BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS BIDANG USAHA

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS BIDANG USAHA 3.1 Pembatasan Area Bisnis Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada perusahaan kontraktor terdapat beberapa pembatasan pada area bisnis. Pembatasan area bisnis tersebut terdiri dari: 1. Area Pengadaan Proyek Proses ini diawali dengan mengikuti tender dan memenangkannya melalui rancangan gambar dan perincian biaya yang di buat oleh estimator dalam perusahaan. Setelah itu rancangan gambar dan perincian biaya akan diserahkan ke Project Manager. Project Manager akan membuat Surat Perintah Kerja yang diserahkan ke bagian Controlling untuk melaksanakan pembangunan proyek. Bila Owner menginginkan adanya tambahan bangunan (contohnya kamar mandi, toilet) yang tidak ada pada rancangan awal yang telah disepakati, maka Project Manager akan melaporkannya kepada bagian Finance dan Accounting yang kemudian akan membuat Variation Order yang berarti adanya pekerjaan tambahan di luar kontrak. 2. Area Pengadaan Kebutuhan Material Project Manager akan menentukan kapan dilakukan pemesanan dan pembelian produk melalui bagian Pembelian dengan menyerahkan Surat Permintaan Pembelian dan Project Manager juga menentukan kapan produk akan dikirimkan oleh supplier untuk mencegah terjadinya penumpukan atau kelebihan produk di gudang. Bagian 32

2 Pembelian akan melakukan pemesanan dan pembelian bahan baku dan produk ke supplier. Supplier akan mengirimkan barang/bahan baku langsung ke gudang yang akan di terima bagian warehouse. Bila barang telah diterima maka bagian warehouse akan membuat Surat Penerimaan Barang dan terhadap barang yang dikeluarkan untuk kegiatan pembangunan dengan membuat Bukti Barang Keluar yang keduanya diserahkan kepada ke bagian Finance dan Accounting. Bagian warehouse akan menyerahkan Copy Surat Jalan kepada bagian Pembelian dan bagian Pembelian akan menyesuaikan invoice yang asli dengan Copy Surat Jalan yang diterima dari bagian Warehouse. Bila sesuai bagian pembelian akan memberikan laporan kepada bagian Finance dan Accounting agar dapat mencatat transaksi tersebut sedangkan bila tidak sesuai maka bagian Pembelian akan menghubungi supplier dan mengkonfirmasikan ke supplier bahwa dari pengiriman barang yang dilakukan supplier terdapat kesalahan dan meminta kebijakan dari supplier untuk menyelesaikan masalah tersebut. Bila sudah jatuh tempo pembayaran hutang maka supplier akan mengirimkan invoice asli ke bagian Finance dan Accounting untuk menagih. 3. Area Pelaksanaan Pembangunan Proyek Proses pembangunan diawali dengan pembuatan produksi barang dan memperbaiki barang yang telah di peroleh dari supplier agar mudah digunakan dalam proses pembangunan yang dilakukan oleh bagian produksi. Bagian ini berada di bawah bagian Controlling. Pada saat kegiatan produksi dilakukan maka bagian Controlling akan melakukan pengawasan dan kontrol terhadap kualitas dari produk yang diproduksi, contohnya aspal, baja. Setelah barang yang diproduksi selesai maka 33

3 bagian Controlling akan memerintahkan para pekerja dilapangan untuk memulai proses pembangunan. Pada saat proses pembangunan berjalan bagian Controlling akan melakukan pengawasan dan memberikan laporan mengenai presentase pembangunan. Laporan persentase itu dinamakan interim certificate. Laporan tersebut ditandatangani oleh bagian Controlling dan pengawas dari owner yang berada di lapangan untuk mengawasi proses pembangunan. Laporan tersebut diserahkan ke bagian Finance dan Accounting untuk menagih ke owner. Bagian controlling akan membuat dan menyerahkan surat permintaan bahan baku bila kebutuhan akan bahan baku melebihi perkiraan dari estimator kepada Project Manager. 4. Area Keuangan Proyek Proses penagihan dan pembayaran dimulai dari bagian Finance dan Accounting menerima interim certificate dari bagian controlling di lapangan yang menunjukkan persentase pembangunan telah mencapai tahap tertentu yang sudah dapat di tagih ke owner. Berdasarkan interim certificate tersebut bagian Finance dan Accounting akan membuat invoice dan faktur pajak kemudian menyerahkannya ke owner. Owner akan membayar dengan menyerahkan cek, giro, atau bukti transfer. Dari bukti pembayaran yang telah dilakukan owner tersebut bagian Finance dan Accounting akan membuat bukti tanda terima sebagai bukti penerimaan pembayaran. Bagian Finance dan Accounting akan menyelenggarakan pembukuan mulai dari pencatatan transaksi yang terjadi sampai pembuatan laporan keuangan pada akhir periode. Bagian Finance dan Accounting juga mengatur kegiatan keuangan dalam perusahaan. 34

4 3.2 Proses Bisnis yang ada dalam Area Bisnis Dari pengamatan yang telah dilakukan proses bisnis yang ada dalam perusahaan kontraktor adalah sebagai berikut : 1. Proses Mengikuti Tender Proses ini dimulai dengan adanya pengumuman di koran atau media lainnya bisa juga melalui pemberitahuan dari kenalan. Setelah menerima kabar tersebut maka bagian estimator di perusahaan kontraktor akan mengambil bahan-bahan dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan membuat rancangan gambar, perincian bahan-bahan yang dibutuhkan, serta perkiraan biaya yang akan dikeluarkan dan diserahkan kepada owner. Bila pihak owner menyetujui rancangan tersebut maka estimator akan melakukan negosiasi dengan memberikan daftar perincian harga kepada owner. diserahkan ke owner pengumuman tender estimator perincian bahan, perkiraan harga, dan rancangan gambar owner rancangan disetujui melakukan negosiasi dengan memberikan perincian harga Gambar 3.1 Rich Picture Proses Mengikuti Tender 2. Proses Menerima Tender 35

5 Bila dari rancangan gambar, perincian bahan-bahan yang dibutuhkan, serta perkiraan biaya tersebut telah disetujui oleh owner, maka owner akan mengeluarkan pengumuman penerimaan proyek. Estimator akan menyerahkan perancangan bahan baku dan rancangan gambar, perincian bahan baku, dan perincian biaya yang telah dibuat kepada Project Manager. Project Manager akan membuat Surat Perintah Kerja yang diserahkan ke bagian Controlling untuk melaksanakan pembangunan proyek. mengeluarkan pengumuman owner disetujui Project Manager pengumuman penerimaan proyek menyerahkan perincian bahan, perkiraan biaya, dan rancangan gambar yang disetujui membuat perincian bahan, perkiraan biaya, dan rancangan gambar yang disetujui estimator Surat Perintah kerja SPK diserahkan ke bag controlling Bagian Controlling Gambar 3.2 Rich Picture Proses Menerima Tender 3. Proses Pembuatan VO Proses ini di mulai bila tiba-tiba owner menginginkan agar di bangun tambahan bangunan yang tidak terdapat pada rancangan awal yang telah disepakati, tambahan bangunan tersebut contohnya kamar mandi, toilet. Maka owner akan memintanya kepada Project Manager dan Project Manager akan memberikan laporan kepada bagian Finance dan Accounting yang kemudian akan membuat variation order yang berarti adanya pekerjaan di luar kontrak. Variation order tersebut diserahkan ke 36

6 owner untuk ditandatangani dan owner akan menyerahkan variation order yang telah ditandatangani tersebut ke bagian Finance dan Accounting. memberikan laporan meminta adanya bangunan tambahan membuat Project Manager bagian finance dan accounting owner diserahkan menandatangani variation order diserahkan ke bagian accounting Variation Order variation order yang telah ditandatangani Gambar 3.3 Rich Picture Proses Pembuatan Variation Order 4. Pemesanan Barang ke Supplier Setelah menerima rancangan dan perincian dari estimator, Project Manager akan melakukan pemesanan dan pembelian produk melalui bagian Pembelian dengan menyerahkan Surat Permintaan Pembelian dan menentukan kapan produk akan dikirimkan oleh supplier untuk mencegah terjadinya penumpukan atau kelebihan produk di gudang. 37

7 diterima membuat diserahkan perincian bahan dan rancangan gambar Project Manager Surat Permintaan Pembelian bagian Pembelian menentukan waktu pengiriman produk Gambar 3.4 Rich Picture Pemesanan Barang ke Supplier 5. Proses Penerimaan Barang Supplier akan mengirimkan barang dan Surat Jalan untuk di stempel oleh bagian Warehouse yang menerima barang, kemudian bagian Warehouse akan menerima Copy Surat Jalan (dari supplier). Berdasarkan Copy Surat Jalan (dari supplier) yang di terima, bagian Warehouse di lapangan akan mencocokkannya dengan jumlah barang yang di terima, bila jumlahnya telah cocok maka akan dibuat Surat Penerimaan Barang 3 rangkap, rangkap 1 yang akan diserahkan kepada supplier sebagai bukti penerimaan barang, rangkap 2 diserahkan ke bagian Finance dan Accounting di kantor pusat, rangkap 3 akan disimpan sebagai arsip. Bagian Warehouse akan menerima dan mengecek bahan baku dari supplier yang kemudian akan di simpan di gudang ataupun penerimaan produk yang akan langsung digunakan untuk pembangunan dilapangan. 38

8 mengirimkan barang dan menyerahkan Copy Surat Jalan membuat SPB membuat laporan SPB rangkap 3 diarsipkan Supplier bagian Warehouse SPB rangkap 1 diserahkan ke Supplier laporan persediaan diserahkan ke bagian Accounting Surat Penerimaan Barang 3 rangkap laporan persediaan SPB rangkap 2 diserahkan ke bagian accounting Bagian Finance dan Accounting Gambar 3.5 Rich Picture Proses Penerimaan Barang 6. Proses Pengeluaran Barang Bagian Controlling yang berada di lapangan akan meminta barang yang dibutuhkan kepada Project Manager dan Project Manager akan mengeluarkan perintah kepada Bagian Warehouse agar barang dalam jumlah tertentu dikeluarkan dari gudang untuk proses pembangunan. Bagian Warehouse akan membuat Bukti Barang Keluar 2 rangkap untuk barang yang akan dipakai dalam proses pembangunan, rangkap 1 diserahkan ke bagian Finance dan Accounting, rangkap 2 di simpan sebagai arsip. Pada akhir bulan bagian Warehouse akan membuat laporan persediaan untuk diserahkan ke bagian Finance dan Accounting. 39

9 mengeluarkan perintah agar barang dlm jml tertentu dikeluarkan dari gudang meminta barang membuat BBK BBK rangkap 1 diserahkan ke bagian accounting bagian controlling Project Manager Bagian Warehouse BBK rangkap 2 diarsipkan Bukti Barang Keluar 2 rangkap Bagian Finance dan Accounting membuat laporan persediaan diserahkan laporan Persediaan Gambar 3.6 Rich Picture Proses Pengeluaran Barang 7. Proses Pembangunan Setelah memperoleh bahan baku dan produk dari bagian Warehouse maka bagian Production melakukan produksi (contohnya aspal, baja, ataupun kegiatan melubangi besi atau baja), dan bagian Controlling melakukan pengawasan dan kontrol terhadap kualitas dari produk yang diproduksi. Bila barang yang telah diproduksi telah selesai maka bagian Controlling akan memerintahkan para pekerja dilapangan untuk memulai proses pembangunan. Pada saat pembangunan yang telah diselesaikan mencapai tingkat persentase tertentu maka Bagian Controlling akan menghitung persentase pembangunan yang telah diselesaikan tersebut dan merundingkannya dengan pengawas dari Owner yang ada di lapangan, bila tercapai kesepakatan akan di buat Interim Sertificate yang ditandatangani bagian Controlling dan pengawas dari Owner yang ada di lapangan kemudian diserahkan ke bagian Finance dan Accounting untuk proses penagihan. Bagian Controlling akan memberikan surat permintaan bahan baku bila kebutuhan akan bahan baku melebihi perkiraan dari 40

10 estimator kepada Project Manager dan memberikan laporan mengenai kegiatan produksi untuk diberikan kepada Direktur perusahaan. Project manager menyerahkan surat permintaan bahan baku bila bahan baku kurang pekerja lapangan memerintahkan untuk melakukan pembangunan melakukan produksi melakukan pengawasan terhadap produk yang diproduksi menyerahkan laporan produksi Produksi bagian controlling produk direktur membuat interim certificate dan menandatanganinya menghitung persentase pembangunan yang telah diselesaikan dan merundingkannya menandatangani interim certificate pengawas dari owner interim certificate interim certificate yg tlh ditandatangani diserahkan ke bag. accounting utk proses penagihan bagian finance dan accounting Gambar 3.7 Rich Picture Proses Pembangunan 8. Proses Pembayaran ke Supplier Bagian Finance dan Accounting akan menerima surat Invoice asli yang dikirimkan supplier untuk proses penagihan yang kemudian akan dicocokan oleh Accounting dengan Surat Penerimaan Barang yang diterima dari bagian Warehouse. Bila hasilnya cocok maka invoice tersebut akan diserahkan kepada bagian Finance dan 41

11 Accounting untuk dibayarkan kepada supplier. Setelah pembayaran kepada supplier maka bagian Finance dan Accounting akan mencatatnya pada jurnal umum. mengirimkan invoice Pa y to $ mencocokkan invoice dengan SPB surat penerimaan barang membayar supplier $ $ bagian Finance dan Accounting mencatat transaksi jurnal umum Gambar 3.8 Rich Picture Proses Pembayaran ke Supplier 9. Proses Penerimaan Pembayaran Untuk proses penerimaan pembayaran dari owner berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada beberapa perusahaan kontraktor, proses penerimaan pembayaran di mulai dengan bagian Finance dan Accounting menerima laporan dari bagian Controlling mengenai presentase penyelesaian pembangunan berupa Interim Sertificate, kemudian bagian Finance dan Accounting akan membuat invoice dan faktur pajak. Kemudian copy dari invoice tadi dan faktur pajak tersebut akan diserahkan kepada owner sebagai surat tagihan. Begitu invoice di buat maka bagian Finance dan Accounting akan melakukan pengakuan pendapatan di jurnal. Owner akan membayar dengan menyerahkan cek, giro, atau bukti transfer, maka bagian Finance dan Accounting akan menyerahkan invoice yang asli kepada owner. Pada 42

12 VISIO CORPORATIO N VISIO CORPORATION akhir periode bagian Finance dan Accounting akan membuat laporan keuangan untuk diserahkan kepada direktur perusahaan. menyerahkan interim certificate membuat invoice mencatat pengakuan pendapatan $ bagian finance dan Accounting membuat faktur pajak copy invoice diserahkan ke owner bagian controlling jurnal umum mencatat transaksi penerimaan pembayaran membuat laporan keuangan faktur pajak diserahkan ke owner owner membayar invoice dan faktur pajak $ $ menyerahkan invoice asli $ jurnal umum diserahkan ke direktur laporan keuangan direktur Gambar 3.9 Rich Picture Proses Penerimaan Pembayaran 3.3 Dokumen dan Laporan yang Dibutuhkan Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan dokumen dan laporan yang dibutuhkan di perusahaan kontraktor secara umum adalah sebagai berikut: a. Surat Permintaan Pembelian Dokumen yang di buat berdasarkan bahan baku yang dibutuhkan oleh Project Manager ke Bagian Pembelian. Dokumen ini berisi mengenai nama barang, jenis 43

13 barang, jumlah barang, ukuran serta merk barang yang dibutuhkan untuk proses pembangunan. b. Surat Permintaan Bahan Baku Dokumen ini di buat bila kebutuhan akan bahan baku ternyata jumlahnya melebihi perkiraan perincian harga dan bahan baku dari estimator yang telah diberikan kepada Project Manager. Dokumen ini di buat oleh Bagian Controlling untuk diserahkan ke Project Manager. Isi dari dokumen ini adalah nama barang, jenis barang, jumlah barang, ukuran serta merk barang yang sama dengan yang telah digunakan untuk pembangunan karena barang tersebut dibutuhkan untuk melengkapi kekurangan bahan baku yang ada. c. Surat Penerimaan Barang Surat Penerimaan Barang di buat berdasarkan Copy Surat Jalan (dari supplier) yang di terima bagian Warehouse di lapangan yang telah dicocokkan dengan nama barang,jenis barang, dan jumlah barang yang di terima. Bila semuanya telah cocok maka akan di buat Surat Penerimaan Barang 3 rangkap, rangkap 1 yang akan diserahkan kepada supplier sebagai bukti penerimaan barang, rangkap 2 diserahkan ke bagian Finance dan Accounting di kantor pusat, rangkap 3 akan disimpan sebagai arsip d. Bukti Barang Keluar Bukti Barang Keluar di buat oleh bagian warehouse sebagai bukti dari barang yang keluar dari gudang yang digunakan dalam proses pembangunan. Bukti Barang Keluar di buat 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan ke bagian Finance dan Accounting di kantor pusat, rangkap 2 di simpan sebagai arsip. Bukti Barang Keluar berisi 44

14 mengenai nama barang, jenis barang, jumlah barang, serta tanggal barang dikeluarkan untuk proses pembangunan. e. Interim Certificate Interim Certificate di buat oleh bagian Controlling. Interim Certificate di buat berdasarkan kesepakatan antara bagian Controlling dengan pengawas dari Owner yang ada di lapangan dalam menentukan persentase penyelesaian pembangunan yang telah dikerjakan di lapangan, pada Interim Sertificate terdapat tandatangan bagian Controlling dan pengawas dari owner yang ada di lapangan, serta persentase pembangunan yang telah dikerjakan. Interim Certificate diserahkan oleh bagian Controlling ke bagian Finance dan Accounting untuk proses penagihan. f. Invoice Invoice di buat oleh bagian Finance dan Accounting untuk proses penagihan kepada Owner. Invoice di buat setelah bagian Finance dan Accounting menerima Interim Sertificate dari bagian Controlling. Invoice juga di buat berdasarkan Interim Sertificate dan berisi mengenai persentase pembangunan yang telah selesai dan jumlah yang harus dibayarkan oleh Owner. Invoice di buat 2 rangkap yang asli akan di simpan dan yang rangkap 2 akan diserahkan kepada owner untuk proses penagihan.begitu Invoice di buat maka bagian Finance dan Accounting akan mengakui pendapatan dengan mencatat dalam jurnal. Invoice yang asli akan diserahkan kepada owner bila owner telah membayar. g. Faktur Pajak 45

15 Faktur Pajak di buat berdasarkan Invoice dan di kirimkan kepada Owner bersamaan dengan Invoice. Faktur Pajak di buat oleh bagian Finance dan Accounting sebagai bukti untuk dilaporkan dan dibayarkan ke kantor pajak. h. Jurnal Umum Jurnal umum merupakan jurnal dua kolom (kolom rupiah hanya terdiri dari dua kolom) yaitu kolom debit dan kolom kredit. Hal ini dibuat demikian karena transaksi yang dicatat dalam jurnal umum sangat bervariasi. Jurnal ini digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi. Jurnal umum di buat oleh bagian Finance dan Accounting. 3.4 Permasalahan yang Dihadapi pada Lingkungan Bisnis Sekarang Ini Hasil evaluasi yang dilakukan terhadap sistem yang berjalan menemukan beberapa permasalahan yaitu : 1. Pada sistem yang masih berjalan data bisa dimanipulasi serta adanya data yang dimasukkan berulang, dan dalam menghasilkan laporan sangat lambat sehingga tidak mampu memenuhi kebutuhan pihak manajemen akan informasi yang akurat dan relevan. Pada perusahaan juga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data dan terkadang ada beberapa data yang terlewat untuk di catat. Perlu waktu lebih lama untuk mencari data dari kontrak yang telah dilakukan dan untuk mengecek apakah dari kontrak tertentu telah lunas pembayarannya atau masih belum, karena dokumen tersebut di tumpuk atau di letakkan di dalam sebuah laci maka harus di cari satu per 46

16 satu di antara tumpukan Invoice yang telah diarsipkan. Dari sistem yang berjalan tersebut juga terkadang menyebabkan kelebihan dalam jumlah barang yang di beli. 2. Sistem yang ada masih terpisah antara bagian yang satu dengan bagian yang lain ( tidak terintegrasi ) sehingga dalam penyampaian informasi memerlukan waktu lebih lama. 3. Pembayaran dari owner juga tidak tepat waktu karena tidak adanya perjanjian yang jelas mengenai umur piutang, walaupun seharusnya owner langsung membayar begitu invoice dan faktur pajak di terima. Bagi pelanggan yang suka menunda pembayaran, perusahaan tidak mempunyai alat sebagai sanksi agar pelanggan segera melunasi hutangnya. Lebih lanjut bila hal ini dibiarkan tentu akan berpengaruh pada kelancaran arus kas perusahaan. 4. Perusahaan tidak mempunyai Internal Auditor yang bertugas untuk membantu manajemen dalam mengevaluasi kinerja masing-masing bagian. Akibatnya, kesalahan yang terkait dalam bagian operasional perusahaan akan mudah ditutupi oleh kepala bagian masing-masing. Perusahaan sebaiknya memiliki Internal Auditor guna membantu manajemen dalam melakukan evaluasi atas kegiatan operasional, serta ketaatan karyawan pada prosedur yang ada. 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan di atas, dapat diatasi dengan solusi sebagai berikut : 1. Menciptakan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan user dan terutama pihak manajemen. 47

17 2. Menciptakan suatu sistem yang terintegrasi antara setiap bagian sehingga arus informasi yang mengalir dapat disampaikan dengan lebih cepat. 3. Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan pembentukan Internal Auditor yang bertugas membantu manajemen dalam melakukan evaluasi atas tugas masing-masing bagian dalam perusahaan. Untuk itu, Internal Auditor harus melaporkan kegiatan yang dilakukan masing-masing bagian dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur. 3.6 Analisis Critical Success Factor Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan faktor-faktor yang mendorong kesuksesan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya yaitu : 1. Kontrol. 2. Dokumentasi. 3. Kepuasan pelanggan. 4. Hubungan baik dengan supplier. 3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Dari hasil evaluasi yang dilakukan pada perusahaan-perusahaan kontraktor diperoleh hasil bahwa informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1. Informasi mengenai pendapatan yang diperoleh yang dapat dilihat pada rancangan jurnal pengakuan pendapatan berdasarkan kontrak pada aplikasi yang telah dibuat. 2. Informasi dari bagian controlling mengenai proses pembangunan menginformasikan persentase pembangunan sudah mencapai berapa persen kepada bagian finance dan accounting. Informasi tersebut di input ke dalam sistem oleh bagian finance dan 48

18 accounting dan dapat di lihat di dalam rancangan laporan kontrak per proses yang terdapat pada aplikasi. Karena dari informasi mengenai persentase pembangunan yang ada dapat di buat invoice yang bertujuan untuk menagih dan mengakui adanya pendapatan. 3. Informasi mengenai invoice-invoice yang masih belum dilunasi yang dapat di lihat pada rancangan laporan invoice belum lunas berdasarkan kontrak pada aplikasi yang telah dibuat. 4. Informasi mengenai kontrak-kontrak yang telah diperoleh dalam suatu periode yang dapat dilihat pada rancangan laporan kontrak per periode pada aplikasi yang telah di buat. 5. Informasi mengenai tambahan pembangunan yang dilakukan di luar perjanjian kontrak yang telah disepakati yang dapat dilihat pada rancangan laporan variation order per kontrak pada aplikasi yang telah di buat. 49