BAB 4 EVALUASI DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB 4 EVALUASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Perencanaan Evaluasi Ada beberapa alasan mengapa harus dibuat perencanaan yang baik sebelum melakukan evaluasi yaitu memperoleh bahan bukti yang cukup, mengidentifikasi kelemahan dan menghindari salah pengertian dengan pihak terkait. Pada perencanaan evaluasi, tahap-tahap yang dilakukan adalah ruang lingkup evaluasi, tujuan pelaksanaan evaluasi, pengumpulan bukti `Ruang Lingkup Evaluasi Ruang lingkup pengendalian internal atas pengeluaran dan penerimaan barang pada PT HERO Supermarket dibatasi pada hal-hal berikut ini : a) Mengidentifikasi kelemahan Pengendalian internal terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang pusat PT Hero Supermarket. dapat dikelola dengan efisien, ekonomis, dan efektif. b) Menganalisis dan mengevaluasi atas prosedur yang berjalan c) Merumuskan rekomendasi atas pengendalian internal pengeluaran dan penerimaan barang. 66

2 4.1.2 Tujuan Pelaksanaan Evaluasi Tujuan pelaksanaan evaluasi adalah untuk melihat keandalan sistem pengendalian intern terhadap sistem informasi akuntansi PT Hero Supermarket khususnya pada bagian persediaan barang dagangan Pengumpulan Bukti Pengumpulan bukti dapat dilakukan dengan cara melakukan wawancara, dan studi dokumentasi. Adapun sumber informasi yang diperoleh hanya terbatas pada pihak External Public Relation PT Hero Supermarket saja karena tidak ada akses untuk melakukan wawancara langsung dengan pihak terkait dan karena adanya batasan-batasan dalam melakukan penelitian terhadap PT Hero Supermarket. a. Wawancara Pelaksanaan wawancara dilakukan dengan menghubungi External Public Relation. Pertanyaan yang ditanyakan seputar prosedur dan tata laksana sistem informasi manajemen persediaan yang dijalankan setiap harinya. b. Studi Dokumentasi Pengumpulan bukti juga dilakukan dengan mengevaluasi dokumendokumen sumber yang diberikan oleh pihak perusahaan. 67

3 4.2. Evaluasi Penerapan Pengendalian Internal Pada Prosedur Penerimaan Barang Setiap harinya, bagian gudang akan mengecek stok barang yang tersedia ke dalam database Ms_Barang dan membuat laporan persediaan barang secara periodik. Jika barang yang telah mencapai Re-Order Point (ROP) bagian pembelian akan menginput Surat Rencana Pembelian (SRP) ke dalam database yang telah tersedia dimana data tersebut akan tersimpan langsung ke dalam Tr_SRP. Manager Accounting akan memeriksa data rencana pembelian tersebut untuk di otorisasi. Status rencana pembelian tersebut berubah menjadi telah di otorisasi, dan disimpan oleh bagian pembelian. Setelah rencana pembelian telah diotorisasi, bagian pembelian akan langsung memilih beberapa pemasok dengan menginput Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) ke dalam database yang telah tersedia dimana data tersebut akan tersimpan langsung ke dalam Tr_SPPH. Umumnya surat permintaan penawaran harga dicetak 2 rangkap, dimana rangkap 1 akan dikirimkan ke pemasok baik melalui fax atau surat dan rangkap 2 akan di arsipkan. Surat Penawaran Harga (SPH) dikirim pemasok ke bagian pembelian. Bagian pembelian akan melakukan seleksi dengan persetujuan dari Manager Accounting dan General Manager. Kemudian menginput Purchase Order ke dalam database yang telah tersedia. Umumnya purchase order dicetak sebanyak 3 rangkap dimana rangkap 1 akan diberikan ke pemasok terpilih baik melalui fax atau surat, rangkap 2 akan diberikan bagian keuangan dan rangkap 3 akan diarsipkan 68

4 Barang yang di kirim dari pemasok akan disertai surat jalan 3 rangkap ke bagian penerimaan. Bagian penerimaan akan mengakses data purchase order berdasarkan nomor purchase order yang terdapat pada surat jalan dari pemasok untuk dicocokan dengan data barang yang dicatumkan di surat jalan. Apabila sesuai, bagian penerimaan akan menandatangani surat jalan rangkap 3 tersebut dimana rangkap 1 akan dikirimkan kembali ke pemasok, rangkap 2 diserahkan ke bagian akuntansi dan rangkap 3 akan diarsipkan. Bagian penerimaan akan menginput Surat Tanda Terima Barang Pusat (STTBP) ke dalam database yang telah tersedia dimana data tersebut akan tersimpan langsung ke Tr_STTBP. Bersadarkan surat tanda terima barang pusat tersebut, sistem akan langsung mengupdate stok barang pada Ms_Barang dan mengupdate purchase order. Setelah barang diterima, bagian penerimaan akan mengecek kondisi barang. Pengecekan barang biasanya dilakukan 1-3 hari, bila terdapat barang tidak layak, maka bagian penerimaan akan membuat catatan daftar retur untuk diserahkan bersamaan dengan barang ke bagian pembelian. Setelah itu, bagian pembelian akan menginput bukti retur ke dalam database yang telah tersedia dimana data tersebut akan tersimpan langsung dalam Tr_Retur. Umumnya bukti retur dicetak 4 rangkap oleh bagian pembelian, dimana bukti retur rangkap 1 serta barang yang diserahkan ke pemasok melalui supir. Umumnya pemasok akan mengirimkan kembali barang yang sama. Kemudian bagian pembelian akan memberikan bukti retur rangkap 2 ke bagian gudang, rangkap 3 ke bagian keuangan dan rangkap 4 diarsipkan. 69

5 Adapun evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi penerimaan ini meliputi: 1. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan 2. Evaluasi terhadap prosedur penerimaan 3. Evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan 4. Evaluasi terhadap prosedur pelaporan Evaluasi Terhadap Dokumen Yang Digunakan Dari hasil evaluasi ditemukan beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan barang, yaitu terdiri dari: 1. Surat Rencana Pembelian (SRP). Surat rencana pembelian ini di buat oleh bagian pembelian. Surat ini kemudian dikirimkan ke Manager Accounting untuk di otorisasi. Surat rencana pembelian dicetak sebanyak 1 rangkap yaitu untuk bagian pembelian sendiri, dimana setelah disetujui oleh manager accounting, bagian pembelian akan mulai menjalankan rencana pembelian. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH). Surat permintaan penawaran harga dibuat oleh bagian pembelian dan kemudian dikirimkan ke supplier, isinya berupa penawaran harga jenis barang yang ingin dipesan. Surat permintaan penawaran harga dicetak sebanyak 2 rangkap. 70

6 3. Purchase Order. Purchase order atau pesanan pembelian dicetak oleh bagian pembelian setelah bagian pembelian telah memutuskan untuk melakukan pembelian barang kepada supplier bersangkutan. Purchase order berisi sejumlah barang yang akan dipesan oleh bagian pembelian. Purchase order dicetak sebanyak 3 rangkap 4. Surat Jalan. Surat jalan berisi mengenai informasi jenis dan jumlah barang yang dikirim dari supplier. Dalam surat jalan ini, supplier mencantumkan berapa jumlah barang yang telah masuk kedalam pengiriman (shipping), tanggal pengiriman dan lainnya. 5. Surat Tanda Terima Barang Pusat. Surat ini dicetak oleh bagian penerimaan sebagai bukti bahwa telah menerima sejumlah barang sesuai dengan pesanan yang terdapat di purchase order. Surat tanda terima barang pusat ini dikirmkan dari bagian penerimaan ke supplier yang bersangkutan. 6. Purchase Return. Purchase return dicetak oleh bagian pembelian atas laporan dari bagian penerimaan terhadap sejumlah barang yang diperiksa kemudian dikirimkan ke supplier. Purchase return ini berisi pemberitahuan pengembalian barang 71

7 tertentu dalam kondisi yang tidak baik atau rusak yang diterima oleh bagian penerimaan Evaluasi Terhadap Prosedur Penerimaan Dari hasil evaluasi terhadap prosedur penerimaan diketahui bahwa bagian penerimaan mempunyai fungsi dan peran yang berbeda dengan bagian gudang. Bagian penerimaan berfungsi untuk melakukan Quality Control terhadap barang yang diterima dari supplier. Fungsi dari quality control ini adalah untuk mengecek kondisi fisik barang yang akan dimasukkan kegudang, jika terdapat kerusakkan barang maka akan dilakukan proses pengembalian barang atau retur barang. Bagian gudang berfungsi untuk menentukan stok minimum dan re-order point serta menyimpan barang sesuai dengan kode barang yang tersedia. Jika barang telah mencapai titik stok minimum atau re-order point maka bagian gudang akan melakukan pemberitahuan atau konfirmasi ke bagian pembelian untuk melakukan pemesanan terhadap barang yang ditentukan. Pada musim tertentu seperti idul fitri, natal dan tahun baru, bagian pembelian akan melakukan pembelian barang dalam jumlah yang sangat banyak yang melebihi limit digudang untuk mencegah terjadinya stok out, bagian penerimaan akan menerima barang yang banyak dan hal ini menyebabkan terjadinya penumpukkan barang digudang Evaluasi Terhadap Pengendalian Yang Diterapkan Dari hasil evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan diketahui bahwa untuk setiap jenis pengendalian seperti pengendalian terhadap otorisasi transaksi, 72

8 pengendalian terhadap pengawasan barang, pengendalian terhadap fungsi dan wewenang setiap bagian sudah dilaksanakan dengan baik. Untuk pengendalian terhadap otorisasi transaksi sudah dilakukan sesuai dengan prosedur yang ada dimana ketika perencanaan terhadap suatu kegiatan telah diotorisasi sesuai dengan pihak yang terkait. Setelah dilakukan otorisasi, bagian bersangkutan akan melaksanakan perencanaan kegiatan tersebut. Pada pengendalian pengawasan barang, pengawasan telah dilakukan pada saat menerima barang dari supplier, fungsi pengawasan disini untuk menghindari terjadinya fraud seperti pencurian terhadap barang ketika penurunan barang dan memasukkan barang digudang, pengawasan juga telah dilakukan pada saat melakukan rencana pembelian, dimana penelusurannya disesuaikan dengan melihat kondisi gudang terhadap suatu jenis barang tertentu yang akan dilakukan pemesanan. Pada pengendalian fungsi dan wewenang setiap bagian telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang ada dimana untuk bagian pembelian, bagian penerimaan, bagian gudang dan bagian akuntansi telah dipisah sesuai dengan fungsi dan wewenang setiap bagian. Pengambilan keputusan juga tidak dirangkap oleh satu bagian lagi contohnya seperti bagian penerimaan dan bagian gudang Evaluasi Terhadap Prosedur Pelaporan Dari hasil evaluasi terhadap prosedur pelaporan diketahui bahwa gudang mempunyai laporan persediaan barang yang dibuat secara berkala. Laporan ini membahas mengenai jenis barang, ukuran barang, status barang dan jumlah barang. Laporan ini berfungsi untuk memberikan data terhadap persediaan digudang sehingga dapat diketahui kondisi dan jumlah barang yang ada digudang. Laporan persediaan 73

9 barang digudang penting untuk mengetahui keadaan jenis barang setiap saat, sehingga ketika terjadi minimum stok terhadap suatu barang, bagian-bagian yang terkait dalam mengambil langkah untuk melakukan pemesanan barang Evaluasi Penerapan Pengendalian Internal Pada Prosedur Pengeluaran Barang Penentuan pengiriman barang dari gudang pusat ke outlet tergantung dari jumlah pesanan outlet. Bagian gudang outlet Hero Supermarket akan mengirimkan Surat Permintaan Barang (SPB). Surat permintaan barang dicetak 2 rangkap dan disimpan dalam Tr_SPB, rangkap 1 di kirim ke bagian gudang pusat dan rangkap 2 di simpan oleh bagian gudang outlet sebagai catatan barang apa saja yang dipesan. Lalu bagian gudang pusat akan menginput pesanan dari outlet Hero Supermarket ke dalam data di Ms_Barang dan melihat stok di gudang apakah mencukupi pesanan atau tidak. Kalau mencukupi bagian gudang pusat akan membuat Bukti Pengeluaran Barang (BPB) dan dan bukti tersebut di input dalam Tr_BPB. Bukti pengeluaran barang di cetak 1 rangkap dan di simpan oleh bagian gudang pusat. Barang akan dikirim ke outlet bersamaan dengan picking list. Picking List akan disimpan di Tr_PL dan mengupdate Ms_Barang (Secara otomatis jumlah barang yang tersedia di gudang pusat akan berkurang). Setelah barang siap untuk di kirim, bagian gudang akan memuat Delivery Order dan mengirim barang ke outlet Hero Supermarket. Picking List dicetak 2 rangkap, rangkap 1 di simpan bagian gudang pusat dan rangkap 2 dikirim bersamaan barang ke gudang outlet. Sedangkan delivery order di cetak 3 rangkap, rangkap 1 disimpan bagian gudang pusat, rangkap 2 dikirim bersamaan barang yang dipesan 74

10 gudang outlet dan rangkap 3 akan di simpan bagian akuntansi pusat. Apabila barang telah sampai ke outlet, maka bagian gudang outlet akan mengkonfirmasi jumlah yang yang diterima dengan bagian gudang pusat. Kalau barang yang dipesan telah sesuai, maka bagian gudang outlet akan menginput Surat Tanda Terima Barang Outlet (STTBO) dan kemudian dicetak 2 rangkap, rangkap 1 di pegang bagian gudang outlet, rangkap 2 diberikan Bagian akuntansi outlet. Apabila bagian gudang outlet merasa barang yang dikirim tidak sesuai ataupun kurang, maka bagian outlet akan mengembalikan rangkap picking list rangkap 1 dan delivery order rangkap 1 bersamaan dengan barang yang di retur. Bagian gudang pusat akan menerima 1 rangkap picking list beserta 1 rangkap delivery order bersamaan dengan barang yang di retur, kemudian bagian gudang akan mengirimkan kembali barang pengganti yang sejenis beserta 1 rangkap picking list dan delivery order yang telah diotorisasi atas retur barang yang rusak. Berdasarkan pengiriman bagian gudang outlet menginput data retur barang kedalam surat tanda terima barang outlet. Adapun evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi pengeluaran ini meliputi: 1. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan 2. Evaluasi terhadap prosedur pengeluaran 3. Evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan 4. Evaluasi terhadap prosedur pelaporan 75

11 4.3.1 Evaluasi Terhadap Dokumen Yang Digunakan Dari hasil evaluasi ditemukan beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam prosedur pengeluaran barang, yaitu terdiri dari: 1. Surat Permintaan Barang (SPB). Surat permintaan barang dibuat oleh bagian gudang outlet Hero Supermarket. Surat permintaan barang ini berisi sejumlah permintaan pesanan barang dari gudang pusat untuk dikirimkan ke gudang outlet. 2. Bukti Pengeluaran Barang. Bukti pengeluaran barang di cetak oleh bagian gudang pusat terkait dengan pengeluaran barang untuk dikirimkan ke gudang outlet Hero Supermarket. Bukti pengeluaran barang berisi jenis barang dan jumlah barang yang dikirimkan ke gudang outlet. 3. Picking List. Picking List merupakan dokumen bukti bahwa barang yang dipesan telah dilakukan pengiriman. 4. Delivery Order. Delivery order merupakan dokumen pengiriman barang dari gudang pusat ke gudang outlet Hero Supermarket. 5. Surat Tanda Terima Barang Outlet (STTBO). Surat tanda terima barang outlet merupakan dokumen bukti bahwa barang telah diterima sesuai dengan pesanan. 76

12 4.3.2 Evaluasi Terhadap Prosedur Pengeluaran Dari hasil evaluasi terhadap prosedur pengeluaran diketahui bahwa bagian gudang pusat dan bagian gudang outlet mempunyai tugas yang sama yaitu mengecek kondisi fisik, jumlah stok barang di gudang dan menyimpan barang digudang. Prosedur pengeluaran Hero Supermarket dimulai dari pemesanan barang dari outlet supermarket, pemesanan kemudian diterima oleh bagian gudang, bagian gudang akan mempersiapkan sejumlah barang yang diminta sesuai pesanan. Jika barang yang dipesan telah sesuai dengan yang dipersiapkan maka bagian gudang akan melakukan pengiriman barang ke outlet supermarket. Setelah barang diterima oleh bagian outlet supermarket maka bagian outlet akan membuat bukti penerimaan barang yang menjelaskan bahwa barang yang diminta telah diterima dalam kondisi baik. Jika terdapat barang yang rusak selama perjalanan maka barang tersebut akan dikembalikan kegudang pusat (retur pengeluaran) Evaluasi Terhadap Pengendalian Yang Diterapkan Dari hasil evaluasi terhadap pengendalian pengeluaran, Bagian gudang merangkap sebagai bagian pengeluaran. Bagian gudang yang melihat stok barang, mengeluarkan barang dan melakukan pengiriman sampai di gudang outlet. Pengendalian yang telah diterapkan sudah cukup baik, adanya koordinasi yang baik antara gudang pusat dan gudang outlet sehingga menghasilkan informasi yang akurat. Bagian gudang outlet akan mengkonfirmasi bagian gudang pusat bahwa barang yang tiba sejumlah yang dipesan dan sesuai dengan picking list dan delivery order. 77

13 Gudang pusat PT Hero Supermarket sering mengalami adanya minimum stok dan stock out yang memperlambat arus persediaan barang digudang. Kondisi ini sering menimbulkan permasalahan pengiriman pada outlet-outlet Hero Supermarket. Permasalahan terjadinya minimum stok dan stok out dikarenakan pengendalian internal terhadap barang sangat lemah. Prosedur penentuan stok minimum dinilai kurang efektif sehingga menyebabkan terjadinya stok out Evaluasi Terhadap Prosedur Pelaporan Dari hasil evaluasi terhadap prosedur pelaporan diketahui bahwa bagian gudang pusat yang mencetak surat pengeluaran barang dan surat jalan. Dari melihat stok di gudang sampai mengeluarkan barang dan melakukan pengiriman ke outlet. Surat pengeluaran barang dan surat jalan diberikan pada bagian pengiriman bersamaan dengan barang yang akan dikirim. Bagian gudang akan membuat laporan pengeluaran barang yang dilakukan secara periodik dimana selama waktu tertentu dicatat berapa jumlah barang yang keluar yang dikirimkan kegudang outlet Hero Supermarket. 4.4 Laporan Atas Temuan Pengendalian Internal dan Rekomendasi Temuan pengendalian internal atas penerimaan dan pengeluaran barang adalah 1. Adanya penumpukan di Gudang Pusat PT Hero Supermarket khususnya pada saat hari raya (natal dan lebaran) atau hari-hari khusus. Penumpukan barang terjadi pada saat musim tertentu (natal atau lebaran) dan hari hari khusus. Ini terjadi karena bagian pembelian melakukan permintaan 78

14 barang yang banyak untuk mencegah terjadinya kekurangan barang di outlet. Penumpukan ini mengakibatkan bagian gudang kewalahan dalam mengatur barang. Barang tidak tersusun rapi, penempatan untuk setiap jenis barang menjadi tidak sesuai dan resiko terjadinya kerusakan barang juga sangat tinggi. Kondisinya barang yang dipesan dalam jumlah banyak akan melebihi batas limit stok digudang, kemudian kelebihan barang ini akan ditempatkan dalam satu tempat sehingga semua jenis barang dan jumlahnya dijadikan dalam satu tempat. Pada saat pengambilan barang, barang dari penumpukan akan tersusun sembarang dan tidak rapi dan setiap barang dapat menimpa barang lainnya dan beresiko kerusakkan pada barang tersebut. Akibat dari penumpukan ini, barang menjadi mudah rusak dan tidak terkontrol dengan baik. Bagian gudang menjadi kewalahan dalam melakukan penyusunan barang yang tepat, selain itu akan ada tambahan biaya untuk pemeliharaan terhadap barang yang over stok. Biaya tambahan ini biasanya meliputi biaya perawatan termasuk pembersihan barang dari penumpukan. Penumpukkan barang ini beresiko kerugian pada perusahaan karena selain mudah rusak dan biaya pemerliharaan yang cukup tinggi, barang bisa beresiko cacat sehingga menjadi tidak layak untuk dijual. Biasanya retur barang dapat dilakukan apabila terdapat kerusakan pada barang ketika dilakukan pengiriman, bukan dari penumpukan digudang. Oleh karena itu sebaiknya PT Hero Supermarket sebaiknya menerapkan sistem forcasting dengan menggunakan perhitungan statistik untuk mengurangi penumpukan barang berdasarkan data historis dari siklus musiman yang diambil 79

15 dari data-data outlet Hero Supermarket. Sistem forcasting dihitung berdasarkan data penjualan pada tahun-tahun sebelumnya, perusahaan dapat mengetahui berapa rata-rata penjualan pada siklus musiman yang terjadi setiap tahun. Datadata tersebut kemudian diolah dengan menggunakan perhitungan statistik agar menghasilkan suatu informasi yang dapat digunakan sebagai dasar dari penentuan pesanan barang pada siklus musiman selanjutnya. Hal ini dapat mencegah terjadinya penumpukan yang beresiko kerusakan barang dan kerugian bagi perusahaan. 2. Adanya stock out digudang pusat PT Hero Supermarket. Stock out digudang pusat Hero Supermarket terjadi dikarenakan bagian gudang tidak memiliki suatu sistem kontrol yang layak terhadap persediaan barang. Kondisinya bagian gudang tidak melakukan suatu perhitungan yang layak untuk menentukan re-order point dan berapa jumlah stok minimum yang harus ada digudang. Gudang pusat Hero Supermarket seharusnya mempunyai indikator untuk jenis barang yang telah mencapai titik ROP atau titik pemesanan kembali sehingga ketika jenis suatu barang telah mencapai ROP, gudang sudah harus langsung melakukan pemesanan terhadap jenis barang yang bersangkutan. Gudang pusat mempunyai tingkat stok minimum yang dibandingkan dengan tingkat ROP, pada perbandingan ini sesuai dengan yang ditetapkan adalah 1:1,5. Perbandingan ini sebagai tolak ukur tingkat minimal persediaan yang harus ada digudang sebelum dilakukan pemesanan terhadap barang kepada supplier. 80

16 Penyebab utama terjadi stock out terhadap suatu barang adalah karena tidak adanya perhitungan yang tepat untuk stok minimum yang harus ditetapkan digudang, kemudian tidak adanya indikator terhadap stok minimum di sistem gudang pusat yang dilengkapi dengan perhitungan metode kuantitatif yang layak. Untuk mencegah terjadinya stock out pada persediaan barang digudang pusat Hero Supermarket maka perlu diterapkannya suatu perhitungan statistik dengan menggunakan metode statistik atau software yang dapat menghitung penentuan re-order point yang lebih baik dan dokumentasi yang dapat mengingatkan manajemen agar dapat mengurangi keterlambatan penerimaan barang. 3. Rentannya pencurian terhadap barang pada saat penerimaan barang dalam jumlah yang besar atau banyak. Penerimaan barang dalam jumlah yang besar akan membuat bagian penerimaan tidak dapat melakukan kontrol terhadap semua jenis persediaan yang masuk. Kondisinya ketika barang masuk ke bagian penerimaan maka bagian penerimaan ini akan melakukan quality control terhadap semua barang yang masuk. Dalam lingkugan seperti ini, persediaan barang yang masuk sangat rentan terhadap aksi pencurian karena barang dalam keadaan yang tidak tersusun (berantakan). Bagian penerimaan yang melakukan quality control hanya dapat menginspeksi barang-barang dan tidak memperhatikan keamanan 81

17 barang. Prosedur inspeksi yang tidak benar disertai dengan supervisi yang tidak memadai dapat menciptakan situasi kondusif bagi pencurian persediaan. Penyebab utama terjadinya pencurian terhadap barang adalah keadaan yang ramai dan berantakan pada saat penerimaan barang dalam jumlah yang besar. Bagian yang melakukan kontrol terhadap persediaan yang masuk adalah bagian penerimaan, setelah barang dilakukan quality control, maka barangbarang tersebut baru dimasukkan kedalam gudang pusat. Fungsi quality control adalah untuk memastikan kuantitas dan kondisi barang dari kerusakan, kecurian dan lainnya). Untuk mencegah terjadinya pencurian barang selama dalam masa quality control, maka perlu dilakukan perbaikan terhadap prosedur inspeksi barang yang lebih benar, perbaikan meliputi penetapan dan penambahan bagian pengawasan dalam melakukan pengawasan terhadap inspeksi barang yang masuk. Peningkatan fungsi keamanan meliputi pemasangan kamera pemantau di bagian penerimaan barang sehingga rekaman inspeksi barang dapat disimpan jika terjadi permasalahan atau pencurian barang untuk dijadikan sebagai bukti dalam pembahasan permasalahan. 82

18 4.5 Penerapaan Internal Control Corrective, Preventive dan Detective Dalam Penerimaan dan Pengeluaran 4.51 Corrective Bila terjadi dalam Kesalahan dalam jumlah, nama dan kode. apabila terdapat barang yang salah lalu barang di retur. Lgsg input di komputer Preventive Bagian penerimaan melakukan tindakan corrective dalam hal pemeriksaan fisik barang atas barang yang diterima pemeriksaan dokumen apakah sesuai dengan yang dipesan dan pemeriksaan antara dokumen (data terhubung dengan database) dengan fisiknya Detective - belum maksimal dalam stok out, belum ada indikator untuk mellihat stok minimum. Sabaiknya manajemen harus bikin laporan dan lihat keadaan di gudang. - Membuat peraturan yang tegas bahwa penerimaan barang hanya diterima oleh bagian penerimaan saja, bukan bagian lain. Hal ini untuk meminimalis pencuriaan barang dan masalah lain akubat penerimaan barang dalam jumlah yang besar. 4.6 Laporan Yang Dihasilkan Dari hasil analisis dan Evaluasi prosedur yang sedang berjalan, dihasilkan laporan-laporan antara lain : 83

19 1. Laporan Persediaan Barang Laporan ini menginformasikan jumlah persediaan barang yang ada pada gudang pada saat dilakukan pengecekan terhadap persediaan barang digudang setiap periodenya. Biasanya laporan persediaan barang dibuat secara periodik dan dilaporkan kepada bagian yang terkait atas laporan persediaan barang. 2. Laporan Penerimaan barang Laporan ini berisi informasi penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan. Dengan laporan ini dapat diketahui jumlah barang yang masuk ke gudang, dan jumlah barang yang dinilai tidak layak dan harus diretur. Laporan penerimaan barang ini dibuat oleh bagian penerimaan, sebagai bukti bahwa bagian penerimaan telah menerima sejumlah barang sesuai dengan pesanan. 3. Laporan Penggunaan Persediaan Laporan ini menginformasikan tentang jumlah barang yang keluar dari gudang pusat untuk dikirim ke gudang outlet. Dengan laporan ini dapat diketahui berapa jumlah barang yang dikirim dan berapa jumlah barang yang tersisa digudang. 4. Laporan Status Barang Laporan ini berisi informasi total barang yang diterima dan total barang yang keluar sehinggan dapat diketahui total persediaan akhir yang ada di gudang. Laporan status barang ini juga menampilkan jumlah minimum stok dan titik pemesanan kembali. 84

20 Laporan-laporan diatas merupakan laporan dari hasil evaluasi atas penerimaan dan pengeluaran barang yang dilakukan pada PT Hero Supermarket. Laporan-laporan diatas merupakan laporan operasional, oleh karena itu direkomendasikan beberapa laporan yang diperlukan dalam penerimaan dan pengeluaran barang, antara lain : 1. Laporan Retur Barang Laporan ini berisi informasi atas barang-barang yang di retur pada supplier karena kerusakan barang dan adanya barang yang cacat. Laporan retur barang berfungsi sebagai bukti bahwa jumlah barang pesanan yang masuk kegudang mengalami kekurangan karena adanya retur barang. Dengan laporan retur barang ini, penerima informasi akan mengetahui dengan jelas jenis barang yang di retur dan berapa jumlahnya. 2. Laporan Pengawasan Barang Laporan ini menyajikan informasi tentang pengawasan barang pada saat barang diterima oleh bagian penerimaan. Dengan laporan ini dapat diketahui bagaimana proses penerimaan barang dan jumlah barang yang diterima dan berapa jumlah barang yang dianggap tidak layak untuk dijual dan di retur kembali ke supplier. Selain itu laporan ini juga menyajikan informasi jika ada terjadinya pencurian barang pada saat barang diterima. 85