ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI NILAI SISWA DI SMP NEGERI 1 KERSANA BREBES. Naskah Publikasi. diajukan oleh Tri Handoko (08.11.

Transkripsi

1 ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI NILAI SISWA DI SMP NEGERI 1 KERSANA BREBES Naskah Publikasi diajukan oleh Tri Handoko ( ) kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 ANALYSYS OF THE STUDENT INFORMATION SYSTEM DESIGN IN THE COUNTRY SMP 1 KERSANA BREBES ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI NILAI SISWA DI SMP NEGERI 1 KERSANA BREBES Tri Handoko Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Data processing in SMP Negeri 1 Kersana Brebes still done manually so it takes time and effort very much. When associated with a complex data processing and large it is less efficient. And more importantly the effectiveness of low employment, because it requires a lot of time and effort. Recording of data - data with information about the program on SMP Negeri 1 Kersana Brebes is still done manually that is stored in a sheet - the sheet of paper that can lead to accumulation, damage to or loss of data - the data is too much the number and length of storage time. This is pushing the need the need for revamping the system of work in managing the processing of student value data so that data can be arranged neatly and when required are not difficult to get it. By looking at these conditions, the flow of information necessary to build a data processing system computerized student scores that can cope with the situation or problem quickly with the proper and efficient flow of information and can provide rapid, precise, accurate and relevant information that can be used as an ingredient in making decisions. Key words : Value of Information Systems Students in Junior High School 1 Kersana Brebes

4 1. Pendahuluan Dalam era globalisasi pemakaian komputer dalam kehidupan manusia sangat meluas dan memasyarakat, tidak hanya terbatas pada lingkungan kerja, tetapi juga dalam kehidupan sehari-hari. Seiring dengan berkembangnya teknologi, semakin pesat pula perkembangan komputer saat ini, baik perangkat keras (Hardware) maupun perangkat lunak (Software). Begitu juga dengan pembuatan program aplikasi menjadi jauh lebih mudah dan cepat. Dalam hal ini semakin luas pemanfaatan komputer dalam masyarakat. Pengolahan data yang dilakukan secara manual membutuhkan waktu dan tenaga yang sangat banyak, sehingga bila berhubungan dengan pengolahan data yang komplek dan besar kurang efisien. Dan yang lebih penting efektifitas kerja rendah, karena membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak. SMP Negeri 1 Kersana Brebes terletak di jalan Raya Jagapura Kersana Brebes Telp (0283) adalah salah satu dari beberapa SMP (Sekolah Menengah Pertama) yang ada di daerah Brebes yang berdiri tahun Pencatatan informasi mengenai keadaan program pada SMP Negeri 1 Kersana Brebes yang meliputi data siswa, data golongan, data jabatan, data guru, data pelajaran, data nilai, data kelas, data bagi kelas, data jadwal dan data wali kelas yang tersedia pada SMP Negeri 1 Kersana Brebes ini masih dilakukan secara manual yang disimpan dalam lembaran - lembaran kertas yang dapat mengakibatkan penumpukan, kerusakan atau hilangnya data - data tersebut karena terlalu banyak jumlah dan lamanya waktu penyimpanan, sehingga diperlukan metode baru dalam penyimpanan data data tersebut yang mampu memproses data secara cepat, tepat dan akurat sehingga dapat bermanfaat.

5 2. Landasan Teori 2.1 Nilai Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi bila mempunyai nilai manfaat yang lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan (Jogiyanto, 2005, 11). 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen (Jogiyanto, 2005, 14). SIM didefinisikan oleh Berry E Chusing sebagai berikut : Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Menurut Frederick H. Wu : SIM adalah kumpulan dari sistem sistem yang menyediakan informasi unuk mendukung manajemen. Menurut George M. Scoot : SIM adalah kumpulan dari interaksi interaksi sistem sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

6 Menurut Gordon B. Davis : SIM adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari organisasi Dari definisi diatas dapat di rangkum bahwa SIM adalah : 1. Kumpulan dari interaksi interaksi sistem informasi. 2. Menghasilkan sistem informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen. 2.3 Mekanisme Penilaian SMP Negeri 1 Kersana Brebes Standar penilaian pendidikan adalah standar nasional pendidikan yang berkaitan dengan mekanisme, prosedur, dan instrumen penilaian hasil belajar peserta didik. Sistem penilaian diambil dari nilai tugas, nilai ulangan harian, nilai ujian tengah semester (UTS) dan nilai ujian akhir semester (UAS). 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Ketentuan Utama dan Sumber Perhitungan Penilaian Berikut ini adalah ketentuan umum tentang sumber dan perhitungan nilai mata pelajaran pada laporan hasil belajar peserta didik : 1. Sumber Nilai Laporan Hasil dari Belajar Para Peserta Didik Sumber Nilai Laporan Hasil dari Belajar Para Peserta Didik adalah nilai komulatif dari pencapaian hasil belajar peserta didik. Pencapaian belajar meliputi penguasaan peserta didik untuk setiap Kompetensi Dasar (KD) pada semua Standar Kompetensi (SK) pada masing masing mata pelajaran melalui berbagai bentuk penilaian. 2. Perhitungan Nilai Laporan Hasil Belajar Peserta Didik Nilai laporan hasil belajar peserta didik merupakan rata - rata dari nilai tugas, nilai ulangan harian, nilai ulangan tengah semester (UTS), dan nilai ulangan akhir semester (UAS).

7 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian - bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap dalam analisis sistem, pengidentifikasian masalah merupakan tahap awal yang harus dilakukan. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu hal yang menghambat proses pencapaian tujuan. Permasalahan yang ada harus ditindak lanjuti untuk ditemukan pemecahannya sebagai suatu alternatif agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai yang diharapkan dan tujuan sistem dapat tercapai Identifikasi Masalah Dalam mempelajari tahapan dari proses analisis sistem informasi nilai siswa pada SMP Negeri 1 Kersana Brebes, maka analisis sistem yang digunakan untuk menentukan metode yang baru, layak diterapkan atau tidak. Dengan menggunakan analisis sistem ini, maka metode yang baru harus lebih baik dari pada metode yang sebelumnya. Berdasarkan hasil penelitian yang penyusun lakukan pada SMP Negeri 1 Kersana Brebes, beberapa kegiatan data siswa, data guru, data nilai, dan lain-lain masih di data secara manual dan melibatkan perangkat komputer hanya pada pembuatan laporan tertentu saja dan dengan menggunakan MS. Word dan MS. Excel. Penyusun dapat menyimpulkan subyek permasalahan yang terjadi antara lain : 1. Sistem pengolahan data yang terdapat pada SMP Negeri 1 Kersana Brebes saat ini masih kurang efektif.

8 2. Pembuatan laporan yang berhubungan dengan data nilai siswa, data siswa, data guru dan data pelajaran tidak tersaji dengan cepat dan akurat disebabkan banyaknya data siswa dan guru. Dengan melihat subyek yang ada, pengolahan data yang dilakukan pada SMP Negeri 1 Kersana Brebes dari segi waktu, biaya dan tenaga tidak memberikan hasil yang maksimal. Dengan demikian dibuatkan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi agar dapat memaksimalkan kinerja dan permasalahan yang ada, sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat Analisis Kelemahan Sistem Tujuan analisis terhadap kelemahan sistem yang ada adalah untuk mengenali lebih jauh apakah sistem tersebut masih layak digunakan. Adapun kelemahan - kelemahan sistem informasi nilai siswa adalah sebagai berikut : 1. Dari segi keandalan Tingkat kesalahan yang masih relatif tinggi, karena melibatkan banyak personil untuk mendapatkan suatu informasi. 2. Dari segi teknologi SMP Negeri 1 Kersana Brebes belum menggunakan teknologi yang modern (kurang inofatif) dimana pendataan - pendataan masih menggunakan cara manual hanya pada pembuatan laporan tertentu saja dan dengan menggunakan MS. Word dan MS. Excel. 3. Dari segi dokumen Dokumen atau berkas semakin lama tidak tertata dengan baik. 4. Implementasi dan Pembahasaan Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. Implementasi sistem merupakan

9 kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru, dimana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh. 4.1 Analisis Sistem Untuk mengidentifikasikan sistem baru, maka kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi dan pelayanan terhadap konsumen. Metode ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). 1. Analisis Kinerja (Performance) Pada sistem baru, kinerja meningkat lebih cepat, misalnya dalam sekali proses pengolahan data membutuhkan waktu 2 3 menit dan tidak melibatkan banyak pihak untuk memperoleh informasi. 2. Analisis Informasi (Information) Pada sistem baru, informasi lebih akurat karena kemungkinan kesalahan lebih kecil dan dengan sistem terkomputerisasi, laporan - laporan dapat diketahui setiap hari. Laporan akhir juga dapat dibuat tepat waktu. 3. Analisis Ekonomi (Economic) Pada sistem baru, diharapkan waktu yang digunakan dalam memproses pengolahan data relatif cepat dan meminimalkan penggunaan kertas sehingga dapat meringankan beban biaya proses. 4. Analisis Pengendalian (Control) Pada sistem baru, dengan adanya password diharapkan hak akses tergantung pada status user sehingga sistem tidak dapat diakses oleh sembarang orang. 5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Pada sistem baru, dengan adanya sistem informasi nilai siswa pengolahan data sudah terkomputerisasi.

10 6. Analisis Pelayanan (Services) Pada sistem baru, untuk proses pencarian informasi yang dibutuhkan lebih cepat, sehingga pelayanannya lebih baik 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penilitian yang dilakukan pada sistem nilai siswa di Smp Negeri 1 Kersana Brebes maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain : 1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan. 2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. 3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang - ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 4. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas - tugas dengan baik. 5.2 Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran - saran sebagai berikut : 1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi nilai siswa di Smp Negeri 1 kersana Brebes yang dilakukan secara manual diperbarui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi. 2. Sistem informasi nilai siswa berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak instansi tersebut dalam melakukan

11 Daftar Pustaka pengolahan data dan mampu menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu dalam pengambilan keputusan. 3. Seiring berkembangnya sekolah tersebut yang semakin komplek juga kebutuhannya sehingga sebuah sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan. Hartono Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : C.V Andi Offset