ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBELAJARAN SISWA BERBASIS APLIKASI DESKTOP PADA SMA NEGERI 1 PANGKALANBARU

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBELAJARAN SISWA BERBASIS APLIKASI DESKTOP PADA SMA NEGERI 1 PANGKALANBARU Dhafy Vegilea Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Bangka Belitung vegilea@gmail.com ABSTRACT SMA Negeri 1 Pangkalanbaru is an institution belonging to the foundation but under the auspices of the education agency is addressed at Jalan Raya Desa Jeruk Kecamatan Pangkalanbaru. On the SMA Negeri 1 Pangkalanbaru There is a weakness in terms of the processing activities of the students are still done manually, data processing and value students often slow, data processing teacher, attendance data and the schedule was slow and difficult. Therefore, to address the various problems encountered such as the above, the need for processing of student information systems are computerized in order to provide convenience and minimize errors in the processing of student scores in SMA Negeri 1 Pangkalanbaru. Keywords : information systems, terms of the processing activities of the students. 1. Pendahuluan Dalam dunia pendidikan Sistem Informasi yang terkomputerisasi sangat dibutuhkan untuk membantu dalam proses belajar mengajar dan dalam mengolah data data yang terkait di lingkungan pendidikan seperti pengolahan data pembelajaran. Sistem Informasi akademik merupakan tiang utama dalam mengatur segala hal yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pembelajaran Latar Belakang Masalah Selama ini semua proses penyampaian informasi pembelajaran pada SMA Negeri 1 Pangkalanbaru masih bersifat konvensional, dengan kata lain bahwa proses belajar mengajar dan penyampaian informasi antara siswa dengan guru hanya dapat dilakukan dengan syarat terjadinya Sekolah merupakan salah satu sarana penunjang pendidikan yang memiliki fungsi yang sangat penting sebagai tempat untuk mencari ilmu. Sekolah juga merupakan tempat berinteraksi antara murid dengan guru serta berperan penting sebagai tempat untuk mendidik dan melatih siswa dengan tujuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. pertemuan antara siswa dengan guru di dalam kelas. Permasalahan yang terdapat pada SMA Negeri 1 Pangkalanbaru yaitu masih terdapat kesulitan dalam proses pencarian data, dan pembuatan laporan karena penyimpanan data masih disimpan dalam bentuk arsip, dokumen atau berkas-berkas 1

2 yang mengakibatkan terjadinya penumpukan data, maka dari itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan tema Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pembelajaran Siswa Berbasis Aplikasi Desktop Pada SMA Negeri 1 Pangkalanbaru. 1.2 Tujuan Penelitian Berikut ini adalah beberapa tujuan penelitian ini, yaitu : a. Dengan adanya komputerisasi akan mempermudah pihak sekolah dalam hal pengolahan ataupun dalam melakukan pencarian data-data yang dibutuhkan dalam waktu singkat. b. Mempermudah pihak sekolah untuk memantau keberhasilan belajar tiap siswa. c. Mempermudah pihak sekolah dalam memantau pembelajaran siswa. d. Mempermudah dalam pembuatan laporan baik laporan nilai siswa ataupun laporan-laporan lainnya yang berhubungan dengan penilaian siswa, sehingga laporan kegiatan tersebut akan lebih tepat waktu. 1.3 Ruang Lingkup Setelah melakukan observasi langsung ke SMA N 1 Pangkalanbaru maka ruang lingkup yang penulis ambil adalah pengelolaan data siswa, pengelolaan data guru, pengelolaan jadwal bidang studi untuk masing-masing kelas atau jadwal mengajar para guru, pengelolaan nilai siswa. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen sistem yang berapa didalam suatu ruang lingkup organisasi, saling berinteraksi untuk menghasilkan sebuah informasi yang bertujuan untuk pihak manajemen tertentu dan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut jogiyanto faktor faktor yang menentukan kehandalan dari suatu sistem informasi atau informasi dapat dikatakan baik jika memenuhi kriteria kriteria sebagai berikut :Keunggulan (userfulness), Ekonomi (economic), Kehandalan (Reliability), Pelayanan (Customer Service), Kapasitas (capacity), Sederhana (simplicity), Fleksibel (Fleksibility) 2.2 Komponen Sistem Informasi Istilah dalam komponen sistem informasi adalah blok bangunan (building block) yang dapat dibagi menjadi enam blok Jogiyanto yaitu :Blok masukan (input block), Blok model (model block), Blok keluaran (output block), Blok teknologi (technologi block) Blok basis data (database block), Block kendali (control block). 2.3 Pengertian UML Unified Modeling language (UML) merupakan sistem arsitektur yang bekerja dalam OOAD (Object-oriented Analysis/Design) dengan satu bahasa yang konsisten untuk menentukan, visualisasi, mengkrontruksi, dan mendokumentasikan artifact (sepotong informasi yang digunakan atau dihasilkan dalam suatu proses rekayasa software, dapat berupa model, deskripsi, atau software) yang terdapat dalam sistem software. Untuk membuat suatu model, UML memiliki diagram grafis sebagai berikut : a. Bussines Use Case model b. Activity Diagram c. Use case model d. Behavior diagram : Sequance diagram e. Implementatioan diagram : Component diagram, Deployment diagram f. Generate code 2.4 Activity diagram Activity diagram menggambarkan proses bisnis dan urutan aktifitas dalam sebuah proses, yang mana dipakai pada business modeling untuk memperlihatkan urutan aktifitas proses bisnis karena bermanfaat untuk membantu memahami proses secara keseluruhan dalam memodelkan sebuah proses. Activity diagram mempunyai : a. Start point, titik awal dari sebuah activity b. End point, titik ahir dari sebuah activity c. Activity, dimana menggambarkan proses bisnis dan dikenal sebagai activity state. d. Fork (pencabangan) e. Join (penggabungan) f. Decision point g. Guard (kunci) h. Swimlane 2

3 i. Swimarea 2.5 Package Diagram Package (paket) adalah mekanisme pengelompokan yang digunakan untuk menandakan pengelompokan elemen-elemen model, sebuah package dapat mengandung beberapa paket lain di dalamnya. Package digunakan untuk memudahkan perorganisasian elemen-elemen model. 2.6 Use case diagram Use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan system yang terdiri dari : a. Actor Actor menggambarkan orang, sistem atau eksternal entitas/stakeholder yang menyediakan atau menerima informasi dari sistem. b. Use Case Use case diberi nama yang menyatakan apa hal yang dicapai dari hasil interaksinya dengan actor dan dinotasikan dengan gambar (horizontal ellipse) dan menggunakan kata kerja. c. Relationship Relasi (relationship) digambarkan sebagai bentuk garis antara dua symbol dalam use case diagram. Relasi antara use case dengan use case antara lain: Include,Extend,Generalization/Inheritance 2.7 Sequence Diagram Sequence diagram adalah adalah visual coding (perancangan form/ layar). Biasanya digunakan untuk tujuan analisa dan desain dan memfokuskan identifikasi metoda di dalam sebuah sistem. Sequence diagram mempunyai beberapa symbol, yaitu : Entity Object, Interface/Boundary Object, Control Object, Simple Message, Recursive, Activation, Lifeline, 2.8 Perancangan Basis Data Merupakan tahap merancang basis data yang akan diterapkan oleh system antara lain: Entity Relationship Diagram (ERD) ERD digunakan untuk menggambarkan dan menjelaskan tentang hubungan antara penyimpanan data (data store) yang ada di dalam diagram aliran data. Komponen-komponen yang digunakan antara lain sebagai berikut : Entity Set, Relatonship Set, Attribute Transformasi ERD ke LRS Aturan- aturan dalam melakukan transformasi ERD ke Logical Record Structure (LRS) adalah sebagai berikut : a. Setiap entity akan diubah ke bentuk sebuah kotak dengan nama entity berada diluar kotak dan atribut berada dalam kotak. b. Sebuah relasi kadang disatukan dalam sebuh kotak bersama entity, kadang terpisah dalam sebuah kotak tersendiri Transformasi LRS Ke Relasi Transformasi ini disebut dengan Mapping ERD ke Database Relational. Transformasi ini dibagi ke dalam dua langkah, yaitu : a. Mempresentasikan relationship menjadi relasi- relasi atau tabel tabel database. b. Tabel hasil transformasi dapat di normalkan dengan tekhnik normalisasi Tabel / Relasi Tabel/Relasi adalah koneksi objek yang terdiri dari sekumpulan elemen yang diorganisasikan secara kontinyu, artinya memori yang dialokasikan antara satu elemen yang lainya mempunyai address yang berurutan Spesifikasi Basis Data sistem basis data adalah suatu sistem penyusunan dan pengelolaan record-record dengan menggunakan computer dengan tujuan untuk menyimpan atau merekam serta melihat data operasional lengkap pada sebuah organisai atau perusahaan, sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan untuk kepentingan proses pengambilan keputusan Microsoft Visual Studio 2008 Bahasa pemograman Visual basic merupakan bahasa pemograman berorientasi objek yang multiguna. Awalnya, basic cama sekedar bahasa tingkat tinggi (high level 3

4 language) yang memungkinkan semua orang membuat program komputer Database di dalam Microsoft Office Access 2007 Pengertian database pada MS. Accesss adalah sekumpulan objek yang terdiri dari tabel, query, form, report, pages, macro dan module. Objek-objek ini ditampung dalam satu wadah atau database. Database di MS Access selain terdiri dari objek yang terdapat juga grup. 2.9 Pengertian Sistem Informasi Akademik Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Akademik adalah lembaga pendidikan tinggi kurang lebih 3 tahun berhubungan dengan akademik, bentuk ilmiah, bersifat ilmu pengetahuan. Pada bab sistem informasi akademik akan dijelaskan mengenai dasar teori dalam pembuatan sistem informasi akademik. Sistem informasi akademik adalah sistem yang memberikan layanan informasi yang berupa data dalam hal ini yang berhubungan dengan akademik. Data yang dimaksud terdiri atas informasi akademik sebagai berikut: a. Melakukan input data siswa dan menyimpanya ke dalam database. b. Melakukan input data guru dan menyimpanya ke dalam database. c. Membuat jadwal kegiatan belajar mengajar. d. Menerima nilai akhir dari guru-guru. e. Membuat bukti pembayaran yang terkait dengan akademik seperti SPP. f. Membuat laporan data siswa, data guru, data jadwal dan data nilai keseluruhan siswa untuk diserahkan kepada kepala sekolah. Sistem informasi akademik merupakan tiang utama dalam mengatur segala hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan, didalam sistem ilmiah komponen komponen yang ada dapat saling berinteraksi. Sebuah sistem informasi akademik yang baik tentunya mampu menjalankan semua hal yang berkaitan dengan penyelengaraan maupun hal hal spesifik lainya, semua komponen dipermudah dengan adanya sistem ini, tidak perlu kesalahpahaman jika aturan aturannya sudah masuk kedalam sistem. Teori Tambahan Nilai Nilai adalah alat yang menunjukkan alasan dasar bahwa cara pelaksanaan atau keadaan akhir tertentu lebih disukai secara sosial dibandingkan cara pelaksanaan atau keadaan akhir yang berlawanan UTS (Ujian Tengah Semester) UTS (Ujian Akhir Semester) adalah ujian yang dilakukan setelah setengah semester telah di pelajari, artinya ujian ini merupakan ujian pra sebelum Ujian Akhir Semester (UAS) UAS (Ujian Akhir Semester) UAS (Ujian Akhir Semester) adalah ujian yang dilakukan pada akhir semester Mata Pelajaran Mata pelajaran adalah salah satu bagian mata pelajaran yang diarahkan untuk menyiapkan peserta didik untuk mengenal, memahami, menghayati dan mengamalkan,pelajaran yang kemudian menjadi dasar pandangan hidupnya (way of life) melalui kegiatan bimbingan, pengajaran, latihan, penggunaan pengamalan dan pembiasan Guru Pengertian dan definisi guru adalah sebagai pengelola kegiatan proses belajar mengajar dimana dalam hal ini guru bertugas untuk mengarahkan kegiatan belajar siswa agar bisa mencapai tujuan pembelajaran. Dalam hal ini guru berperan dan bertugas sebagai pengelola proses belajar mengajar. Guru berperan menjadi pengganti orang tua di sekolah. Dalam hal ini guru harus bisa menggantikan orang tua siswa jika siswa sedang berada di sekolah KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal) Salah satu prinsip penilaian pada kurikulum berbasis kompetensi adalah menggunakan acuan kriteria, yakni menggunakan kriteria tertentu dalam menentukan kelulusan peserta didik. Kriteria paling rendah untuk menyatakan peserta didik mencapai ketuntasan dinamakan Kriteria Ketuntasan Minimal (KKM). 4

5 Siswa Siswa adalah komponen masukan dalam sistem pendidikan, yang selanjutnya diproses dalam proses pendidikan, sehingga menjadi manusia yang berkualitas sesuai dengan tujuan pendidikan nasional. Sebagai suatu komponen pendidikan, siswa dapat ditinjau dari berbagai pendekatan, antara lain: pendekatan social, pendekatan psikologis, dan pendekatan edukatif/pedagogis Estrakurikuler kegiatan yang dilakukan siswa sekolah atau universitas, di luar jam belajar kurikulum standar. Kegiatan-kegiatan ini ada pada setiap jenjang pendidikan dari sekolah dasar sampai universitas. Kegiatan ekstrakurikuler ditujukan agar siswa dapat mengembangkan kepribadian, bakat, dan kemampuannya di berbagai bidang di luar bidang akademik. Kegiatan ini diadakan secara swadaya dari pihak sekolah maupun siswasiswi itu sendiri untuk merintis kegiatan di luar jam pelajaran sekolah Raport Raport adalah buku yang berisi keterangan mengenai nilai kepandaian dan prestasi belajar murid di sekolah, yang biasanya dipakai sebagai laporan guru kepada orang tua siswa atau wali murid. (Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa: 1988) Absensi Adalah kehadiran dan keikutsertaan siswa secara fisik dan mental terhadap aktivitas sekolah pada jam-jam efektif di sekolah. 3. Metode Penelitian Didalam pengumpulan data penulis akan melakukan pengumpulan data dengan menggunakan metode sebagai berikut : a. Metode Observasi Yaitu mengamati secara langsung terhadap objek yang akan di teliti agar dapat memberikan informasi yang tepat dan jelas. b. Metode Wawancara Yaitu melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak yang bersangkutan dalam objek yang diteliti. c. Metode Kepustakaan Yaitu metode pengumpulan data dengan cara dibantu buku-buku (dari perpustakaan) dan juga didapatkan melalui media internet yang berhubungan dengan laporan penelitian ini. 4. Hasil dan Pembahasa 4.1 Rancangan Layar Gambar 4.1 Rancangan Layar Menu Utama MENU UTAMA PENDATAAN PENILAIAN HASIL STUDI LAPORAN KELUAR ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBELAJARAN SISWA BERBASIS APLIKASI DESKTOP PADA SMA NEGERI 1 PANGKALANBARU Gambar 4.2 Rancangan Layar Menu Pendataan MENU PENDATAAN PENDATAAN PENILAIAN HASIL STUDI LAPORAN Entry Data Siswa Entry Data Guru Entry Data Kelas Entry Data Mata Pelajaran Entry Pengembangan Diri Entry Nilai KELUAR ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBELAJARAN SISWA BERBASIS DESKTOP PADA SMA NEGERI 1 PANGKALANBARU 5

6 Gambar 4.3 Rancangan Layar Entry Data Barang MENU PENILAIAN HASIL STUDI PENDATAAN PENILAIAN HASIL STUDI LAPORAN Entry Absen Cetak Jadwal Mata Pelajaran Cetak Raport KELUAR Form Entry Absensi Semester Tahun Pelajaran Input Input Entry Absensi Kode Kelas Nama Kelas Input Tampil Cari ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBELAJARAN SISWA BERBASIS APLIKASI DESKTOP PADA SMA NEGERI 1 PANGKALANBARU Cari Nomor Induk Nama Siswa Jmlh Sakit Jmlh Izin Jumlah Alpa Input Tampil Input hari Input hari Input hari No Nomor Induk Nama Siswa Tampil Tampil Tampil JmlhSakit JmlhIzin JmlhAlpa Tampil Tampil Tampil Simpan Batal Keluar Gambar 4.4 Rancangan Layar Menu Penilaian Hasil Studi Gambar 4.6 Rancangan Layar Menu Laporan Form Entry Data Penerimaan Barang Inventaris MENU PENILAIAN HASIL STUDI No_DPBI : Input Tgl_DPBI : Pilih No_SKBR : Input Kd_Brg : Nma_Brg : Merk/Type : Cari PENDATAAN PENILAIAN HASIL STUDI LAPORAN KELUAR Cetak Rekap Raport Cetak Lap. Nilai Hasil Studi Tgl_SKBR : Pilih No Kode Barang Nama Barang Merk.Type Harga Harga : Smber_Brg : Input Bukti_Penerimaan : Input Ket : Input Sumber Barang Bukti Penerimaan Ket Tambah ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBELAJARAN SISWA BERBASIS APLIKASI DESKTOP PADA SMA NEGERI 1 PANGKALANBARU Simpan Batal Keluar Gambar 4.5 Rancangan Layar Entry Absensi 6

7 Gambar 4.7 Rancangan Layar Nilai Hasil Studi Cetak Laporan Nilai Hasil Studi CETAK LAPORAN NILAI HASIL STUDI Data Laporan Tahun Ajaran Kelas dd/mm/yyyy input yang sebelumnya, dapat dipermudah dan dipercepat dengan sistem yang diusulkan. e. Dengan seiring kemajuan teknologi komputer dan informasi serta telah tersedia komponen-komponen yang menunjang pemakaian teknologi tersebut, maka sangatlah tepat jika SMA NEGERI 1 Pangkalanbaru menggunakan sistem ini untuk mempermudah proses kinerja suatu sistem sehingga akan memberikan keuntungan dan kemudahan bagi sarana pendidikan Saran CETAK KELUAR 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Setelah Melakukan riset pada SMA NEGERI 1 Pangkalanbaru dan melakukan perbandingan antara sistem yang berjalan dengan sistem yang dirancang atau diusulkan saat ini, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa: a. Dengan adanya sistem pembelajaran yang terkomputerisasi guru bisa lebih fokus dalam mengajar tanpa berpikir untuk mempermudah kerja staf tata usaha maupun guru yang ada pada SMA Negeri 1 Pangkalanbaru. b. Dengan sistem yang telah terkomputerisasi maka dapat mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan yang dilakukan oleh manusia (human error), jika dibandingkan dengan sistem manual, serta keamanan data lebih terjamin. c. Pengolahan data pada sistem yang diusulkan lebih terjamin kebenarannya, karena adanya pengontrolan yang lebih baik dan data yang masuk telah diperiksa terlebih dahulu kebenarannya. d. Kesulitan-kesulitan dalam pembuatan laporan dengan sistem Sehubungan dengan hal - hal tersebut di atas, untuk dapat meningkatkan keberhasilan sistem informasi pembelajaran ini, maka langkah yang diperlukan dalam membangun sistem komputerisasi sangatlah penting, untuk kemudahan proses belajar mengajar di masa sekarang dan di masa yang akan datang. Maka berikut adalah beberapa saran agar sistem ini dapat berjalan dengan baik : a. Disediakan hardware yang mumpuni atau spesifikasi yang sesuai untuk aplikasi pembelajaran ini. b. Sumber Daya Manusia yang dapat mengoperasikan sistem ini agar dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. c. Diberikan pelatihan dan pendidikan mengenai sistem komputer kepada guru-guru dan bagian-bagian yang menjalani sistem komputerisasi ini. d. Melakukam perawatan terhadap komputer baik untuk perangkat fisik maupun perangkat lunaknya. Sehingga komputer dapat beroperasi dengan baik sehingga menghasilkan apa yang diharapkan sebelumnya. e. Perlu adanya back up data guna mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. f. Update antivirus setiap saat agar terhindar dari serangan virus yang memungkinkan mengganggu proses aplikasi ini. 7

8 DAFTAR PUSTAKA [Abdul 2003] Abdul, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Pustaka Binanam Pressindo, Jakarta, [Al Haryono Jusuf 2002] Jusuf, Al Haryono, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Obyek, Informatika, Bandung, [Freeman 1984] Freeman, Manajemen Strategis: Suatu Pendekatan Stakeholder, Yogyakarta, 1984 [Greg 2001] Greg, Komputer Basis Data, Informatika, Bandung, [James W. Merrit] Merrit, W, James, A Method for Quantitative Risk. Analysis, Surabaya : Pengkok Jaya Plastik, 2000 [Jefferey 2004] Whitten, Jefferey, Metode Design dan Analisis Sistem, Edisi 6, Andi, Yogyakarta, [Jogiyanto 2003 Jogiyanto, Analisa dan Design Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta, [Mulyadi 1997] Mulyadi, Sistem Akuntansi YKPN, Yogyakarta, [Munawar 2005] Munawar, Permodelan Sistem dengan UML, Jakarta: Graha Ilmu, [Nafarin 2009] Nafarin, Penganggaran Perusahaan, Jakarta: Penerbit Salemba, [Schwalbe 2004]] Schwalbe, Teknologi Informasi Manajemen Proyek, Jakarta: Graha Ilmu, 2004 [Tata Subtari 2004] Subtari, Tata, Sistem Informasi, Jakarta: Graha Ilmu, [Untung Rahardja 2009] Rahardja, Untung, ilearning Media (ime) sebagai penunjang Sistem, Jakarta : Graha Ilmu,