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 5. Administrasi Order Wholesale Order Pelanggan Administrasi Gudang Packing Administrasi Order Retail Penjadwalan Pengiriman Wilayah Pusat Pengiriman Wilayah Barat Pengiriman Wilayah Utara Pengiriman Wilayah Timur Pengiriman Wilayah Selatan Pengiriman Wilayah Luar Kota Gambar 5. Gambaran Umum Proses yang sedang berjalan 4.2 Hasil Pengumpulan Data dan Obervasi Berdasarkan observasi terhadap Sales Order pelanggan, didapatkan didapatkan bahwa tiap-tiap jenis pelanggan memiliki karakteristik yang berbeda-beda sehingga proses penanganan Sales Order dibagi menurut jenis pelanggan yaitu pelanggan wholesale konsinyasi, wholesale beli putus dan retail. Dari data Sales Order selama 6 bulan (Desember 2001 Mei 2002) didapatkan rata-rata order perbulan adalah 227 order dengan jumlah sepatu yang dipesan adalah 71 pasang. Hal ini berarti bahwa hampir setiap 1,5 jam muncul order sekali. Rata-rata dalam 1 bulan (30 hari) terdapat % order wholesale konsinyasi, 9.69 % order wholesale beli putus dan %

3 27 adalah order retail (tabel 2). Data ini yang akan digunakan sebagai generator dalam simulasi dengan lama selama 30 hari. Tabel 2. Rata-rata Order Perbulan Rata-rata Order Persentasi Wholesale BP (beli putus) % Wholesale Konsinyasi % Retail Konsinyasi % T O T A L % Proses administrasi order ditangani oleh 1 orang staf administrasi pada departemen retail dan 1 orang pada departemen wholesale. Aktifitas pada departemen retail lebih sederhana dimana hanya melakukan pengecekan stok gudang retail, minta persetujuan menejer retail, dan kirim order kepada admin gudang setiap paginya pada pukul 09:00. Jika ada stok yang tidak tersedia maka diabaikan karena sifatnya hanya konsinyasi. Setiap ordernya dapat dikerjakan antara 10 sampai 30 menit. Sedangkan pada departemen wholesale untuk order konsinyasi sifatnya sama dengan retail konsinyasi. Yang menjadi perbedaan adalah pada wholesale beli putus dimana akan terjadi penundaan jika stok tidak cukup atau tidak ada karena harus ditarik lebih dahulu dari wholesale konsinyasi atau retail konsinyasi. Adapun lama penundaan adalah 1 sampai 3 hari. Persentase penundaan adalah sekitar 30 %. Pada setiap pagi hari sekitar pukul 10:00 staf gudang akan menerima Sales Order yang telah diproses oleh admin retail dan wholesale. Waktu penerimaan ini mundur sekitar 1 jam akibat pengiriman dilakukan dengan menitipkan dokumen kepada sopir yang menuju ke gudang untuk melakukan distribusi barang.

4 28 Setelah order diterima maka dilakukan pengepakan. Rata-rata waktu yang dibutuhkan setiap orang untuk mengerjakan 1 order adalah 15 sampai 45 menit. Jumlah staf pengepakan ada 4 orang. Setelah pengepakan selesai maka label pak akan diserahkan kepada administrasi gudang untuk dibuatkan surat jalan dan daftar pak. Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan ini adalah menit. Surat jalan yang selesai dikerjakan akan disusun berdasarkan wilayah distribusi untuk dijadwalkan pengirimannya. Penjadwalan pengiriman saat ini mengikuti aturan wilayah distribusi dimana biasanya ditunggu sampai 4 order dalam wilayah yang sama baru dilakukan pengiriman. Jika ada order yang belum mencapai 4 tetapi telah menunggu 5 hari maka akan dijadwalkan pengirimannya. Pengiriman dibagi menjadi 6 wilayah yaitu pusat, barat, timur, utara, selatan dan luar kota. Proses yang terjadi dalam tiap wilayah pengiriman adalah sama kecuali perbedaan jarak jalur utama yang mempengaruhi waktu pengiriman serta biaya. Tabel 3 menunjukan perkiraan jarak jalur. Setiap wilyah distribusi dibagi menjadi 3 jarak jalur yaitu jalur pergi dari gudang Dadap ke pusat wilayah distribusi, jalur antar pelanggan, dan terakhir adalah jalur pulang ke kantor utama di Puri.

5 29 Tabel 3. Perkiraan Jarak Jalur. Jarak Jalur Jarak antar Jarak Jalur Pusat Wilayah Distribusi Pergi pelanggan Pulang Pusat (Pasar Baru) 28 km 1.5 km 12 km Barat (Puri) 23 km 6 km 0 km Utara (Mangga Dua) 22 km 5 km 18 km Timur (Pasar Rebo) 93 km 7 km 45 km Selatan (Pondok Indah) 82 km 13 km 34 km Ekspedisi Luar kota (Daan Mogot Grogol) 23 km 0 km 8 km Walaupun terdapat perbedaan jarak jalur utama namum berdasarkan interview kepada sopir, waktu untuk menempuh jarak tersebut tidak proporsional terhadap jarak karena ada faktor kemacetan dan kepadatan lalu lintas. Perkiraan waktu durasi dapat dilihat pada tabel 4. Durasi antar pelanggan meliputi waktu perjalanan dan aktivitas di pelanggan. Tabel 4. Perkiraan Durasi Aktivitas Durasi antar Durasi Jalur Pusat Wilayah Distribusi Durasi pergi pelanggan Pulang Pusat (Pasar Baru) jam jam jam Barat (Puri) jam jam jam Utara (Mangga Dua) jam jam jam Timur (Pasar Rebo) jam jam jam Selatan (Pondok Indah) jam jam jam Ekspedisi Luar kota (Daan Mogot Grogol) jam 1 3 jam jam Pada saat ini PT.TAC memiliki 3 kendaraan dengan kapasitas 300 pasang sepatu dan 1 kendaraan berkapasitas 800 pasang sepatu. Namum pada operasional setiap hari hanya tiga kendaraan yang digunakan karena kendaraan besar tidak dapat masuk

6 30 kesemua rute perjalanan di Jakarta. Setiap kendaraan memiliki 1 orang supir dan 1 orang helper. 4.3 Titik Masalah pada Proses yang Sedang Berjalan Setelah melihat gambaran umum mengenai proses yang sedang berjalan serta melakukan observasi dan pengumpulan data maka dapat diidentifikasi permasalahan sebagai berikut : Duplikasi tugas antara staf admin retail dan wholesale dalam memproses order pelanggan. Waktu tunggu yang terjadi pada titik penyerahan order yang telah disetujui kepada admin gudang akibat pengiriman dilakukan dengan menitip dokumen pada sopir pengiriman. Transportasi, dimana terjadi jalur yang tidak efisien karena seluruh kendaraan angkutan diparkir di kantor pusat di Puri (Jakarta Barat) yang setiap pagi harus ke gudang di Dadap (Tangerang) yang menempuh waktu 1 sampai 1.5 jam. Pemrosesan yang membutuhkan waktu relatif lama karena dilakukan secara manual. Hal ini terjadi pada proses pengecekan stok, penjadwalan dan administrasi digudang. Dampak dari permasalah diatas adalah waktu pelayanan kepada pelanggan yang lama akibat jalur yang tidak efisien, biaya operasional yang tinggi khususnya

7 31 transportasi. Akibat dari dampak diatas adalah kehilangan kesempatan penjualan akibat keterlambatan barang sehingga mengurangi keuntungan perusahaan. 4.4 Simulasi Proses yang Sedang Berjalan Data masukan pada simulasi proses yang sedang berjalan adalah dari hasil pengumpulan data dan observasi seperti yang dipaparkan pada subbab hasil pengumpulan data dan observasi. Namum ada beberapa asumsi yang digunakan dalam perhitungan biaya. Dalam simulasi ini biaya dihitung per aktivitas. Yang menjadi komponen biaya adalah tenaga kerja dan mobil angkutan. Biaya tenaga kerja dihitung proposional berdasarkan lamanya aktivitas dalam proses. Contoh, lama waktu melakukan aktivitas adalah 10 menit, penghasilan tenaga kerja perbulan adalah Rp dengan jam kerja 8 jam perhari, 22 hari perbulan (berarti upah perjam adalah Rp.3409,-), maka biaya untuk aktivitas adalah 10/60 x Rp.3409 = Rp.568,-. Adapun asumsi biaya tenaga kerja untuk level staf admin adalah Rp ,- dan level sopir, packker, helper adalah Rp ,-. Sedangkan biaya operasional kendaraan yang diperhitungkan adalah biaya BBM solar perliter Rp.1400,- dan jarak tempuh dimana 1 liter menempuh jarak 7 km. Jadi misalnya rata-rata 1 hari 60 km maka biayanya adalah 60/7 x Rp.1400 kurang lebih Rp ,- peraktivitas. Setelah seluruh data masukan diperoleh maka dibuat model proses yang sedang berjalan menggunakan Process 2000 seperti yang terlihat pada gambar 6.

8 32 Pelanggan 1 Customer Order Retail Whl_BP Whl_Kons Wholesale Dept. 2 Administrasi Order Whl BP 3 Admi ni strasi Order Whl Kons Retail Dept. 4 Administrasi Order Retail 5 Tunggu & terima order pengiriman 6 Pengepakan Gudang 7 Administrasi Gudang 8 Penjadwalan Pengiriman Pusat Barat Utara Timur Selatan Luar Kota 9 Wilayah Pusat 10 Wilayah Barat 11 Wilayah Utara 12 Wilayah Timur 13 Wilayah Selatan 14 Wilayah Luar Kota Gambar 6. Model Simulasi Proses yang Sedang Berjalan.

9 33 Pada model simulasi yang sedang berjalan terdapat 6 departemen yaitu : pelanggan, wholesale, retail, gudang dan pengiriman. Kotak yang berbayang memiliki subproses yang menggambarkan rincian proses dari tingkatan diatasnya (gambar 7,8,9). 1 Cek Stok 2 Stock Mencukupi Yes 4 Persetujuan Manajer Wholesale Dept. No 3 Tunggu retur stok Gambar 7. Subproses Administrasi Order Wholesale Beli Putus Wholesale Dept. 1 Cek Stok 2 Persetujuan Manajer Gambar 8. Subproses Administrasi Order Wholesale/Retail Konsinyasi Pengiriman 1 Tunggu Jadwal 2 Pergi ke Wilayah Pusat 3 Unbatch Customer 4 Turun Barang 5 Pulang ke Kantor Gambar 9. Subproses Distribusi Perwilayah.

10 34 Dari model yang telah dibuat maka dijalankan simulasi selama 1 bulan (30 hari) menggunakan igrafx Process Hasil yang ditampilkan dari simulasi merupakan proses yang telah selesai seluruhnya. Tabel 5. Hasil Simulasi Proses Administrasi Retail dan Wholesale yang Sedang Berjalan Jumlah Transaksi Rata-rata Waktu Biaya (Rp.) Cek Kerja Tunggu Total Ratarata OK Stok (menit) (jam) biaya biaya Admin Retail ,47 30, Admin Whl Kons ,67 30, Admin Whl BP ,52 29, TOTAL/ RATA-RATA ,55 30, Pada proses administrasi retail dan wholesale didapatkan bahwa perbulan order dari pelanggan yang masuk adalah 234 order namum yang selesai dengan lengkap dalam simulasi adalah 223 order. Terdapat 11 order yang belum OK atau disetujui oleh masing-masing manajer karena masih ada dalam antrian untuk persetujuan. Rata-rata kegiatan administrasi pengecekan stok dilaksanakan dalam 19,55 menit dan waktu tunggu untuk persetujuan menejer adalah 30,56 jam atau 1,27 hari. Waktu tunggu disebabkan karena order yang masuk akan dikumpulkan dan pada hari berikutnya di serahkan kepada menejer untuk persetujuan. Dari segi biaya, rata-rata perbulan untuk aktivitas administrasi retail dan wholesale dikeluarkan biaya Rp ,- atau Rp.1478,- per order pelanggan (tabel 5).

11 35 Tabel 6. Hasil Simulasi Proses Kegiatan Gudang yang Sedang Berjalan. Kegiatan Gudang Jumlah Kerja Tunggu Total Ratarata transaksi (menit) (jam) biaya biaya Tunggu & terima order 223 1,00 1, Pengepakan ,39 0, Administrasi Gudang ,66 0, Penjadwalan 223 1,49 0, TOTAL/ RATA-RATA ,54 0, Order yang berjumlah 223 dari proses sebelumnya masuk ke bagian gudang. Rata-rata perorder dapat diselesaikan dalam waktu 52,54 menit dan waktu tunggu 0,76 jam (45 menit). Waktu tunggu terbesar adalah menunggu datangnya order dari administrasi retail dan wholesale yang masih dikirim manual sekita 1,96 jam. Biaya untuk untuk kegiatan pengepakan adalah Rp ,- dengan rata-rata Rp. 1002,- perorder (tabel 6). Yang terakhir adalah kegiatan distribusi atau pengiriman. Dalam 1 bulan dapat dilayani 52 jalur pengiriman dengan jumlah pelanggan 207. Rata-rata waktu yang dibutuhkan per jalur pengiriman adalah 6,51 jam. Untuk sebuah pengiriman harus menunggu selama jam atau 2,56 hari. Perbulannya dikeluarkan biaya Rp ,- untuk distribusi dengan rata-rata Rp ,- per order pelanggan (tabel 7). Dari hasil simulasi pada proses yang sedang berjalan dapat disimpulkan bahwa setiap order dari pelanggan dapat diselesaikan dalam waktu 92,46 jam atau 3,85 hari dengan rata-rata biaya Rp per order pelanggan. Parameter data pada piranti lunak Process 2000 dapat dilihat pada lampiran 1.

12 36 Tabel 7. Hasil Simulasi Proses Pengiriman yang Sedang Berjalan. Wilayah Kirim #jalur Jumlah Kerja Tunggu Total Ratarata pengiriman pelanggan (jam) (jam) biaya biaya Pusat ,94 82, Barat ,93 51, Utara ,05 66, Timur ,28 70, Selatan ,63 52, Luar Kota ,23 46, TOTAL/ RATA-RATA ,51 61, Rancangan yang diusulkan Setelah melakukan evaluasi terhadap kajian hasil simulasi diatas maka dibuatkan konsep perubahan sebagai tahapan visi. Adapun konsep yang dikembangkan adalah pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung operasional dan mengeliminasi jalur transportasi yang tidak efisien dengan membentuk pusat distribusi yang berlokasi dikantor pusat Puri. Pemanfaatan teknologi informasi adalah dengan mendayagunakan sistem yang telah ada dan dikembangkan tanpa melakukan inventasi yang besar. Adapun usulan penggunaan teknologi informasi adalah sebagai berikut : Sistem persediaan yang terintegrasi antara kantor pusat dan gudang, dengan penggunaan batch system dimana komunikasi atau sinkronisasi data antara kantor pusat dan gudang dilakukan secara batch melalui komunikasi modem yang biayanya relatif murah.

13 37 Penerapan sistem pendukung keputusan yang secara otomatis sesuai dengan parameter tertentu menyetujui pengiriman order tanpa harus menunggu manajer retail atau wholesale yang hampir setiap hari keluar kantor. Mengoptimalkan penggunaan barcode system yang telah berjalan dimana saat ini hanya digunakan untuk identifikasi produk. Caranya dengan mengintergrasikan penggunaan barcode scanner kedalam sistem persediaan sehingga proses input data lebih cepat dengan akurasi tinggi. Dengan melakukan hal tersebut diatas maka diharapkan akan terjadi peningkatan kinerja secara signifikan yaitu dengan mempercepat waktu proses administarasi dan menghilangkan batasan jarak untuk komunikasi antara kantor pusat dan gudang dalam hal pengiriman data. Perkiraan peningkatan kinerja dengan pemanfaatan tekonologi dapat dilihat pada tabel 8. Tabel 8. Perkiraan Peningkatan Kinerja dengan Pemanfaatan Teknologi Aktivitas Proses lama Proses baru Pemanfaatan teknologi Sistem persediaan yang menit 5 10 menit terintegrasi antara kantor pusat dan gudang Cek stok oleh administrasi retail/wholesale Approval Manajer 1,27 hari 0 Waktu tunggu pengiriman order ke gudang Pembuatan surat jalan oleh admin gudang 1,98 jam menit 5-10 menit Sistem pendukung keputusan yang secara otomatis dengan parameter tertentu menyetujui order Pengiriman order via modem dari kantor pusat ke gudang dengan sistem batch setiap 2 jam Menggunakan sistem barcoding untuk memasukan data

14 38 Konsep kedua adalah menyediakan ruangan dilantai 1 pada kantor pusat untuk gudang distribusi mengingat pemanfaatan lantai 1 kantor pusat saat ini hanya untuk ruang tunggu dan gudang sementara. Sedangkan gudang di Dadap dipergunakan hanya untuk penyimpanan dan pengepakan. Selain itu dialokasikan 1 kendaraan besar sebagai kendaraan satelit yang memiliki jalur rutin antara kantor pusat dan gudang Dadap untuk mengangkut hasil pengepakan yang siap untuk didistribusikan. Dengan dilakukannya hal tersebut maka akan mengeliminasi jalur tidak efisien 3 kendaraan lainnya dan memperpendek jarak ke pusat distribusi masing-masing wilayah distribusi karena kantor pusat terletak di tengah dan dekat dengan ekspedisi luar kota yang memiliki order terbesar. Perkiraan jarak jalur dapat dilihat pada tabel 9. Dampak langsung dari semakin pendeknya jarak ke pusat distribusi adalah waktu yang dibutuhkan semakin singkat sehingga dapat menambah jumlah pelanggan yang dapat di layani dari rata-rata 4 pelanggan perhari menjadi 5 pelanggan perhari. Perkiraan durasi aktivitas dapat dilihat pada tabel 10. Tabel 9. Perkiraan Jarak Jalur Menggunakan Konsep Gudang Distribusi Jarak Jalur Jarak antar Jarak Jalur Pusat Wilayah Distribusi Pergi pelanggan Pulang Pusat (Pasar Baru) 12 km 1.5 km 12 km Barat (Puri) 0 km 6 km 0 km Utara (Mangga Dua) 18 km 5 km 18 km Timur (Pasar Rebo) 45 km 7 km 45 km Selatan (Pondok Indah) 34 km 13 km 34 km Ekspedisi Luar kota (Daan Mogot Grogol) 8 km 0 km 8 km

15 39 Tabel 10. Perkiraan Durasi Aktivitas Menggunakan Konsep Gudang Distribusi. Durasi antar Durasi Jalur Pusat Wilayah Distribusi Durasi pergi pelanggan Pulang Pusat (Pasar Baru) jam jam jam Barat (Puri) jam jam jam Utara (Mangga Dua) jam jam jam Timur (Pasar Rebo) jam jam jam Selatan (Pondok Indah) jam jam jam Ekspedisi Luar kota (Daan Mogot Grogol) jam 1 3 jam jam 4.6 Simulasi Proses Baru yang Dirancang Setelah melakukan rekayasa proses dengan konsep yang diusulkan pada sub bab sebelumnya maka dibuat model dan dilakukan simulasi untuk mengetahui peningkatan terhadap proses secara keseluruhan (gambar 10). Dari hasil simulasi didapatkan jumlah order yang masuk adalah 234 order. Sebanyak 233 order yang selesai dalam proses administrasi sampai mendapat persetujuan menejer. Rata-rata kegiatan administrasi retail dan wholesale mulai dari cek stok sampai persetujuan adalah 7,39 menit dengan waktu tunggu 22,52 menit. Biaya yang dikeluarkan adalah Rp ,- dengan rata-rata Rp. 558,- per order pelanggan (tabel 11). Tabel 11. Hasil Simulasi Proses Administrasi Retail dan Wholesale yang Dirancang Jumlah Transaksi Rata-rata Waktu Biaya (Rp.) Cek Kerja Tunggu Total OK Stok (menit) (menit) biaya Admin Retail ,35 11, Admin Whl Kons ,45 39, Admin Whl BP ,37 16, TOTAL/ RATA-RATA Ratarata biaya ,39 22,

16 40 Pelanggan 1 Customer Order Retail Whl_Kons Wholesale Dept. Whl_BP 2 Administrasi Order Whl BP 3 Administrasi Order Whl Kons Retail Dept. 4 Administrasi Order Retail 5 Terima order pengiriman Gudang 6 Pengepakan 7 Administrasi Gudang 8 Pengiriman ke Gudang Distribusi Gudang Distribusi 9 Penjadwalan Pengiriman Pusat Barat Utara Timur Selatan 10 Wilayah Pusat 11 Wilayah Barat 12 Wilayah Utara 13 Wilayah Timur 14 Wilayah Selatan Luar Kota 15 Wilayah Luar Kota Gambar 10. Model Simulasi Proses Baru yang Dirancang.

17 41 Pada proses di gudang, order pengiriman yang diterima adalah 232. Dengan penerapan proses baru dimana pengiriman data dari administrasi retail dan wholesale di kantor pusat ke administrasi di gudang dapat maka waktu tunggu dapat dieliminasi, rata-rata kegiatan terima order dan pencetakan sales order adalah 1 menit dengan waktu tunggu 4,7 menit. Pekerjaan pengepakan barang dilaksanakan rata-rata 30,31 menit dengan waktu tunggu 0,36 jam. Administrasi gudang dalam hal ini adalah pembuatan surat jalan diselesaikan rata-rata 7,4 menit dengan menggunakan sistem barcode. Dari segi biaya yang dikeluarkan adalah Rp ,- dengan rata-rata Rp. 733,- pertransaksi (tabel 12). Tabel 12. Hasil Simulasi Proses Kegiatan Gudang yang Dirancang. Kegiatan Gudang Jumlah Kerja Tunggu Total Ratarata transaksi (menit) (jam) biaya biaya Tunggu & terima order 232 1,00 4, Pengepakan ,31 0, Administrasi Gudang 232 7, TOTAL/ RATA-RATA ,71 1, Dengan diterapkannya konsep gudang distribusi maka terjadi kegiatan pengiriman barang dari gudang Dadap ke gudang Distribusi setiap hari yang dilaksanakan pada pukul 15:00. Dalam simulasi 30 hari didapatkan jumlah perjalanan antar gudang sebanyak 22 hari dengan waktu rata-rata menit dan total biaya Rp ,- dimana rata-rata biaya per perjalanan adalah Rp ,-. Pada bagian penjadwalan dijadwalkan pengiriman ke 230 pelanggan dengan rata-rata kegiatan perpelanggan adalah 1,5 menit dan waktu tunggu 2,48 menit. Biaya yang dikeluarkan

18 42 adalah Rp ,-. Rata-rata waktu yang dihabiskan pada kegiatan gudang distribusi adalah 54,04 menit dengan waktu tunggu 1,24 menit. Biaya yang dikeluarkan adalah Rp ,- dengan rata-rata pertransaksi sebesar Rp.3152,- (tabel 13). Tabel 13. Hasil Simulasi Proses Kegiatan Gudang Distribusi yang Dirancang. Kegiatan Gudang Distribusi Jumlah transaksi Kerja (menit) Tunggu (jam) Total biaya Ratarata biaya Pengiriman ke gudang distribusi Penjadwalan 230 1,50 2,48 20, TOTAL/ RATA-RATA 54,04 1, Kegiatan distribusi pengiriman kepelanggan pada proses baru dilaksanakan dari gudang distribusi di Puri. Dalam simulasi terdapat 46 jalur pengiriman dengan jumlah pelanggan 218. Rata-rata waktu yang dibutuhkan perjalur pengiriman adalah 7,93 jam dengan waktu tunggu selama jam atau 1,8 hari. Biaya yang dikeluarkan adalah Rp ,- dengan rata-rata Rp ,- per order pelanggan (tabel 14). Tabel 14. Hasil Simulasi Proses Pengiriman yang Dirancang. Wilayah Kirim #jalur Jumlah Kerja Tunggu Total Ratarata pengiriman pelanggan (jam) (jam) biaya biaya Pusat ,74 57, Barat ,27 44, Utara ,47 47, Timur ,46 54, Selatan ,62 29, Luar Kota ,02 25, TOTAL/ RATA-RATA ,93 43, Secara keseluruhan pada proses yang di rancang dapat disimpulkan bahwa setiap order pelanggan dapat diselesaikan dalam waktu 68,83 jam atau 2,86 hari dengan

19 43 rata-rata biaya Rp ,- per order pelanggan. Parameter simulasi piranti lunak Process 2000 dapat dilihat pada lampiran Pembahasan Setelah dilakukannya simulasi terhadap proses yang berjalan dan proses yang dirancang maka dapat dilihat perubahan dalam waktu pelayanan dan biaya yang diakibatkan oleh rekayasa ulang proses dengan memanfaatkan teknologi. Pada proses administrasi wholesale dan retail yang sedang berjalan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaikan 1 order adalah 19,55 menit sedangkan menggunakan proses yang dirancang adalah 7,39 menit. Dalam hal ini terjadi peningkatan kinerja sebesar 62,19%. Sedangkan untuk waktu tunggu adalah dari 30,13 jam menjadi 22,52 menit atau 98,75%. Dari segi biaya setiap transaksi pada proses lama rata-rata Rp.1478,- menjadi Rp.558,- sehingga penghematannya adalah 62,24%. Hal ini berarti dengan penerapan sistem persediaan yang terintegrasi dan sistem pendukung keputusan maka terjadi perubahan yang sangat signifikan dalam memperpendek waktu proses, waktu tunggu dan biaya. Hal yang sama juga terjadi pada proses persiapan barang sampai distribusi ke pelanggan. Pada proses lama waktu proses yang dibutuhkan dibagian gudang rata-rata pertransaksi adalah 52,54 menit sedangkan proses baru adalah 38,71 menit dengan demikian terjadi peningkatan 26,32%. Waktu tunggu dari 45,6 menit menjadi 102 menit, terjadi penundaan waktu sebesar 55,29%, hal ini terjadi karena perubahan konsep dalam simulasi dimana pada proses baru penerimaan order dilakukan secara

20 44 kontinyu setiap 2 jam via modem sehingga rata-rata menunggu order sampai seluruh proses selesai adalah 102 menit. Sedangkan pada proses lama waktu tunggu adalah menunggu kedatangan order yang dibawa secara manual via supir sampai seluruh proses selesai adalah 56 menit. Dalam proses distribusi yang diukur adalah rata-rata waktu yang harus ditunggu untuk pengiriman order sesuai dengan jadwalnya. Pada proses lama setiap pengiriman harus menunggu rata-rata 61,57 jam atau 2,56 hari sedangkan pada proses baru adalah 43,37 jam atau 1,8 hari. Dengan demikian terjadi penurunan waktu tunggu sebesar 29,55%. Secara keseluruhan proses pemenuhan order pelanggan dan distribusi mulai dari penerimaan order sampai dengan distribusi ke pelanggan terjadi peningkatan dalam waktu proses sebesar 25,71% yaitu dari 3,85 hari pada proses lama menjadi 2,86 hari pada proses yang dirancang. Sedangkan dari segi biaya untuk setiap order pelanggan terjadi penghematan sebesar 19,51% yaitu dari Rp ,- pada proses lama menjadi Rp ,- pada proses baru. Peningkatan waktu proses pemenuhan order dan distribusi dalam industri retail sebesar 25,71% merupakan peningkatan yang relatif signifikan untuk wilayah Jakarta dan sekitarnya mengingat kondisi jalan raya yang berubah dengan cepat. Studi serupa juga dilakukan oleh Handjojo (2001) dalam tesisnya mengenai distribusi perusahaan pemasok hasil peternakan dimana terjadi peningkatan hanya sekitar 16-19%.