dengan nama "tdreqquo". Kemudian engine akan melanjutkan parsing terhadap

Transkripsi

1 192 diinginkan. Tag untuk parsing Recommended Quotation ini direpresentasikan dengan nama "tdreqquo". Kemudian engine akan melanjutkan parsing terhadap Selected Quotation. Selected Quotation akan memiliki nilai dan ditampilkan di dalam jika persetujuan ditujukan kepada Financial Controller untuk memilih Selected Quotation yang diinginkan. Tag untuk parsing Selected Quotation ini diberi nama "tdselquo". Kemudian engine akan melanjutkan parsing untuk mendapatkan nilai dari Status Approval yang direpresentasikan dengan nama "tdstatapp". Nilai yang dapat diterima oleh Status Approval ini hanyalah salah satu nilai diantara Approve, Reject, atau Amend. Setelah Status Approval didapatkan, maka parsing akan dilanjutkan untuk mendapatkan nilai dari Comment atas Approval yang dilakukan. Nilai dari Comment direpresentasikan dengan nama tddesc. Setelah parsing selesai dijalankan maka pemrosesan dari tersebut akan dilanjutkan ke tahap berikutnya. 4.6 Arsitektur Sistem Arsitektur sistem yang dipakai terdiri dari arsitektur untuk engine dan arsitektur untuk aplikasi web. Berikut gambar yang menunjukkan arsitektur yang dipakai untuk engine yang digunakan untuk membaca .

2 193 Gambar 4.46 Arsitektur engine untuk membaca Sistem yang dibuat akan menggunakan Microsoft Office Outook dan engine untuk menangani yang masuk pada akun yang dibuat untuk keperluan persetujuan pengadaan barang. Microsoft Office Outlook 2003 dan engine tersebut akan ditempatkan dalam sebuah server. Engine yang dibuat bertugas untuk melakukan pengecekan terhadap yang terdapat di kotak masuk Microsoft Office Outlook 2003 dengan menggunakan komponen objek dari library Microsoft Office Outlook tersebut. yang belum dibaca akan diproses oleh engine kemudian bila isi dari tersebut valid akan merubah dan menambahkan data pada database serta mengirimkan notifikasi selanjutnya. Arstitektur sistem yang dipakai dalam aplikasi web pada PT PPLi adalah arsitektur 3-tier yang terdiri dari client (first tier), web server (second tier) dan database server (third tier).

3 194 Gambar 4.47 Arsitektur sistem aplikasi web pada PT PPLi Client pada tier yang pertama merupakan end user yang menggunakan aplikasi web dengan menggunakan web browser. Setiap client harus terlebih dahulu menginstall.net Framework agar dapat menggunakan aplikasi ini. Tier yang pertama ini berfungsi menangani antarmuka (GUI). Aplikasi web yang dibuat ditempatkan pada tier yang kedua dalam web server yang telah mendukung.net Framework 3.5. Tier kedua ini berfungsi menangani logika bisnis dan logika proses data. Data yang diperlukan dalam proses bisnis disimpan dalam basis data pada tier yang ketiga

4 195 dalam database server dengan menggunakan DBMS SQL Server Tier ketiga ini berfungsi menangani validasi data dan akses ke database. Berikut gambar arsitektur sistem yang digunakan secara umum: Gambar 4.48 Arsitektur sistem yang diusulkan User yang menggunakan aplikasi sistem pengadaan barang berada pada sisi client dan hanya user yang sudah terdaftar di dalam basis data yang dapat menggunakan sistem pengadaan barang berbasis web ini. Aplikasi web yang dibuat akan ditempatkan di dalam web server (BOGOR-01) dan hanya dapat diakses dalam jaringan intranet oleh user melalui browser yang sudah ter-install di dalam komputer. Web server terhubung dengan database server (BOGOR-02) untuk mengambil dan mengolah data lalu ditampilkan di halaman web. Engine dalam

5 196 sistem pengadaan barang ini digunakan untuk mengirim notifikasi kepada user untuk keperluan persetujuan purchase requisition. yang diterima oleh user dapat dibalas dengan menggunakan format yang telah disediakan untuk melakukan persetujuan purchase requisition. Proses persetujuan melalui ini dapat dilakukan dengan menggunakan koneksi Internet bila user yang hendak dimintai persetujuan sedang berada di luar kantor. yang dibalas oleh user akan diterima kembali oleh engine menggunakan protokol POP3 dengan membaca kotak masuk pada Microsoft Office Outlook untuk selanjutnya merubah dan menambahkan data pada database kemudian dilanjutkan dengan mengirimkan notifikasi persetujuan purchase requisition lainnya dengan menggunakan protokol SMTP jika masih ada persetujuan yang diperlukan. 4.7 Struktur Menu Berikut adalah struktur menu yang digunakan untuk administrator: Gambar 4.49 Struktur menu administrator

6 197 Berikut adalah struktur menu yang digunakan untuk pengguna selain administrator: Gambar 4.50 Struktur menu selain administrator 4.8 Rancangan Layar Gambar 4.51 Halaman Home untuk administrator

7 198 Gambar 4.52 Halaman Home untuk user selain administrator Gambar 4.53 Halaman Create PR Gambar 4.54 Pop-up Select Project

8 199 Gambar 4.55 Pop-up Add Item Gambar 4.56 Halaman Approve PR 1

9 200 Gambar 4.57 Halaman Approve PR 2 Gambar 4.58 Pop-up Add Quotation Gambar 4.59 Pop-up Contact Person

10 201 Gambar 4.60 Halaman Approve PR 3 Gambar 4.61 Halaman Approve PR 4

13 204 Gambar 4.66 Halaman Create PO Gambar 4.67 Halaman View PR Gambar 4.68 Pop-up List Approval

14 205 Gambar 4.69 Halaman Pending PR Gambar 4.70 Halaman On Process PR Gambar 4.71 Halaman Approved PR

15 206 Gambar 4.72 Halaman History PR Gambar 4.73 Halaman View All PR Gambar 4.74 Halaman Pending Approval

16 207 Gambar 4.75 Halaman History Approval Gambar 4.76 Halaman Quotation Gambar 4.77 Halaman Quotation Attachment

17 208 Gambar 4.78 Halaman Insert Quotation Attachment Gambar 4.79 Halaman Edit Quotation Attachment Gambar 4.80 Halaman Contact Person

18 209 Gambar 4.81 Halaman Insert Contact Person Gambar 4.82 Halaman Edit Contact Person

19 210 Gambar 4.83 Halaman Currency Gambar 4.84 Halaman Insert Currency Gambar 4.85 Halaman Edit Currency

20 211 Gambar 4.86 Halaman Department Gambar 4.87 Halaman Insert Department Gambar 4.88 Halaman Edit Department

21 212 Gambar 4.89 Halaman Employee Gambar 4.90 Halaman Insert Employee

22 213 Gambar 4.91 Halaman Edit Employee Gambar 4.92 Halaman Item

23 214 Gambar 4.93 Halaman Insert Item Gambar 4.94 Halaman Edit Item

24 215 Gambar 4.95 Halaman Item Supplier 1 (View by Item) Gambar 4.96 Halaman Item Supplier 2 (View by Supplier)

25 216 Gambar 4.97 Halaman Insert Item Supplier Gambar 4.98 Halaman Position Gambar 4.99 Halaman Insert Position

26 217 Gambar Halaman Edit Position Gambar Halaman Project Gambar Halaman Insert Project

27 218 Gambar Halaman Edit Project Gambar Halaman Supplier Gambar Halaman Insert Supplier

28 219 Gambar Halaman Edit Supplier Gambar Halaman UOM Gambar Halaman Insert UOM

29 220 Gambar Halaman Edit UOM Gambar Halaman User Role Gambar Halaman Insert User Role

30 221 Gambar Halaman Edit User Role 4.9 Rancangan Prototype Aplikasi Gambar Halaman Home untuk administrator

31 222 Halaman ini merupakan halaman pertama yang ditampilkan kepada user (administrator) ketika menggunakan sistem pengadaan barang. Pada halaman ini terdapat daftar Pending Approval yang harus dilakukan oleh user dan daftar PR yang dikelompokkan berdasarkan status PR. Bila user mengklik link process pada daftar Pending Approval maka akan dialihkan ke Halaman Approve PR untuk melakukan persetujuan sesuai dengan role atau jabatan yang dimiliki oleh user. Bila user mengklik link create PO pada daftar Approved PR maka akan dialihkan ke halaman Create PO seperti pada Gambar Bila user mengklik link view pada daftar On Process PR maka akan dialihkan ke halaman View PR seperti pada Gambar Gambar Halaman Home untuk user selain administrator Halaman ini merupakan halaman pertama yang ditampilkan kepada user selain administrator ketika menggunakan sistem pengadaan barang. Bila user mengklik

32 223 link view pada daftar Pending PR maka akan dialihkan ke halaman Create PR seperti pada Gambar dan dapat melanjutkan kembali proses pembuatan PR yang tertunda. Gambar Halaman Create PR 1 Gambar di atas merupakan tampilan halaman yang digunakan untuk membuat PR. User dapat memilih Project dengan mengklik link select dan akan menampilkan pop-up seperti Gambar User dapat menambahkan daftar barang pada PR dengan mengklik link add item dan akan menampilkan pop-up seperti Gambar

33 224 Gambar Pop-up Select Project 1 Gambar di atas merupakan tampilan isi pop-up untuk memilih Project dari daftar Project yang terdapat di basis data. User dapat memasukkan Project baru yang tidak terdapat di dalam daftar dengan mengklik link here di bagian bawah halaman pop-up dan tampilan pop-up akan berubah seperti pada Gambar Bila user menekan tombol Add maka Project yang dipilih akan ditambahkan ke dalam PR dan pop-up akan hilang. Gambar Pop-up Select Project 2 Gambar di atas merupakan tampilan isi pop-up jika user ingin menambahkan Project baru yang belum terdapat di dalam basis data. Bila user menekan tombol

34 225 Add maka Project baru tersebut akan ditambahkan di dalam basis data dan PR lalu pop-up akan hilang. Gambar Pop-up Add Item 1 Gambar di atas merupakan tampilan isi pop-up untuk memilih Item dari daftar Item yang terdapat di dalam basis data. User dapat memasukkan Item baru yang tidak terdapat di dalam daftar dengan mengklik link here di bagian bawah halaman pop-up dan tampilan pop-up akan berubah seperti pada Gambar Bila user menekan tombol Add maka Item yang dipilih akan ditambahkan ke dalam PR dan pop-up akan hilang. Gambar Pop-up Select Item 2

35 226 Gambar di atas merupakan tampilan isi pop-up jika user ingin menambahkan Item baru yang belum terdapat di dalam basis data. Bila user menekan tombol Add maka Item baru tersebut akan ditambahkan di dalam basis data dan PR lalu pop-up akan hilang. Gambar Halaman Create PR 2 Gambar di atas merupakan halaman PR setelah Project, Reference WO, No., dan daftar Item dimasukkan ke dalam PR. User dapat menekan tombol Save untuk menyimpan data PR telah dimasukkan. Bila user menekan tombol Process maka PR akan diteruskan ke Department Head untuk disetujui.

36 227 Gambar Halaman Approve PR 1 (Acknowledge by Department Head) Gambar di atas merupakan tampilan halaman Approve PR untuk Department Head. User dapat memilih Status Approval dan memasukkan komentar untuk PR tersebut setelah memeriksa kesesuaian data pada PR. Bila user menekan tombol submit maka PR akan diproses sesuai dengan Status Approval yang dipilih.

37 228 Gambar Halaman Approve PR 2 (Purchasing Department) Gambar di atas merupakan tampilan halaman Approve PR untuk Purchasing Department. User dapat memasukkan dan Quotation ke dalam PR dengan mengklik link add quotation dan akan menampilkan pop-up seperti pada Gambar Gambar Pop-up Add Quotation

38 229 Gambar di atas merupakan tampilan isi pop-up jika user ingin menambahkan Quotation untuk PR yang sedang diproses. User dapat memilih Supplier dari daftar Supplier yang sudah terdapat di dalam basis data dan memasukkan Term of Payment yang diajukan oleh Supplier. Bila user menekan tombol Add maka Quotation tersebut akan ditambahkan ke dalam PR lalu pop-up akan hilang. Gambar Halaman Approve PR 3 (Purchasing Department) Gambar di atas merupakan tampilan halaman Approve PR setelah user memasukkan Cost Center, Acct. # dan daftar Quotation. Bila user mengklik link nama supplier dari daftar quotation yang ada maka akan muncul pop-up daftar Conatct Person dari supplier tersebut seperti pada Gambar Bila user mengklik link Quotation ID dari daftar quotation yang ada maka akan muncul pop-up daftar Quotation Attachment seperti pada Gambar User dapat memilih Currency

39 230 yang digunakan, memasukkan Unit Cost, Delivery Date, dan Description untuk setiap Item dalam Quotation. User dapat menentukan apakah PR tersebut perlu diverifikasi oleh Related Department. Bila user memilih Yes pada combo box verified by Related Department maka akan muncul sebuah tabel tambahan untuk memilih Department, Position, dan Employee yang akan ditugaskan untuk memverifikasi PR tersebut. Bila user menekan tombol submit maka PR akan diproses sesuai dengan kebutuhan verifikasi oleh Related Department dan Status Approval yang dipilih. Gambar Pop-up Quotation Attachment Gambar di atas merupakan tampilan isi pop-up jika user ingin melihat Daftar Quotation Attachment dari Quotation yang ada di dalam PR. Gambar Pop-up Contact Person

40 231 Gambar di atas merupakan tampilan isi pop-up jika user ingin melihat Contact Person dari Supplier yang ada di dalam PR. Gambar Halaman Approve PR 3 (Related Department) Gambar di atas merupakan tampilan halaman Approve PR untuk Related Department. User dapat memilih Status Approval dan memasukkan komentar untuk PR tersebut setelah memeriksa kesesuaian data pada PR. Bila user menekan tombol submit maka PR akan diproses sesuai dengan Status Approval yang dipilih.