ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN NILAI SISWA PADA SMP NEGERI 1 PANGKALANBARU

Transkripsi

1 AALISA DA PERACAGA SISTE IFORASI PEGOLAHA ILAI SISWA PADA SP EGERI PAGKALABARU Wally Doyo Sistem Informasi STIK ATA LUHUR PAGKALPIAG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Abstrak Information is a requirement that must be held in an organization where good and whether or not the information is held, fast accurate and right will affect the performance of the activity or organization, including the processing of value in SP egeri Pangkalanbaru. Research authors at SP egeri Pangkalanbaru about the processing of the students are still using the manual system, began the process of recording student data, teacher data, student grades recap the process, until the making of report cards and reports, giving rise to weaknesses in both the data processing and requires time long enough in the presentation of information needed by the school. To the authors tried to solve it by doing the above control values by means of the processing system to computerize the processing system of the students to save time and costs, so there is no loss to the school. Hopefully with a computerized information system, processing student scores on SP egeri Pangkalanbaru regarding data processing students, teachers, presentation of report cards and reports that can be addressed later. Thus the activities associated with the processing of student data, preparation of reports and decision-making can work well to improve the quality of the output. Kata kunci : Information, processing, student, SP egeri Pangkalanbaru. Pendahuluan Penelitian mengenai Pengolahan ilai Siswa memliki latar belakang permasalahan, tujuan penelitian, batasan penelitian, metode yang digunakan dalam penelitian. Berikut ini adalah uraian mengenai hal-hal tersebut. A. Latar Belakang Penelitian Setiap sekolah memiliki sistem pengolahan data nilai siswa yang berbeda dimana sistem pengolahan data nilai siswa SP egeri Pangkalanbaru belum terkomputerisasi. Yang mengakibatkan menjadi rumit dan memiliki kelemahan dalam hal waktu yang diperlukan cukup lama pada proses pengisian nilai. B. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: a. embuat sistem komputerisasi untuk mendukung pengolahan data yang secara manual pada saat ini. b. empermudah pencarian data dan penyajian informasi akademik yang di perlukan a. empermudah dalam pengolahan dan penyajian data nilai siswa. b. embuat sistem terkomputerisasi untuk media penyimpanan dan back up data. c. Untuk mengetahui dan mempelajari tata cara pelaksanaan Sistem Pengolahan Data ilai Siswa pada SP egeri PangkalanBaru. d. Tempat mengimplementasikan ilmu yang telah didapat selama melaksanakan kuliah di STIK Atma Luhur Pangkalpinang. e. embuat sistem yang dapat diakses menggunakan LA. C. Batasan Penelitian Agar topik yang dibahas tidak menyimpang dari penelitian ini, maka batasan masalah yang akan dibahas yaitu: a. Dalam hal ini hanya membahas mengenai pengolahan nilai siswa menyangkut masalah data siswa, data guru, data mata pelajaran, data kelas, data nilai siswa, dan raport. b. Sistem yang dirancang akan dimaksimalkan penggunaannya sehingga dapat bekerja secara dinamis, yaitu dapat dipergunakan dari tahun ke tahun.

2 D. etode Penelitian etode merupakan suatu cara untuk memahami aluralur yang ditempuh dalam penelitian dan didasarkan pada tujuan yang hendak dicapai pada suatu penelitian. Berikut ini metode penelitian yang penulis gunakan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan: a. Wawancara Wawancara atau tanya jawab langsung kepada staf-staf yang berkaitan dengan sistem yang sedang diteliti. b. Pengamatan elakukan pengamatan secara langsung untuk mendapatkan data dengan melihat langsung, mengamati kegiatan yang sedang berjalan pada obyek yang sedang diteliti. c. Kepustakaan Penelitian dengan sumber-sumber kepustakaan. Dengan cara mengumpulkan data dari sumbersumber seperti buku-buku,bahan-bahan perkuliahan, artikel, jurnal, serta sumber informasi lainnya. 2. Tinjauan Pustaka 2. Konsep Dasar Sistem enururt kutipan dari Tata Sutabri (202 : 0-), sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk satu tujuan. 2.2 Definisi Sistem enurut Tata Sutabri dalam bukunya (202 : 0), secara sederhana, sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sasma lain, dan terpadu. 2.3 Karakteristik Sistem odel umum sebuah sistem adalah input, proses, output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. 2.4 Karakteristik Sistem odel umum sebuah sistem adalah input, proses, output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. 2.5 Definisi Informasi enurut Tata Sutabri dalam bukunya (202 : 29), Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 2.6 ilai dan Kualitas Informasi enurut Tata Sutabri (202 : 37) ilai informasi ditentukan oleh 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi, perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. 2.7 Konsep Dasar Sistem Informasi Telah diketahui informasi merupakan hal-hal yang sangat penting bagi pengambilan keputusan. Darimana informasi tersebut didapat? Informasi bisa diperoleh dari sistem informasi. 2.8 Definisi Sistem informasi enurut Tata Sutabri (202 : 46), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 3. etode Penelitian etode merupakan suatu cara untuk memahami aluralur yang ditempuh dalam penelitian dan didasarkan pada tujuan yang hendak dicapai pada suatu penelitian. Berikut ini metode penelitian yang penulis gunakan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan: a. Wawancara Wawancara atau tanya jawab langsung kepada stafstaf yang berkaitan dengan sistem yang sedang diteliti. b. Pengamatan elakukan pengamatan secara langsung untuk mendapatkan data dengan melihat langsung, mengamati kegiatan yang sedang berjalan pada obyek yang sedang diteliti. c. Kepustakaan Penelitian dengan sumber-sumber kepustakaan. Dengan cara mengumpulkan data dari sumbersumber seperti buku-buku,bahan-bahan perkuliahan, artikel, jurnal, serta sumber informasi lainnya. 4. Hasil Dan Pembahasan

3 4. Proses Bisnis Proses bisnis yang dilakukan dalam sistem pengolahan nilai siswa adalah sebagai berikut : a. Proses Pendataan Guru Kepala sekolah megeluarkan Surat Keputusan ( SK ) pembagian tugas kepada bagian Administrasi ( TU ), Kemudian TU mencatat data yang ada di SK pembagian tugas tersebut dan setelah itu TU menyerah SK pembagian tugas kepada guru masing masing untuk di laksanakan. b. Proses Pendataan Siswa Setelah pendataan guru selesai, masing masing wali kelas melakukan pengecekan kelas siswa untuk mengetahui jumlah siswa yang naik kelas dan siswa yang tidak naik kelas, kemudian wali kelas membuat laporan jumlah siswa per kelas dan diserahkan kepada Bagian Administrasi ( TU ) yang ditanda tangan oleh kepala sekolah. e. Proses Pendataan Ekstrakurikuler Wakil kepala sekolah bagian kurikulum menentukan jenis ektrakurikuler yang ada, kemudian wakil kepala sekolah bagian kurikulum memberikan data ektrakurikuler kebagian kepala sekolah untuk di setujui, kepala sekolah menyetujui ektrakurikuler kemudian wakil kepala sekolah bagian kurikulum menerima data ektrakurikuler dan menyerahkan ke bagian tata usaha. f. Proses Pembagian Kelas Wakil kepala sekolah bagian kesiswaan melakukan pembagian kelas dan melakukan pembagian siswa perkelas, kemudian menyerahkan data pembagian kelas tersebut kepada kepala sekolah untuk diperiksa disetujui dan disahkan, setelah disetujui dan disahkan oleh kepala sekolah, kemudian diserahkan kembali kewakil kepala sekolah bagian kesiswaan dan di serahkan ke wali kelas masing-masing. c. Proses Pendataan ata Pelajaran Waka kurikulum sekolah merekap mapel kemudian rekapan data mapel diserahkan kepada kepala sekolah untuk disahkan / dibuat SK mapel, kemudian di serahkan ke bagian tata usaha dan guru masing-masing mata pelajaran. d. Proses Pendataan Kelas Wakil kepala sekolah bagian kesiswaan melakukan pendataan kelas dengan mengecek total siswa berdasarkan kelas masing-masing jurusan. Kemudian wakil kesiswaan menentukan jumlah kelas VII, VIII, IX berdasarkan jumlah siswa kuota kelas. Kemudian wakasek bagian kesiswaan menyerahkan data kelas kebagian tata usaha untuk di rekap lalu diserahkan ke wali kelas. g. Proses pembuatan jadwal pelajaran Wakil kepala sekolah kurikulum mebuat daftar mata pelajaran dan diberikan kepada wali kelas, kemudian wali kelas memberikan jadwal pelajaran ke siswa. h. Proses pembuatan Daftar Ekstrakurikuler asing-masing guru ektrakurikuler mendata siswa yang ingin mengikuti ekrakurikuler berdasarkan hobi dari masing-masing siswa, lalu guru ektrakurikuler menulis nama-nama siswa yang berminat mengikuti ektrakurikuler, kemudian guru ektrakurikuler merekap data siswa yang mengikuti ektrakurikuler dan menyerahkan kebagian tata usaha, kemudian bagian tata usaha menyalin data ektrakurikuler kedalam data siswa. i. Proses Pencatatan Absensi

4 Dari data kelas dan pembagian siswa perkelas, bagian wakil kepala sekolah bagian kesiswaan merekap data kelas dan pembagian siswa perkelas, kemudian membuat pengumuman absensi perkelas dan diserahkan ke bagian tata usaha, dan bagian tata usaha menyerahkan absensi perkelas kepada walikelas. walikelas setiap harinya mencatat kehadiran siswa, kemudian setiap akhir semester kemudian wali kelas menghitung berapa banyak kehadiran siswa yang sakit, izin, alpa dan menuliskannya ke raport masing-masing siswa, kemudian di serahkan ke bagian tata usaha bagian kesiswaan dan dimasukan ke dalam buku induk siswa. j. Proses Pencatatan Daftar ilai Guru mata pelajaran menyerahkan daftar nilai siswa kepada wali kelas, kemudian wali kelas menerima daftar nilai dari seluruh masing-masing guru. k. Proses Pembuatan Raport Wali kelas mengisi nilai raport dan setelah raport selesai di isi maka wali kelas memberikan raport kepada kepala sekolah untuk di tanda tangan, setelah raport diterima dan ditanda tangan, kepala sekolah mengembalikan raport yang telah di tanda tangan ke wali kelas supaya raport dibagikan ke siswa, dan siswa biasa menerima raport. l. Proses Pembuatan Laporan Legger Wali kelas merekap data nilai siswa kedalam legger kemudian menyerahkan laporan legger kebagian tata usaha untuk di arsipkan Use Case Diagram Use Case Diagram dibawah ini dikelompokkan berdasarkan aktor. a) Use Case Diagram Package Tata Usaha Entry Data Siswa Entry Data Guru Entry ata Pelajaran Entry Pengembangan Diri Tata Usaha Entry Kelas Entry Ekstrakulikuler Cetak Daftar Ekstrakulikuler Gambar Use case Diagram Package Tata Usaha b) Use Case Diagram Package Guru Entry Daftar ilai Guru Gambar 2 Use case Diagram Package Guru c) Use Case Diagram Package Wali Kelas Entry Rekapan Absensi Cetak Daftar Pembagian Kelas Entry Jadwal Pelajaran Wali Kelas Cetak Jadwal Pelajaran Cetak Raport Cetak Laporan Legger Gambar 3 Use case Diagram Package Wali Kelas 4.3 Rancangan Basis Data embahas Tentang ERD, Tranformasi ERD ke LRS, LRS, Tabel dan Spesifikasi Basis Data. a) Entity Relationship Diagram (ERD)

5 Siswa mlengkap_siswa Alamat Jenkel_siswa Tlhr_siswa Tgllhr_siswa Agama Kewarganegaraan Anak_ke Jmlhsaudara Bahasa_shrihari otelp_siswa Jaraktmpttinggal Kesekolahdengan Golongandarah Penyakit Kelainan_jasmani Tinggi_brtsiswa Asal_sekolah Pindahdarisekolah ama_ayah Tlhr_ayah Tgllhr_ayah Agama_ayah Kewarganegaraan_ayah Ijazah_tertinggiayah Pekerjaan_ayah Penghasilan_ayah Alamat_ayah otelp_ayah Status_ayah ama_ibu Tlhr_ibu Tgllhr_ibu Agama_ibu Kewarganegaraan_ibu Ijazah_tertinggiibu Pekerjaan_ibu Penghasilan_ibu Alamat_ibu otelp_ibu Status_ibu ama_wali Tlhr_wali Tgllhr_wali Agama_wali Kewarganegaraan_wali Ijazah_tertinggiwali Pekerjaan_wali Penghasilan_wali Alamat_wali otelp_wali Status_wali mlengkap_siswa Alamat Jenkel_siswa Tlhr_siswa Tgllhr_siswa Agama Kewarganegaraan Anak_ke Jmlhsaudara Bahasa_shrihari otelp_siswa Jaraktmpttinggal Kesekolahdengan Golongandarah Penyakit Kelainan_jasmani Tinggi_brtsiswa Asal_sekolah Pindahdarisekolah ama_ayah Tlhr_ayah Tgllhr_ayah Agama_ayah Kewarganegaraan_ayah Ijazah_tertinggiayah Pekerjaan_ayah Penghasilan_ayah Alamat_ayah otelp_ayah Status_ayah ama_ibu Tlhr_ibu Tgllhr_ibu Agama_ibu Kewarganegaraan_ibu Ijazah_tertinggiibu Pekerjaan_ibu Penghasilan_ibu Alamat_ibu otelp_ibu Status_ibu ama_wali Tlhr_wali Tgllhr_wali Agama_wali Kewarganegaraan_wali Ijazah_tertinggiwali Pekerjaan_wali Penghasilan_wali Alamat_wali otelp_wali Status_wali obagi Kelas_asal lihat o_absen Tapel_absen Smstr_absen Pembagian dapat Absensi lakukan _Kelas obagi o_absen Tapeldaftar obagi o_absen Semesterdaftar Jml_sakit Jml_izin Jml_alpa Jml_hadir bagi obagi Kelas m_kelas untuk o_absen ada pilih tampil Tapel_dafnil Smstr_dafnil Dafnil Daftar_Eks kul o_raport butuh tulis Tapel_ekskul Smstr_dafeskul UAS muncul UTS Rata_UH Kkm_dafnil o_raport o_jadwal Jam_ke Raport Hari dari o_raport Waktu ilai Tapel_raport Kelas_ajar Ket Smstr_raport Keputusan IP o_jadwal punya o_raport miliki Keterangan IP m_guru Tlhr_guru Ekskul Tgllhr_guru Jenkel_guru Alamat_guru Guru otelp_guru m_ekskul Stts_nikah Jml_anak Pengemba Agama_guru ngan_diri Pend_terakhir Thn_lulus asa_kerja m_pgmbangan Jabatan apel m_mapel Kkm hasil Jadwal o_jadwal Smstr Thn_ajar Gambar 4 Entity Relationship Diagram (ERD) b) Transformasi ERD ke LRS obagi Kelas_asal lihat Pembagian dapat Absensi lakukan Siswa _Kelas obagi o_absen Tapeldaftar obagi o_absen o_absen Semesterdaftar Tapel_absen Jml_sakit Smstr_absen Jml_izin Jml_alpa Jml_hadir bagi obagi Kelas m_kelas untuk o_absen ada pilih tampil Tapel_dafnil Smstr_dafnil Dafnil Daftar_Eks kul butuh o_raport Tapel_ekskul tulis Smstr_dafeskul UAS muncul UTS Rata_UH Kkm_dafnil o_raport o_jadwal Jam_ke Raport Hari dari o_raport Waktu Tapel_raport Kelas_ajar Smstr_raport Keputusan ilai IP Ket o_jadwal punya o_raport miliki Keterangan IP m_guru Tlhr_guru Ekskul Tgllhr_guru Jenkel_guru Alamat_guru Guru m_ekskul otelp_guru Stts_nikah Jml_anak Pengemba Agama_guru ngan_diri Pend_terakhir Thn_lulus asa_kerja m_pgmbangan Jabatan apel m_mapel Kkm hasil Jadwal o_jadwal Smstr Thn_ajar Gambar 5 Tranformasi ERD ke LRS c) Logical Record Structure (LRS) obagi Pembagian_Kelas obagi Tapeldaftar obagi Semesterdaftar Kelas m_kelas Dafnil Tapel_dafnil Smstr_dafnil o_absen Daftar_Ekskul Tapel_ekskul Smstr_dafeskul Ekskul m_ekskul lihat obagi Kelas_asal Absensi o_absen Tapel_absen Smstr_absen obagi o_absen dari ilai miliki Ket Raport o_raport Tapel_raport Smstr_raport Keputusan o_raport o_raport Keterangan Pengembangan_Diri m_pgmbangan Lakukan o_absen o_absen Jml_sakit Jml_izin Jml_alpa Jml_hadir butuh UAS UTS Rata_UH Kkm_dafnil apel m_mapel Kkm hasil o_jadwal Jam_ke Hari Waktu Kelas_ajar Guru o_jadwal IP m_guru Tlhr_guru Tgllhr_guru Jenkel_guru Jadwal Alamat_guru otelp_guru o_jadwal IP Stts_nikah Smstr Jml_anak Thn_ajar Agama_guru IP Pend_terakhir Thn_lulus asa_kerja Jabatan Siswa mlengkap_siswa Alamat Jenkel_siswa Tlhr_siswa Tgllhr_siswa Agama Kewarganegaraan Anak_ke Jmlhsaudara Bahasa_shrihari otelp_siswa Jaraktmpttinggal Kesekolahdengan Golongandarah Penyakit Kelainan_jasmani Tinggi_brtsiswa Asal_sekolah Pindahdarisekolah ama_ayah Tlhr_ayah Tgllhr_ayah Agama_ayah Kewarganegaraan_ayah Ijazah_tertinggiayah Pekerjaan_ayah Penghasilan_ayah Alamat_ayah otelp_ayah Status_ayah ama_ibu Tlhr_ibu Tgllhr_ibu Agama_ibu Kewarganegaraan_ibu Ijazah_tertinggiibu Pekerjaan_ibu Penghasilan_ibu Alamat_ibu otelp_ibu Status_ibu ama_wali Tlhr_wali Tgllhr_wali Agama_wali Kewarganegaraan_wali Ijazah_tertinggiwali Pekerjaan_wali Penghasilan_wali Alamat_wali otelp_wali Status_wali Gambar 6 LRS Logical Record Structure 5 Kesimpulan Dan Saran a. Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : ) Dengan adanya rancangan sistem informasi ini, dapat membantu sekolah dalam mendapatkan laporan nilai yang lebih rinci. 2) Komputerisasi pada rancangan pengolahan nilai siswa sangatlah membantu administrasi SP egeri PangkalanBaru, sehingga proses pengolahan nilai siswa akan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan tidak perlu lagi dilakukan secara manual. 3) Dengan adanya rancangan sistem informasi ini, kepala sekolah dapat mengetahui data data yang dibutuhkan dengan akurat sehingga membantu kepala sekolah dalam melakukan pengontrolan. 4) Dengan adanya rancangan sistem informasi ini, dapat meminimalisir waktu, sehingga tidak memerlukan waktu yang lama dalam penginputan data dan perhitungan nilai. 5) Penyimpanan data dalam database memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan pemeliharan data, sehingga kita tidak perlu menyimpan data didalam media kertas yang mudah hilang dan rusak pada saat sistem manual. 6) Rancangan sistem informasi dapat membantu kepala sekolah dalam mengambil keputusan yang tepat karena sistem komputerisasi dapat memberikan informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu. b. Saran Adapun saran saran yang perlu dikemukan adalah sebagai berikut : ) Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem informasi ini, supaya mereka mengtahui bagaimana cara menggunakan dan perawatan sistem informasi ini.

6 2) Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mugkin timbul pada sistem, perlu dilakukan perawatan (maintenance) secara rutin. Pengontrolan data merupakan perawatan yang terbaik untuk menghindari berbagai kesalahan. 3) Secara rutin memback-up data data yang ada untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data. 4) Perlu adanya peningkatan infrastruktur computer yang digunakan oleh SP egeri PangkalanBaru agar dapat terciptanya efisiensi dan efektivitas yang lebih dalam rangka mendukung system informasi ini. Daftar Pustaka Sutabri, Tata Analisis Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta Sutabri, Tata Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.