BAB 3. perusahaan dagang, dimana perusahaan tersebut bergerak di bidang sparepart otomotive.

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SIS TEM YANG S EDANG BERJALAN 1.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Kartika Agung Fersindo berdiri mulai dari tahun 1998 yang merupakan perusahaan dagang, dimana perusahaan tersebut bergerak di bidang sparepart otomotive. Pada tahun 2007 pada Kartika Agung Fersindo berubah menjadi CV. Kartika Agung Fersindo. Lalu pada tahun 2010 CV. Kartika Agung Fersindo berubah menjadi PT. Kartika Agung Fer sindo yang tujuannya untuk meluaskan bisnis yang ber gerak sebagai pabrik pem buat Steel Part dan Stamping untuk kendaraan bermotor seperti screw, nut, bracket, dan lainnya. Berbadan hukum dengan Akte Notaris no : 01. Tanggal 15 Juli 2010 dan Notaris yang bersangkutan bernama : Aristiawan Dwi Putranto, SH, M. Kn Visi dan Misi Perusahaan Visi PT Kartika Agung Fersindo Kartika Agung Fersindo: Kami karyawan dan karyawati PT.Kartika Agung Fersindo sepakat untuk menjadikan pabrik ini menjadi pabrik yang sangat kami banggakan dengan memelihara kualitas, produktifitas dan efisiensi dari segala bidang pekerjaan. 46

2 47 Kartika Agung Fersindo: Kami karyawan dan karyawati PT.Kartika Agung Fersindo berkomitmen untuk membuat barang dengan kualitas tinggi, harga terjangkau, pengiriman yang tepat baik jumlah dan waktu Misi PT Kartika Agung Fersindo Kartika Agung Fersindo: Komitmen kami adalah mengutamakan kepuasan pelanggan dengan jalan memproduksi barang yang bermutu tinggi, harga yang sesuai dan ramah lingkungan, serta pengiriman yang tepat baik waktu maupun jumlah. 1.2 Struktur O rganisasi dan Uraian Tugas Struktur Organisasi Penting bagi perusahaan memiliki strukt ur organisasi karena dengan strukt ur organisasi yang baik, tugas-tugas akan digolongkan sedemikian rupa agar dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, terarah dan terawasi, serta hasilnya terkendali. Dimana struktur organisasi ini fungsinya unt uk memperlihatkan tugas, tanggung jawab dan wewenang tiap individu pada perusahaan tersebut serta hubungan dan posisi masing-masing individu agar tercipta suatu kerja sama yang baik antar divisi dalam perusahaan.

3 48 Komisaris Direktur Manager Office Kepala Pabrik Bagian Personalia Bagian Gudang Bagian Keuangan Bagian Produksi Bagian Akuntansi Bagian Pemeliharaan Bagian Penjualan Bagian Pembelian GAMBAR 3.1 Struktur Organisasi (sumber : PT. Kartika Agung Fersindo)

4 Uraian Tugas Dalam menjalankan suat u usaha, setiap perusahaan selalu berusaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pencapaian tujuan tersebut membutuhkan kerjasama antar individu dalam perusahaan, baik secara vertical maupun secara horizontal. Agar kerjasama tersebut berjalan dengan baik, lancar dan tepat maka perlu adanya pem bagian t ugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing divisi perusahaan yang terencana dalam suatu struktur organisasi perusahaan. tersebut : Berikut adalah uraian t ugas pada masing-masing devisi dalam perusahaan 1. Komisaris a. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-badan lainnya diluar perusahaan b. Menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan serta melakukan pengawasan dan pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan operisional perusahaan, mengadakan perencanaan keuangan dan mengurus masalah gaji dan kesejahteraan karyawan. c. Mengangkat, meminta pertangung-jawaban dan memberhentikan para manager. d. Mengontrol dan mendukung kegiatan semua manajer dan mengevaluasi hasil kerja. 2. Direkt ur a. Mengotorisasi PO yang diterima dari pelanggan dan karyawan.

5 50 b. Mengontrol keefektifan dari pekerjaan karyawan secara keseluruhan. c. Mengambil keputusan yang sangat diperlukan saat itu juga (real time). 3. Kepala Pabrik a. Membuat briefing pagi bersama karyawan lainnya. b. Memberikan arahan kerja kepada operator. c. Mengontrol hasil produksi yang sedang berjalan. d. Melakukan pengecekan dyes dan layout produksi. 4. Manager Office a. Menerima order dari pelanggan melalui telepon, fax, , maupun datang langsung ke kantor. b. Menawarkan order kepada pelanggan baru sesuai dengan harga yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. 5. Personalia a. Mengatasi masalah karyawan terhadap perusahaan. b. Bertanggung jawab atas karyawan dan berwewenang memberikan surat peringatan kepada karyawan yang bermasalah. 6. Bagian Keuangan a. Membuat laporan, invoice, dan fakt ur pajak b. Mengurus gaji karyawan

6 51 7. Bagian Akuntansi a. Membuat perencanaan keuangan untuk keperluan perusahaan seperti, bayar telepon, bayar gaji karyawan, bayar uang bensin, bayar lembur, dan segala kebut uhan perusahaan. b. Membuat perencanaan pembayaran hutang / piutang perusahaan dengan perusahaan lain. c. Memberikan laporan keuangan dengan lengkap dan benar kepada pimpinan perusahaan. 8. Bagian Penjualan a. Menawarkan order kepada pelanggan baru sesuai dengan harga yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. b. Bertanggung jawab kepada pelanggan mengenai order. c. Menerima order dari pelanggan melalui telepon, fax, , maupun datang langsung ke kantor. 9. Bagian Pembelian a. Bertanggung jawab terhadap pem bekian material yang dibutuhkan b. Mencari supplier yang memiliki harga yang sesuai dengan kebut uhan 10. Bagian Gudang a. Mengat ur arus keluar masuk bahan baku. b. Mengat ur arus keluar masuk barang setengah jadi.

7 52 c. Mengat ur arus keluar masuk barang jadi. d. Memelihara barang yang terdapat di gudang. 11. Bagian Produksi a. Bert ugas untuk melakukan proses produksi sesuai dengan perintah kerja. b. Menghasilkan suatu produk yang berkualitas dan sesuai dengan target yang diharapkan. 12. Bagian Pemeliharaan a. Memperbaiki dan menjaga / merawat mesin b. Menjaga dan bertanggung jawab atas kondisi peralatan c. Mengecek keadaan kondisi mesin 1.3 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Proses Bisnis yang sedang Berjalan Proses bisnis dimulai ketika pelanggan memesan barang dengan mengirimkan Purchase Order (PO) dan diterima oleh Kepala Pabrik. Kepala Pabrik akan mengotorisasi PO tersebut dan dibuat 2 rangkap, rangkap 1 dikiriim ke Bagian Pembelian dan rangkap 2 diarsip.

8 53 Bagian Pembelian akan mengatur pembelian bahan baku berdasarkan PO yang diberikan oleh Kepala Gudang. Bagian Pembelian membuat Sales Order sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 dikirim ke pemasok dan rangkap 2 diarsip. Setelah bahan baku dikirim oleh pemasok, Bagian Gudang akan memeriksanya dan mencocokan dengan SJ dari pemasok tersebut. Ketika barang dinyatakan baik dan sesuai, barang siap dimasukkan ke gudang atau langsung diberikan kepada Bagian Produksi. Saat Bagian Produksi akan memulai proses pembuatan bracket, maka Bagian Produksi akan mengambil bahan baku dari gudang. Setelah proses produksi selesai, barang setengah jadi akan dikirim ke rekanan unt uk proses platting. Bagian Produksi membuat Surat Jalan sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 dikirim ke rekanan dan rangkap 2 diarsip. Rekanan akan mengirimkan barang hasil platting ke Bagian Gudang beserta Surat Jalan. Bagian Gudang akan memeriksa barang hasil platting beserta Surat Jalan dan setelah dinyatakan baik dan sesuai, maka barang hasil platting dimasukkan ke gudang dan siap untuk dikirim ke pelanggan.

9 Rich Picture proses bisnis yang sedang berjalan Gambar 3.2. Rich Picture proses bisnis yang sedang berjalan

10 Event Table EVENT INTERNAL AGENT STARTS WHEN ACTIVITIES Mengotorisasi PO. Kepala Pabrik. Setelah menerima Menerima PO, PO pelanggan. dari mengotorisasi PO, dan menggandakannya menjadi 2 rangkap, rangkap 1 dikirim ke Bagian Pembelian dan rangkap 2 diarsip. Memesan bahan Bagian Pembelian. Setelah menerima Menerima PO rangkap 1. baku. PO rangkap 1 dari Membuat order pesanan Kepala Pabrik. 2 rangkap, rangkap 1 dikirim ke pemasok dan rangkap 2 diarsip. Menyimpan bahan Bagian Gudang. Setelah bahan Mengecek bahan baku baku. baku yang dipesan dan Surat Jalan dari sudah sampai di pemasok. Menyimpan gudang. bahan baku ke gudang. Mengirimkan bahan baku ke Bagian

11 56 Produksi. Membuat pesanan Bagian Produksi. Setelah menerima bar ang dari Bagian Gudang. Menerima barang dari bagian gudang. Memproduksi bracket. Mengirim barang kepada rekanan (platting) dan membuat Surat Jalan sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diberikan ke rekanan dan rangkap 2 diarsip. Menyimpan barang Bagian Gudang. Setelah menerima Menerima dan hasil platting bar ang hasil memeriksa barang hasil platting dari platting beserta Surat rekanan. Jalan. Memasukkan bar ang hasil platting ke gudang. Table 3.1 Event Table

12 Overview Activity Diagram Pelanggan Kepala Pabrik Bagian Pembelian Pemasok Bagian Gudang Bagian Produksi Rekanan Me mesa n_ brg {PO} O torisasi_po Me mesa n_ BB {PO_ttd} {O rd e r} Mengirim_BB {SJ} Menyimpan_BB Membuat_pesanan {SJ} Platting Me ny impa n_ b rg _h sl_p lat t ing {S J} Tabel 3.2 Overview Activity Diagram Formulir dan Laporan Yang Digunakan Pada Sistem Yang Berjalan Pada proses bisnis yang berjalan saat ini, PT. Kartika Agung Fersindo menggunakan beberapa formulir untuk mendukung proses bisnisnya, diantaranya : 1. Surat Jalan untuk pengiriman ke Rekanan.

13 58 Surat ini berguna sebagai bukti pengiriman barang hasil produksi yang akan di-platting oleh Rekanan. Surat Jalan ini membuktikan bahwa sejumlah barang telah dikirim dan diterima oleh pihak Rekanan dan saat pengembalian nanti, Surat Jalan ini berguna untuk mengecek jumlah barang yang diterima kem bali oleh Bagian Gudang. 2. Surat Pemesanan Bahan Baku ke Pemasok Surat ini berguna untuk memesan bahan baku kepada pemasok. Setiap jenis bahan baku yang dibutuhkan akan dicant umkan di dalam surat ini termasuk tempo pembayaran, tanggal pengiriman yang dikehendaki, dan keterangan lainnya Workflow Diagram Actor Activities I. Mengotorisasi PO Kepala Pabrik 1. Menerima PO dari pelanggan. 2. Mengotorisasi PO. 3. Menggandakan PO menjadi 2 rangkap. 4. Mengirimkan PO rangkap 1 ke Bagian Pembelian. 5. Mengarsip PO rangkap 2.

14 59 Actor Activities II. Memesan Bahan Baku Bagian Pembelian 6. Menerima PO rangkap 1 dari Kepala Pabrik. 7. Membuat Surat Order 2 rangkap. 8. Mengirimkan Sales Order rangkap1 ke pemasok. 9. Mengarsip Sales Order rangkap 2. III. Menyimpan Bahan Baku. Bagian Gudang 10. Mengecek SJ dan bahan baku yang diterima dari pemasok. 11. Memasukkan bahan baku ke gudang. 12. Mengirimkan bahan baku ke Bagian Produksi. IV. Membuat Pesanan Bagian Produksi 13. Menerima barang dari Bagian Gudang. 14. Memproduksi bracket. 15. Mengirim barang setengah jadi kepada rekanan untuk proses platting. 16. Membuat Surat Jalan 2 rangkap, rangkap 1 dikirim ke rekanan dan rangkap 2 diarsip.

15 60 Actor Activities V. Menyimpan barang hasil platting Bagian Gudang 17. Menerima dan memeriksa barang hasil platting dari rekanan. 18. Memasukkan barang hasil platting gudang. Table 3.3 Workflow Diagram Analisis Hasil Temuan Survey Temuan I Kurangnya laporan yang dihasilkan perusahaan seperti Laporan Hasil Produksi, dan Laporan Biaya Produksi Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p5) laporan berisi informasi yang merupakan keluaran system akuntansi. Laporan dapat berbent uk hasil cetak computer dan tayangan pada layar monitor computer. Menurut Mulyadi (2001, p426) Kartu Harga Pokok Produk merupakan buku pembantu yang merinci biaya produksi (biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik ) yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu, dan merupakan rincian rekening kontrol barang dalam proses buku besar. Menurut Mulyadi (2001, p426) Kart u biaya merupakan buku pembantu yang merinci biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan

16 61 umum, dan biaya pemasaran. Sebab Proses yang masih berjalan secara manual membuat perusahaan tidak menerapkan ketentuan unt uk membuat Laporan HPP dan biaya produksi, terlebih lagi kurangnya tenaga ahli unt uk melakukan perhitungan. Akibat Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan karena tidak terdapat laporan yang dapat mendukung dalam proses pem buatan keputusan. Rekomendasi Menggunakan sistem terkomputerisasi unt uk membuat Laporan Hasil Produksi dan Laporan Biaya Produksi tanpa perlu menambah tenaga ahli untuk melakukan perhitungan. Tabel 3.4 Analisis Hasl Temuan Survey I Temuan II Kriteria Form atau Laporan masih dibuat dan di isi secara manual Menurut Mulyadi (2001, p76) pemakaian formulir electronic merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan sata electronic. Manfaatnya : tidak pernah kehabisan form ulir, tidak ketinggalan jaman, mengefesienkan form, kecepatan pengisian form, menghindari penggunann form yang salah, memudhkan copy form, menghindari data yang mengambang.

17 62 Sebab Karena pihak perusahaan belum memiliki kesadaran mengenai besarnya peranan teknologi dalam mempermudah dalam proses bisnis perusahaan. Akibat Kinerja perusahaan menjadi lebih lam bat dan kerap kali di temukan adanya kesalahan yang terjadi karena human error. Rekomendasi Membuat sistem terkomputerisasi. Tabel 3.5 Analisis Hasil Temuan Survey II Temuan III Kurangnya dokumen pendukung yaitu Tanda Terima Bahan Baku, Surat Pengeluaran Bahan Baku Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p78) Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekam terjadinya transaksi. Jadi setiap ada transaksi yang terjadi, sebaiknya di buatkan formulir. Sebab Setiap kali memasukan bahan baku ke dalam gudang, tidak ada pencatatan secara akurat mengenai jumlah bahan baku yang diterima dan dikeluarkan kembali. Akibat Tidak diketahui jumlah bahan baku yang masih tersedia dalam gudang dan ketika dibutuhkan bahan baku tersebut telah habis dan diperlukan pemesanan kembali kepada pemasok sehingga dapat menunda proses produksi. Rekomendasi Membuat dokumen pendukung yaitu Surat Pembelian Bahan Baku, Surat

18 63 Penerimaan Bahan Baku, Surat Pengeluaran Bahan Baku guna mengetahui tanggal dan waktu masuknya bahan baku, dan jumlah bahan baku yang di keluarkan sehingga mengetahui jumlah bahan baku masih tersedia dalam gudang. Tabel 3.6 Analisis Hasil Temuan Survey III 1.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Informasi yang dibut uhkan antara lain : 1. Sales Oder (SO) Dokumen ini berguna sebagai dasar bagi Bagian Pembelian unt uk melakukan pembelian bahan baku dan juga menjadi dasar bagi Kepala Gudang untuk membuat SPK. Sales Order dibuat oleh Bagian Penjualan dengan mengacu pada Purchase Order yang dikirimkan oleh pelanggan. 2. Estimasi Biaya Pesanan Dokumen anggaran dibuat oleh Kepala Pabrik untuk membuat anggaran produksi setiap pesanan. Anggaran ini berguna sebagai alat pembanding terhadap biaya aktual yang terjadi setelah proses produksi selesai. 3. Order Bahan Baku Merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Pem belian untuk memesan bahan baku yang dibutuhkan unt uk proses produksi kepada pemasok.

19 64 4. Surat Masuk Bah an Bak u ( SM BB) Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang ketika bahan baku dari pemasok sudah diterima dengan baik. SMBB dibuat dengan mengacu kepada Surat Jalan yang diberikan oleh pemasok yang selanjutnya dokumen ini akan digunakan oleh Kepala Pabrik sebagai landasan dalam membuat SPK. 5. Surat Perintah Kerja (SPK) Dokumen ini dibuat oleh Kepala Pabrik setelah mendapatkan SO dari Bagian Penjualan dan SMBB dari Bagian Gudang. Dengan adanya SPK ini, maka bahan baku dari gudang bisa dikeluarkan dan proses produksi pun dapat seger a dimulai. 6. Surat Keluar Bah an Bak u ( SKBB) Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang ketika bahan baku keluar dari gudang untuk masuk ke dalam proses produksi. SKBB dibuat ber dasarkan SPK dari Kepala Pabr ik dan ber guna sebagai bukti pengeluaran bahan baku dari gudang. 7. Surat Perintah Platting (SPP) Setelah proses produksi selesai, Bagian Produksi langsung membuat Surat Perintah Platting berdasarkan SPK dari Kepala Pabrik. Dokumen ini berguna untuk melakukan proses platting. Dengan adanya SPP, maka Rekanan baru dapat mengerjakan proses platting sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

20 65 8. Surat Produk Jadi (SPJ) Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang sebagai bukti bahwa barang jadi sudah dikemas dan siap dikirim kepada pelanggan. Dokumen ini berguna sebagai dasar proses pengiriman yang dilakukan oleh kurir. 9. Laporan Biaya per Pesanan Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan yang berisi biaya-biaya produksi untuk pem buatan bracket, meliputi biaya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead lainnya. Laporan ini pun berguna bagi manajemen sebagai dasar dalam pengam bilan keput usan yang berkaitan dengan biaya-biaya pabrik. 10. Laporan Analisa Pesanan per Pelanggan Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan untuk menampilkan jumlah pesanan dari setiap pelanggan dalam suat u periode tertentu. Laporan ini berguna bagi pihak manajemen dalam melakukan pengambilan keput usan maupun kebijakan perusahaan.