BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN. PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi ponsel genggam merk Siemens. Perusahaan ini pada mulanya bernama PT. Sinar Mas, yang berdiri pada tanggal 21 juni Pada tahun 2002, perusahaan ini berganti nama menjadi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri. Perusahaan distributor ponsel genggam ini berlokasi di Jalan Suryo Pranoto no. 83, Jakarta Pusat Perusahaan ini memiliki gudang penjualan yang berlokasi di ITC Roxy Mas, Jalan KH. Hasyim Ashari, Jakarta Pusat. Susunan penanggung jawab PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri adalah : Direktur Manager Pembelian Manager Penjualan Manager Keuangan Kepala Gudang : Erwin Mulyana : Nuramin : Nurmi : Tan Ching Fuk : Winarni Pada tahun 2004 PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri mulai mendistribusikan ponsel genggam merk Benq Siemens. Pada tahun 2006 PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri melakukan kerja sama dengan perusahaan Cina untuk memproduksi ponsel GSM yang dikenal dengan nama Hi-tech. Perusahaan ini menjadi satu satu nya distributor tunggal ponsel Hi-tech di Indonesia. PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri ini berbatasan dengan : Sebelah Barat : Rumah Penduduk Sebelah Utara : SLTP 72 51

2 52 Sebelah Timur Sebelah Selatan : Rumah Penduduk : Kantor Camat Gambir PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri ini berada disebuah Rumah Toko atau Ruko tiga lantai. Dimana lantai satu digunakan sebagai ruang resepsionis, lantai dua digunakan untuk kantor keuangan dan kantor pemasaran, sedangkan lantai tiga digunakan sebagai ruang rapat. 3.2 Struktur Organisasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri dipimpin oleh seorang direktur yang memiliki bawahan atau bagian bagian berupa bagian pembelian, bagian penjualan, bagian persediaan barang atau gudang, serta bagian keuangan. Bagian penjualan sendiri terdiri dari outlet outlet dan freelance salesman yang bertugas mencari orderan. Sedangkan bagian persediaan barang atau gudang memiliki dua bagian yaitu gudang utama tempat stok barang yang baru dibeli dan gudang penjualan. Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri Wewenang dan Tanggung Jawab Tugas dan tanggung jawab dari masing masing divisi berdasarkan bagan struktur organisasi pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri adalah sebagai berikut :

3 53 1. Direktur a. Memimpin dan mengawas jalannya perusahaan. b. Mengambil keputusan atas semua kebijakan yang terjadi di perusahaan. c. Mengevaluasi dan membuat program pengembangan usaha perusahaan. d. Memimpin dan mengawasi kekayaan perusahaan. e. Memimpin dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja kepala kepala divisi. f. Menandatangani surat surat keluar dan surat surat internal yang bersifat prinsipil. 2. Bagian Pembelian dan Retur Pembelian a. Melakukan klaim atau retur atas barang yang telah dibeli. b. Memenuhi kebutuhan permintaan barang. c. Mencari Supplier untuk permintaan bahan baku dan assesoris. d. Membuat surat pesanan / Purchasing Order (PO). e. Mengirimkan PO. f. Membuat laporan pembelian. g. Memberikan laporan pembelian ke Direktur. 3. Bagian Penjualan Bagian ini dipimpin oleh seorang kepala bagian penjualan yang membawahi dua bagian, yaitu : a. Outlet i. Memperkenalkan produk kepada pelanggan melalui outlet. ii. Menjalankan kegiatan penjualan produk perusahaan. iii. Melakukan transaksi penjualan secara tunai setiap hari. iv. Memberikan laporan berupa faktur hasil penjualan setiap hari.

4 54 b. Freelance Salesman i. Memperkenalkan produk kepada pelanggan. ii. Membuat penawaran kepada pelanggan maupun toko toko. iii. Menjalankan kegiatan penjualan produk perusahaan. iv. Melakukan transaksi penjualan. v. Menerima order dari pembeli (membuat sales order) 4. Bagian Retur Penjualan a. Memproses klaim yang berasal dari customer b. Mencetak faktur retur penjualan c. Mencetak faktur penggantian barang retur d. Memasukkan data barang yang telah diretur. 5. Bagian Keuangan dan Akuntansi a. Membuat jurnal berdasarkan data yang ada dan posting ke buku besar. b. Mengelola data yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. c. Mengecek pembayaran pembelian. d. Melakukan penagihan dan menerima pembayaran dari pelanggan. e. Menghitung Harga Pokok Pembelian dan menentukan Harga jual. f. Memberikan laporan ke Direktur. 6. Bagian Persediaan Bagian persediaan akan dilakukan di gudang penjualan, dimana bagian tersebut mempunyai tugas sebagai berikut : i. Mendata setiap barang yang masuk dan keluar ii. Mendata barang yang rusak iii. Mendata barang yang sudah out-of-stock

5 Ruang Lingkup Analisis Sistem Berjalan Struktur organisasi pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri cukup besar maka ruang lingkup yang menjadi kajian adalah bagian pembelian, persediaan, dan penjualan, representasi ruang lingkup terlihat pada gambar 3.2 Gambar 3.2 Ruang Lingkup Analisi Sistem yang Berjalan Analisis Hasil Wawancara Ketika melakukan survei lapangan, penelitian ini pada awalnya melakukan wawancara dengan Manager Penjualan bernama Ibu Nurmi. Dalam wawancara tersebut diberikan gambaran secara umum mengenai situasi kerja di PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri dimana sebagian kegiatan masih dilakukan dengan cara manual seperti dalam proses pencarian data dan penyimpanan data yang tidak terintegrasi. Usulan kami untuk melakukan proses tersebut secara terkomputerisasi mendapat respon positif dari pimpinan perusahaan Observasi Sistem Berjalan Sistem yang sedang berjalan sudah menggunakan komputer, tetapi dalam pengarsipannya masih menggunakan cara cara manual. Program yang dipakai dalam sistem pengolahan data di PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri menggunakan aplikasi Foxpro, yang hasilnya sering kali tidak sesuai dengan apa yang diharapkan

6 56 seperti kurangnya keamanan data, user interface yang kurang ramah, dan ada beberapa fitur pada sistem yang sudah berjalan tersebut dirasakan kurang bermanfaat Prosedur Pembelian Diagram Aliran Dokumen (DAD) sistem pembelian yang berjalan pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri adalah sebagai berikut : Membuat Purchase Requisition (PR) Mengirim barang pesanan ke gudang utama Membuat Form Purchase order (PO) Membuat vendor delivery note (VDN) Gambar 3.3 DAD Sistem pembelian PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri

7 57 1. Pada saat persediaan barang habis, bagian gudang membuat surat permohonan pembelian (purchase Requisition) dan memberikannya ke bagian Gudang Penjualan. 2. Berdasarkan purchase requisision tersebut, bagian Gudang Penjualan selanjutnya membuat form purchase order (PO) ke supplier sebanyak tiga rangkap yang ditujukan kepada : Lembar 1 ditujukan kepada supplier Lembar 2 ditujukan ke bagian gudang penjualan Lembar 3 disimpan sebagai arsip 3. Setelah menerima purchase order lembar pertama, supplier mengirimkan barang pesanan ke gudang utama disertakan dengan form Vendor Delivery Note (VDN) yang akan disimpan oleh gudang penjualan sebagai arsip Prosedur Persediaan Proses ini dimulai bila terjadi penjualan. Pemeriksaan persediaan barang dilakukan bila tidak ada persediaan barang. Bila persediaan barang ada, maka proses penjualan ada, maka proses penjualan dapat dilakukan. Tetapi bila persediaan barang tidak ada, maka akan dilanjutkan dengan transaksi pembelian Prosedur Penjualan Diagram Aliran Dokumen (DAD) sistem penjualan pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri adalah sebagai berikut :

8 58 Membuat customer purchase order (CPO) Membuat Sales Order ( SO) Menyiapkan pesanan Membuat surat jalan Meminta kebijaksanaan custtomer Menerima barang pesanan Mengirim barang pesanan ke customer Gambar 3.4 DAD Sistem Penjualan PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri 1. Bagian Penjualan menerima pesanan dari customer berupa Customer Purchase Order (CPO) yang berisikan semua barang yang dipesan. 2. Atas dasar Customer Purchase Order tersebut, bagian penjualan membuat form Sales Order (SO) sebanyak tiga rangkap. Lembar 1 ditujukan ke bagian gudang

9 59 Lembar 2 diserahkan ke bagian keuangan Lembar 3 disimpan sebagai arsip 3. Setelah menerima form Sales Order (SO) lembar pertama, bagian gudang melakukan pengecekan terhadap jumlah barang yang dipesan. Bila persediaan tidak mencukupi maka bagian gudan akan meminta kebijakan dari customer. Bila persediaan mencukupi maka bagian gudang akan menyiapkan pesanan dan membuat laporan hasil pengecekan dan menyerahkannya ke bagian accounting. 4. Berdasarkan laporan yang dibuat oleh bagian gudang, bagian accounting selanjutnya membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak tiga rangkap. Lembar 1 ditujukan ke customer Lembar 2 ditujukan ke bagian accounting Lembar 3 ditujukan ke bagian gudang 5. Setelah menerima Surat Jalan lembar ketiga, bagian gudang akan langsung mengirimkan barang ke customer. Setelah menerima barang yang dikirim, customer akan membayar sesuai dengan harga yang ada ke bagian kasir Prosedur Retur Penjualan Diagram Aliran Dokumen (DAD) sistem retur penjualan pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri adalah sebagai berikut :

10 60 Gambar 3.5 DAD Sistem Retur Penjualan PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri 1. Proses retur penjualan terjadi apabila barang yang diterima customer dalam keadaan yang tidak sesuai dengan keinginan, atau kesalahan jumlah pembelian. 2. Customer akan memberikan barang yang akan diretur ke bagian penjualan dimana bagian penjualan akan mengecek validitas barang. 3. Jika barang valid dan diterima maka bagian penjualan akan menerbitkan faktur retur penjualan sebanyak 3 rangkap dimana setiap rangkapnya ditujukan sebagai berikut: Rangkap ke-1 ditujukan kepada customer Rangkap ke-2 ditujukan ke bagian retur penjualan Rangkap ke-3 disimpan sebagai arsip

11 61 4. Kemudian barang akan diproses di bagian retur penjualan dan jika barang telah diganti, bagian penjualan akan menerbitkan 3 rangkap faktur penggantian retur penjualan., yang akan ditujukan sebagai berikut: Rangkap ke-1 ditujukan ke customer Rangkap ke-2 ditujukan ke bagian retur penjualan Rangkap ke-3 disimpan sebagai arsip Retur Pembelian Gambar 3.6 DAD Sistem Retur Pembelian PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri

12 62 1. Proses retur pembelian terjadi apabila bagian persediaan memeriksa dan mendapatkan barang yang rusak yang merupakan kesalahan distributor 2. Bagian persediaan akan memproses barang tersebut ke bagian retur pembelian dan bagian retur pembelian akan membuat faktur retur pembelian sebanyak 2 rangkap dimana rangkap tersebut ditujukan sebagai berikut : Rangkap ke-1 akan diarsipkan Rangkap ke-2 akan ditujukan kepada pemasok 3. Pemasok akan memproses barang dan memberikan faktur penggantian barang beserta barang yang telah diganti ke bagian retur pembelian. 4. Bagian retur pembelian akan mengarsipkan faktur penggantian barang dari pemasok dan akan mengirimkan barang ke bagian persediaan Diagram Hubungan Sistem Informasi Manager Laporan_pembelian Laporan_penjualan Surat_pemesanan_pembelian Supplier Permintaan_laporan_pembelian Permintaan_laporan_penjualan Surat_pemesanan_pembelian Surat_retur_penjualan Sistem Basisdata Pembelian dan Penjualan pada PT. Sinar Jaya Sukse Mandiri Bukti_pemesanan Konfirmasi_pemesanan Persetujuan/penolakan_retur C ustomer Bukti_pemesanan Gambar 3.7 Diagram Hubungan Sistem Informasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri

13 Diagram Nol Diagram Nol Pembelian Barang Gambar 3.8 Diagram Nol Sistem Pembelian Barang PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri Diagram Nol Penjualan Barang C u stom e r Pemesanan barang Pengiriman barang S taff Membuat SalesOrder 6.0 P e n ju a lan 4.0 M e n ca tat P e sa n a n Daftar Pesanan T rpenjualan Simpan transaksi Update stok B arang Gambar 3.9 Diagram Nol Sistem Penjualan Barang PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri

14 Diagram Nol Retur Barang Gambar 3.10 Diagram Nol Sistem Retur Barang PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri Diagram Nol Laporan Penjualan dan Laporan Pembelian Gambar 3.11 Diagram Nol Laporan Penjualan dan Pembelian PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri

15 Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi dianalisis dari Diagram Aliran Dokumen yang dapat ditentukan dari area atau unit organisasi yang terlibat dalam sistem dan dokumen dokumen yang dikeluarkan. Representasi analisis kebutuhan informasi dapat dilihat pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Representasi Analisis Kebutuhan Informasi Jenis Informasi Customer Keterangan Menunjukkan daftar informasi tentang klien yang melakukan pembelian Supplier Menunjukkan daftar informasi tentang supplier Retur Pembelian Menunjukkan daftar informasi retur pembelian yang telah terjadi Pembelian Menunjukkan daftar informasi transaksi pembelian yang sudah terjadi Penjualan Menunjukkan daftar informasi transaksi penjualan yang sudah terjadi Retur Penjualan Menunjukkan daftar informasi retur penjualan yang sudah terjadi Product Menunjukkan daftar informasi stok barang yang tersedia

16 Analisis Masalah yang Dihadapi Berdasarkan hasil analisis wawancara yang dilakukan pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri, terdapa beberapa permasalahan yang ada pada perusahaan saat ini, seperti : 1. PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri sudah menggunakan sistem penyimpanan yang terkomputerisasi, akan tetapi sistem tersebut masih sangat sederhana dan terdapat banyak fitur fitur yang tidak digunakan. 2. Masih banyak terdapat redundancy data (duplikasi data) 3. Tidak adanya pembagian hak akses kepada para karyawan yang menggunakan sistem basisdata, sehingga keamanan data kurang terjamin. 4. Kurangnya kontrol terhadap persediaan barang sehingga ada barang yang jumlahnya minus. 5. User Interface yang kurang menarik 6. Aplikasi yang ada tidak dapat menggunakan pointer atau mouse 3.6 Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka akan dibuat suatu perancangan sistem basisdata meggunakan MySQL. Basisdata yang akan dibuat ini dimaksudkan untuk mendukung dan memperbaiki sistem yang sudah ada dalam melakukan transaksi pembelian, penjualan, retur penjualan,, retur pembelian, laporan pembelian, serta laporan penjualan. Dengan adanya program ini, diharapkan dapat membantu mengorganisir data data yang berhubungan dengan transaksi pembelian, persediaan dan penjualan barang.

17 67 Program ini akan bekerja dengan cara meng-update data yang ada setiap kali ada transaksi yang terjadi. Dengan demikian, jumlah persediaan barang yang ada akan sesuai dengan tipe transaksi yang dilakukan. Untuk transaksi pembelian dan penjualan, dengan adanya program ini laporan akan langsung dicetak ke kertas sesuai dengan periode yang dimasukkan. Hal ini diharapkan dapat mengurangi kesalahan yang terjadi pada sistem manual dan mengurangi fitur-fitur yang masih tidak berguna pada sistem sebelumnya.