Sistem IT Inventory Tempat Penimbunan Berikat

Transkripsi

1 Sistem IT Inventory Tempat Penimbunan Berikat Penawaran software siap pakai dan pembangunan sistem

2 1 CV PERDANA SISTEMATIKA PROJECT PROPOSAL PENAWARAN SOFTWARE SISTEM IT INVENTORY & ERP 1

3 2 Pendahuluan Diberlakukannya Peraturan Menteri Keuangan RI No. 147/PMK.04/2011 (sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan PMK-44/PMK.04/2012) dan Peraturan Dirjen Bea dan Cukai No. 57/BC/2011 (sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan PER-17/BC/2012) tentang Kawasan Berikat, mewajibkan Perusahaan yang berada di Kawasan Berikat memiliki Sistem Informasi Persediaan berbasis komputer untuk pengelolaan barang yang ditimbun di Kawasan Berikat untuk kepentingan pemeriksaan dan dapat diakses secara realtime dan/atau online terbatas hanya untuk membaca (read only) atau mengunduh (download) yang dilakukan oleh Pejabat Bea dan Cukai yang mengawasi Kawasan Berikat. Sistem Informasi Persediaan berbasis komputer tersebut paling sedikit memenuhi persyaratan sebagai berikut : - Dipergunakan untuk pencatatan : o Pemasukan barang; o Pengeluaran barang; o Barang dalam proses produksi (work ini process); o Penyesuaian (adjustment); dan o Hasil pencacahan (stock opname); - Harus dibuatkan sedemikian rupa sehingga menghasilkan : o Laporan Pemasukan Barang per dokumen pabean o Laporan Pengeluaran Barang per dokumen pabean o Laporan Posisi Barang dalam Proses (WIP) o Laporan Pertanggungjawaban Mutasi Barang : Mutasi bahan baku dan bahan penolong Mutasi barang jadi Mutasi barang sisa dan scrap Mutasi mesin dan peralatan kantor 2

4 3 Fitur-fitur sistem IT Inventory Fitur-fitur yang ada didesain sesuai dengan ketentuan yang berlaku, digambarkan dalam proses berikut ini : Gambar: Diagram proses system Berikut ini adalah gambaran back end pendataan system IT inventory. Back end disini adalah data yang diolah oleh administrator IT inventory. Data ini tidak dientry manual tapi didapat secara otomatis melalui proses transfer data otomatis yang bersumber dari sistem terkait, misal (system data PO, data exim (EDI system), data gudang bahan & penolong, data WIP, data gudang jadi dan lainlain). Administrator akan menggunakan back end data ini sebagai fungsi kontrol dan dapat melakukan koreksi bila terdapat kesalahan data. Juga untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan rekonsiliasi dengan dokumen kepabeanan di KPPBC. Sedangkan front end adalah tampilan data secara web base via website sehingga data bisa diakses oleh pihak eksternal dalam hal ini pihak Bea Cukai. Sistem yang kami tawarkan bersifat terintegrasi antara satu modul dengan modul lainnya. Untuk modul-modul terkait akan digambarkan pada bagian akhir penawaran ini. Modul-modul ini terdiri dari system warehouse (bahan baku, bahan penolong, barang jadi), system purchasing, system PPIC, Machine & Maintenance, system exim dan accounting (optional). Sistem berjalan dengan menggunakan local server (LAN). 3

5 4 1. Menu Sistem Menu terdiri dari option pilihan dan tab page frame yang bisa dipilih untuk menampilkan report atau action lain yang diinginkan 2. Penerimaan Barang Gambar: Tabel Pemasukan per Dokumen Pabean (BC23,BC262,BC40) Gambar: Option pilihan untuk memudahkan pencarian/ tampilan data 4

6 5 Gambar: Rincian perbaris data yang bisa ditampilkan Untuk penerimaan lokal (BC40) data didapat dari system BBM (Bukti Barang Masuk) gudang. Sedang penerimaan import (BC23) data didapat dari proses transfer otomatis dari data system EDI (import). 3. Pengeluaran Gambar: Tabel Pengeluaran per Dokumen Pabean (BC25, BC261, BC27, BC30, BC41) 5

7 6 Gambar: Option pilihan untuk dokumen pengeluaran Untuk data pengeluaran lokal (misal BC41) data didapat dari system BBK gudang (Bukti Barang Keluar), sedangkan untuk pengeluaran barang eksport data didapat dari system EDI (eksport). 4. Inventory 1. Bahan Baku & Bahan Penolong Gambar: Tabel posisi stok yang bisa ditampilkan sesuai kategori barang 6

8 7 2. Mesin Gambar: Daftar mesin yang digunakan 3. Work in Process Gambar: Daftar Work in Process per lokasi 7

9 8 4. Barang Jadi Gambar: Posisi stok Barang Jadi 5. Produksi 1. Pemakaian Bahan Gambar: Tabel pemakaian bahan baku & penolong, bisa ditampilkan per kategori dan per periode tertentu 2. Hasil Produksi 8

10 9 Gambar: Tabel hasil produksi, bisa ditampilkan per periode tertentu 6. Laporan dokumen pabean Gambar: Menu Laporan per Dokumen Pabean Laporan dihasilkan dari system dan menghasilkan keluaran dalam format file MS Excel. 9

11 10 Gambar: Proses system untuk menghasilkan laporan per dokumen pabean Laporan pertanggungjawaban merupakan salah satu laporan yang dihasilkan dari system informasi Persediaan Berbasis Komputer (IT Inventory). Dengan demikian laporan tidak dibuat manual lagi oleh perusahaan (terutama oleh bagian exim) namun merupakan produk laporan yang dihasilkan dari system. DJBC akan meragukan pelaksanaan system informasi persediaan berbasis komputer bila ditemukan bahwa laporan tersebut bukan produk dari system IT Inventory. 1. Laporan pemasukan barang per dokumen pabean 2. Laporan pengeluaran barang per dokumen pabean 3. Laporan Saldo WIP 4. Laporan pertanggung-jawaban mutasi bahan baku dan bahan penolong 10

12 11 5. Laporan pertanggung-jawaban mutasi barang jadi 6. Laporan pertanggung-jawaban mutasi barang sisa & scrap 7. Laporan pertanggung-jawaban mutasi mesin & perlengkapan kantor 7. Menu lain Setting otoritas user dengan setiap user memiliki hak akses (bertingkat) yang berbeda. 11

13 12 Gambar: masing-masing user hanya dapat mengakses bidang/ departemennya dan tidak bisa masuk departemen lain tanpa otorisasi. Gambar: Ada user yang memiliki hak mengubah master, ada yang hanya bisa mengkases entry data & report saja, ada yang hanya dapat mengakses report saja tanpa bisa melakukan entry. 12

14 13 Gambar: Masing-masing inventory ditangani oleh user yang berbeda dimana yang satu tidak bisa masuk ke user/ inventory lain tanpa otorisasi. Berikut ini adalah tampilan front end system IT inventory dimana data ditampilkan secara web base sehingga bisa diakses langsung oleh petugas di KPPBC. Sistem Persediaan Berbasis Komputer merupakan salah satu komponen yang mempunyai bobot penilaian tertinggi dalam kegiatan profiling perusahaan TPB oleh KPUBC/KPPBC, profil perusahaan menentukan kategori layanan dan akhirnya menentukan pembedaan pelayanan kepabeanan di KPUBC/KPPBC. Gambar: data ditampilkan dalam format web dengan pembatasan akses. 13

15 14 Gambar: contoh tampilan website yang memberikan akses realtime kepada pejabat bea dan cukai dalam melakukan pengawasan dan pelayanan. Gambar: pencarian data mutasi/ posisi stok per kategori barang. Akses harus memudahkan pejabat BC dalam mencari dokumen/ barang tertentu, mendapat laporan periode dari sampai tanggal tertentu dan mencetak laporan tertentu. 14

16 15 Gambar: contoh data pemakaian bahan & hasil produksi Gambar: contoh menu laporan pertanggungjawaban dimana laporan tersebut harus dihasilkan oleh system bukan dibuat manual terpisah. 15

17 16 Berikut ini adalah modul lain yang berkaitan dengan sistem IT Inventory. Modul ini sebagian bersifat optional artinya perusahaan bisa tidak menggunakannya. Contoh Form konfirmasi order Contoh PO customer (Order Penjualan) 16

18 17 Contoh form penyiapan faktur/ commercial invoice Contoh form isian Material Request departemen PPIC 17

19 18 Contoh Form Pengisian Barang Masuk (ke Gudang) BBM (bahan baku, bahan pembantu, sparepart dan barang jadi) Contoh form isian pengeluaran barang/ BBK (bahan baku, bahan pembantu, sparepart dan barang jadi) 18

20 19 Contoh form isian Purchasing Order 19

21 20 IMPLEMENTASI INSTALASI Umumnya diperlukan beberapa penyesuaian selama proses implementasi (+/- 1 3 bulan). Dalam hal ini program diinstal dengan asumsi standart umum perusahaan manufaktur, selama proses berjalan (sampai 3 bulan) sistem dapat diubah sesuai format yang diinginkan perusahaan (dengan beberapa batasan). PENGGUNAAN PROGRAM Cara pengoperasian program ini sangat sederhana dan mudah, tidak membutuhkan keterampilan khusus. Semua pegawai dipastikan dapat menggunakannya dengan baik. Kami memberikan pelatihan program selama 1 hari atau lebih. Setiap pengguna mempunyai hak/kode akses yang berbeda-beda sesuai dengan kewenangannya. SPESIFIKASI KEBUTUHAN KOMPUTER Program ini dapat digunakan pada komputer yang telah ada, sehingga tidak memerlukan pengadaan komputer baru. KONTAK PERSON & DOWNLOAD PROGRAM Untuk informasi, pertanyaan, demo, atau pembelian lisensi program ini, dapat menghubungi: CV Perdana Sistematika - Surabaya Telepon: Call/ SMS: info@perdanasistematika.com 20

22 21 Contoh tampilan menu software [ERP] Tampilan menu pembelian Tampilan menu inventory 21

23 22 Tampilan menu cash & bank Tampilan menu penjualan dan penagihan piutang 22

24 23 Tampilan menu departemen eksport Tampilan menu Accounting 23

25 24 Tampilan menu PPIC (Product Planning & Inventory Control) 24

26 25 HARGA SOFTWARE Fasilitas dan harga IT INVENTORY ERP Purchasing PPIC Machine & Maintenance Warehouse (bahan baku, bahan penolong, spare part, barang jadi) Exim Custom Purchasing Marketing Exim Warehouse PPIC Production Asset Machine & Maintenance HRD & Payroll Finance Accounting Custom Laporan seluruh departemen sejumlah lebih dari 100 macam format laporan IDR IDR Catatan Harga tersebut adalah total untuk semua modul dengan asumsi 2 lisensi per departemen (2 PC) atau dengan kata lain masing-masing departemen terdiri dari 2 PC Penambahan lisensi adalah Rp per PC Biaya penambahan format laporan baru (bila ada): Rp. 150,000/ format laporan Biaya perubahan tampilan format laporan & entrian (bila diperlukan): Rp / format Biaya kunjungan (training/ perawatan) bila dibutuhkan (setelah 3 bulan): Rp / kunjungan Gratis support via online (remote) Gratis revisi bila terdapat bug/ kesalahan Garansi tidak terbatas waktu Garansi tidak termasuk kerusakan data yang diakibatkan karena kerusakan hardware, gangguan listrik, kebakaran, pencurian dll. Tidak termasuk instalasi hardware/ server/ jaringan LAN Pembayaran 50% saat instalasi & implementasi, 25% pada bulan ke dua, sisanya pada bulan ketiga. Surabaya, 12/07/2013 Tri yatmoko, SE CV. Perdana Sistematika 25