BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. A XI No. 5 Jakarta PT. Tanavit Organik Murni telah memulai

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Organisasi PT. Tanavit Organik Murni merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan hasil bumi yang diproduksi secara organik. PT. Tanavit Organik Murni memiliki lokasi di Kompleks Ruko Taman Kebon Jeruk (INTERCON) Blok A XI No. 5 Jakarta PT. Tanavit Organik Murni telah memulai pemasarannya di Jakarta pada tahun 2006 hingga sekarang. Sekarang, PT. Tanavit Organik Murni telah tumbuh dan berkembang menjadi perusahaan penyedia bahan-bahan pangan organik yang bermutu dengan harga yang terjangkau. PT. Tanavit Organik Murni bekerja sama dengan produsen dari dalam negeri, sehingga produk yang diperolehnya pun beragam. Oleh sebab itu, produk yang dijual tidak kalah bersaing dengan produk merek lainnya. Hal inilah yang membuat PT. Tanavit Organik Murni mampu menjawab tantangan untuk menembus pasar di Indonesia. PT. Tanavit Organik Murni di dalam kegiatan bisnisnya sudah memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan bisnisnya. Adapun visi dan misi dari PT. Tanavit Organik Murni adalah : 1. Visi: Menjual hasil bumi organik secara alami sehingga bisa dikonsumsi oleh masyarakat umum dengan aman 59

2 60 Menjual beras yang bermutu dan berkualitas tanpa bahan kimia sehingga aman dikonsumsi oleh manusia Menjual berbagai macam produk yang berkualitas baik untuk kesehatan dengan harga yang terjangkau. 2. Misi : Menjual produk yang dihasilkan dengan proses uji dan penelitian yang panjang sehingga kualitas produk produk dari PT. Tanavit Organik Murni sangat berbeda dengan semua produk organik manapun yang ada di pasaran Menjual produk yang dihasilkan dengan menanam bibit unggul pilihan di daerah bebas pencemaran dari industri dan rumah tangga serta dengan sistem irigasi yang baik

3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tanavit Organik Murni Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab: Komisaris : 1. Melakukan audit pada kinerja perusahaan 2. Melakukan pengambilan keputusan yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah pada perusahaan. Direktur Utama : 1. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan. 2. Mengontrol jalannya aktivitas pembelian, persediaan, penjualan, pengiriman, dan keuangan di perusahaan secara langsung. 3. Mengecek apakah produk yang ada terjual habis atau tidak. 4. Menentukan besarnya gaji yang diterima karyawan. 5. Mengambil keputusan yang sifatnya memberi keuntungan kepada perusahaan. 6. Mengecek laporan keuangan.

4 62 Bagian Pembelian : 1. Melakukan pembelian barang kepada Suplier. 2. Melakukan pembayaran kepada Suplier. 3. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pembelian dan stock bahan-baku 4. Melakukan retur untuk bahan-baku yang rusak kepada Suplier. 5. Membuat laporan pembelian Bagian Marketing : 1 Menerima pendaftaran yang dilakukan oleh calon agen. 2 Melakukan follow up ke agen 3 Melayani pembelian yang dilakukan oleh agen. 4 Melayani pembayaran yang diterima dari Agen. 5 Melayani pe-returan barang yang dilakukan oleh Agen. Bagian Persediaan : 1. Melakukan pengecekan dan mengatur alur keluar masuknya persediaan barang di gudang. 2. Melakukan pemesanan kepada Bagian Pembelian pada saat persediaan barang habis. 3. Membuat laporan persediaan ke direktur utama Bagian Keuangan : 1. Menerima laporan pembelian dan laporan penjualan. 2. Membuat laporan keuangan ke direktur utama Bagian Pengiriman : 1. Melakukan pengiriman barang pesanan ke agen. 2. Membuat laporan pengiriman ke Direktur utama.

5 Prosedur yang sedang berjalan Prosedur Pendaftaran Di sini seorang calon agen akan melakukan pendaftaran terlebih dahulu sebelum menjadi agen yang sah. Seseorang dapat menjadi Agen jika ia mampu membeli sejumlah barang dengan kuantitas yang sudah ditetapkan Di sini seorang calon agen akan mengisi formulir pendaftaran yang diberikan oleh bagian marketing Prosedur Pembelian Barang Bagian marketing akan melakukan pembelian barang kepada Suplier untuk mengisi stok bahan-baku yang ada. Sebelumnya bagian persediaan akan mengkonfirmasi kepada Bagian pembelian pada saat stok bahan baku hampir habis, kemudian setelah menerima konfirmasi itulah Bagian pembelian melakukan pembelian barang kepada Suplier Prosedur Penjualan Barang Bagian marketing akan melayani penjualan barang untuk agen yang sudah mendaftar. Di sini agen akan mengisi sales order yang kemudian diberikan kepada bagian marketing. Kemudian bagian marketing akan mengkonfirmasi kepada bagian persediaan untuk mengecek ketersediaan barang. Setelah barang yang akan dibeli dinyatakan ada maka agen akan melakukan pembayaran barang berdasarkan barang-barang yang dipesan, setelah itu akan dibuat Faktur. Setelah menerima faktur barulah si agen dapat melakukan pengambilan barang yang dipesan tersebut.

6 Prosedur Pembuatan Surat Jalan Bagian persediaan akan mengambil data faktur untuk kemudian Dicatat dan dibuatkan surat jalan agar barang dapat keluar dari gudang. Surat jalan tersebut kemudian akan diberikan kepada Bagian pengiriman Prosedur Pengiriman Bagian pengiriman akan dapat melakukan pengiriman berdasarkan surat jalan yang diberikan oleh bagian persediaan Prosedur Retur Barang Di sini seorang agen dapat melakukan pe-returan barang terhadap barang-barang yang dianggap kurang layak untuk dijual. Caranya adalah yaitu dengan menyerahkan dokumen retur barang dan juga faktur kepada bagian persediaan. Bagian persediaan akan mengecek berdasarkan data yang ada. Baru kemudian bagian persediaan akan menyerahkan barang yang diretur kepada agen. Kemudian terdapat pula pereturan barang kepada Suplier,di mana perusahaan akan meretur bahan-baku yang dibeli dari Suplier. Perusahaan akan mengkonfirmasi kepada Suplier dengan menyerahkan dokumen retur Barang Prosedur Pelunasan Pembayaran Seorang agen yang telah mendaftar kemudian akan melakukan pembelian barang kepada bagian marketing. Setelah barang-barang yang dipesan sudah dipastikan ada maka agen akan melakukan pembayaran secara langsung maupun dengan membayarkan uang muka terlebih

7 65 dahulu. Setelah melakukan pembayaran secara langsung maka agen akan menerima faktur dan juga menerima barang-barang yang dipesan Prosedur Pembuatan Laporan Di sini akan dibuat laporan-laporan oleh masing-masing bagian. Seperti bagian marketing yang akan membuat laporan penjualan barangbarang yang terjadi dan juga agen-agen yang terdaftar. Lalu Bagian Pembelian akan membuat Laporan pembelian. Kemudian laporan keuangan akan dibuat oleh bagian keuangan, ia akan mengambil berdasarkan data penjualan dan pembelian yang ada.lalu berdasarkan data penjualan yang ada akan dapat dilihat data persediaan yang ada dengan melihat penjualan yang ada. Data persediaan yang ada akan dibuat laporan persediaan oleh bagian persediaan. Kemudian bagian pengiriman akan membuat laporan pengiriman berdasarkan surat jalan yang ada.

8 Diagram Aliran Data (DFD) Diagram Contex Gambar 3.2 Diagram Konteks sistem yang sedang berjalan

9 Diagram Nol Suplier Menyerahkan Purchase order Membayar Meretur Barang 1. Pembelian Purchase Order Barang Mengirim barang 2. Persediaan Agen Mendaftar Menyerahkan Sales Order Membayar Menerima faktur Meretur Barang Mengirim barang Save data retur 3. Penjualan Menyimpan data Agen Retur Pembelian Agen 4. Pengiriman Sales order Laporan Penjualan Surat Jalan Bagian Keuangan 5. Laporan Laporan Pembelian Laporan persediaan Direktur utama Simpan data retur Retur penjualan Gambar 3.3 Diagram Nol

10 Flowchart sistem berjalan Agen pada saat mendaftar Agen Bagian Marketing Mulai Melakukan pendaftaran Menerima pendaftaran Mencatat data Agen baru Selesai Gambar 3.4 Flowchart sistem berjalan Agen pada saat mendaftar

11 Flowchart sistem berjalan Agen pada saat meretur barang Gambar 3.5 Flowchart sistem berjalan Agen pada saat meretur barang

12 Flowchart sistem berjalan Bagian Pembelian Bagian Pembelian Bagian Persediaan Suplier Mulai Mengkonfirmasi stok habis Menerima konfirmasi stok habis Membuat purchase order Menerima purchase order Mengirim barang Menerima barang Selesai Gambar 3.6 Flowchart sistem berjalan Bagian pembelian

13 Flowchart sistem berjalan Bagian Pembelian meretur barang Gambar 3.7 Flowchart sistem berjalan Bagian pembelian meretur barang

14 Flowchart sistem berjalan Bagian marketing Gambar 3.8 Flowchart sistem berjalan Bagian Marketing

15 Flowchart sistem berjalan Bagian Persediaan Gambar 3.9 Flowchart sistem berjalan Bagian Persediaan

16 Flowchart sistem berjalan Bagian Keuangan Gambar 3.10 Flowchart sistem berjalan Bagian Keuangan

17 Flowchart sistem berjalan Bagian Pengiriman Bagian Marketing Bagian persediaan Bagian pengiriman Agen Mulai Menerima sales order Mengeluarkan barang Membuat Surat jalan Menyerahkan Menerima barang dan surat jalan Mengirim Menerima barang dan surat jalan Selesai Gambar 3.11 Flowchart sistem berjalan Bagian Pengiriman

18 Flowchart sistem diusulkan Agen pada saat mendaftar Agen Bagian Marketing Mulai Melakukan pendaftaran Menerima pendaftaran Ditolak Cek daftar Agen Mencatat data Agen baru Selesai Gambar 3.12 Flowchart sistem diusulkan Agen pada saat mendaftar

19 Flowchart sistem diusulkan Agen pada saat meretur barang Gambar 3.13 Flowchart sistem diusulkan Agen pada saat meretur barang

20 Flowchart sistem diusulkan Bagian Pembelian Bagian Pembelian Bagian Persediaan Suplier Direktur Mulai Mengkonfirmasi stok habis Menerima konfirmasi stok habis Membuat purchase order Menerima purchase order Menerima barang Mengirim barang Membuat laporan pembelian Menerima laporan pembelian Selesai Gambar 3.14 Flowchart sistem diusulkan Bagian pembelian

21 Flowchart sistem diusulkan Bagian Pembelian meretur Barang Gambar 3.15 Flowchart diusulkan Bagian Pembelian meretur Barang

22 Flowchart sistem diusulkan Bagian marketing Bagian Marketing Bagian Keuangan Mulai Masih Memiliki hutang Menerima pemesanan Agen Cek status keuangan Agen Ok Menerima Pembayaran Membuat faktur Membuat Laporan Penjualan Menerima Laporan Penjualan Selesai Gambar 3.16 Flowchart diusulkan Bagian marketing

23 Flowchart sistem diusulkan Bagian Persediaan Bagian Persediaan Bagian Marketing Bagian Pembelian Bagian Pengiriman Direktur Mulai Menerima sales order agen konfirmasi Cek Barang Ada Tidak ada Menerima konfirmasi barang habis Mempersiapkan Barang Membuat Surat Jalan Menerima Barang dan Surat Jalan Membuat laporan persediaan Menerima laporan persediaan Selesai Gambar 3.17 Flowchart sistem diusulkan Bagian persediaan

24 Flowchart sistem diusulkan Bagian Pengiriman Bagian Marketing Bagian persediaan Bagian pengiriman Agen Direktur Mulai Menerima pemesanan dan pembayaran Agen Berdasarkan faktur Mengeluarkan barang Membuat Surat jalan Menyerahkan Menerima Surat Jalan Membuat Surat pengiriman barang Mengirim Menerima barang Membuat laporan pengiriman Menerima laporan Selesai Gambar 3.18 Flowchart sistem diusulkan Bagian pengiriman

25 Permasalahan Yang Dihadapi Setelah melihat spesifikasi database yang ada pada PT. Tanavit Organik Murni, maka kami dapat menyimpulkan bahwa masih terdapat beberapa kesalahan di dalam spesifikasi database perusahaan. Permasalahan-permasalahan tersebut antara lain ; Kesulitan dalam melihat data barang secara cepat pada saat melakukan penjualan dikarenakan sistem database yang belum terintergrasi dengan baik. Antara stok barang yang ada di database dengan stok barang yang ada di gudang sering terjadi ketidakakuratan data, hal ini disebabkan oleh database pembelian dan penjualan yang tidak terintegrasi dengan baik oleh database persediaan. Direktur Utama sulit untuk melihat laporan per-periode dengan jelas sehingga mengalami kesulitan dalam melakukan analisa. Belum tersedianya database pengiriman, sehingga data-data pengiriman tidak dapat terdefinisi dengan jelas. 3.6 Usulan Pemecahan Masalah Setelah melihat permasalahan yang terjadi di PT. Tanavit Organik Murni kami mencoba untuk mengajukan solusi yang sekiranya dapat dilakukan demi kelangsungan kegiatan bisnis pada perusahaan agar dapat berjalan menjadi lebih baik lagi. Mengintegrasikan database-database yang ada sehingga dapat memudahkan dalam proses bisnis yang berjalan. Dengan adanya database yang terintegrasi maka akan memudahkan dalam peng-analisaan terhadap suatu permasalahan.

26 84 Melakukan analisa terhadap tabel-tabel yang ada, field-field, serta apa saja informasi yang dibutuhkan. Kemudian melakukan proses normalisasi sehingga tidak terjadi pengulangan data dan juga adanya data yang lebih detail jika suatu saat dibutuhkan. Membuat hubungan antar tabel yang ada menjadi lebih baik dengan membuat primary key yang tadinya kurang baik menjadi lebih baik. Agar masing-masing tabel dapat terhubung dengan jelas. Membuat database pengiriman sehingga kegiatan pengiriman menjadi terdefinisi dengan jelas. 3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Sebagai suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barang-barang organik maka PT. Tanavit Organik Murni membutuhkan suatu informasi data yang baik untuk menunjang proses kelangsungan aktivitas bisnisnya. Suatu informasi yang tersedia dengan baik akan membuat aktivitas bisnis dapat dilakukan dengan lebih efektif dan juga efisien baik itu dari segi waktu maupun biaya. Sehingga akan menyebabkan proses pengambilan keputusan akan menjadi lebih tepat, cepat, dan akurat. Hal ini tentu saja akan menyebabkan perusahaan menjadi lebih cepat berkembang. Untuk dapat membantu Direktur utama pada PT. Tanavit Organik Murni, maka penyajian informasi yang baik sangat mutlak dibutuhkan, sehingga dapat melakukan analisis informasi dengan lebih akurat dan juga efisien.dengan analisis informasi yang lebih akurat dan efisien itu akan memudahkan pengambilan keputusan di saat-saat penting. Jenis informasi yang disajikan yaitu berupa laporan

27 85 Agen yang terdaftar, transaksi pembelian yang terjadi, laporan persediaan yang ada di gudang ( bahan baku maupun barang / produk yang siap jual), laporan transaksi penjualan yang tercatat, laporan retur pembelian serta penjualan yang terjadi dan juga laporan pengiriman produk yang terjual kepada agen. Informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : Daftar-daftar agen yang sudah terdaftar Dengan melihat database agen maka kita dapat melihat mengenai tingkat penjualan yang terjadi dengan menganalisa banyaknya agen yang terdaftar. Pada laporan agen ini, direktur dapat mengetahui agen mana saja yang paling sering melakukan transaksi penjualan. Pembelian yang terjadi Dengan melihat data-data pembelian, direktur dapat melihat tingkat pembelian dan juga pengeluaran perusahaan. Penjualan yang terjadi Dengan melihat data-data penjualan yang ada, direktur dapat melihat tingkat penjualan barang berdasarkan database yang ada. Persediaan stock Bahan Baku yang ada Pada laporan ini, berisikan data-data bahan baku yang disimpan didalam gudang beserta nilai total rupiah yang terkandung dari seluruh bahan baku yang tersimpan tersebut. Persediaan stock barang yang ada Di sini dengan melihat database bahan-baku dan juga barang jadi yang ada maka dapat dilihat mengenai jumlah stock persediaan yang ada dan yang habis.

28 86 Kemudian dapat dilihat pula jenis barang yang paling laku, sehingga dapat dilakukan analisa pasar selanjutnya Pengiriman barang Informasi mengenai barang-barang yang dikirim dibutuhkan untuk mengetahui jumlah pengiriman yang terjadi. Barang-barang yang diretur Informasi mengenai barang-barang yang diretur baik itu retur pembelian maupun penjualan dibutuhkan untuk mengetahui jumlah barang yang ada di persediaan.