RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB PADA SMP N 1 PARIT TIGA

Transkripsi

1 RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB PADA SMP N 1 PARIT TIGA Yuni Asmita Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Pangkalpinang Jalan Raya Sungailiat Selindung Baru Pangkalpinang Telp. (0717) yuniasmita@yahoo.com ABSTRACT The development of computer technology in today's increasingly sophisticated and have entered the international market, a lot of offices and private agencies that use this tekniologi. Computer is a communication tool that is not familiar among the public, but can be used as a tool in alleviating human work can also be used as a means of communication through the virtual world by interacting with each other from one country to another. By this author doing research in the school SMPN1 Parittiga.On SMP 1 Parittiga currently in dire need of the existence of a system of information that is very helpful in the process of admission of new students, a new student information system. Little problems in SMPN1 Parittiga can be solved with this system. Because of the above, the authors feel that the computerized system is needed for the new student information system on SMP 1 Parittiga. So it can solve the problems on the system that is currently running. With this system expected administrative errors and delays in reporting that often happened before can be minimized, thus resulting information will be faster and more accurate. Kata Kunci: demography,report,information,system 1. Pendahuluan Sekolah merupakan salah satu sarana penunjang pendidikan yang memiliki fungsi yang sangat penting sebagai tempat untuk mencari ilmu. Sekolah juga merupakan tempat berinteraksi antara murid dengan guru serta berperan penting sebagai tempat untuk mendidik dan melatih siswa dengan tujuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Dalam instansi pemerintah yang bergerak di bidang pendidikan, sekolah merupakan modal dasar untuk membangun Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal sejak dini. Peningkatan mutu pendidikan ditandai oleh kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan masyarakat. Karena itu, mutu pendidikan harus dilihat dari seluruh aspek, termasuk di dalamnya menyangkut tingkat kemampuan lulusannya. Dari tahun ke tahun jumlah calon siswa yang mendaftar di SMP N 1 Parit Tiga makin banyak. Dimana setiap calon siswa dapat mendaftar dengan ketentuan-ketentuan yang telah disepakati oleh sekolah tersebut. Seperti yang kita ketahui bahwa penggunaan sistem berbasis komputer masih belum merata, oleh karena itu penulis mengharapkan adanya penerapan sistem terkomputerisasi khususnya pada penerimaan siswa baru yang sedang berjalan di SMP N 1 Parit Tiga ini. Untuk metode penelitian pengumpulan data penulis menggunakan metode sebagai berikut : a) Metode pengamatan (observasi) Menurut Sangadji dan Sopiah (2010:171)[7], observasi adalah proses pencatatan pola perilaku subyek (orang), obyek (benda), atau kejadian yang sistematis tanpa danya pernyataan atau komunikasi dengan individu-individu yang teliti. b) Metode wawancara Menurut Sangadji dan Sopiah (2010:171)[7], wawancara merupakan teknik pengumpulan data dalam metode survey yang menggunakan pernyataan secara lisan kepada subyek penelitian. c) Dokumentasi Menurut Fatta (2007:71)[6], dokumentasi merupakan teknik yang dilakukan dengan mempelajari material merupakan teknik yang dilakukan dengan material yang menggambarkan sistem yang sedang berjalan 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Konsep Sistem Informasi Sistem Menurut Abdul Kadir (Abdul Kadir 2003:54)[3], Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksud untuk mencapai satu tujuan.

2 Menurut Jogiyanto (Jogiyanto 2008:34)[4], Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur- prosedur yang mempunyai tujuan tertentu Informasi Menurut McFadden, dkk (1999) (Abdul Kadir 2003:31)[3] mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Menurut Jogiyanto (2008:8)[4], informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. karena sistem pencatatan transaksi penerimaan siswa baru pada SMP N 1 Parit Tiga masih dilakukan secara manual. Misalnya pada proses pendaftaran siswa baru membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencatat semua data calon siswa Analisis Proses Prosedur yang dilakukan dalam sistem pengolahan data peserta didik, dan pengolahan nilai siswa adalah sebagai berikut : Pendaftaran Calon Siswa Panitia PSB Laporan Menurut Keraf (2001: 284)[8], Laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya Penerimaan Siswa Baru Siswa baru adalah siswa yang telah diterima disekolah yang mereka daftarkan. Sebelumnya calon siswa harus mengikuti ketentuan yang telah disepakati oleh sekolah-sekolah. Mengisi Formulir Pendaftaran Terima Formulir Pendaftaran Catat Data Pendaftaran Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Sistem informasi penerimaan siswa baru adalah suatu system informasi yang terpadu yang merupakan kegiatan yang sangat penting dilembaga pendidikan dan ini merupakan kegiatan yang rutin terjadi disekolah-sekolah. Dimana setiap tahun para calon siswa dapat mendaftar dengan ketentuan-ketentuan yang telah disepakati oleh pihak sekolah. Gambar 1 Activity Diagram Pendaftaran Proses Seleksi Calon Siswa Ikut Ujian Tertulis Panitia PSB 2.2 Analisa dan Perancangan Sistem Berorietasi Obyek dengan UML Analisa dan perancangan sistem berorientasi obyek merupakan cara baru untuk menggambarkan suatu masalah dengan model yang dibuat menurut konsep sekitar dunia nyata. Dalam hal ini dasar pembuatanya adalah objek, dimana objek tersebut merupakan kombinasi antara struktur data dan perilaku dalam suatu entitas. (Jeffery L.Whitten et al,2004:686)[1]. Serahkan Hasil Ujian Terima Pengumuman Terima Hasil Ujian Lakukan Penilaian Buat Pengumuman 3. Metode Penelitian Analisis Sistem Sistem Permasalahan yang sedang berjalan Dalam pembuatan laporan Skripsi ini penulis mengambil judul Sistem Penerimaan Siswa Baru pada SMP N 1 Parit Tiga Berbasis Web, Gambar 2 Activity Diagram Seleksi

3 Daftar Ulang Usecase Diagram Calon Sisw a Panitia PSB Mengisi Formulir Daftar Ulang Terima Daftar Ulang Catat Data Daftar Ulang Gambar 5 Gambar Usecase Diagram Gambar 3 Activity Diagram Daftar Ulang 4. Rancangan Basis Data 4.1. ERD Pembuatan Laporan Panitia PSB Kepala Sekolah Buat Laporan Siswa Baru Terima Laporan Siswa Baru Gambar 4 Activity Diagram Pembuatan Laporan Analisis Keluaran Adapun analisa keluaran yang dihasilkan dari sistem berjalan adalah Laporan Data Penerimaan Siswa Baru, Analisis Masukkan Adapun analisa masukan yang dihasilkan dari sistem berjalan adalah Data Formulir Pendaftaran dan Formulir Daftar Ulang Identifikasi Kebutuhan Berdasarkan hasil analisa dan uraian umum mengenai sistem penerimaan siswa baru yang sedang berjalan pada SMP 1 Parittiga, maka dibutuhkan: Entry Pendaftaran, Entry Data Mata Pelajaran, Cetak Hasil Seleksi, Entry Daftar Ulang, Entry Data Siswa, Laporan Siswa Baru. Gambar 6 Entity Relationship Diagram

4 4.2. Transformasi Diagram ERD ke Logical Record Structure 4.4. Rancangan Antar Muka Rancangan keluar dari sistem adalah berupa Hasil Seleksi dan Laporan Siswa Baru 4.5. Rancangan Masukkan Rancangan masukkan dari sistem adalah Pendaftaran dan Data Mata pelajaran Rancangan Dialog Layar 1) Struktur Tampilan Gambar 9 Struktur Tampilan Layar 2) Rancangan Layar a) Rancangan Layar Halaman Home Gambar 7 Transformasi ERD ke Logical Record Structure (LRS) 4.3. Logical Record Structure (LRS) Gambar 10 Rancangan Layar Halaman Home Gambar 8 Logical Record Structure (LRS)

5 b) Rancangan Layar Halaman Entry Pendaftaran d) Rancangan Layar Halaman Cetak Hasil Seleksi Gambar 13 Rancangan Layar Halaman Cetak Hasil Seleksi Gambar 11 Rancangan Layar Halaman Entry Pendaftaran e) Rancangan Layar Halaman Entry Daftar Ulang c) Rancangan Layar Halaman Mata Pelajaran Gambar 14 Rancangan Layar Halaman Entry Daftar Ulang Gambar 12 Rancangan Layar Halaman Mata Pelajaran

6 f) Rancangan Layar Halaman Entry Data Siswa Dalam Sistem Penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut : Bagian Admin Form Pendaftaran CtrlPendaftaran Pendaftaran Open Pendaftaran() Auto() Get Pendaftaran() Get Pendaftaran() Input Pendaftaran() Input Pendaftaran() Blank Form() Display List Pendaftaran() Display List Pendaftaran() Blank Form() Gambar 15 Rancangan Layar Halaman Entry Data Siswa g) Rancangan Layar Halaman Cetak Laporan Siswa Baru Gambar 17 Sequence Diagram Pendaftaran Bagian Admin Form matpel CtrlMatpel Matpel Open Matpel() Auto() Get matpel() Get matpel() Input matpel() Input matpel() Blank Form() Display List matpel() Gambar 16 Rancangan Layar Halaman Cetak Laporan Siswa Baru 3.6 Sequence Diagram Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar obyek di dalam meupun disekitar sistem (termasuk pengguna, display dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Diawali dari apa yang menggerakkan aktifitas tersebut, proses dan perubahan apa daja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan. Komponen utama Sequence Diagram terdiri dari atas obyek yang dituliskan dengan kotak segi empat bernama. Message diwakili oleh garis dengan tanda panah dan aktu yang ditunjukan dengan progress vertikal. (Munawar,2005:88)[2]. Display List matpel() Blank Form() Gambar 18 Sequence Diagram Entry Data Mata Pelajaran

7 Bagian Admin FormSeleksi() CtrlSeleksi Seleksi Isi Matpel Pendaftaran Display NoSel+1() Pilih(Nodaf) Pilih(NoDaf) Bagian Admin Form data Siswa Ctrldatasiswa Siswa DafUl Display Nis() Display Pendaftaran() Get Pendaftaran() Pilih(NoDafUl) Pilih(NoDafUl) Pilih(KdMatPel) Pilih(KdMatPel) Get MatPel() Get DafUl() Display MatPel() Input Nilai() Input Nilai() Tambah() Tambah() Blank Form Siswa Display List Seleksi() Blank List Seleksi Save Siswa() Simpan Siswa() Cetak() Cetak() Get Seleksi() Save Seleksi() Get Isi() Show Hasil seleksi() Gambar 19 Sequence Diagram Cetak Hasil Seleksi Gambar 21 Sequence Diagram Entry Data Siswa Bagian Admin Form daftar ulang Ctrldaftarulang DafUl Seleksi Display No_SM+1() Bagian admin FormLapPenerimaansiswabaru CtrlLapPenerimaansiswab aru PilihPeriode() PilihPeriode() Get Siswa() Siswa Pilih(Nosel) Pilih(NoSel) Display Seleksi Get Seleksi() Cetak() Cetak() Print Lapsiswabaru() Blank Form daftarulang() Save daful() Simpan daful Gambar 22 Sequence Diagram Cetak Laporan Siswa Baru Gambar 20 Sequence Diagram Entry Daftar Ulang

8 5. Rancangan Class Diagram (Entity Class) 2) Pengaturan waktu Gambar 23 Rancangan Class Diagram 6. Hasil dan Pembahasan 1) Kegiatan yang dilakukan a. Tahap Perencanaan. Tahap perencanaan meliputi : 1) Menentukan objek penelitian 2) Persetujuan dari pihak kampus STMIK ATMA LUHUR dan SMP N 1 Parit Tiga (Instansi yang akan di teliti) 3) Melakukan Survey dan Wawancara 4) Mengumpulan dokumen dokumen terkait dengan objek penelitian 5) Mengumpulan bahan pustaka terkait dengan objek penelitian b. Tahap Analisis Tahap analisis meliputi : 1) Analisis sistem yang berjalan 2) Analisis kebutuhan sistem 3) Analis dokumen dokumen masukkan dan keluaran c. Tahap Perancangan Tahap Perancangan meliputi : 1) Perancangan Basis Data yang digunakan 2) Perancangan terhadap tampilan antar muka sistem yang akan digunakan d. Tahap Implementasi 1. Pembuatan Sistem 2. Uji Kemampuan Sistem 3. Mengevaluasi input yang digunakan 4. Mengevaluasi proses yang dilakukan system 5. Mengevaluasi prosedur penggunaan system 6. Mengevaluasi Input sistem Tabel IV.1 Tabel Waktu Kegiatan Penelitian 3) Pengaturan Biaya Biaya yang dibutuhkan untuk membangun Sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMP N 1 Parit Tiga adalah sebagai berikut :: Tabel IV.2 Tabel Keterangan Biaya Yang Diperlukan

9 7. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Kesimpulan yang dapat ditarik dalam sistem Penerimaan Siswa Baru (PSB) ini antara lain : a. Penggunaan sistem Penerimaan Siswa Baru secara manual memerlukan waktu yang lebih banyak serta keakuratan data atau informasi yang kurang terjamin. b. Tingakat kesalahan pada penggunaan sistem manual lebih besar dibandingkan dengan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi seperti dalam proses pencatatan data siswa. c. Dengan menggunakan sistem Penerimaan Siswa Baru yang sudah terkomputerisasi diharapkan masalah atau hambatan yang dihadapi dalam sistem manual dapat teratasi atau meminimalkan kesalahan yang terjadi dalam sistem manual yang kurang cepat dan keakuratan data yang kurang terjamin.. Daftar Pustaka Saran Adapun beberapa hal yang dapat disampaikan sebagai suatu masukan antara lain Dari hasil kesimpulan yang penulis sampaikan diatas, maka penulis mencoba memberikan saran-saran yang kiranya dapat berguna bagi SMPN 1 Parittiga sebagai suatu masukan antara lain: a. Cara menghindari kegagalan yang fatal, maka perlu dipertimbangkan faktor personal yang akan mengoperasikannya, karena sumber daya manusia merupakan faktor penentu dalam berjalannya suatu sistem. b. Perlunya kedisiplinan dan ketekunan dalam lingkungan kerja. c. Untuk menjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti hilangnya data, sebaiknya sistem komputerisasi Penerimaan Siswa Baru hanya panitia PSB atau bagian Tata Usaha saja yang dapat mengakses sistem tersebut.