BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis dan Risk Analysis. Fit/Gap Analysis memiliki tujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan PT. Garuda Indonesia dan menggambarkan sejauh mana software SAP ECC 6.0 modul Material Management dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Setelah dilakukan Fit/Gap Analysis akan dilakukan Risk Analysis atas rekomendasi yang diberikan atas analisis sebelumnya. Risk Analysis bertujuan untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul jika fungsi yang direkomendasikan pada software SAP ECC 6.0 modul Material Management tidak digunakan oleh PT. Garuda Indonesia. 4.1 Fit/Gap Analysis Secara umum, Fit/Gap Analysis adalah suatu metode yang mencakup kegiatan mengidentifikasi data kunci atau komponen-komponen yang sesuai (fit) di dalam sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi-solusi. Dalam penelitian ini, Fit/Gap Analysis digunakan untuk mengidentifikasi apakah seluruh fungsi pada software yang digunakan sudah diimplementasi sesuai dengan kebutuhan dari PT. Garuda Indonesia untuk mendukung proses bisnisnya khususnya untuk modul Material Management. Fit/Gap Analysis dilakukan dengan cara membandingkan kebutuhan PT. Garuda Indonesia dengan fungsi-fungsi yang disediakan oleh 64

2 65 software SAP ECC 6.0 modul Material Management yang telah diimplementasikan. Fit/Gap Analysis ini dimulai dengan terlebih dahulu mengidentifikasi kebutuhan dari PT. Garuda Indonesia dengan cara pengamatan langsung yaitu melakukan uji coba secara langsung terhadap software SAP dan melakukan interview dengan user yang menggunakan software SAP pada modul Material Management. Kemudian identifikasi kebutuhan dilanjutkan dengan cara menganalisis proses bisnis perusahaan. Setelah kebutuhan diidentifikasi, dilakukan penentuan peringkat kebutuhan (Rank of Requirement). Tujuan dari penentuan peringkat kebutuhan ini adalah mengidentifikasi dan menentukan skala prioritas suatu kebutuhan terhadap proses bisnis PT. Garuda Indonesia. Peringkat kebutuhan terdiri atas tiga skala yaitu High, Medium dan Low. Tabel 4.1 Requirement Rank-Pembahasan Peringkat High Penjelesan Kebutuhan ini sangat berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Garuda Indonesia sehingga kebutuhan ini harus terpenuhi. Kebutuhan ini berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Garuda Medium Indonesia, jika kebutuhan ini belum terpenuhi maka tidak akan mengganggu tujuan utama dari PT. Garuda Indonesia. Namun jika terpenuhi akan memberikan nilai yang signifikan.

3 66 Peringkat Penjelesan Kebutuhan ini sedikit berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Garuda Indonesia. Jika kebutuhan ini tidak terpenuhi, tidak akan Low mengganggu proses bisnis yang sedang berjalan. Namun jika terpenuhi akan membantu meningkatkan kinerja proses bisnis dalam perusahaan. Setelah dilakukan penentuan peringkat kebutuhan, selanjutnya kebutuhan tersebut disesuaikan dengan fungsi yang terdapat pada software SAP ECC 6.0 modul Material Management dengan penentuan degree of fit yang terdiri atas tiga kondisi yaitu, Fit, Gap, dan Partial Fit. Tabel 4.2 Degree of Fit-Pembahasan Fit Degree Penjelasan Kebutuhan sudah diimplementasikan dalam penggunaan software SAP dan sudah difungsikan secara maksimal. Gap Kebutuhan belum diimplementasikan dalam penggunaan software SAP. Partial Kebutuhan sudah diimplementasi namun belum difungsikan secara maksimal atau sudah diimplementasi namun belum secara keseluruhan.

4 67 Setelah dilakukan penentuan degree of fit, selanjutnya akan dilakukan evaluasi terhadap masing-masing kebutuhan. Evaluasi ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis sudah sejauh mana fungsi dari software SAP digunakan dalam pemenuhan kebutuhan PT. Garuda Indonesia. Selain itu, khusus untuk kebutuhan yang memiliki derajat gap akan dianalisis kembali dan selanjutnya akan diberikan rekomendasi mengenai fungsi mana saja yang dapat digunakan dalam software SAP untuk memenuhi kebutuhan Fit/Gap Analysis Head Office (HO) Fit/Gap Analysis untuk HO dilakukan berdasarkan urutan proses bisnis yang dijalankan mulai dari Purchase Requisition (PR), Source Determination, Vendor Selection, Purchase Order, Goods Receipt, dan Invoice Verification. Kebutuhan yang difokuskan pada HO adalah seluruh kegiatan dalam proses pengadaan stock material dan non-stock material. Pada HO dilakukan pengadaan dengan MRP untuk dua jenis stock material, yaitu barang kestasiunan dan printing material yang digunakan baik di HO maupun BO. Ketika BO membutuhkan material yaitu ketika jumlah material di BO telah mencapai Re-Order Point (ROP), HO akan secara langsung mengirimkan material ke BO tanpa perlu adanya melakukan reservation terlebih dahulu. Untuk stock material lain yaitu office supplies, pengadaannya dilakukan secara manual yaitu dengan pembuatan Purchase Requisition

5 68 (PR), Release PR, pembuatan Purchaser Order (PO), Release PO, Goods Receipt, dan Invoice Verification. Sedangkan untuk pengadaan non-stock material dilakukan untuk office equipment dan IT. Pengadaan non-stock material dilakukan oleh masing-masing HO dan BO secara manual.

6 Tabel 4.3 Fit/Gap Analysis - Head Office (HO) No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation Recommendation A Reservation A.1 Reservation Setiap user pada tiap H F Perusahaan telah material ke bagian di perusahaan yang menggunakan fungsi ini. bagian inventory membutuhkan material Reservation digunakan dapat melakukan akses langsung untuk membuat untuk pengadaan stock dan non-stock material. A.2 Good Issue atas Reservation ke bagian inventory. Setiap kali bagian H F Pada Good Issue atas Reservation inventory melakukan Reservation, material menyimpan Good Issue atas document yang di

7 nomor dokumen Reservation, dokumen reference dari yang di Good Issue secara Reservation sudah reference otomatis menyimpan tercantum history nomor nomor Reservation yang Reservation tersebut. di reference. B Purchase Requisition (PR) B.1 PR untuk stock material terbentuk secara Ketika material mencapai titik Re-Order Point (ROP), sistem secara H F Fungsi MRP telah dijalankan dan ketika telah mencapai titik otomatis dari otomatis membuat PR ROP, sistem proses MRP sebagai warning kepada menghasilkan PR bagian inventory untuk otomatis bernomor melakukan pengadaan. dokumen 36########. PR tersebut digunakan

8 sebagai acuan untuk melakukan pengadaan. B.2 Harga untuk Harga satuan yang tertera M G Harga yang otomatis Menentukan Source of stock material pada PR mengacu pada muncul pada saat Determination pada PR, yang tertera di harga yang telah disetujui pembuatan PR berasal namun dengan cara ini tidak PR berasal dari pada Contract. dari material master. mengubah harga pada PR, Contract Untuk saat ini user harus melainkan harga otomatis mendisplay Contract dan terubah pada PO. mencari harga yang telah disetujui. Setelah itu mengubah harga pada PR secara manual. B.3 Penggabungan Ketika dijalankan proses H F Penggabungan PR yang PR untuk proses MRP untuk stock terbentuk dari proses

9 MRP Head material, semua material MRP dilakukan secara Office. yang memiliki quantity batch dan menghasilkan Penggabungan dibawah titik Re-Order PR baru dengan nomor ini dilakukan Point akan menghasilkan dokumen 35########. untuk PR stock PR secara otomatis per material yang satu material. Seluruh PR sudah terbentuk secara otomatis otomatis yang terbentuk pada hari yang sama akan dari MRP. proses digabung menjadi satu PR untuk diproses secara bersamaan. B.4 Penggabungan PR untuk proses Ketika dijalankan proses MRP BO untuk stock H F Penggabungan PR yang terbentuk dari proses MRP Branch material, semua material MRP dilakukan secara

10 Office (BO). yang memiliki quantity batch dan menghasilkan Penggabungan dibawah titik Re-Order PR baru dengan nomor ini dilakukan Point akan menghasilkan dokumen 35########. untuk PR stock PR secara otomatis per material yang satu material. Seluruh PR sudah terbentuk secara otomatis dari proses MRP berdasarkan otomatis yang terbentuk pada hari dan BO yang sama akan digabung menjadi satu PR untuk masing-masing BO. diproses bersamaan. secara B.5 Release PR Setiap PR yang sudah H F Setiap PR yang sudah untuk pengadaan terbuat harus di release terbentuk selanjutnya stock dan non- berdasarkan beberapa direlease oleh beberapa

11 stock material kriteria. bagian berdasarkan nilai uang dari PR yang terbentuk. dilakukan Release dengan mencentang check box yang ada pada tampilan Release PR. Proses pengadaan baru dapat dilanjutkan setelah release dilakukan. B.6 Nilai uang dari Setelah dilakukannya M G Fungsi budget sudah Fungsi budgeting dapat budget atas release PR oleh bagian dijalankan pada modul dilakukan dalam software suatu material budgeting, nilai uang Finance namun belum dengan melakukan akan ter-update budget dari suatu material terintegrasi dengan pengaturan pada t-code

12 secara otomatis akan ter-update secara modul Material SPRO, CJ01/CJ20N, CJ40, otomatis. Management sehingga dan CJ30. ketika dilakukan Release PR, user pada bagian budgeting harus memeriksa budget yang tersedia secara manual. Jika budget tersedia, baru PR dapat direlease. C Vendor Selection C.1 Pembuatan Pada saat melakukan M G Purchaser membuat Pembuatan RFQ dapat Request For pengadaan material atau RFQ secara manual lalu dilakukan dengan Quotation (RFQ) pembaharuan Contract, mengirimkannya kepada menggunakan software SAP kepada vendor purchaser membuat RFQ vendor. dengan t-code ME41 dan

13 sebagai permintaan dapat dilakukan secara penawaran harga kepada vendor. collective untuk beberapa vendor agar memudahkan proses perbandingan antara beberapa vendor. Untuk mencetak RFQ sehingga dapat dikirimkan kepada vendor dapat dilakukan dengan t-code ME9A. C.2 Pembuatan Quotation yang diterima M G Quotation yang Pembuatan Quotation Quotation atas dari vendor diinput oleh dikirimkan oleh vendor dilakukan ketika perusahaan permintaan purchaser ke dalam atas RFQ sebelumnya menerima Quotation dari material sistem. dikirimkan oleh vendor dan bisa merupakan

14 purchaser masih lanjutan dari proses RFQ. dilakukan secara manual. Pembuatan Quotation dapat dilakukan dengan software SAP dengan t-code ME47. C.3 Perbandingan Quotation dari beberapa M G Proses membandingkan Dari beberapa Quotation antara beberapa vendor dibandingkan Quotation dari beberapa yang telah diinput ke dalam Quotation berdasarkan harga dan vendor dilakukan secara sistem, kemudian dilakukan berdasarkan harga quantity sehingga manual oleh purchaser. perbandingan untuk dan quantity mendapatkan quotation menemukan quotation yang yang optimum dari satu optimum dari satu vendor. vendor. Perbandingan antara Quotation dapat dilakukan dengan software SAP dengan t-code ME49. Pada t-code ini

15 C.4 Live Auction Sistem dapat menunjang proses auction secara H G Live auction sudah dilakukan namun tidak juga dapat dilakukan setting rejection letters untuk vendor yang tidak terpilih dan mencetaknya dengan ME9A. Pada software SAP modul Material Management (MM) langsung tanpa harus dilakukan dengan tidak disediakan fungsi untuk tatap muka dengan para menggunakan sistem Live Auction. Tetapi fungsi vendor. SAP. Live Auction dapat dilakukan dengan menggunakan modul Supplier Relationship Management (SRM). C.5 Contract Sistem dapat secara M G Purchaser harus Pada software SAP modul Management otomatis membuat menginput secara manual Material Management (MM)

16 Contract dari hasil Live Auction. isi dari Contract. tidak disediakan fungsi untuk Contract Management. Tetapi fungsi Contract Management dapat dilakukan dengan menggunakan modul Supplier Relationship Management (SRM). C.6 Penyimpanan Contract dapat L G Sistem hanya Penyimpanan pasal-pasal pasal-pasal pada menyimpan isi dari menyimpan kondisi pada Contract dapat Contract seluruh Contract manual mengenai spesifikasi dilakukan pada SRM namun termasuk peraturan dan material dan harga yang hanya berupa text dan tidak kesepakatan dalam telah disepakati. Untuk dapat dianalisis atau ditindak bentuk pasal. peraturan dan lebih lanjut oleh sistem. kesepakatan lain di luar

17 kondisi material hanya tersimpan secara manual. D Purchase Order (PO) D.1 Pembuatan PO Pembuatan setiap PO H F Setiap PO yang dibuat berdasarkan PR harus didasarkan untuk dikirimkan kepada (reference) pada PR yang sudah di release. vendor berasal dari reference PR yang sudah direlease. D.2 Release untuk Setiap PO harus direlease H F PO yang sudah terbentuk PO yang sudah oleh purchaser sebelum direlease terlebih dahulu terbuat dikirimkan kepada vendor. oleh purchaser (GM). D.3 Menampilkan Sistem menyimpan data L G Purchasing Info Record Fungsi ini disediakan oleh data historis atas pembelian terakhir (nomor belum digunakan oleh software SAP yaitu

18 pengadaan PO, material, vendor, perusahaan. Biasanya Purchasing Info Record. sebelumnya harga) untuk mengetahui pengadaan yang pernah dilakukan, melakukannya user dengan cara mendisplay PO. D.4 Konfirmasi dari User dapat mengetahui L G Pada saat ini fungsi Fungsi ini disediakan oleh vendor atas status PO yang sebenarnya dilakukan secara manual, software SAP yaitu Vendor status PO sampai material diterima. misalnya menelpon Confirmation, sebelumnya langsung kepada vendor dan informasi tidak dilakukan setting terlebih dahulu pada t-code SPRO dan diinput ke dalam sistem untuk transaksinya sehingga ada melakukan change pada PO kemungkinan user lain dengan t-code ME22.

19 yang bersangkutan tidak mengetahui informasi tersebut. E Good Receipt (GR) E.1 Penerimaan Good Receipt dapat H F Pengiriman material material secara dilakukan beberapa kali yang berasal dari satu PO bertahap yang (partial) karena adanya dilakukan secara berasal dari satu penerimaan barang secara langsung atau bertahap. PO maupun bertahap yang didasarkan Untuk pengiriman secara pada satu PO atau dapat material secara bertahap, keseluruhan. dilakukan dengan terbentuk beberapa Good penerimaan secara Receipt yang reference keseluruhan. ke satu PO yang sama.

20 F Invoice Verification F.1 Adanya three- Adanya pencocokkan H F Setelah Invoice dan way matching antara PO, GR dan Invoice yang diterima. material telah diterima dari vendor, Invoice dientri ke dalam sistem. Sistem pengecekan melakukan Invoice dengan reference kepada PO. Quantity yang tercantum pada Invoice merupakan quantity yang terdapat pada Good Receipt.

21 G Other G.1 Stock opname Sistem menunjang proses perhitungan fisik yang dilakukan perusahaan. H G Selama ini stock opname hanya dilakukan secara manual oleh bagian inventory. Jika quantity fisik material yang terdapat di gudang berbeda dengan quantity material yang tertera di sistem, maka akan Stock opname atas semua material yang terdapat pada perusahaan dapat ditunjang oleh software SAP dengan menggunakan fungsi Physical Inventory yang bisa diakses melalui t-code MI01. dilakukan penelusuran lebih lanjut untuk mencari tahu mengapa

22 terjadi perbedaan quantity. Pada akhirnya quantity material yang tersedia untuk digunakan untuk operasional quantity kegiatan adalah berdasarkan jumlah fisik yang ada di gudang. G.2 Mengevaluasi Sistem membantu user M G Saat ini fungsi belum Mengevaluasi vendor yang vendor yang dalam melakukan digunakan oleh sudah terdaftar di perusahaan sudah terdaftar penilaian terhadap vendor perusahaan. Evaluasi dapat ditunjang oleh software di perusahaan yang telah melakukan terhadap vendor yang SAP dengan fungsi Vendor transaksi dengan telah melakukan Evaluation dengan t-code

23 perusahaan berdasarkan transaksi dengan ME61 yang dilakukan harga, kualitas material, perusahaan dilakukan terhadap vendor-vendor yang ketepatan dalam dengan cara menilai telah melaksanakan transaksi pengiriman material dan secara manual kualitas dengan perusahaan. quantity material yang vendor dengan kriteria dikirimkan. yang ada. G.3 Memblokir Setelah mendapatkan hasil M G Fungsi ini belum Memblokir vendor dapat vendor atas penilaian vendor, user dijalankan oleh ditunjang oleh software SAP dapat melakukan block perusahaan dengan fungsi Block Vendor terhadap vendor yang menggunakan software. yang bisa diakses melalui t- tidak memenuhi criteria Namun untuk melakukan code MK05. perusahaan. Block blok pada vendor secara terhadap vendor sifatnya manual telah dilakukan tidak permanen sehingga dengan cara

24 apabila perusahaan ingin mengevaluasi vendor melakukan transaksi secara manual kembali dengan vendor, berdasarkan beberapa user dapat mengaktifkan kriteria yaitu waktu kembali vendor tersebut. pengiriman, kualitas material yang berbeda dari kesepakatan, kesalahan material pada saat perbedaan pengiriman pengiriman, quantity dan pemesanan. G.4 Perkiraan Sistem dapat membantu M G Pada saat ini perkiraan Fungsi ini disediakan oleh penggunaan bagian Inventory untuk penggunaan material software SAP yaitu Forecast

25 material memprediksi perkiraan dilakukan berdasarkan dengan t-code MP80. (Forecast) pengadaan barang dengan data-data historis yang menggunakan model seasonal. telah ada kemudian model seasonal. diproses secara manual. G.5 Penentuan nilai Sistem dapat membantu M G Pada saat ini perkiraan Jika ingin melakukan Re-Order Point bagian Inventory untuk nilai ROP dan SS penentuan nilai Re-Order (ROP) dan menghitung nilai ROP dan ditetapkan dengan Point (ROP) dan Safety Stock Safety Stock SS untuk tiap material perhitungan secara (SS) untuk MRP maka harus (SS) untuk MRP yang diimplementasikan manual baru kemudian mengubah pengaturan view oleh sistem. MRP. dientrit ke dalam sistem. MRP1 pada material master. G.6 Analisis jumlah Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh stok analisis stok tiap material digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic yang terdapat di dilakukan tanpa Information System (LIS) perusahaan per plant, menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code

26 storage location, material Logistic Information MC.1, MC.5, MC.9 dan dan material group System. MC.L G.7 Analisis nilai Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh uang akibat analisis nilai uang dari digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic pergerakan adanya Good Receipt dan dilakukan tanpa Information System (LIS) material Good Issue per plant, per menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code material dan mendetil. Logistic Information MC.2. System. G.8 Analisis nilai Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh uang akibat analisis nilai uang dari digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic pergerakan per adanya Good Receipt dan dilakukan tanpa Information System (LIS) material Good Issue tiap material. menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code Logistic System. Information MC.A.

27 G.9 Analisis Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh pergerakan tiap analisis nilai uang dari digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic material yang adanya Good Receipt dan dilakukan tanpa Information System (LIS) lebih mendetil Good Issue tiap material menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code yang lebih mendetil Logistic Information MC48. (tanggal pergerakan) System. G.10 Analisis Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh pergerakan analisis jumlah Good digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic jumlah stok Receipt dan Good Issue dilakukan tanpa Information System (LIS) setiap material tiap material pada tiap menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code per plant plant. Logistic Information MCBA. System. G.11 Analisis Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh

28 pergerakan analisis jumlah Good digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic jumlah stok Receipt dan Good Issue dilakukan tanpa Information System (LIS) setiap material tiap material pada tiap menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code per storage storage location. Logistic Information MCBC. location System. G.12 Analisis Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh pergerakan analisis jumlah Good digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic jumlah stok Receipt dan Good Issue dilakukan tanpa Information System (LIS) setiap material tiap material. menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code Logistic System. Information MCBE. G.13 Analisis Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh pergerakan analisis jumlah Good digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic jumlah stok Receipt dan Good Issue dilakukan tanpa Information System (LIS)

29 setiap material tiap material pada tiap menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code per material material group. Logistic Information MCBK. group System. G.14 Analisis Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh pengadaan analisis pengadaan yang digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic material per dilaksanakan perusahaan dilakukan tanpa Information System (LIS) purchasing per purchasing menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code organization organization. Logistic Information MCE1. System. G.15 Analisis analisis Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh vendor analisis vendor yang digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic bekerja sama dengan dilakukan tanpa Information System (LIS) perusahaan dalam menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code pengadaan material. Logistic Information MCE3.

30 System. G.16 Analisis analisis Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh pengadaan per analisis pengadaan yang digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic material group dilaksanakan perusahaan dilakukan tanpa Information System (LIS) per material group. menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code Logistic System. Information MCE5. G.17 Analisis analisis Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh pengadaan per analisis pengadaan yang digunakan, analisis software SAP yaitu Logistic material dilaksanakan perusahaan dilakukan tanpa Information System (LIS) per material. menggunakan fungsi dengan menggunakan t-code Logistic System. Information MCE7.

31 Fit/Gap Analysis Branch Office (BO) Fit/Gap Analysis untuk BO dilakukan berdasarkan urutan proses bisnis yang dijalankan mulai dari Purchase Requisition (PR), Purchase Order (PR), Good Receipt (GR), pengeluaran material dari gudang BO, dan Invoice Verification. Pada BO lebih banyak difokuskan kebutuhan untuk proses Material Requirement Planning (MRP). Proses MRP yang dijalankan pada sepuluh BO adalah MRP terhadap stock material yaitu material kestasiunan dan printing material. Untuk kedua material ini, pengadaan dilakukan oleh Head Office (HO). Ketika jumlah material di BO sudah mencapai titik Re-Order Point (ROP) maka HO akan langsung melakukan pengiriman ke BO tanpa harus user di BO melakukan reservation terlebih dahulu. Pengadaan office supplies di BO dilakukan oleh masing-masing BO. Jadi user di BO melakukan prosedur yang sama seperti di HO, yaitu dengan membuat PR terlebih dahulu. Setelah pembuatan PR, kemudian harus dilakukan release atas PR. Proses release dilakukan berdasarkan nilai PR. Untuk nilai PR di atas Rp ,- harus direlease oleh HO.

32 Tabel 4.4 Fit/Gap Analysis Branch Office (BO) No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation Recommendation H Purchase Requisition (PR) H.1 Pembuatan PR User pada BO tidak H P Proses MRP telah Dilakukan implementasi MRP untuk stock membuat PR melainkan dijalankan, namun baru untuk BO yang belum material secara sistem secara langsung dijalankan pada beberapa menjalankan MRP dengan otomatis dari membuat PR dari proses Branch Office sehingga menggunakan pengaturan proses MRP MRP dan diproses hanya beberapa BO yang yang sebelumnya telah langsung oleh purchaser dapat menciptakan PR dilakukan terhadap BO di HO. secara otomatis. Untuk sebelumnya. BO yang belum menjalankan MRP masih menggunakan

33 H.2 Pembuatan PR User pada BO dapat Reservation kepada Head Office untuk pengadaan stock material. Ketika stok telah mencapai titik Re-Order Point, sistem secara otomatis membuat PR dengan nomor dokumen 36#######. H F Pada saat BO untuk non-stock melakukan pembuatan membutuhkan non-stock material PR secara langsung pada BO. material, user dapat langsung membuat PR tanpa harus melalui Head Office.

34 H.3 Release PR untuk Release PR untuk H F PR yang sudah dibuat, pengadaan non- pengadaan non-stock direlease oleh kepala stock material material dilakukan secara BO. Sampai batas nilai bertahap berdasarkan tertentu PR direlease kriteria yang ada. oleh Head Office. H.4 Update PR dari PR yang terbuat dari H P Fungsi MRP belum Dilakukan implementasi MRP proses MRP proses MRP seolah-olah dijalankan pada seluruh untuk BO yang belum setelah Place In otomatis hilang setelah BO sehingga update PR menjalankan MRP dengan Storage dilakukan Place In seolah-olah secara menggunakan pengaturan Storage. otomatis hilang setelah dilakukan Place In Storage. Fungsi ini baru dijalankan pada sebagian BO saja yang telah yang sebelumnya telah dilakukan terhadap BO sebelumnya.

35 menjalankan fungsi MRP. I Purchase Order (PO) I.1 Pembuatan PO berdasarkan PR Pembuatan setiap PO untuk pengadaan nonstock material harus H F PO yang dibuat atas nonstock material harus berasal dari reference PR didasarkan (reference) yang sudah di release. pada PR yang sudah di Release yang berlaku release. adalah release I.2 Release PO untuk pengadaan non-stock Setiap PO harus direlease oleh DMU / AA sebelum dikirimkan berdasarkan jumlah nilai dari suatu PR. H F PO yang telah dibuat tidak langsung di kirimkan ke vendor tetapi

36 material. kepada vendor. dilakukan release terlebih dahulu terhadap PO oleh AA masingmasing BO. J Good Receipt (GR) J.1 Pengiriman HO tidak langsung H P Pengiriman material Dilakukan implementasi MRP material dari HO mengirimkan material ke dilakukan dengan untuk BO yang belum ke BO BO namun ke suatu menggunakan two-step menjalankan MRP dengan lokasi baru terlebih delivery. Pengiriman menggunakan pengaturan dahulu. material dari HO seolaholah diletakkan terlebih dahulu pada transfer location. Setelah material sampai di BO, user di yang sebelumnya telah dilakukan terhadap BO sebelumnya.

37 BO melakukan Place In Storage yang seolah-olah menarik material dari transfer location. Quantity material yang dicatat ke dalam Place In Storage merupakan jumlah sebenarnya yang diterima. Fungsi ini baru dijalankan oleh beberapa BO yang telah mengimplementasi MRP. J.2 Pengiriman Suatu BO dapat M P Fungsi ini baru Dilakukan implementasi MRP material dari satu melakukan pengiriman dijalankan pada sebagian untuk BO yang belum

38 BO ke BO lain material ke BO lain yang BO. Pengiriman material menjalankan MRP dengan membutuhkan. antara BO juga dilakukan menggunakan pengaturan dengan menggunakan yang sebelumnya telah two-step delivery. dilakukan terhadap BO sebelumnya. J.3 Pengiriman Ketika terjadi pengiriman H P Fungsi ini baru Dilakukan implementasi MRP material dari HO material dari HO ke BO dijalankan pada sebagian untuk BO yang belum ke BO dan BO ke dan BO ke BO tidak BO. Pada saat menjalankan MRP dengan BO tanpa tercipta jurnal karena pengiriman material dari menggunakan pengaturan menciptakan belum dianggap sebagai HO ke BO atau dari BO yang sebelumnya telah jurnal biaya. ke BO tidak menciptakan dilakukan terhadap BO jurnal. Pada sebagian BO sebelumnya. lainnya masih menggunakan reservation

39 atas permintaan material dari BO ke HO sehingga material yang sudah dikirimkan oleh HO ke BO sudah dianggap sebagai biaya dan menciptakan jurnal. K Pengeluaran Material dari Gudang BO K.1 Reservation oleh Seluruh end user (KK) H G Setiap KK yang Diharapkan KK menggunakan end user (KK) di pada BO yang membutuhkan material fasilitas web yang telah BO membutuhkan stock membuat reservation dikembangkan untuk material melakukan secara manual kepada meminimalkan kesalahan reservation terlebih AA/DMU pada masing- pada transaksi yang dahulu, namun masing BO. Perusahaan dilakukan.

40 diharapkan ID yang telah mengembangkan beredar tidak terlalu web bagi KK untuk banyak. Jadi, hanya user tertentu yang memiliki ID pada software SAP. melakukan namun keterbatasan reservation karena dalam sosialisasi, web belum dapat direalisasikan penggunaanya. Sehingga dari data manual yang telah dibuat oleh KK, AA/DMU kemudian menginput kembali ke dalam sistem.

41 K.2 Terciptanya Ketika dilakukan H P Untuk BO yang telah Dilakukan implementasi MRP jurnal ketika pengeluaran barang menjalankan MRP, jurnal untuk BO yang belum material untuk stock material tercipta ketika material menjalankan MRP dengan dikeluarkan dari kepada end user, sistem dikeluarkan dari gudang menggunakan pengaturan gudang BO untuk membuat jurnal yang BO untuk digunakan oleh yang sebelumnya telah digunakan oleh menyatakan adanya BO. Untuk BO yang dilakukan terhadap BO BO tersebut. biaya. belum menjalankan sebelumnya. MRP, jurnal tercipta ketika gudang HO mengirimkan material ke BO.

42 L Invoice Verification L.1 Adanya three- Adanya pencocokkan H F Setelah Invoice dan way matching antara Purchase Order, material telah diterima untuk non-stock material Good Receipt dan Invoice yang diterima. dari vendor, user menginput Invoice ke dalam sistem. Sistem melakukan pengecekan Invoice dengan reference kepada PO. Quantity material yang tercantum pada Invoice merupakan quantity yang terdapat pada Good Receipt.

43 Overview Overview berisi penjelasan atas rekomendasi yang telah diberikan pada tabel Fit/Gap Analysis untuk kebutuhan yang memiliki nilai gap dan partial. Penjelasan akan dijabarkan mulai dari kebutuhan yang berasal dari Head Office dan dilanjutkan dengan kebutuhan yang berasal dari Branch Office. a. Kebutuhan : Harga untuk stock material yang tertera di PR berasal dari Contract Solusi : Menentukan Source of Determination pada PR, namun dengan cara ini tidak mengubah harga pada PR, melainkan harga otomatis terubah pada PO. Rank : Medium Degree of fit : Gap Pada SAP tidak dimungkinkan jika harga yang tercantum pada PR adalah harga dari Contract. Harga yang tercantum pada PR adalah moving average price. Jika pada PO diinginkan harga berdasarkan Contract, maka user harus menentukan Source of Determination pada PR terlebih dahulu, kemudian harga pada PO akan secara otomatis mengikuti harga dari Contract.

44 107 b. Kebutuhan : Nilai uang dari budget atas suatu material akan terupdate secara otomatis Solusi : Fungsi budgeting dapat dilakukan dalam software dengan melakukan pengaturan pada t-code SPRO, CJ01/CJ20N, CJ40, dan CJ30. Rank : Medium Degree of fit : Gap Overview Maintain Planning Profile (SPRO) Membuat sebuah profil perencanaan baru atau mengubah profil yang telah ada dengan mengupdate beberapa input yang dibutuhkan. Kegiatan ini diproses dengan t-code SPRO - Project System Costs Planned Costs Manual Costs Planning in WBS Hierarchical Cost Planning Create/Change Planning Profile. Maintain Budget Profile (SPRO) Membuat sebuah profil budget baru atau mengubah profil yang telah ada dengan mengupdate beberapa input yang dibutuhkan. Kegiatan ini diproses dengan t-code SPRO - Project System Costs Budget Maintain Budget Profiles.

45 108 Maintain Project Profile and Assign Planning Profile & Budget Profile (SPRO) Kegiatan ini diproses dengan t-code SPRO - Project System Structures Operative Structures Work Breakdown Structure Create Project Profile. Defining Availability Control for Budget Profile with warning and Error Message (SPRO) Kegiatan ini diproses dengan t-code SPRO - Project System Costs Budget Define Tolerance Limits. Creating a Project Membuat sebuah project baru untuk budgeting atas suatu material tertentu dengan mengentri beberapa input yang dibutuhkan. Perencanaan biaya (cost planning) bertindak sebagai dasar bagi estimasi biaya awal untuk mendapatkan persetujuan untuk budgeting. Kegiatan ini diproses menggunakan t-code CJ01 atau melalui navigation path: Accounting Project System Project Special Maintenance Functions Work Breakdown Structure Create. Maintaining Cost Planning Pada t-code CJ40 dilakuka entri data mengenai cost planning dan menentukan jumlah budget untuk material tertentu. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan t-code CJ40 atau melalui navigation

46 109 path: Accounting Project System Financials Planning Costs in WBS Overall Values Change. Maintain Original Budgeting Kegiatan ini diproses dengan menggunakan t-code CJ30 atau melalui navigation path: Accounting Project System Financials Budgeting Original Budget Change. Release Budget Releasing the budget tidak sama seperti original budget. User dapat merelease budget pada nilai total atau tahunan. Kegiatan ini diproses menggunakan t-code CJ32 atau melalui navigation path: Accounting Project System Financials Budgeting Release Change. c. Kebutuhan : Pembuatan Request For Quotation (RFQ) kepada vendor Solusi : Pembuatan RFQ dapat dilakukan dengan menggunakan software SAP dengan t-code ME41 dan dapat dilakukan secara collective untuk beberapa vendor agar memudahkan proses perbandingan antara beberapa vendor. Untuk mencetak RFQ sehingga dapat dikirimkan kepada vendor dapat dilakukan dengan t-code ME9A. Rank : Medium Degree of fit : Gap

47 110 Overview Setelah bagian purchasing telah menerima Purchase Requisition dan telah memprosesnya, dimungkinkan ada material yang membutuhkan bagian purchasing untuk menawarkan Request For Quotation (RFQ). Pertama-tama user membuat RFQ untuk material tertentu. User dapat membuat RFQ secara manual, reference dari RFQ lain atau menggunakan sebuah PR atau outline agreement sebagai sebuah template. Kemudian RFQ dikirim kepada vendor-vendor pilihan. RFQ dapat diproses dengan menggunakan transaksi ME41 atau melalui navigation path: SAP Menu Logistics Material Management Purchasing RFQ/Quotation Request for Quotation Create. Setelah user membuat RFQ, user dapat mencetak RFQ tersebut melalui transaksi ME9A atau melalui navigation path: SAP Menu Logistics Material Management Purchasing RFQ/Quotation Request for Quotation Messages Print/Transmit. d. Kebutuhan : Pembuatan Quotation atas permintaan material Solusi : Pembuatan Quotation dilakukan ketika perusahaan menerima Quotation dari vendor dan bisa merupakan lanjutan dari proses RFQ. Pembuatan Quotation dapat dilakukan dengan software SAP dengan t-code ME47. Rank : Medium Degree of fit : Gap

48 111 Overview Quotation dikirimkan oleh vendor kepada bagian purchasing yang ditawarkan dari RFQ. Respon dari vendor harus mengikuti ketentuan yang telah diatur sebelumnya pada RFQ. Jika vendor gagal mengikuti transaksi dari RFQ, user dapat mendiskualifikasi Quotation dari vendor tersebut. Quotation dapat dikirimkan kepada vendor melalui EDI menggunakan transaction set 843. Quotation dikirim kembali kepada bagian purchasing oleh bidders, atau vendor, dibandingkan, lalu dipilih salah satunya. Entering a Quotation Quotation diproses melalui transaksi ME47 atau melalui navigation path: SAP Menu Logistics Materials Management Purchasing RFQ / Quotation Quotation Maintain. Layar awal dari ME47 membutuhkan user bagian purchasing untuk mengentri sebuah nomor RFQ. Nilai dari harga Quotation dapat dientri pada field net price. Jika terdapat diskon, pajak atau kondisi lain dapat ditambahkan ke dalam sistem menggunakan layar conditions. Setelah Quotation telah dientri, Quotation harus dibandingkan untuk memilih vendor yang akan ditawarkan Purchase Order. e. Kebutuhan : Perbandingan antara beberapa Quotation berdasarkan harga dan quantity

49 112 Solusi : Dari beberapa Quotation yang telah diinput ke dalam sistem, kemudian dilakukan perbandingan untuk menemukan Quotation yang optimum dari satu vendor. Perbandingan antara Quotation dapat dilakukan dengan software SAP dengan t-code ME49. Pada t-code ini juga dapat dilakukan setting rejection letters untuk vendor yang tidak terpilih dan mencetaknya dengan ME9A. Rank : Medium Degree of fit : Gap Overview Setelah Quotation yang telah dientri dengan reference terhadap RFQ dan dikirim ke vendor, bagian purchasing kemudian mereview quotation tersebut dan memutuskan mana vendor yang akan diikutsertakan dalam penyediaan material atau jasa. Satu elemen dari proses Quotation adalah untuk membandingkan penawaran berdasarkan harganya. Cara ini adalah perbandingan yang paling dasar yang dapat dilakukan dan tidak memerlukan faktor keputusan. Price Comparison Factor in Quotation Price comparison dapat dilakukan melalui transaksi ME49 atau melalui navigation path: SAP Menu Logistics Materials Management Purchasing RFQ/Quotation Quotation Price Comparison.

50 113 Price comparison dapat dilakukan di antara beberapa Quotation dan dapat dipilih dengan menggunakan beberapa kriteria pemilihan seperti purchasing organization, vendor, material, atau nomor collective RFQ. Nomor collective adalah field yang paling berguna ketika mengirimkan beberapa RFQ kepada vendor-vendor yang berbeda. Nomor collective dapat digunakan untuk mempermudah menghasilkan sebuah perbandingan. Kriteria lain pada transaksi ME49 termasuk kriteria perbandingan di bawah ini: Reference Quotation, Quotation yang digunakan sebagai pembanding untuk quotation yang lain. Jika Reference Quotation tidak dientri, maka Quotation dibandingkan antara satu dengan yang lainnya. Mean value quotation, jika indikator ini diset maka perbandingan dilakukan terhadap harga rata-rata dari Quotation. Quotation dirata-ratakan dan rata-ratanya dinilai 100%. Quotation yang ada direfleksikan pada sebuah persentase yang menunjukkan apakah persentasenya di atas atau di bawah rata-rata. Sebagai contoh, sebuah quotation di bawah rata-rata akan menunjukkan persentase di bawah 100%; quotation di atas rata-rata akan menunjukkan persentase di atas 100%. Minimum value quotation, jika indikator diatur, maka perbandingan dilakukan terhadap quotation yang memiliki nilai

51 114 terendah. Artinya, quotation yang memiliki harga terbaik dinilai 100%. Quotation lain yang lebih mahal akan menunjukkan sebuah persentase yang dikalkulasikan dari nilai terendah yaitu 124%, 136%, dan sebagainya. Percentage basis, memperbolehkan user bagian purchasing untuk menspesifikasikan nilai mana yang akan digunakan sebagai dasar nilai 100%, apakah itu mean price, maximum price atau minimum price. Hal ini akan mengubah bagaimana peringkat persentase akan ditunjukkan pada Quotation. Rejecting Quotation Setelah di bagian purchasing telah membandingkan Quotation, user akan memberitahukan vendor yang Quotationnya ditolak. Pada sistem, Quotation juga perlu ditandai bahwa Quotation telah ditolak. Printing the Quotation Rejection Surat penolakan dapat dicetak dari sistem dengan menggunakan transaksi ME9A atau melalui navigation path: SAP Menu Logistics Materials Management Purchasing RFQ/Quotation Request for Quotation Messages Print/Transmit. Untuk setiap Quotation yang ditolak, pemberitahuan penolakan dapat dicetak didasarkan pada nomor RFQ. User purchasing mengentri messages type yang tepat yaitu ABSA.

52 115 f. Kebutuhan : Live Auction Solusi : Pada software SAP modul Material Management (MM) tidak disediakan fungsi untuk Live Auction. Tetapi fungsi Live Auction dapat dilakukan dengan menggunakan modul Supplier Relationship Management (SRM). Rank : High Degree of fit : Gap Overview SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) mengotomatisasi, menyederhanakan, dan mengakselerasi proses procureto-pay (pemenuhan kebutuhan sampai pembayaran) untuk material dan jasa. Dengan SAP SRM, perusahaan dapat mengurangi beban procurement, membangun hubungan kolaboratif dengan supplier, memanajemen kegiatan berbasis supplier dengan lebih baik dan mengembangkan perusahaan dengan penawaran inovatif dan waktu yang lebih cepat ke pasar. Aplikasi SAP Sourcing dapat membantu perusahaan dalam memaksimalkan sumber daya melalui pemenuhan kebutuhan yang cepat, fleksibel dan menunjang. Aplikasi SAP Sourcing memperbolehkan aktivitas negosiasi, termasuk: Spend analysis Category and project management

53 116 Requests for proposals, information, and quotation Reverse auctions Contract generation and management Supplier management Aplikasi SAP Sourcing membantu perusahaan untuk mencapai penghematan dan mempercepat waktu untuk memperoleh keuntungan dengan mengurangi biaya dan mendorong user adoption. Bersama dengan aplikasi SAP SRM, SAP Sourcing memberikan perusahaan sebuah proses dari pencarian vendor hingga manajemen kontrak yang lengkap dengan beberapa titik pengentrian ke dalam proses, beberapa pilihan model pengiriman dan jalur migrasi yang mulus untuk mengubah fungsi-fungsi purchasing. Aplikasi SAP Sourcing didukung oleh platform SAP NetWeaver. SAP NetWeaver menyatukan komponen teknologi kepada single platform, mengijinkan organisasi untuk mengurangi kompleksitas IT dan memperoleh value bisnis yang lebih daripada investasi IT perusahaan. Menyediakan cara terbaik untuk mengintegrasi semua sistem baik SAP atau software non-sap. Di dalam SRM terdapat suatu komponen yang bernama SAP Bidding Engine. Purchaser dapat menggunakan aplikasi ini untuk membuat dan memproses bid invitation dan live auctions untuk material dan jasa. Penawar dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengentri tawaran sebagai respon dari bid invitation dan auction. Bid invitation

54 117 dapat dibuat dengan tiga cara, yaitu: manual, dari sourcing, dan secara langsung dari contract pembelian. Terdapat dua macam bid invitation: a. Public bid invitations dibuat agar dapat diakses oleh penawar melalui web dan diterbitkan, contohnya pada portal. Para penawar dapat mengakses web secara langsung melalui sebuah hyperlink dari portal, log on ke dalam bidding engine system, dan mengentri penawaran mereka. Jika user mengharapkan sebuah penawaran tertentu, user dapat mengirimkan secara langsung. b. Restricted bid invitations hanya dibuat untuk dapat diakses oleh penawar yang telah ditentukan melalui . Penawar dapat mengakses web secara langsung melalui hyperlink yang terdapat pada , log on ke dalam SAP Bidding Engine System, dan mengentri penawaran mereka. Sending Out The Bid Invitation Ketika user telah selesai mengentri data pada bid invitation, user: Check (memeriksa) isi dari bid invitation untuk memastikan bahwa user telah mengisi seluruh field wajib dengan memilih tombol Check pada layar. Save (menyimpan) bid invitation dengan memilih Hold. Complete (melengkapi) bid invitation. Ini berarti bid invitation telah dilengkapi dan diperiksa dan telah siap untuk diterbitkan.

55 118 Publish (menerbitkan) bid invitation: o Penawar diassign pada restricted bid invitation yang menerima sebuah yang berisi sebuah link untuk mengakses bid invitaion. o Sebuah public bid invitation diterbitkan pada portal. Jika user telah menentukan penawar-penawar tertentu, penawarpenawar ini juga menerima . Fungsi-fungsi bid invitation lainnya: Creating Bid Invitation as Follow-On Documents for Another Bid Invitation. User dapat menciptakan sebuah bid invitation sebagai dokumen lanjutan untuk bid invitation yang lain, sebagai contoh, bid invitation pertama tidak menghasilkan tawaran-tawaran yang dapat diterima. Ketika melakukan ini, sistem menutup bid invitation asli dan menciptakan sebuah bid invitation yang baru. Bid invitation asli tetap berada pada histori dokumen untuk referensi lebih lanjut. Sebuah follow-on bid invitation hanya dapat diciptakan jika bid invitation asli telah diterbitkan dan jika tidak ada follow-on document tersedia untuk tawaran-tawaran yang dihasilkan dari bid invitation pertama. Requester and delivery point: SAP Bidding Engine menyarankan user pada saat itu sebagai requester. User dapat menulis ulang proposal. User dapat menentukan siapa saja yang terdapat pada

56 119 business partner master. User dapat mengentri organizational unit apa saja dari business partner sebagai titik pengiriman jika sebuah alamat telah ditentukan. Change: user dapat mengubah bid invitation jika deadline pengumpulan belum tercapai. Bagaimanapun, user tidak dapat mengubah purchasing organization dan nomor dokumen. Jika user melakukan perubahan pada bid invitation, user dapat : o Menginformasikan kepada semua penawar sebelumnya merngenai perubahan-perubahan menggunakan Send New E- mail, atau o Mengirimkan penawar individual sebuah menggunakan icon pada halaman tab Bidder/Bids. Change documents: pada basic data view, user dapat menampilkan perubahan (sebagai contoh, ketika sebuah tanggal telah diubah) pada bid invitation dengan nilai lama dan baru dengan memilih Display Change Documents. Convert to a live auction: penawar sebelumnya dapat memeriksa tawaran mereka sekali lagi dan membandingkannya dengan harga terbaik per item. Upload dan Download: user dapat mendownload seluruh bid invitation dengan seluruh tawaran ke dalam komputer dan selanjutnya meng-upload perubahan apa saja. Dokumen yang terdapat pada bid invitation tidak diupload. Jika diperlukan, user

57 120 dapat menampilkan dokumen secara individual dan menyimpan ke dalam komputer. Change bid after submitting: purchaser dapat memberikan penawar pilihan untuk merubah sebuah tawaran bahkan setelah mereka submit. Pada kasus ini, purchaser tidak perlu mengirim kembali tawaran awal kepada penawar. Close the bid invitation: ketika user telah menutup bid invitation, bid invitation tidak dapat diubah lebih lanjut dan tidak ada tawaran yang dapat disubmit. Tawaran-tawaran yang telah diterima untuk bid invitation telah diberikan status Completed. Setelah menerima tawaran-tawaran, user dapat memeriksa dan menerima satu atau lebih tawaran. User kemudian dapat menciptakan sebuah purchase order atau sebuah contract untuk tawaran yang dipilih. Jika user menginginkan tawaran yang lebih baik, user dapat mengubah bid invitation menjadi sebuah live auction. Penawar sebelumnya diinformasikan mengenai hal ini dan dapat memilih untuk merevisi tawarannya. Semua penawar melihat harga terbaik untuk tiap material dan dapat menurunkan harga jika mereka menginginkannya. Live Auction Live auction adalah proses lelang yang pelaksanaannya dilakukan secara real-time, hanya berlangsung dalam hitungan jam dan dilaksanakan setelah adanya bid invitation. Data-data yang terdapat pada

58 121 live auction berasal dari bid invitation. Live auction terdiri dari beberapa fitur: Real-time auction monitoring and bidding. Online and off-line auction maintenance. Lotting. Lots dapat diciptakan melalui mekanisme outline terhadap kelompok yang memiliki relasi pada line item untuk mempermudah auction kompleks. Lots memberikan penawar kefleksibilitasan untuk menyebarkan harga tawaran di antara line items dalam lot, dengan demikian meningkatkan penawaran kompetitif. Factored-cost bidding dapat digunakan pada auction yang menggunakan lotting, untuk setiap line items yang termasuk dalam lot, faktor-faktor ditentukan pada tingkat lot. Faktor yang terdapat pada tingkat lot memiliki kedudukan lebih tinggi daripada faktor yang terdapat pada tingkat header. Ketika mengubah sebuah bid invitation dengan lots menjadi auction, penawaran dengan kondisi-kondisi tidak disalin ke dalam auction. Penawar harus menawar pada setiap item pada sebuah lot sebelum mereka dapat mengajukan tawaran mereka, harga tawaran yang dientri pada tingkat line item diagregsasi pada tingkat lot dimana validasi tawaran, perbandingan dan monitoring terjadi. Peringkat tawaran didasarkan pada nilai total tawaran dari lot.

59 122 Auction versioning. Bidding in alternative currencies. Jenis mata uang yang beragam dapat ditentukan pada tingkat auction, untuk memungkinkan penawar untuk menawar pada suatu auction dalam jenis mata uang selain jenis mata uang yang telah ditentukan sebelumnya pada auction. Fungsi ini membuat proses penawaran menjadi lebih efisien bagi penawar dengan memperbolehkan mereka menawar pada jenis mata uang yang mereka pilih. Factored cost bidding. Bidding ini memungkinkan purchaser untuk menentukan keuntungan atau kerugian kompetitif kepada penawar melalui penggunaan penambah atau pengganda yang telah ditentukan pada tingkat auction header, line item, atau keduanya. Jika faktor terdapat pada dua tingkat tersebut, nilai yang ditentukan pada item level memiliki kedudukan lebih tinggi dibanding nilai pada tingkat header. Pada auction yang memiliki lot, faktor tidak dapat ditentukan pada line item yang termasuk pada lots tetapi ditentukan pada tingkat lot dan header, faktor lot apa saja memiliki tingkat lebih tinggi daripada faktor yang ditentukan pada header. User dapat menentukan faktor saat pembuatan auction dan sampai auction telah aktif yaitu setelah tidak ada perubahan terhadap pengaturan factored-cost bidding.

60 123 Faktor tidak terlihat oleh penawar. Penawar hanya melihat perubahan dari informasi harga auction pada Live Auction Cockpit dan harga tawaran mereka sendiri. Purchaser dapat memilih untuk melihat informasi harga auction dan tawaran yang terdapat pada nilai awal atau yang telah dinormalisasi. Untuk melihat nilai yang telah berubah untuk penawar tertentu, purchaser dapat logon sebagai penawar tersebut ketika memberikan tawaran surrogate. Proxy bidding. Pada bidding ini, sistem yang bertindak sebagai penawar dan penawar hanya memonitor jalanya bidding. Pada awal bidding, penawar menentukan tawaran terendahnya dan sistem secara otomatis melakukan penawaran sampai tawaran terendah tercapai. Surrogate bidding. Purchaser dapat mengentri sebuah tawaran untuk kepentingan seorang penawar. Sebagai contoh, jika penawar tidak dapat mengakses sistem, mereka dapat mengontak purchaser, yang kemudian mengentri tawaran bagi kepentingan penawar. Untuk melakukan hal ini, penawar harus mengakses transaksi Process Bid as Substitute, mencari seorang contact person dan menciptakan tawaran untuk bid invitation dalam bentuk pertanyaan. Purchaser juga dapat menawar sebagai pengganti di antarta sebuah bid invitation dengan menggunakan fungsi Bid as Substitute yang disediakan pada daftar penawar.

61 124 Berikut penjelasan antara Bid Invitation dan Live Auction: Tabel 4.5 Bid Invitation dan Live Auction Bid Invitation Bid invitation dan bid termasuk variabel harga dan non-harga. Penawar dapat memberikan tanggapan dalam jangka waktu Live Auction Penawaran hanya berdasarkan harga. Live auction aktif hanya dalam jangka waktu yang pendek (jam). yang lebih lama (hari, minggu). Penawar tidak dapat melihat informasi bid yang diberikan competitor lain. Bid invitation sesuai untuk variasi barang dan jasa yang lebih besar, termasuk raw materials, jasa dan proyek. Rank, best bid, dan next bid dapat ditampilkan dalam waktu yang sebenarnya (real time). Live auction lebih sesuai dengan komoditas seperti material dan jasa dengan atribut standar yang kurang bervariasi dari satu vendor ke vendor lain. Sourcing didasarkan pada sasaran nilai (seperti kualitas tinggi, pengiriman yang cepat) daripada harga. Market dynamics of auctions dapat bekerja dengan sangat baik dimana hubungan antara pembeli dan vendor tidak terlalu erat.