BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERJALAN PT. BINTANG TOEDJOE. (Studi Kasus: Penjualan dan Penerimaan Kas)

Transkripsi

1 42 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERJALAN PT. BINTANG TOEDJOE (Studi Kasus: Penjualan dan Penerimaan Kas) 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT Bintang Toedjoe didirikan di Garut, Jawa Barat, pada tanggal 29 April 1946 oleh Tan Jun She (seorang sinshe), Tjia Pu Tjien, dan Hioe On Tjan. Dipilihnya nama Bintang Toedjoe adalah sesuai dengan jumlah anak perempuan yang dimiliki oleh Tan Jun She yaitu 7 orang. Pada waktu itu, dengan alat-alat yang sederhana dan mempekerjakan beberapa orang karyawan, PT Bintang Toedjoe berhasil memproduksi obat-obatan yang dijual bebas guna memenuhi kebutuhan masyarakat akan obat. Salah satu obat yang diproduksi sejak berdirinya adalah Puyer No. 16 (Obat Sakit Kepala No. 16) yang sampai saat ini masih banyak dikonsumsi oleh masyarakat Indonesia dan diekspor ke beberapa negara. Empat tahun sejak didirikan, PT Bintang Toedjoe pindah dari Garut ke kawasan Krekot, Jakarta, dan pada tahun 1974 PT Bintang Toedjoe kembali pindah ke kawasan Cempaka Putih, Jakarta. Pada tahun 1970-an ini PT Bintang Toedjoe mulai memproduksi obat resep dokter. Pada tahun 1985, PT Bintang Toedjoe dibeli oleh Kalbe Group dan berkembang dengan pesat. Tahun 1990 produk-produk PT Bintang Toedjoe mulai diekspor ke mancanegara. Sejalan dengan peningkatan produksinya, lokasi di kawasan Cempaka Putih sudah tidak memadai lagi, sehingga pada tahun 1993 PT Bintang Toedjoe

2 43 pindah ke Kawasan Industri Pulogadung, menempati area seluas meter persegi. Lalu September 2002, Head Office pindah ke Pulomas, pabrik tetap di Pulogadung. Di area yang ditempati sampai sekarang ini, selain pabrik juga terletak kantor pusat PT Bintang Toedjoe. Saat ini, dengan memperkerjakan lebih dari 1000 orang karyawan, PT Bintang Toedjoe merupakan salah satu perusahaan farmasi terbesar di Indonesia yang tidak hanya memproduksi obat-obatan, melainkan juga memproduksi suplemen makanan dan fitofarmaka. 3.2 Visi, Misi, dan Core Values Perusahaan Berikut adalah pernyataan visi, misi, core values PT. Bintang Toedjoe: Visi : Menjadi produsen produk-produk kesehatan terkemuka yang mendominasi pasar di Indonesia dan Asia Misi : Menyediakan produk-produk kesehatan yang terpercaya kepada setiap orang, untuk kehidupan yang lebih baik Core Values : 1. Kami peduli terhadap pelanggan 2. Kami sukses atas dasar semangat kerja sama 3. Kami senantiasa berinovasi dan berjuang untuk mencapai yg terbaik 4. Kami peka dan selalu menyesuaikan diri terhadap perubahan 5. Kami bekerja dengan penuh semangat dalam lingkungan yang menyenangkan dan harmonis

3 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 1. Presiden Direktur 1) Mengadakan perencanaan untuk perusahaan secara umum. 2) Menyusun program kerja perusahaan. 3) Menentukan haluan kebijaksanaan yang sesuai dengan kebijaksanaan umum. 2. Business Development Department Departemen ini bertanggung jawab terhadap ide pengembangan produk baru dan Quality System (HACCP, ISO9001, SMK3, dll) PT Bintang Toedjoe. Departemen ini membawahi 3 bagian : Scientific Affair Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Mendukung bagian Marketing dan Regulatory Affair untuk hal-hal berkaitan dengan Scientific Issue 2. Membantu pengembangan bisnis PT Bintang Toedjoe dengan mencari produk baru yang dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah. Ide dilakukan melalui primary research dan secondary research. Data sekunder yang biasa digunakan : IPA (Index Pharmaceutical Audit) IHPA (Index Hospital Pharmaceutical Audit) IDA (Index Drugstore Audit) ITMA Indonesia (Data real perusahaan-perusahaan farmasi) 3. Memberi pertimbangan terhadap claim / statement suatu produk 4. Memberi pertimbangan scientific, berkaitan dengan komposisi produk

4 45 5. Memberikan training product knowledge, terhadap suatu produk baru 6. Memeriksa kebenaran isi artwork kemasan PT Bintang Toedjoe 7. Mengkoordinir pelaksanaan uji praklinis dan uji klinis produk PT Bintang Toedjoe 8. Menyiapkan data-data farmakologi untuk registrasi Regulatory Affair Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Melaksanakan proses untuk mendapatkan izin penayangan iklan 2. Melaksanakan proses pendaftaran / registrasi produk baru 3. Memeriksa kebenaran isi artwork kemasan sesuai perundangan yang berlaku 4. Koordinator planning produk baru Quality System Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Agar semua sistem manajemen dapat diterapkan secara konsekuen di PT Bintang Toedjoe 2. Menjamin terimplementasinya Continuous Improvement (CI) 3. Mengawasi, memonitoring, mengevaluasi dan mereview implementasi ISO 9001, HACCP dan sistem manajemen lainnya 3. Marketing & Sales Department Departemen Marketing bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan produk-produk PT Bintang Toedjoe. Yang dilakukan Departemen Marketing secara keseluruhan :

5 46 1. Menentukan target-target penjualan untuk tiap produk berdasarkan kondisi perusahaan dan kondisi pasar 2. Menentukan strategi pemasaran untuk mencapai target penjualan, yaitu peningkatan kualitas produk, distribusi, strategi penetapan harga serta strategi promosi atau dengan kata lain menerapkan sistem 4 P : Product, Place, Price, and Promotion dan sistem STP : Segmentation, Targeting, and Positioning 3. Menjaga dan terus meningkatkan kepuasan konsumen (Customer Satisfaction) terhadap produk-produk PT Bintang Toedjoe dengan cara menyediakan produk-produk dengan kualitas yang baik dan dengan harga yang terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat 4. Membina hubungan baik dengan distibutor, advertising agency dan end user (konsumen) 5. Sebagai Public Relation (PR) bagi PT. Bintang Toedjoe dengan cara melakukan kegiatan pemasaran yang menimbulkan image yang positif dimata masyarakat sekaligus mengimplementasikan CRM (Customer Relation Management) Departemen Marketing terbagi dalam 4 bagian, yaitu : SBA I, SBA II, dan SBA III Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : Menentukan strategi promosi dan strategi pemasaran untuk tiap produk seperti : 1. Merencanakan kemungkinan suatu produk baru, mencakup ide, kelayakan launching dan promosi

6 47 2. Mempertahankan brand awareness produk yang ada dengan melakukan : Promosi (seperti : iklan, Off Air, dll) Rolling Forecast 3. Melakukan survey pasar mengenai : Availability (ketersediaan), yakni melakukan survey terhadap outlet yang menjual produk PT. Bintang Toedjoe Demand, yakni melakukan survey perbandingan penjualan produk sejenis PT. Bintang Toedjoe dengan kompetitor Harga, yakni survey harga produk PT Bintang Toedjoe dan harga produk kompetitor SBA IV (International Business) Fungsi tugasnya adalah melakukan perluasan pemasaran produk-produk PT. Bintang Toedjoe di Asia (Philipina, Vietnam) Sales Management Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Mengatur distribusi produk PT Bintang Toedjoe sehingga sampai ke konsumen 2. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Marketing di pusat maupun cabang 3. Memonitor dan mengevaluasi aktivitas distributor dan kantor cabang PT Bintang Toedjoe di setiap daerah

7 48 4. Menciptakan dan mengembangkan sistem distribusi yang efisien dan efektif dengan penekanan pada area coverage dan product avaibility seluas-luasnya 5. Memperluas area penjualan produk PT Bintang Toedjoe, termasuk membuka cabang-cabang baru 6. Menentukan target penjualan yang sudah ditetapkan 7. Membantu Product Management dalam melaksanakan promosi above the line di tiap cabang (radio) dan below the line (poster, sticker, dan sebagainya) 8. Memberikan masukan dan mendukung terlaksananya program marketing Internal Compliance Fungsi tugasnya adalah mengawasi dan memonitor kegiatan setiap departemen dan cabang-cabang PT Bintang Toedjoe serta memeriksa kebenaran laporan keuangan pusat dan cabang-cabang PT Bintang Toedjoe Marketing Service & Data Support Fungsi umum Marketing Service & Customer Data (MCD) adalah mendukung dan menjaga fungsi kerja dan aktivitas marketing 4. Manufacturing Department Departemen ini bertanggung jawab atas proses produksi produk-produk PT. Bintang Toedjoe serta pengembangannya. Departemen ini terbagi dalam 4 line produksi, yaitu :

8 49 1. Line Powder Lokasi Pulogadung Produk yang dihasilkan Proses Produksi- Packaging Puyer Proses pengayakan : Semua bahan baku diayak secara terpisah ataupun sekaligus 2. Proses Mixing : Setelah proses pengayakan kemudian dimasukkan ke dalam drum mixer 3. Proses Filling : Proses memasukan Puyer (bahan jadi) yang sudah di mixer ke dalam sachet art paper 4. Proses Packaging : Dimana setiap sachet art paper Puyer dimasukkan ke dalam Box kecil kemudian dimasukkan ke dalam karton Tabel 3.1 Tabel Line Powder 2. Line Liquid - Lokasi Pulogadung Produk yang dihasilkan Komix (OBH, Jeruk Nipis, Peppermint, Jahe) IREX Waisan Produk Produksi - Packaging 1. Proses Pelarutan : Semua bahan baku di larutan dipelarutnya / air dilanjutkan dengan proses mixing sexara partial 2. Proses Final Mixing : Setelah proses mixing partial kemudian masuk ke dalam proses final mixing dimana semua bahan dijadikan satu untuk pencampuran terakhir / Final Mixing

9 50 3. Proses Filling : Proses memasukan cairan (bahan jadi) yang sudah di mixer kedalam sachet aluminium foil 4. Proses Packaging : Dimana setiap sachet dimasukkan ke dalam Box kecil dimana kemudian box kecil tersebut dimasukkan ke dalam karton yang dapat menampung beberapa box kecil Tabel 3.2 Tabel Line Liquid 3. Line Efferverscent Lokasi Pulogadung & Pulomas Produk yang dihasilkan Extra Joss Joss Kid Caxon Enace Caxon Ion C ( Guava, Ocean) Proses Produksi - Packaging 1. Proses Pengeringan : Proses dimana campuran bahan baku dikeringkan di FBD (Fluid Bed Dryer). Setiap campuran bahan baku dikeringkan dan menghasilkan fasa 2. Proses Pengayakan : Setelah proses pengeringan kemudian masuk ke dalam proses pengayakan dimana setiap fasa diayak secara terpisah, dilanjutkan dengan proses pengayakan antara fasa asam dan basa serta rasa flavour dan aspartasme. Kemudian dilanjutkan pengayakan keseluruhan bahan sampai menjadi bulk extra joss 3. Proses Filling : Setelah proses pengayakan

10 51 dilanjutkan dengan proses filling / memasukan bulk extra joss kedalam sachet aluminium foil 4. Proses Packaging : Proses dimana setiap sachet dimasukkan ke dalam Pack kemudian setiap pack dimasukkan ke dalam box kecil dan setiap box kecil dimasukkan ke dalam karton yang dapat menampung beberapa box kecil Tabel 3.3 Tabel Line Efferverscent 5. Finance, Accounting, Taxation & IT (FAIT) Department Departemen ini bertanggung jawab atas semua aktivitas finance and accounting di PT Bintang Toedjoe serta hal-hal yang berhubungan dengan hukum dan IT support. Departemen ini terbagi dalam dua bagian yaitu : Finance & Accounting (FA) Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Mengatur dan mencatat cash inflow dan outflow perusahaan secara keseluruhan (pendanaan) serta memberikan analisa rasio keuangan untuk pengambilan keputusan manajemen 2. Mengatur dan memonitor cashflow perusahaan termasuk cabang secara bulanan 3. Menyiapkan income statement, balance sheet, statement of owner s equity, cash flow statement, dan general ledger. 4. Berhubungan dengan orang pajak (Akuntansi dan pelaporan pajak)

11 52 5. Menyiapkan segala masalah pajak dan pemeriksaannya 6. Menyajikan segala masalah pajak dan pemeriksaannya 7. Menyajikan laporan keuangan dan analisisnya 8. Stock Opname dan membuat laporan (Control Inventory) Information Technology (IT) Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Bertindak sebagai support Departemen, dalam hal information technology dan bertanggung jawab dalam pengadaan / upgrade perangkat komputer, hardware, software dan network yang dibutuhkan oleh karyawan sesuai dengan fungsinya 2. Mengembangkan program baru yang terintegrasi sesuai dengan kebutuhan tiap Departemen 3. Bertanggung jawab dalam menciptakan sistem IT terintegrasi seperti Customer Relation Management (CRM), Supply Chain Management & Warehouse Management 6. Legal Department 1. Bertanggung jawab atas seluruh aspek hukum yang berhubungan dengan perusahaan 2. Memeriksa setiap isi dokumen resmi ( seperti surat perjanjian kontrak ) dari pihak supplier sebelum ditandatangani oleh pejabat berwenang perusahaan 3. Membuat dan / atau melakukan review terhadap semua perjanjian yang melibatkan perusahaan dengan pihak lain

12 53 4. Memberikan saran, nasehat hukum kepada setiap departemen sehubungan dengan permasalahan hukum perusahaan yang mungkin terjadi 5. Melakukan legal audit secara rutin 6. Membuat pernyataan keputusan rapat baik dalam RUPS tahunan dan luar biasa 7. Menyimpan dengan baik seluruh dokumentasi hukum perusahaan 7. HRD & GA Department HRD Department Departemen ini bertanggung jawab dalam menetapkan strategi pengembangan sumber daya manusia yang kompeten dengan didukung dengan budaya perusahaan yang harmonis serta melaksanakan proses rekrutmen, penempatan pegawai, Individual Development Program (IDP) dan menciptakan sistem yang dapat mendukung terciptanya sumber daya manusia yang diharapkan. HRD Department terbagi menjadi 6 bagian yaitu : Training & Development Manufacturing Bertanggung jawab atas pengembangan kompetensi karyawan Manufacturing melalui IDP dan training. Melakukan pengembangan materi training serta mengkoordinasikan eksternal training maupun internal training dan melaksanakan internal training Training & Development Non Manufacturing Bertanggung jawab atas pengembangan kompetensi karyawan Non Manufacturing meliputi karyawan Head Office (FAITL, HRD, Mkt /

13 54 Sales Pusat, Sales Cabang) melalui IDP, Internal training maupun eksternal training dan mengembangkan materi training serta menkoordinasikan training dan melaksanakan internal training Recruitment & Selection Manufacturing Bertanggung jawab atas ketersediaannya tenaga kerja yang handal serta sesuai dengan kebutuhan di lingkungan manufacturing melalui sistem rekrutmen yang baik. Dan melakukan penempatan karyawan sesuai dengan posisi yang telah ditetapkan Recruitment & Selection Non Manufacturing Bertanggung jawab atas ketersediaannya tenaga kerja yang kompeten serta sesuai dengan kebutuhan di lingkungan non manufacturing melalui sistem rekrutmen yang baik. Dan melakukan penempatan karyawan pada posisi yang sesuai, baik itu di Head Office maupun cabang-cabang PT Bintang Toedjoe Compensation & Benefit Bertanggung jawab atas pembayaran gaji karyawan dan tunjangantunjangan yang di klaim oleh karyawan serta menetapkan sistem kompensasi yang kompetitif HR Officer Memastikan sistem HR berjalan dengan lancar, baik dalam lingkup internal HR maupun lingkup perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan, melakukan, mengkoordinasikan dan memastikan bahwa project perbaikan sistem HR & prosedur ISO di HR berjalan dengan baik

14 55 Personalia & GA Department Departemen ini bertanggung jawab atas tersedianya lingkungan kerja yang nyaman dan aman serta bertanggung jawab dalam menjaga assets perusahaan dan melaksanakan administrasi kepersonaliaan. Departemen ini terbagi menjadi 2 bagian yaitu : Personalia (Pulomas & Pulogadung) Bertanggung jawab untuk memastikan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan berjalan dengan baik dan melakukan komunikasi dengan Serikat Pekerja agar tercipta iklim kerja yang harmonis serta koordinasi kegiatan-kegiatan yang sifatnya kebersamaan dan melaksanakan administrasi kepersonaliaan General Affair (Pulomas & Pulogadung) Bertanggung jawab atas tersedianya lingkungan kerja yang nyaman dan aman serta memastikan terpeliharanya asset perusahaan, fasilitas umum dan fasilitas lain yang diberikan kepada karyawan untuk menunjang kelancaran kerja organisasi perusahaan

15 Struktur Organisasi Gambar di bawah ini menunjukkan struktur organisasi dari PT.Bintang Toedjoe. Presiden Direktur Bussiness Dev elopment Marketing & Sales Manuf acturing Department FAIT Department Legal Department HRD & GA Department Scientif ic Af f air Manager SBU 1 Department Purchasing Department Finance Department HRD Department Personalia & GA Department Regulator Affair Manager Quality Sy stem Assisten MAnager SBU 2 Department Internal Compliance Departement Marketing Serv ice & Data Support Department Quality Control Department Production Department Product Dev elopment Department Accounting Department IT Department Tax Department Training & Dev elopment Manuf acturing Training & Dev elopment Non - Manuf acturing recruitment & Selection Manuf actruing Personalia GA PPIC Department recruitment & Selection Non - Manuf actruing Compensation & Benef it HR Officer Sumber: Manager Finance & Accounting PT. Bintang Toedjoe (2006) Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bintang Toedjoe

16 Produk Perusahaan Produk yang dikembangkan PT Bintang Toedjoe terbagi menjadi 4 Strategic Business Area (SBA), yaitu : SBU SBA Fokus Keterangan Jenis Produk SBU I SBA I Daily Instant Produk yang Extra Joss Body Booster dikembangkan adalah Extra Joss Tab minuman yang Extra Joss LG khasiatnya dapat Caxon Enace dirasakan segera setelah diminum Caxon Ion C Guava Caxon Ion C Ocean SBU II SBA II Health Enhancer Produk yang IREX dikembangkan produk adalah yang IREX Max Joss Kid meningkatkan kesehatan serta pencegahan SBA III OTC Produk yang Komix (OBH, dikembangkan adalah Jeruk Nipis, obat-obatan untuk Peppermint, kesembuhan yang dapat diperoleh tanpa resep dokter Jahe) Komix Kid Nephrolit

17 58 SBU I SBA IV Export (Int l Business) SBU : Strategic Business Unit SBA : Strategic Business Area Ekspansi pasar ke Negara Asia Waisan Puyer 16 Hemorid Export : Extra Joss Trading : Komix Zaiki After 5 Laila Colza Pilorid Tabel 3.4 Tabel Strategic Business Area 3.6 Gambaran Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas Berjalan Sistem penjualan PT Bintang Toedjoe dimulai dengan melakukan transaksi penjualan barang kepada customer, yaitu distributor-distributor, dan dimayoritaskan kepada PT Enseval Putra Megatrading. Proses transaksi penjualan finished good pada saat ini dapat dirinci sebagai berikut : 1. Customer mengeluarkan purchase order (PO) kepada bagian Marketing dimana bagian Marketing kemudian akan membuat sales order (SO) berdasarkan PO tersebut. SO di PT. Bintang Toedjoe terbagi dua yaitu :

18 59 SO Lokal Sales Order Lokal ditujukan untuk transaksi penjualan dimana barang yang dipesan dikirim hanya di dalam wilayah Indonesia SO Ekspor Sales Order Ekspor ditujukan untuk transaksi penjualan dimana barang yang dipesan akan dikirim ke luar negeri selain wilayah Indonesia. 2. Jika SO mendapat persetujuan dari kepala bagian Marketing dan kepala bagian Product Planning Inventory Control (PPIC) maka bagian PPIC akan mempersiapkan barang yang akan didistribusikan dan membuat delivery order (DO) yang akan diberikan kepada kepala bagian PPIC untuk mendapat persetujuan. 3. Apabila DO telah disetujui oleh kepala bagian PPIC maka barang akan didistribusikan ke customer dan transaksi akan tercatat di General Ledger. 4. DO, SO serta PO akan diberikan ke bagian Finance dan bagian Finance akan mencetak invoice untuk distributor atas transaksi tersebut. 5. Bagian Finance akan melakukan konfirmasi atas pembayaran terhadap transaksi tersebut, Jika invoice atas transaksi tersebut telah dibayar, maka bagian Finance akan memberikan kuitansi berdasarkan invoice atas transaksi tersebut 6. Jika bukti pembayaran telah diterima dan disetujui, maka akan dicatat di General Ledger dan Account Receivable dari customer tersebut berkurang

19 60 Sistem retur PT Bintang Toedjoe, apabila ada barang yang rusak, maka customer akan mengembalikan barang, diterima oleh bagian PPIC, dan akan dilakukan pengecekan dan apabila barang memang rusak, maka akan diganti dengan barang baru dan bagian PPIC akan membuat surat keterangan retur, kemudian dikirim ke bagian finance, untuk dicatat pada laporan retur. Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Berjalan

20 61 Gambar 3.3 Rich Picture Proses Retur yang Berjalan 3.7 Permasalahan Yang Dihadapi Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 1. Sistem yang ada sekarang ini belum dapat menangani proses retur barang dengan baik, jadi bila ada barang yang dikembalikan customer, tidak dapat ditelusuri barang tersebut dari invoice yang mana. 2. Tidak ada menu khusus untuk menyimpan data harga, baik price list maupun diskon, hal ini disebabkan harga satu produk dapat berbeda antara distributor maka harga hanya disimpan di dalam master data customer. 3. Variasi diskon yang dapat dilakukan hanya dalam bentuk persentase belum dapat mencover berbagai variasi lainnya, misalnya untuk promosi, buy 1 get 1 free. Kurangnya variasi diskon ini karena proses bisnis PT Bintang Toedjoe lebih berhubungan dengan distributor yang jumlahnya tidak banyak dan tidak berhubungan langsung dengan end customer. 4. Proses validasi customer pada saat entry sales order baru berdasarkan credit limit belum mencakup Account Receivable Overdue, sehingga pada saat customer memesan barang, hanya diketahui batas kredit maksimal, tetapi

21 62 tidak diketahui apakah hutang customer yang sudah jatuh tempo sudah dibayar atau belum 3.8 System definition Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang digunakan PT Bintang Toedjoe sebagai alat bantu untuk menangani pencatatan aktivitas harian perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan penerimaan kas. Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan perbaikan dari permasalahan yang ditemui dalam aktivitas berjalan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, system definition dari sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe dapat dilihat pada gambar berikut ini. Functionality Mendukung pencatatan dan pengendalian kegiatan penjualan dan penerimaan kas sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan dan penerimaan kas yang reliable dan up to date. Application Domain Karyawan Marketing, karyawan Product Planning Inventory Control,, karyawan Finance, Kepala Bagian Marketing, dan Kepala Bagian Finance yang akan berinteraksi dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas. Condition Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas ini di kembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas penjualan dan penerimaan kas

22 63 perusahaan. Technology Menggunakan beberapa Personal Computer (PC) dengan penam bahan beberapa device umum lainnya seperti printer, fax, dll. PC akan terhubung pada server dengan menggunakan jaringan kom puter lokal (LAN). Objects Karyawan, Pelanggan, Pemesanan, Penjualan, Penerimaan Pem bayaran, Pengiriman Barang. Responsibility Alat administrasi yang efisien dan dapat diandalkan dalam pen catatan dan penyediaan informasi-informasi hasil dari transaksi harian penjualan dan penerimaan kas. Tabel 3.5 System Definition dengan kriteria FACTOR

23 The problem domain Class Class Event Sales Order Delivery Order Invoice Bukti Kas Masuk Piutang Retur Penjualan Karyawan Pelanggan Barang Karyawan Marketing Karyawan PPIC Karyawan Finance memesan mengirim menyiapkan mencatat mengupdate meretur Tabel 3.6 Event Table

24 65 Gambar 3.4 Class Diagram Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Behavior Karyawan Kelas Karyawan mengeneralisasikan properti dan behaviournya kepada KaryawanMarketing, KaryawanPPIC, dan KaryawanFinance. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Karyawan.

25 66 Gambar 3.5 Statechart kelas Karyawan KaryawanMarketing Kelas KaryawanMarketing menggambarkan model keterlibatan Karyawan Marketing dalam event menerima pesanan yang datang dari pelanggan. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas karyawan Marketing. Gambar 3.6 Statechart kelas KaryawanMarketing KaryawanFinance Kelas KaryawanFinance menggambarkan model keterlibatan Karyawan Bagian Finance dalam event menyiapkan invoice, mencatat bukti kas masuk, dan mengupdate piutang. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas karyawan Finance. Gambar 3.7 Statechart kelas KaryawanFinance

26 67 KaryawanPPIC Kelas KaryawanPPIC menggambarkan model keterlibatan Karyawan PPIC dalam event mengirimkan barang, mengupdate stok barang, dan menerima retur. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas karyawan PPIC. / mengirim / meretur / mengirim Active / mengupdate Gambar 3.8 Statechart kelas KaryawanPPIC Barang Kelas Barang menggambarkan event dimana barang ditambahkan ke dalam SalesOrder pada saat event karyawan Marketing menerima pesanan dari pelanggan berlangsung Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Barang. Gambar 3.9 Statechart kelas Barang

27 68 Pelanggan Kelas Pelanggan menggambarkan event dimana Karyawan Marketing melakukan pendataan untuk pelanggan yang pertama kali melakukan pesanan ke perusahaan, event dimana pelanggan dapat memesan barang secara terus menerus setelah pendataan pelanggan dilakukan dan event dimana perubahan kredit pelanggan pada saat persiapan penagihan, dan pengentrian data saat pembayaran invoice. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Pelanggan. Gambar 3.10 Statechart kelas Pelanggan SalesOrder Kelas SalesOrder menggambarkan event dimana pesanan diterima dari pelanggan, event dimana pada saat penerimaan pesanan tersebut persediaan barang jadi ditambahkan ke dalam sales order sampai seluruh barang yang dipesan oleh pelanggan telah tercatat. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas SalesOrder

28 69 Gambar 3.11 Statechart kelas SalesOrder Delivery Order Kelas DeliveryOrder menggambarkan event dimana barang yang akan dikirimkan ditambahkan ke dalam delivery order, event barang dikirimkan ke pelanggan Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas DeliveryOrder. Gambar 3.12 Statechart kelas DeliveryOrder Invoice Kelas Invoice menggambarkan event dimana tagihan dipersiapkan oleh Karyawan Finance untuk melakukan penagihan ke pelanggan dan event dimana

29 70 pengentrian data atas pembayaran invoice tersebut sudah dilakukan. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Invoice. Gambar 3.13 Statechart kelas Invoice BuktiKasMasuk Kelas BuktiKasMasuk menggambarkan event dimana pengentrian data atas pembayaran invoice. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas BuktiKasMasuk. Gambar 3.14 Statechart kelas BuktiKasMasuk ReturPenjualan Kelas ReturPenjualan menggambarkan event pencatatan retur atas barang rusak yang dikembalikan oleh pelanggan. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Retur Penjualan.

30 71 Gambar 3.15 Statechart kelas ReturPenjualan Piutang Kelas Piutang menggambarkan event pencatatan piutang berdasarkan invoice. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Piutang. / mengupdate / mencatat Active / mencatat Gambar 3.16 Statechart kelas Piutang

31 The Application Domain Usage Overview Terdapat enam aktor dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe yaitu Karyawan Marketing, PPIC, Finance, Kepala Bagian Marketing, dan Kepala Bagian Finance, dan use cases seperti yang terlihat pada tabel berikut ini. Actor Table Actors Marketing PPIC Finance Kepala Bagian Kepala Bagian Use Case Marketing Finance Menerima Pesanan X Membuat Laporan Penjualan X Megirim Barang X Melakukan Penagihan Menerima Pembayaran Membuat Credit Memo X X X Menganalisa Umur Piutang Membuat Laporan Penerimaan Kas Membuat Laporan Retur X X X Tabel 3.7 Actor Table

32 73 Use cases Berikut adalah usecase diagram dari sistem informasi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe. Gambar 3.17 Use case diagram untuk sistem penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe

33 74 Berikut adalah sequence dari masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe. Gambar 3.18 Sequence untuk use case Menerima Pesanan Gambar 3.19 Sequence untuk use case Membuat Laporan Penjualan

34 75 Gambar 3.20 Sequence untuk use case Mengirim Barang Gambar 3.21 Sequence untuk use case Melakukan Penagihan

35 76 Gambar 3.22 Sequence untuk use case Menerima Pembayaran Gambar 3.23 Sequence untuk use case Membuat Credit Memo

36 77 AnalisaUmurPiutangUI KepalaBagianFinance AnalisaUmurPiutangUI CreateAnalisaUmurPiutang() AnalisaUmurPiutang Pelanggan Invoice DeliveryOrder SalesOrder CekPelanggan() GetInvoiceDetail() return() CekNoDO() GetSODetail() return() Close() Gambar 3.24 Sequence untuk use case Menganalisa Umur Piutang Gambar 3.25 Sequence untuk use case Membuat Laporan Penerimaan Kas

37 78 Gambar 3.26 Sequence untuk use case Membuat Laporan Retur Function List Berikut adalah function list dari sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe:

38 79 Function Complexity Type Analisis umur piutang Complex Compute Add, update pelanggan Single Update Add, update sales order Medium Update Add, update delivery order Medium Update Add, update invoice Medium Update Add, update bukti kas masuk Medium Update Cetak sales order Medium Read Cetak delivey order Medium Read Cetak invoice Medium Read Cetak bukti kas masuk Medium Read Cetak credit memo Medium Read Cetak laporan pemesanan Medium Read Cetak laporan pengiriman Medium Read Cetak laporan retur Medium Read Cetak laporan piutang Medium Read Cetak daftar penagihan Medium Read Cetak laporan penjualan Medium Read Cetak laporan penerimaan kas Medium Read Tabel 3.8 Function list lengkap sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas

39 User Interface Bahasa Indonesia adalah bahasa resmi sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe, namun istilah-istilah bahasa inggris juga banyak di gunakan dalam rancangan antar muka sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe. Berikut adalah gambaran desain user interface sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe. Dialogue style Setiap user interface memiliki windows untuk setiap class-class penting dalam sistem, dan setiap window mendukung pencatatan transaski penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe. Sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan, yang dapat digunakan untuk memberitahukan perkembangan transaksi penjualan dan penerimaan kas perusahaan kepada seluruh pihak yang terlibat dalam kegiatan tersebut (misal: pelanggan, karyawan, dan lain-lain). Untuk lebih jelasnya, daftar windows interface dan hasil pencetakannya dapat dilihat pada gambar dibawah. Windows Print Out File Login Logout Master Karyawan Pelanggan Barang

40 81 Mata Uang Transaksi Transaksi Penjualan Sales Order Invoice Delivery Order Credit Memo Piutang dan Pembayaran Pelanggan Delivery Order Credit Memo Kartu Piutang Customer Laporan Laporan Master Laporan List Customer Laporan List Barang Laporan Transaksi Penjualan Laporan Penjualan Per Customer Laporan Penjualan Per Marketing Laporan Penjualan Per Barang Laporan Penjualan Per Cara Bayar Laporan Retur Per Faktur Laporan Umur Piutang Customer Laporan Penerimaan Kas Laporan Transaksi Penjualan Laporan Penjualan Per Customer Laporan Penjualan Per Marketing Laporan Penjualan Per Barang Laporan Penjualan Per Cara Bayar Laporan Retur Penjualan Laporan Umur Piutang Laporan Pembayaran Invoice Tabel 3.9 Daftar Window User Interface dan Print Out Overview Gambar berikut adalah navigation diagram yang menyediakan window-window user interface dan hubungan antar window-window user interface tersebut. Window di desain serupa dengan bentuk window yang terdapat dalam navigation diagram, dan semua function penting dapat di aktivasi secara langsung oleh masing-masing windows.

41 Gambar 3.27 Gambar Navigation Diagram 82