BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Karya Sukses Plasindomas adalah sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang pembuatan produk dari plastik. Perusahaan ini mulai berdiri dari tahun 1980 dan beroperasi didaerah Tangerang dengan alamat Jl. Poris Plawad Rt.004 Rw. 014 Tangerang, dengan NPWP : Yang didirikan oleh Bapak Giok Beng. Produk pertama-tama perusahaan adalah toples dan rak sepatu yang terbuat dari bahan plastik. Pada tahun 1980 PT. Karya Sukses Plasindomas hanya memiliki 2 (dua) unit Injection Molding Machine yang terdiri dari Nissei 80 dan Nissei 120, kemudian pada tahun 2000 mulai melakukan ekspansi dengan membeli mesin Nissei 160 dan Nissei 210 untuk memproduksi produk yang ukurannya lebih besar, kemudian pada tahun 2006 PT. Karya Sukses Plasindomas membeli mesin Nissei 360 untuk memproduksi produk yang ukurannya lebih besar. Total Injection Molding Machine yang ada dalam perusahaan sekarang berjumlah 13 unit. Pada awalnya PT. Karya Sukses Plasindomas hanya memproduksi Toples dan Rak Sepatu, kemudian setelah PT. Karya Sukses Plasindomas membeli mesin yang lebih besar baru mulai memproduksi Tabung baby chick feeder, track tamiya, batok helm, box motor polisi, mika, dll. Bahan baku yang digunakan PT. Karya Sukses Plasindomas untuk membuat produk berupa Polypropylene (PP), Polystyrene (PS), 43

2 High-density Polyethylene (HD), Low-density Polyethylene (LD), Polycarbonet (PC), Acrylonitrile butadiene styrene (ABS), Acrylic Struktur Organisasi Direktur Sekretaris Bagian Operasional Sub Bagian Teknisi Sub Bagian Bahan Baku Sub Bagian Produksi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Karya Sukses Plasindomas Uraian Tugas dan Wewenang serta Tanggung Jawab Direktur 1. Merupakan pemilik perusahaan dan pemilik modal 2. Mengawasi dan mengendalikan seluruh kegiatan operasional perusahaan. 3. Bertanggung jawab penuh atas perusahaan 4. Mengotorisasi pembelian bahan baku 5. Melakukan perencanaan produksi 6. Memberi perintah produksi kepada bagian operasional Sekretaris

3 45 1. Menerima pesanan dari pelanggan 2. Menerima nota-nota penjualan 3. Membuat pembukuan 4. Mengotorisasi pembelian perlengkapan 5. Membuat rencana penagihan dan melakukan penagihan Bagian Operasional 1. Mengawasi proses produksi 2. Mengawasi keluar masuk bahan baku 3. Menyediakan bahan baku untuk produksi sesuai perintah produksi dari direktur 4. Melakukan perhitungan biaya bahan baku, dan biaya cetak. Sub Bagian Produksi 1. Mengawasi kegiatan produksi dalam pabrik 2. Menerima perintah produksi dari bagian operasional 3. Melakukan produksi 4. Mengepak produk Sub Bagian Teknisi 1. Melakukan setting pada mesin produksi 2. Melaporkan kerusakan mesin kepada direktur 3. Memperbaiki mesin produksi Sub Bagian Bahan baku

4 46 1. Menyediakan bahan baku untuk keperluan produksi 2. Memeriksa persediaan bahan baku 3.2. Sistem yang Berjalan Prosedur yang berjalan Proses bisnis PT Karya Sukses Plasindomas dimulai dari : Direktur menerima pesanan barang dari pelanggan. Kemudian direktur akan mencatat pesanan dari pelanggan kedalam buku pesanan, setelah itu direktur akan melakukan perencanaan produksi, dan memberi perintah produksi kepada Bagian Operasional. Bagian operasional akan meminta sub bagian teknisi untuk melakukan setting pada injection molding machine (mesin produksi). Hal yang dilakukan antara lain mengganti atau memasang cetakan produk pada injection molding machine sesuai dengan barang yang akan diproduksi. Selanjutnya melakukan setting pada panel untuk menentukan temperatur mesin, berat barang yang diinginkan, dan durasi waktu pencetakan per barang. Selain itu, Bagian operasional juga akan memerintahkan sub bagian bahan baku untuk menyediakan bahan baku yang dibutuhkan sesuai dengan perintah kerja. Sub bagian bahan baku akan menyediakan bahan baku sesuai dengan perintah dari bagian operasional yaitu dengan memberi warna yang sesuai dan jumlah bahan baku yang diinginkan. Sub bagian bahan baku pertama-tama melakukan pencampuran pewarna pada bahan baku, hal yang dilakukan yaitu memasukkan bahan baku kedalam mixer (Mesin Pengaduk) kemudian memasukkan pewarna sesuai dengan perintah kerja kedalam mixer, setelah itu mixer dijalankan dan sub

5 47 bagian bahan baku menunggu beberapa menit hingga mixer berhenti. Setelah mixer berhenti maka bahan baku yang sudah tercampur dengan pewarna bisa langsung dimasukkan kedalam karung, kemudian sub bagian bahan baku menyerahkannya ke sub bagian produksi. Sub bagian produksi setelah menerima bahan baku dari sub bagian bahan baku akan mulai melakukan produksi sesuai dengan perintah kerja yang diberikan oleh bagian operasional. Sub bagian produksi akan memasukkan bahan baku kedalam injection molding machine (mesin produksi) sesuai yang telah diberikan oleh sub bagian bahan baku. Setiap barang yang selesai dari pencetakan injection molding machine, barang tersebut harus melalui proses akhir manual yang dilakukan oleh sub bagian produksi, seperti pemotongan sisa plastik (scrap). Jika barang yang selesai diproduksi telah mencapai jumlah yang signifikan, sub bagian produksi akan melakukan pengepakan sesuai dengan pesanan pelanggan.

6 Gambar 3.2 Proses Produksi pada PT Karya Sukses Plasindomas 48

7 Rich Picture Gambar 3.3 Rich Picture Sistem yang sedang Berjalan Identifikasi Event No. Event Actor Start When Activity 1. Menerima Direktur Pelanggan Menerima pesanan dari pesanan dari bersedia pelanggan, mencatat pelanggan memesan pesanan kedalam buku barang pesanan. 2. Merencanakan Direktur Setelah Menentukan bahan baku dan memberi menerima dan jumlah bahan baku

8 50 perintah pesanan dari yang dipakai, memberi produksi pelanggan perintah produksi kepada bagian operasional. 3. Menerima Bagian Menerima Bagian operasional perintah kerja Operasional perintah kerja menerima perintah kerja dari direktur dari direktur, memberi perintah kepada sub bagian teknisi untuk setting mesin, memberi perintah untuk menyediakan bahan baku kepada sub bagian bahan baku, memberi perintah produksi kepada sub bagian produksi. 4. Melakukan Sub Bagian Ketika Bagian teknisi melakukan Setting mesin Teknisi menerima setting pada injection perintah dari molding machine (Mesin bagian Produksi) sebelum operasional melakukan proses produksi, melakukan setting pada panel untuk menentukan temperature mesin, berat barang, dan durasi waktu

9 51 percetakan (produksi). 5. Menyiapkan Sub bagian Ketika Sub bagian bahan baku dan bahan baku mendapat menerima perintah dari Mengeluarkan perintah dari bagian operasional untuk Bahan Baku bagian menyediakan bahan baku operasional untuk produksi sesuai dengan perintah produksi dari direktur, sub bagian bahan baku akan memberi warna bahan baku sesuai dengan perintah, mengirim bahan baku ke sub bagian produksi. 6. Melakukan Sub bagian Ketika mesin Menerima perintah kerja Produksi Produksi dan bahan dari bagian operasional, baku telah menerima bahan baku, siap. menjalankan produksi, proses memasukkan bahan baku ke dalam Infection Molding Machine. 7. Melakukan Sub bagian Setelah proses Sub bagian produksi akan Proses akhir Produksi percetakan mengeluarkan barang hasil manual selesai produksi dari mesin

10 52 produksi, melakukan proses Quality Control terhadap barang hasil produksi, melakukan pemotongan sisa plastik. 8. Melakukan Sub bagian Ketika barang Mengelompokkan barang pengepakan produksi selesai barang hasil produksi diproduksi berdasarkan kategori masing masing, mengecek dan menghitung jumlah barang, melakukan pengepakan atas barang hasil produksi. Tabel 3.1 Event Table Sistem yang sedang Berjalan

11 Overview Activity Diagram Gambar 3.4 Overview Activity Diagram S istem Berjalan 53

12 Formulir dan Laporan yang Digunakan pada Sistem yang Berjalan 1. Buku Pesanan Buku pesanan digunakan untuk mencatat data detail pesanan dari pelanggan Workflow Table Actor Activity Menerima Pesanan dari Pelanggan Direktur 1. Menerima pesanan dari pelanggan 2. Mencatat pesanan kedalam buku pesanan Merencanakan dan memberikan perintah produksi Direktur 3. Menentukan bahan baku dan jumlah bahan baku yang dipakai 4. Memberikan perintah kerja kepada bagian operasional Menerima perintah kerja Bagian Operasional 5. Menerima perintah kerja dari Direktur 6. Memberikan perintah kerja kepada sub bagian teknisi untuk melakukan setting mesin produksi 7. Memberikan perintah kerja kepada sub bagian bahan baku untuk menyediakan bahan baku 8. Memberikan perintah kerja kepada bagian produksi untuk produksi barang Melakukan Setting pada mesin

13 55 Sub bagian Teknisi 9. Menerima perintah kerja untuk setting mesin produksi dari bagian operasional 10. Melakukan setting pada Infection Molding Machine (Mesin Produksi) 11. Melakukan setting pada panel untuk menentukan temperature mesin, berat barang, dan durasi waktu percetakan (produksi) Menyiapkan dan mengeluarkan bahan baku Sub bagian bahan baku 12. Menerima perintah kerja dari bagian operasional 13. Menyediakan bahan baku yang dibutuhkan untuk melakukan proses produksi 14. Melakukan pencampuran warna pada bahan baku. 15. Menyerahkan bahan baku kepada sub bagian produksi Melakukan Produksi Sub bagian Produksi 16. Menerima perintah kerja dari bagian operasional 17. Menerima bahan baku dari sub bagian bahan baku 18. Mengidentifikasi kebutuhan produksi 19. Melakukan proses produksi 20. Memasukkan bahan baku ke dalam Infection Molding Machine

14 56 Melakukan Proses Akhir Manual Sub bagian Produksi 21. Mengeluarkan barang jadi hasil produksi dari mesin produksi 22. Mengumpulkan barang hasil produksi 23. Melakukan proses control akhir secara manual terhadap barang hasil produksi 24. Melakukan pemotongan sisa plastik Melakukan pengepakan barang Sub bagian Produksi 25. Mengumpulkan barang barang hasil produksi 26. Mengelompokkan barang barang hasil produksi berdasarkan kategori masing masing 27. Mengecek dan menghitung jumlah barang 28. Melakukan pengepakan atas barang hasil produksi Tabel 3.2 Workflow Table Sistem yang sedang Berjalan 3.3. Analisis Hasil Temuan Survei Temuan 1 : Terdapat perangkapan tugas dan wewenang didalam perusahaan (tugas menerima pesanan, merencanakan produksi, memberi perintah produksi, serta pembelian bahan baku dirangkap oleh direktur) Kriteria : Menurut Jones & Rama (2006, p124), Segregation of duties among internal agents is a core concept in designing internal

15 57 control activities. Typically, for fraud to occur, employees need access to assets as well as the ability to conceal the fraud in the organization s record., yang diterjemahkan sebagai : pemisahan tugas diantara agen internal merupakan konsep inti dalam merancang aktivitas internal kontrol. Biasanya, untuk terjadi penipuan, karyawan harus mengakses ke aset serta kemampuan untuk menyembunyikan penipuan didalam transaksi organisasi. Sebab : Tidak adanya spesialisasi kerja yang tinggi didalam perusahaan dalam melaksanakan tugas dan wewenang tersebut. Akibat : Terdapat resiko penyelewengan, serta dapat menurunkan kinerja karyawan karena fokus yang terganggu. Rekomendasi : Memisahkan fungsi dan wewenang agar lebih terspesialisasi. Temuan 2 : Kurangnya dokumen-dokumen sumber dan pendukung seperti surat perintah kerja, surat permintaan bahan baku, surat penyelesaian produksi. Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p78), Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekam terjadinya transaksi. Sebab : Kebanyakan proses perintah dilakukan secara lisan, tidak adanya sistem alur informasi yang jelas. Akibat : Tidak adanya kejelasan berapa banyak yang harus diproduksi,

16 58 tidak diketahui secara jelas berapa banyak bahan baku yang terpakai, tidak terotorisasi secara jelas berapa banyak yang telah diproduksi. Rekomendasi : Membuat dokumen sumber surat perintah kerja untuk mengetahui tanggal, berapa banyak barang yang akan di produksi, supaya mengetahui biaya apa saja yang telah digunakan. Membuat dokumen surat permintaan bahan baku dan surat penyelesaian produksi supaya informasi yang ada cukup jelas tersimpan dan terotorisasi. Temuan 3 : Form atau Laporan masih di isi secara manual (Buku pesanan) Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p76), pemakaian formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap daya yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Manfaatnya : tidak pernah kehabisan formulir, tidak pernah ketinggalan jaman, ketidakefisienan formulir dapat dihindari, tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah, kecepatan pengisian formulir, penangkapan data dilakukan sekali, tidak ada data yang mengambang. Sebab : Dikarenakan pihak manajemen belum menyadari pentingnya

17 59 sistem informasi proses produksi yang terkomputerisasi. Akibat : Adanya resiko kesalahan pencatatan informasi, ataupun kehilangan dan kerusakan dokumen. Rekomendasi : Membuat sistem informasi yang terkomputerisasi. Temuan 4 : Kurangnya laporan yang dihasilkan dari proses produksi seperti laporan harga pokok produksi, laporan hasil produksi. (perhitungan biaya produksi belum merinci secara detil, hanya secara garis besar) Kriteria : Menurut Jones & Rama (2006, p201), Reports is a formatted and organized presentation of data. Reports are created and used as an integral part of business processes. Reporting involves aggregating, summarizing, and organizing information about events, agents, and products/services in a variety of ways., yang diterjemahkan sebagai : laporan merupakan presentasi data yang terformat dan terorganisir. Laporan dibuat dan digunakan sebagai sebuah bagian integral dari proses bisnis. Laporan termasuk menjumlahkan, meringkas, dan mengorganisir informasi tentang kejadian, agen, dan produk/jasa dalam berbagai cara. Sebab : Tidak adanya sistem yang memadai untuk membuat laporan, tidak adanya kebijakan dari manajemen untuk menggunakan laporan sebagai dasar membuat keputusan.

18 60 Akibat : Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan berdasarkan data yang lengkap dan akurat, perhitungan biaya produksi beresiko terjadi penyimpangan keakuratan. Rekomendasi : Membuat sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat membuat laporan yang dibutuhkan, dan sistem perhitungan harga pokok produksi yang baik agar meningkatkan keakuratan perhitungan harga pokok produksi. Tabel 3.3 Analisis hasil temuan survei 3.4. Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan analisis yang dilakukan, informasi yang dibutuhkan antara lain : 1. Formulir Pesanan Penjualan Formulir pesanan penjualan dari pelanggan dibutuhkan untuk mencatat data detail pesanan dari pelanggan, seperti nama pelanggan, dan barang yang dipesan, serta bahan baku yang akan digunakan. 2. Formulir Estimasi Biaya Produksi Formulir Estimasi Biaya Produksi digunakan sebagai estimasi awal untuk mengetahui biaya-biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi berdasarkan pesanan pelanggan. 3. Formulir Surat Perintah Kerja (SPK) Formulir Surat Perintah Kerja dibutuhkan untuk memberikan perintah dalam produksi, sehingga dapat mengetahui jumlah barang yang harus diproduksi dan barang yang harus diproduksi.

19 61 Formulir Surat Perintah Kerja dibuat 3 rangkap, rangkap 1 untuk bagian produksi, rangkap 2 diberikan kepada sub bagian teknisi, rangkap 3 sebagai arsip bagian operasional. 4. Formulir Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) Formulir Surat Permintaan Bahan Baku dibutuhkan untuk mengetahui bahan baku apa saja yang akan digunakan. Formulir Surat Permintaan Bahan Baku dibuat 3 rangkap, rangkap 1 diberikan ke sub bagian bahan baku, rangkap 2 diberikan ke sub bagian produksi, rangkap 3 sebagai arsip bagian operasional. 5. Formulir Surat Keluar Bahan baku (SKBB) Formulir Surat Keluar Bahan baku dibutuhkan untuk mencatat data bahan baku yang akan dikeluarkan. Formulir Surat Keluar Bahan baku dibuat 2 rangkap, rangkap 1 untuk sub bagian produksi, rangkap 2 untuk bagian operasional. 6. Formulir Surat Penyelesaian Produksi Pesanan (SPPP) Formulir Surat Penyelesaian Produksi Pesanan dibutuhkan untuk mengetahui nama-nama produk dan jumlah produksi harian. Formulir Surat Penyelesaian Produksi Pesanan dibuat 1 rangkap. 7. Formulir perhitungan biaya produksi pesanan Formulir perhitungan biaya pesanan digunakan untuk menghitung biaya-biaya yang telah digunakan dalam melakukan produksi. Formulir perhitungan biaya pesanan dibuat 1 rangkap untuk diserahkan kepada direktur. 8. Laporan Hasil Produksi Pesanan (LHPP)

20 62 Laporan Hasil Produksi Pesanan digunakan untuk mengetahui hasil produksi harian, berdasarkan perintah kerja yang diterima. Laporan Hasil Produksi Pesanan ini dibuat 1 rangkap yang dibuat oleh sub bagian Produksi untuk diberikan ke Bagian Operasional. 9. Laporan Pemakaian Bahan baku (LPBB) Laporan Pemakaian Bahan baku dibuat untuk mengetahui jumlah pemakaian bahan baku yang keluar dari gudang. Laporan Pemakaian Bahan baku dilaporkan kepada Bagian Operasional dan Direktur. 10. Laporan Biaya Produksi (LBP) Laporan biaya produksi dibuat untuk mengetahui biaya produksi yang digunakan dan dibebankan dalam proses produksi pesanan pelanggan selama periode tertentu. Laporan biaya produksi dibuat untuk dilaporkan kepada direktur. 11. Laporan Analisis Pelanggan (LP) Laporan analisis pelanggan digunakan untuk mengetahui tingkat jumlah pemesanan dari para pelanggan selama periode tertentu. Laporan analisis pelanggan dibuat untuk dilaporkan kepada direktur. Rangkap 1 (Putih), Rangkap 2 (Biru), Rangkap 3 (Kuning)