DAFTAR ISI. Kata Pengantar. Daftar Isi.. 1

Transkripsi

1 DAFTAR ISI Kata Pengantar. Daftar Isi.. 1 i BAB I PENGANTAR Konsep Dasar Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK) Penjelasan Materi Pelatihan Pengakuan Kompetensi Terkini Pengertian-pengertian / Istilah BAB II STANDAR KOMPETENSI Peta Paket Pelatihan Pengertian Unit Standar Kompetensi Unit Kompetensi yang Dipelajari BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN Strategi Pelatihan Metode Pelatihan Rancangan Pembelajaran Materi Pelatihan BAB IV PENYUSUNAN LAPORAN Umum Pembuatan ringkasan kompilasi point-point utama isi laporan Pemberian penjelasan tentang Latar belakang berbagai permasalahan Pembuatan kesimpulan... umum saran perbaikan dan pencegahan 39 BAB V SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI Sumber Daya Manusia Sumber-sumber Perpustakaan Daftar Peralatan/Mesin dan Bahan.. 52 Halaman: 1 dari 52

2 BAB I PENGANTAR 1.1 Konsep Dasar Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK) Pelatihan berbasis kompetensi. Pelatihan berbasis kompetensi adalah pelatihan kerja yang menitikberatkan pada penguasaan kemampuan kerja yang mencakup pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang sesuai dengan standar kompetensi yang ditetapkan dan persyaratan di tempat kerja Kompeten ditempat kerja. Jika seseorang kompeten dalam pekerjaan tertentu, maka yang bersangkutan memiliki seluruh keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang perlu untuk ditampilkan secara efektif di tempat kerja, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. 1.2 Penjelasan Materi Pelatihan Desain materi pelatihan Materi Pelatihan ini didesain untuk dapat digunakan pada Pelatihan Klasikal dan Pelatihan Individual / mandiri. 1) Pelatihan klasikal adalah pelatihan yang disampaiakan oleh seorang instruktur. 2) Pelatihan individual / mandiri adalah pelatihan yang dilaksanakan oleh peserta dengan menambahkan unsur-unsur / sumber-sumber yang diperlukan dengan bantuan dari instruktur Isi Materi pelatihan 1) Buku Informasi Buku informasi ini adalah sumber pelatihan untuk instruktur maupun peserta pelatihan. 2) Buku Kerja Buku kerja ini harus digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencatat setiap pertanyaan dan kegiatan praktek, baik dalam Pelatihan Klasikal maupun Pelatihan Individual / mandiri. Buku ini diberikan kepada peserta pelatihan dan berisi: a. Kegiatan-kegiatan yang akan membantu peserta pelatihan untuk mempelajari dan memahami informasi. b. Kegiatan pemeriksaan yang digunakan untuk memonitor pencapaian keterampilan peserta pelatihan. c. Kegiatan penilaian untuk menilai kemampuan peserta pelatihan dalam melaksanakan praktek kerja. Halaman: 2 dari 52

3 3) Buku Penilaian Buku penilaian ini digunakan oleh instruktur untuk menilai jawaban dan tanggapan peserta pelatihan pada Buku Kerja dan berisi : a. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan sebagai pernyataan keterampilan. b. Metode-metode yang disarankan dalam proses penilaian keterampilan peserta pelatihan. c. Sumber-sumber yang digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencapai keterampilan. d. Semua jawaban pada setiap pertanyaan yang diisikan pada Buku Kerja. e. Petunjuk bagi instruktur untuk menilai setiap kegiatan praktek. f. Catatan pencapaian keterampilan peserta pelatihan Penerapan materi pelatihan 1) Pada pelatihan klasikal, kewajiban instruktur adalah: a. Menyediakan Buku Informasi yang dapat digunakan peserta pelatihan sebagai sumber pelatihan. b. Menyediakan salinan Buku Kerja kepada setiap peserta pelatihan. c. Menggunakan Buku Informasi sebagai sumber utama dalam penyelenggaraan pelatihan. d. Memastikan setiap peserta pelatihan memberikan jawaban / tanggapan dan menuliskan hasil tugas prakteknya pada Buku Kerja. 2) Pada Pelatihan individual / mandiri, kewajiban peserta pelatihan adalah: a. Menggunakan Buku Informasi sebagai sumber utama pelatihan. b. Menyelesaikan setiap kegiatan yang terdapat pada Buku Kerja. c. Memberikan jawaban pada Buku Kerja. d. Mengisikan hasil tugas praktek pada Buku Kerja. e. Memiliki tanggapan-tanggapan dan hasil penilaian oleh instruktur. 1.3 Pengakuan Kompetensi Terkini Pengakuan Kompetensi Terkini (Recognition of Current Competency- RCC) Jika seseorang telah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk elemen unit kompetensi tertentu, maka yang bersangkutan dapat mengajukan pengakuan kompetensi terkini, yang berarti tidak akan dipersyaratkan untuk mengikuti pelatihan Persyaratan Untuk mendapatkan pengakuan kompetensi terkini, seseorang harus sudah memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja, yang diperoleh melalui: Halaman: 3 dari 52

4 1) Bekerja dalam suatu pekerjaan yang memerlukan suatu pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang sama atau 2) Berpartisipasi dalam pelatihan yang mempelajari kompetensi yang sama atau 3) Mempunyai pengalaman lainnya yang mengajarkan pengetahuan dan keterampilan yang sama. 1.4 Pengertian-pengertian / Istilah Profesi Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan Standarisasi Standardisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu standar tertentu Penilaian / Uji Kompetensi Penilaian atau Uji Kompetensi adalah proses pengumpulan bukti melalui perencanaan, pelaksanaan dan peninjauan ulang (review) penilaian serta keputusan mengenai apakah kompetensi sudah tercapai dengan membandingkan bukti-bukti yang dikumpulkan terhadap standar yang dipersyaratkan Pelatihan Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang dipelajari Kompetensi Kompetensi adalah kemampuan seseorang yang dapat terobservasi mencakup aspek pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan atau sesuai dengan standar unjuk kerja yang ditetapkan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) KKNI adalah kerangka penjenjangan kualifikasi kompetensi yang dapat menyandingkan, menyetarakan dan mengintegrasikan antara bidang pendidikan dan bidang pelatihan kerja serta pengalaman kerja dalam rangka pemberian pengakuan kompetensi kerja sesuai dengan struktur pekerjaan di berbagai sektor. Halaman: 4 dari 52

5 1.4.7 Standar Kompetensi Standar kompetensi adalah rumusan tentang kemampuan yang harus dimiliki seseorang untuk melakukan suatu tugas atau pekerjaan yang didasari atas pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja sesuai dengan unjuk kerja yang dipersyaratkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) SKKNI adalah rumusan kemampuan kerja yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang relevan dengan pelaksanaan tugas dan syarat jabatan yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku Sertifikat Kompetensi Adalah pengakuan tertulis atas penguasaan suatu kompetensi tertentu kepada seseorang yang dinyatakan kompeten yang diberikan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi Sertifikasi Kompetensi Adalah proses penerbitan sertifikat kompetensi yang dilakukan secara sistematis dan obyektif melalui uji kompetensi yang mengacu kepada standar kompetensi nasional dan/ atau internasional. Halaman: 5 dari 52

6 BAB II STANDAR KOMPETENSI 2.1 Peta Paket Pelatihan Materi Pelatihan ini merupakan bagian dari Paket Pelatihan Jabatan Kerja Quality Assurance Engineer yaitu sebagai representasi dari Unit Kompetensi Melakukan Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu - Kode Unit F II , sehingga untuk kualifikasi jabatan kerja tersebut diperlukan pemahaman dan kemampuan mengaplikasikan dari materi pelatihan lainnya, yaitu: Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) dan Lingkungan Tempat Kerja Pelaksanaan Komunikasi dengan Pihak Terkait Penyusunan Rencana Mutu Kegiatan sesuai Kontrak (Quality Plan) Sosialisasi Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja Pengendalian Mutu Material dan Hasil Pekerjaan sesuai Spesifikasi Teknik Penyusunan Laporan 2.2 Pengertian Unit Standar Kompetensi Unit Kompetensi Unit kompetensi adalah bentuk pernyataan terhadap tugas / pekerjaan yang akan dilakukan dan merupakan bagian dari keseluruhan unit komptensi yang terdapat pada standar kompetensi kerja dalam suatu jabatan kerja tertentu Unit kompetensi yang akan dipelajari Salah satu unit kompetensi yang akan dipelajari dalam paket pelatihan ini adalah Menerapkan ketentuan keselamatan dan kesehatan kerja dan lingkungan hidup di tempat kerja Durasi / waktu pelatihan Pada sistem pelatihan berbasis kompetensi, fokusnya ada pada pencapaian kompetensi, bukan pada lamanya waktu. Peserta yang berbeda mungkin membutuhkan waktu yang berbeda pula untuk menjadi kompeten dalam melakukan tugas tertentu Kesempatan untuk menjadi kompeten Jika peserta latih belum mencapai kompetensi pada usaha/kesempatan pertama, Instruktur akan mengatur rencana pelatihan dengan peserta latih yang bersangkutan. Rencana ini akan memberikan kesempatan kembali kepada peserta untuk meningkatkan level kompetensi sesuai dengan level yang diperlukan. Jumlah maksimum usaha/kesempatan yang disarankan adalah 3 (tiga) kali. Halaman: 6 dari 52

7 2.3 Unit Kompetensi yang Dipelajari Dalam sistem pelatihan, Standar Kompetensi diharapkan menjadi panduan bagi peserta pelatihan atau siswa untuk dapat : mengidentifikasikan apa yang harus dikerjakan peserta pelatihan. mengidentifikasikan apa yang telah dikerjakan peserta pelatihan. memeriksa kemajuan peserta pelatihan. menyakinkan bahwa semua elemen (sub-kompetensi) dan kriteria unjuk kerja telah dimasukkan dalam pelatihan dan penilaian Judul Unit Melakukan Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu Kode Unit Deskripsi Unit Unit kompetensi ini mencakup pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku yang diperlukan dalam melakukan kaji ulang pelaksanaan jaminan mutu Kemampuan Awal Peserta pelatihan harus telah memiliki pengetahuan awal SOP perusahaan, komunikasi dan struktur organisasi perusahaan Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja ELEMEN KOMPETENSI 1. Mempersiapkankaji ulang pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak 2. Melaksanakan pemantauan pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak. KRITERIA UNJUK KERJA 1.1 Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi diidentifikasi sesuai kebutuhan. 1.2 Daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi disiapkansesuai kebutuhan. 1.3 Form laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan disiapkan. 2.1 Verifikasi terhadap laporan ketidaksesuaian, laporan tindak perbaikan dan keluhan pelanggan dilakukan. 2.2 Sebab-sebab terjadinya ketidaksesuaian diidentifikasi. 2.3 Tindakan perbaikan sesuaiprosedur direkomendasikan dalam bentuk laporan. Halaman: 7 dari 52

8 3. Menerbitkan laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima. 4. Memantau tindak Ianjut laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima berdasarkan hasil tinjauan 3.1 Produk dan jasa yang dilaporkan tidak sesuai dengan spesifikasi diperiksa. 3.2 Laporan ketidaksesuaian (Non Conformity Report (NCR)) diterbitkan. 3.3 Laporan ketidaksesuaian (Non Conformity Report (NCR))dikompilasi sesuai dengan status penyelesaiannya 4.1 Hasil pekerjaan perbaikan yang telah dilakukan diperiksa. 4.2 Tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima, dilakukan 4.3 Daftar penyelesaian NCR diperbarui sesuai hasil perbaikan Batasan Variabel 1. Konteks Variabel 1.1 Kompetensi ini diterapkan dalam satuan kerja berkelompok. 1.2 Unit ini berlaku untuk Melakukan kaji ulang pelaksanaan jaminan mutu (review). 2. Perlengkapan yang dibutuhkan 2.1 Sistem manajemen Mutu Perusahaan berdasarkan ISO 9001: 2008 dan Permen PU NO : 04 /PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Konstruksi. 2.2 ATK ( Alat Tulis Kantor ) 2.3 Komputer 2.4 Printer 3. Tugas yang harus dilakukan: 3.1 Mempersiapkan pelaksanaan kaji ulang pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak 3.2 Melaksanakan pemantauan pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak. 3.3 Menerbitkan laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima. 3.4 Memantau tindak Ianjut laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima berdasarkan hasil tinjauan. Halaman: 8 dari 52

9 4. Peraturan yang diperlukan 4.1 Permen PU NOMOR : 04 /PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum Panduan Penilaian 1. Penjelasan prosedur penilaian Unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya dan yang diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini serta unit-unit kompetensi yang terkait 1.1 Penguasaan unit kompetensi sebelumnya : F45.QAE Menerapkan Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (SMK3-L) F45.QAE Melaksanakan Komunikasi dengan Pihak Terkait F45.QAE Menyusun Rencana Mutu Kegiatan sesuai Kontrak (QualityPlan) F45.QAE Menyosialisasikan Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja F45.QAE Melakukan Pengendalian Mutu Material dan Hasil Pekerjaan Sesuai SpesifikasiTeknik 1.2 Keterkaitan dengan unit kompetensi lain: F45.QAE Menyusun Laporan 2. Kondisi pengujian Unit kompetensi ini harus diujikan secara konsisten pada seluruh elemen kompetensi dan dilaksanakan pada situasi pekerjaan yang sebenarnya di tempat kerja atau di luar tempat kerja secara simulasi dengan kondisi seperti tempat kerja normal dengan menggunakan Halaman: 9 dari 52

10 kombinasi metode uji untuk mengungkap pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja sesuai dengan tuntutan standar. Metode uji yang digunakan adalah: 1. Test Tertulis; 2. Test Lisan (Wawancara) dan 3. Praktek/Simulasi. 3. Pengetahuan yang dibutuhkan : 3.1 Sistem manajemen Mutu berdasarkan Permen PU no 9 tahun Sistem manajemen Mutu berdasarkan ISO 9001 tahun Keterampilan yang dibutuhkan : 4.1 Mampu mengidentifikasi klausul-klausul pokok dalam menerapkan Sistem manajemen Mutu. 4.2 Mampu mengidentifikasi prosedur wajib dalam melaksanakan pemeriksaan. 4.3 Mampu mengidentifikasi ketidaksesuaian dalam penerapan Sistem manajemen Mutu. 5. Aspek kritis : 5.1 Ketelitian mengidentifikasi sebab-sebab terjadinya ketidaksesuaian. 5.2 Ketelitianmemeriksa produk dan jasa yang dilaporkan tidak sesuai dengan spesifikasi. Halaman: 10 dari 52

11 2.3.8 Kompetensi kunci KOMPETENSI KUNCI NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT INI TINGKAT 1. Mengumpulkan, menganalisa dan mengorganisasikan informasi 3 2. Mengkomunikasikan ide dan informasi 3 3. Merencanakan dan mengorganisasikan kegiatan 3 4. Bekerjasama dengan orang lain dan kelompok 3 5. Menggunakan gagasan secara matematis dan teknis 3 6. Memecahkan masalah 3 7. Menggunakan teknologi 2 Halaman: 11 dari 52

12 BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN 3.1 Strategi Pelatihan Belajar dalam suatu sistem pelatihan berbasis kompetensi berbeda dengan pelatihan klasikal yang diajarkan di kelas oleh instruktur. Pada sistem ini peserta pelatihan akan bertanggung jawab terhadap proses belajar secara sendiri, artinya bahwa peserta pelatihan perlu merencanakan kegiatan/proses belajar dengan Instruktur dan kemudian melaksanakannya dengan tekun sesuai dengan rencana yang telah dibuat Persiapan / perencanaan 1) Membaca bahan/materi yang telah diidentifikasi dalam setiap tahap belajar dengan tujuan mendapatkan tinjauan umum mengenai isi proses belajar yang harus diikuti. 2) Membuat catatan terhadap apa yang telah dibaca. 3) Memikirkan bagaimana pengetahuan baru yang diperoleh berhubungan dengan pengetahuan dan pengalaman yang telah dimiliki. 4) Merencanakan aplikasi praktek pengetahuan dan keterampilan Permulaan dari proses pembelajaran 1) Mencoba mengerjakan seluruh pertanyaan dan tugas praktek yang terdapat pada tahap belajar. 2) Mereview dan meninjau materi belajar agar dapat menggabungkan pengetahuan yang telah dimiliki Pengamatan terhadap tugas praktek 1) Mengamati keterampilan praktek yang didemonstrasikan oleh instruktur atau orang yang telah berpengalaman lainnya. 2) Mengajukan pertanyaan kepada instruktur tentang kesulitan yang ditemukan selama pengamatan Implementasi 1) Menerapkan pelatihan kerja yang aman. 2) Mengamati indikator kemajuan yang telah dicapai melalui kegiatan praktek. 3) Mempraktekkan keterampilan baru yang telah diperoleh Penilaian Melaksanakan tugas penilaian untuk penyelesaian belajar peserta pelatihan Halaman: 12 dari 52

13 3.2 Metode Pelatihan Terdapat tiga prinsip metode belajar yang dapat digunakan. Dalam beberapa kasus, kombinasi metode belajar mungkin dapat digunakan Belajar secara mandiri Belajar secara mandiri membolehkan peserta pelatihan untuk belajar secara individual, sesuai dengan kecepatan belajarnya masing-masing. Meskipun proses belajar dilaksanakan secara bebas, peserta pelatihan disarankan untuk menemui instruktur setiap saat untuk mengkonfirmasikan kemajuan dan mengatasi kesulitan belajar Belajar berkelompok Belajar berkelompok memungkinkan peserta pelatihan untuk datang bersama secara teratur dan berpartisipasi dalam sesi belajar berkelompok. Walaupun proses belajar memiliki prinsip sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing, sesi kelompok memberikan interaksi antar peserta, instruktur dan pakar/ahli dari tempat kerja Belajar terstruktur Belajar terstruktur meliputi sesi pertemuan kelas secara formal yang dilaksanakan oleh instruktur atau ahli lainnya. Sesi belajar ini umumnya mencakup topik tertentu. 3.3 Rancangan Pembelajaran Materi Pelatihan Rancangan pembelajaran materi pelatihan bertujuan untuk melengkapi hasil analisis kebutuhan meteri pelatihan. Rancangan pembelajaran materi pelatihan memberikan informasi yang bersifat indikatif yang selanjutnya dapat dijadikan oleh instruktur sebagai pedoman dalam menyusun rencana pembelajaran (session plan) yang lebih operasional dan yang lebih bersifat strategis untuk membantu para peserta pelatihan mencapai unit kompetensi yang merupakan tugasnya sebagai instruktur. Rancangan Pembelajaran Materi Pelatihan sebagai berikut: Unit Kompetensi Elemen Kompetensi 1 Kriteria Unjuk No Kerja/Indikator Unjuk Kerja 1.1 Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi diidentifikasi sesuai kebutuhan 1) Dapat menjelaskan Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi 2) Mampu : Melakukan Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu. :Mempersiapkankaji ulang pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak Tujuan Pembelajaran Pada akhir pembelajaran sesi ini, peserta dapat mengidentifika si Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi sesuai kebutuhan Metode Pelatihan yang Disarankan 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompok 3. Peragaan Tahapan Pembelajaran 1. Menjelaskan Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi 2. Menyusun jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi 3.Mengidentifika si objek Sumber/ Referensi yang Disarankan 1. Manual SMM 2. SOP Perusahaan 3. Ketentuan SMM Jam Pelajaran Indikatif Halaman: 13 dari 52

14 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja menyusun jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi 3) Harus mampu mengidentifika si objek evaluasi jenis pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan dengan benar Tujuan Pembelajaran Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajaran evaluasi jenis pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan dengan benar Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif 1.2 Daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi disiapkansesuai kebutuhan 1) Dapat menjelaskan maksud dan tujuan penyiapan daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi 2) Mampu mengidentifika si daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi yang perlu disiapkan 3) Harus mampu menyiapkan Daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi dengan lengkap sesuai kebutuhan dengan benar Pada akhir pembelajaran sesi ini, peserta mampu menyiapkan Daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi sesuai kebutuhan 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompok 3. Peragaan 1. Menjelaskan maksud dan tujuan penyiapan daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi 2.Mengidentifika si daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi yang perlu disiapkan 3. Menyiapkan Daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi dengan lengkap sesuai kebutuhan dengan benar 1. Manual SMM 2. SOP Perusahaan 3. Ketentuan SMM 25 menit 1.3 Form laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan disiapkan 1) Dapat Pada akhir pembelajaran sesi ini, peserta mampu menyiapkan Form laporan ketidaksesuaia n, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompok 3. Peragaan 1. Menjelaskan tujuan menyiapkan form laporan ketidaksesuaia n, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan 1. Manual SMM 2. SOP Perusahaan 3. Ketentuan SMM 10 menit Halaman: 14 dari 52

15 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja menjelaskan tujuan menyiapkan form laporan ketidaksesuaia n, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan 2) Mampu melaksanakan mengidentifika si penetapan Form laporan ketidaksesuaia n, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan yang perlu disiapkan 3) Harus mampu menyiapkan Form laporan ketidaksesuaia n, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan dengan lengkap dan benar Tujuan Pembelajaran sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajaran serta keluhan pelanggan 2. Melaksanakan mengidentifika si penetapan Form laporan ketidaksesuaia n, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan yang perlu disiapkan 3. Menyiapkan Form laporan ketidaksesuaia n, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan dengan lengkap dan benar Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif Diskusi kelompok: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Mempersiapkankaji ulang pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak Praktik: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Mempersiapkankaji ulang pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak Halaman: 15 dari 52

16 Unit Kompetensi Elemen Kompetensi 2 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja 2.1 Verifikasi terhadap laporan ketidaksesuaian, laporan tindak perbaikan dan keluhan pelanggan dilakukan 1) Dapat menjelaskan tujuan pelaksanaan verifikasi terhadap laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan serta keluhan pelanggan 2) Mampu mengidentifikasi referensi/ literatur atau bukti pendukung lainnya untuk melakukan verifikasi terhadap laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan serta keluhan pelanggan 3) Harus mampu melakukan Verifikasi terhadap laporan ketidaksesuaian, laporan tindak perbaikan dan pencegahan serta keluhan pelanggan dengan teliti dan cermat : Melakukan Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu. : Melaksanakan pemantauan pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak Tujuan Pembelajaran Pada akhir pembelajaran sesi ini, peser-ta dapat melakukan Verifikasi terhadap laporan ketidaksesuaian, laporan tindak perbaikan dan keluhan pelanggan Metode Pelatihan yang Disarankan 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompo k 3. Peragaan Tahapan Pembelajaran 1. Menjelaskan tujuan pelaksanaan verifikasi terhadap laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan serta keluhan pelanggan 2.Mengidentifikasi referensi/ literatur atau bukti pendukung lainnya untuk melakukan verifikasi terhadap laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan serta keluhan pelanggan 3. Melakukan Verifikasi terhadap laporan ketidaksesuaian, laporan tindak perbaikan dan pencegahan serta keluhan pelanggan dengan teliti dan cermat Sumber/ Referensi yang Disarankan 1. Manual SMM 2. SOP Perusaha an 3. Ketentua n SMM Jam Pelaj aran Indika tif 25 menit 2.2 Sebab-sebab terjadinya ketidaksesuaian diidentifikasi 1) Dapat menjelaskan sebab-sebab terjadinya Pada akhir pembelajaran sesi ini, peserta dapat mengidentifikasi Sebab-sebab terjadinya ketidaksesuaian 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompo k 3. Peragaan 1. Menjelaskan sebab-sebab terjadinya ketidaksesuaian 2.Mengidentifikasi referensi/ literatur atau bukti pendukung lainnya 1. Manual SMM 2. SOP Perusaha a 3. Ketentua n SMM 25 menit Halaman: 16 dari 52

17 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja ketidaksesuaian 2) Mampu mengidentifikasi referensi/ literatur atau bukti pendukung lainnya untuk melakukan kajian sebab-sebab terjadinya ketidaksesuaian 3) Harus mampu menetapkan sebab-sebab terjadinya ketidak sesuaian dengan benar 2.3 Tindakan perbaikan sesuaiprosedur direkomendasikan dalam bentuk laporan 1) Dapat menjelaskan maksud dan tujuan laporan tindakan perbaikan sesuai prosedur. 2) Mampu mengidentifikasi referensi/ literatur atau bukti pendukung lainnya untuk dapat merekomendasik an tindakan perbaikan sesuai prosedur. 3) Harus mampu merekomendasik an Tindakan perbaikan dengan benar sesuai prosedur dalam bentuk laporan Tujuan Pembelajaran Pada akhir pembelajaran sesi ini, pese-ta dapat merekomendasikan Tindakan perbaikan sesuaiprosedur dalam bentuk laporan Metode Pelatihan yang Disarankan 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompo k 3. Peragaan Tahapan Pembelajaran untuk melakukan kajian sebabsebab terjadinya ketidaksesuaian 3. Menetapkan sebab-sebab terjadinya ketidak sesuaian dengan benar 1. Menjelaskan maksud dan tujuan laporan tindakan perbaikan sesuai prosedur 2. Mengidentifikasi referensi/ literatur atau bukti pendukung lainnya untuk dapat merekomendasi kan tindakan perbaikan sesuai prosedur 3. Merekomendasi kan Tindakan perbaikan dengan benar sesuai prosedur dalam bentuk laporan Sumber/ Referensi yang Disarankan 1. Manual SMM 2. SOP Perusaha a 3. Ketentua n SMM Jam Pelaj aran Indika tif 15 menit Diskusi kelompok: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Melaksanakan pemantauan pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak Praktik: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Melaksanakan pemantauan pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak Halaman: 17 dari 52

18 Unit Kompetensi Elemen Kompetensi 3 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja 3.1 Produk dan jasa yang dilaporkan tidak sesuai dengan spesifikasi diperiksa 1) Dapat menjelaskan maksud dan tujuan melakukan kajian ketidaksesuaian produk dan jasa yang dilaporkan 2) Mampu mengidentifikasi produk dan jasa terhadap ketidaksesuaian yang terjadi sesuai prosedur kajian 3) Harus mampu menetapkan produk dan jasa yang dilaporkan tidak sesuai prosedur kajian dengan benar : Melakukan Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu : Menerbitkan laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima. Metode Sumber/ Jam Tujuan Pelatihan Tahapan Referensi Pelajaran Pembelajaran yang Pembelajaran yang Indikatif Disarankan Disarankan Pada akhir pembelajaran sesi ini, peser-ta mampu memeriksa Produk dan jasa yang dilaporkan tidak sesuai dengan spesifikasi 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompok 3. Peragaan 1. Menjelaskan maksud dan tujuan melakukan kajian ketidaksesuaia n produk dan jasa yang dilaporkan 2.Mengidentifikasi produk dan jasa terhadap ketidaksesuaia n yang terjadi sesuai prosedur kajian 3. Menetapkan produk dan jasa yang dilaporkan tidak sesuai prosedur kajian dengan benar 1. Manual SMM 2. SOP Perusahaa n 3. Ketentuan SMM 25 menit 3.2 Laporan ketidaksesuaian (Non Conformity Report (NCR)) diterbitkan 1) Dapat menjelaskan maksud dan tujuan penerbitan laporan ketidaksesuaian (Non Conformity Report/ NCR). 2) Mampu melakukan antisipasi kemungkinan adanya sanggahan ketidaksesuaian (NCR). 3) Harus Mampu melaksanakan penerbitan Pada akhir pembelajaran sesi ini, peser-ta mampu menerbitkan Laporan ketidaksesuaian (Non Conformity Report (NCR)) 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompok 3. Peragaan 1. Menjelaskan maksud dan tujuan penerbitan laporan ketidaksesuaia n (Non Conformity Report/ NCR) 2. Melakukan antisipasi kemungkinan adanya sanggahan ketidaksesuaia n (NCR) 3. Melaksanakan penerbitan laporan ketidaksesuaia n (NCR) dengan lengkap dan benar 1. Manual SMM 2. SOP Perusahaa n 3. Ketentuan SMM 30 menit Halaman: 18 dari 52

19 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja laporan ketidaksesuaian (NCR) dengan lengkap dan benar Tujuan Pembelajaran Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif 3.3 Laporan ketidaksesuaian (Non Conformity Report (NCR))dikompilasi sesuai dengan status penyelesaiannya 1) Dapat menjelaskan maksud dan tujuan kompilasi laporan ketidaksesuaian (NCR). 2) Mampu merangkum laporan ketidaksesuaian (NCR) dengan acuan dan bukti yang benar. 3) Harus mampu menkompilasi Laporan ketidaksesuaian NCR sesuai dengan status penyelesaianny a Pada akhir pembelajaran sesi ini, peser-ta mampu mengkompilasi Laporan ketidaksesuaian (Non Conformity Report (NCR)) sesuai dengan status penyelesaiannya 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompok 3. Peragaan 1. menjelaskan maksud dan tujuan kompilasi laporan ketidaksesuaia n (NCR) 2. Merangkum laporan ketidaksesuaia n (NCR) dengan acuan dan bukti yang benar 3. Menkompilasi Laporan ketidaksesuaia n NCR sesuai dengan status penyelesaianny a 1. Manual SMM 2. SOP Perusahaa n 3. Ketentuan SMM 25 menit Diskusi kelompok: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Menerbitkan laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima. Praktik: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Menerbitkan laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima Halaman: 19 dari 52

20 Unit Kompetensi Elemen Kompetensi 4 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja 4.1 Hasil pekerjaan perbaikan yang telah dilakukan diperiksa 1) Dapat menjelasan tujuan pembuatan rincian kegiatan hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan. 2) Mampu mengidentifika si hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan 3) Harus Mampu menyusun hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan : Melakukan Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu :Memantau tindak Ianjut laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima berdasarkan hasil tinjauan Metode Sumber/ Jam Tujuan Pelatihan Tahapan Referensi Pelajaran Pembelajaran yang Pembelajaran yang Indikatif Disarankan Disarankan Pada akhir pembelajaran sesi ini, peserta dapat memeriksa Hasil pekerjaan perbaikan yang telah dilakukan 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompok 1. Menjelasan tujuan pembuatan rincian kegiatan hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan 2.Mengidentifikasi hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan 3. Menyusun hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan 1. Manual SMM 2. SOP Perusahaan 3. Ketentuan SMM 10 menit 4.2 Tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima, dilakukan 1) Dapat menjelaskan tujuan tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima. 2) Mampu melakukan identifikasi kriteria terkait dengan tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima 3) Harus mampu menetapkan tindak lanjut Pada akhir pembelajaran sesi ini, peserta dapat melakukan Tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompok 3. Peragaan 1. Menjelaskan tujuan tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima 2. Melakukan identifikasi kriteria terkait dengan tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima 3. Menetapkan tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima 1. Manual SMM 2. SOP Perusahaan 3. Ketentuan SMM 25 menit Halaman: 20 dari 52

21 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima. Tujuan Pembelajaran Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif 4.3 Daftar penyelesaian NCR diperbarui sesuai hasil perbaikan 1) Dapat menjelaskan maksud dan tujuan pembaharuan daftar penyelesaian NCR. 2) Mampu melakukan kompilasi daftar penyelesaian NCR sesuai hasil perbaikan 3) Harus mampu memperbarui Daftar penyelesaian NCR sesuai hasil perbaikan dengan benar dan lengkap. Pada akhir pembelajaran sesi ini, peserta dapat memperbaharui Daftar penyelesaian NCR sesuai hasil perbaikan 1. Ceramah 2. Diskusi Kelompok 3. Peragaan 1. Menjelaskan maksud dan tujuan pembaharuan daftar penyelesaian NCR 2. Melakukan kompilasi daftar penyelesaian NCR sesuai hasil perbaikan 3. Memperbarui Daftar penyelesaian NCR sesuai hasil perbaikan dengan benar dan lengkap 1. Manual SMM 2. SOP Perusahaan 3. Ketentuan SMM 30 menit Diskusi kelompok: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Memantau tindak Ianjut laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima berdasarkan hasil tinjauan Praktik: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Memantau tindak Ianjut laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima berdasarkan hasil tinjauan Halaman: 21 dari 52

22 BAB IV KAJI ULANG PELAKSANAAN JAMINAN MUTU 4.1 Umum Mutu, merupakan suatu istilah yang tidak asing lagi ditelinga kita. Hampir dalam setiap kegiatan yang kita lakukan, baik secara langsung maupun tidak langsung selalu terkait dengan kata ini. Contoh yang paling sederhana adalah saat kita hendak membeli barang yang kita perlukan maka hal pertama yang terpikir dalam benak kita adalah bahwa kita menginginkan barang yang bermutu. Tapi pernahkah kita merenungkan apakah mutu itu sebenarnya. Setiap orang memiliki pandangan yang berbeda tentang pengertian mutu. Barang yang cepat rusak biasanya disebut sebagai barang yang tidak bermutu, sementara barang yang bertahan lama kita sebut sebagai barang yang memiliki mutu yang baik. Pandangan ini merupakan pandangan umum yang berlaku pada masyarakat kita. Pandangan kita tentang mutu biasanya dikaitkan dengan : Harga yang tinggi Merk dagang Berdasarkan Kamus Collins English Gem mendefinisikan Mutu sebagai Sifat Karakteristik Properti Tingkat kesempurnaan dari suatu produk (baik barang maupun jasa) Sementara berdasarkan Standar International ISO 9000 Kamus manajemen mutu dan jaminan mutu, Mutu didefinisikan sebagai : "Keseluruhan Gambaran dan karakteristik suatu produk atau jasa yang berkaitan dengan kemampuan untuk memenuhi/memuaskan kebutuhuan kebutuhan yang dinyatakan secara langsung/tersurat maupun secara tidak langsung/tersirat ". Berdasarkan definisi di atas maka produk (baik barang maupun jasa) yang bermutu adalah produk yang dapat.memenuhi kebutuhan atau persyaratan baik yang tersurat maupun yang tersirat. Dari definisi tersebut, kita dapat melihat bahwa banyak faktor yang mempengaruhi persepsi tiap orang terhadap mutu diantaranya adalah : Sesuai dengan kebutuhan pemakaian Harga produk (berkaitan dengan nilai uang yang dikeluarkan) Waktu penyerahan sesuai dengan keinginan/kebutuhan dari pelanggan Waktu pakai (daya tahan berdasarkan lamanya waktu pemakaian) Kehandalan Kemudahan pemeliharaan Jadi pada intinya produk (barang atau jasa ) yang bermutu baik adalah yang memenuhi persyaratan atau kebutuhan yang diinginkan pelanggan. Bagaimana jika produk tersebut melebihi kebutuhan atau persyaratan yang diminta oleh pelanggan? Apakah kemudian produk ini mutunya menjadi lebih baik? Beberapa hal yang mungkin timbul akibat produk yang melebihi kebutuhan atau persyaratan yang diminta oleh pelanggan diantaranya adalah : Halaman: 22 dari 52

23 Menempatkan pelanggan pada posisi yang tidak ekonomis Meningkatkan ongkos produksi bagi perusahaan Meningkatkan biaya bahan baku bagi perusahaan Meningkatkan biaya penyimpanan bagi pelanggan. Sebagai contoh perusahaan ABC mengirimkan produknya satu minggu lebih awal dari waktu yang telah disepakati dengan pelanggannya. Apakah hal ini akan lebih memuaskan si pelanggan. Kenyataan yang terjadi sang pelanggan justru merasa keberatan menerima produk tersebut sebelum waktunya, karena kesulitan penyimpanan dari produk tersebut. Belum lagi jika produk tersebut memiliki daya tahan yang tidak cukup lama. Sebagai contoh susu yang hanya dapat bertahan untuk satu atau dua hari. maka pengiriman harus betul-betul tepat waktu, tidak kurang dan tidak lebih. Jadi pada intinya mutu juga berarti tidak kurang dan tidak lebih dari kebutuhan dan persyaratan yang diinginkan oleh pelanggan. Untuk ini sebagai pemasok kita harus dapat memberikan produk yang konsisten kepada pelanggan kita. Agar secara konsisten kita dapat menyerahkan produk dan jasa yang bermutu baik, pemasok perlu untuk menentukan, memahami dan menyetujui persyaratan bersama-sama dengan pelanggan. Pemasok harus konsisten dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memungkinkan penyerahan produk atau jasa yang benar dengan harga yang disepakati Secara ringkas dapat disimpulkan bahwa Mutu berarti sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan pelanggan, tidak kurang dan tidak lebih. Dalam penerapam Sistem Manajemen Mutu, banyak digunakan referensi dari ISO 9001:2008. ISO sendiri bukan merupakan singkatan, tetapi diambil dari kata isos (bahasa Yunani) yang artinya sama atau standar. ISO dijadikan suatu standar Sistem Manajemen Mutu yang dikeluarkan oleh organisasi internasional yang bernama International Organization for Standardization. Organisasi tersebut diberi nama ISO, berdiri pada 1947 yang bersifat organisasi non pemerintah yang berpusat di Jenewa, Swiss ISO tentang sistem mutu merupakan sistem ISO dengan seri ISO 9000 yang mulai dikeluarkan pada tahun ISO 9000 terdapat berbagai varian yaitu ISO 9000, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003, dan ISO ISO 9000 menguraikan filosofi umum dari standar sistem mutu, karakteristik, jenis-jenis, dan dimana serta kapan standar ini tepat digunakan, serta mendiskripsikan unsur-unsur yang harus dimasukkan dalam model penjaminan mutu ini. ISO 9001 memuat sistem mutu untuk desain/ pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan, ISO 9002 untuk produksi dan instalasi, ISO 9003 untuk inspeksi dan pengujian akhir, dan ISO 9004 merupakan panduan manajemen mutu dan elemen sistem mutu (Sonhadji, 1999). Sejak diterbitkannya pada tahun 1987 sampai sekarang, standar ISO 9000 sudah mengalami beberapa perubahan, yaitu pada tahun 1994, 2000 dan Perubahan tahun/versi 1994 (berkaitan dengan management representative (MR), dimana MR harus orang dalam organisasi, sedangkan sebelumnya versi tahun 1987 MR boleh dipegang dari luar organisasi, dan perbaikan kata-kata dalam Halaman: 23 dari 52

24 standar, penambahan klausul yang dipersyaratkan pada ISO 9002 dan ISO 9003, penyeragaman penomoran pada ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003, dan penambahan beberapa definisi serta perluasan persyaratan pada beberapa klausul. Sedangkan Perubahan untuk versi 1994 dengan versi 2000 adalah penggabungan ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 menjadi ISO 9001 saja. Perubahan lain adalah struktur yang mendasarkan pola Plan-Do-Check-Act (PDCA), pendekatan proses, penekanan pada pelanggan, dan peningkatan berkesinambungan (continual improvement), dan penekanan pada peranan dan tanggung jawab manajemen puncak terhadap sistem manajemen mutu (Gazpers, 2001). Pada tahun 2000, ISO yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM) tersebut kemudian di beri nama dengan ISO 9001:2000. Selanjutnya pada bulan Mei 2008 ISO 9001:2000 diperbaruhi menjadi ISO 9001:2008. Perubahan dari versi 2000 ke versi 2008 tidak sebesar ketika perubahan dari versi 1994 ke versi Namun demikian, tetap terdapat hal penting dalam perubahan versi tersebut, diantaranya berkaitan dengan penyesuaian terhadap teknologi informasi dan penggunaan tenaga kerja luar. Organisasi yang telah memperoleh Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 harus melakukan update pada versi 2008 ini selambat-lambatnya pada bulan November Disebabkan banyaknya jenis bidang usaha yang ada di dunia dan ISO 9001 merupakan jenis standar yang bersifat generik, maka diperlukan berbagai jenis guidelines (pedoman). Berikut pedoman tersebut yang berlaku spesifik untuk bidang-bidang tertentu, guidelines yang tersedia tersebut misalnya; IWA-1 untuk petunjuk implementasi SMM di institusi Rumah Sakit, IWA-2 untuk petunjuk implementasi SMM di lembaga pendidikan, IWA-4 untuk untuk petunjuk implementasi SMM di Lembaga pemerintahan. IWA singkatan dari International Workshop Agreement yang merupakan pedoman-pedoman hasil kesepakatan bersama dari suatu forum yang kemudian di akui oleh lembaga ISO sebagai suatu guidelines dari ISO untuk bidang tertentu. Disamping standarisasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001), masih ada beberapa standard yang berkaitan dengan bidang atau jenis proses lainnya. Berikut standar-standar ISO yang berkaitan dengan berbagai bidang/jenisnya : Jenis Standar ISO ISO 9001 ISO ISO ISO OHSAS SA8000 ISO/TS Nama Standar Quality Management System Environmental Management System Food Safety Management System Information Security Management System Occupational Health & Safety Management System Social Accountability Management System Quality Management System particular to Automotive Industry Halaman: 24 dari 52

25 4.2 Persiapan kaji ulang pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak Pelaksanaan jaminan mutu sesuai rencana mutu kontrak perlu dikaji ulang untuk menilai kefektifannya. Pelaksanaan kaji ulang harus dilakukan secara sistematis dimulai dari identifikasi jenis pekerjaan yang akan dievaluasi, penyiapan daftar simak monitoring dan evaluasi serta form form yang diperlukan. Kaji ulang jaminan mutu merupakan salah satu mata rantai penting dari rangkaian kegiatan Plan, Do, Check dan Act. Setelah direncanakan, dilaksanakan kemudian perlu di check dan dievaluasi untuk menemukan ketidak sesuaian yang harus diperbaiki. Petunjuk aliran informasi kegiatan nilai tambah Gambar 4.2 Perluasan model proses berdasarkan sistem manajemen mutu Identifikasi Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi sesuai kebutuhan. Halaman: 25 dari 52

26 Jenis pekerjaan yang akan dievaluasi meliputi terutama pekerjaan pokok yang akan mempengaruhi secara keseluruhan terhadap mutu pekerjaan. Kegiatan yang akan memberikan pengaruh signifikan terhadap kelancaran pekerjaan adalah kegiatan yang memiliki nilai rupiah besar yang apabila terjadi ketidaksesuaian akan juga berpengaruh secara signifikan. Selain itu masih ada kegiatan yang memiliki tingkat kesulitan tinggi yang kemungkinan kegagalannya cukup besar sehingga berjalannya proses utama menjadi terhambat. Untuk selanjutnya hal-hal yang perlu diperhatikan adalah langkah-langkah identifikasi obyek evaluasi sebagai berikut : a. Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi ditentukan berdasarkan kriteria pekerjaan pokok. Standar SMM ISO 9001:2008 menyarankan adopsi pendekatan proses saat menyusun, penerapan menerapkan dan memperbaiki efektifitas sistem manajemen mutu, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan. Agar dapat berfungsi secara efektif organisasi harus menetapkan dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Kegiatan atau sejumlah kegiatan yang menggunakan sumberdaya dan dikelola sedemikian sehingga memudahkan transformasi masukan menjadi keluaran, dapat dipertimbangkan sebagai suatu proses. Seringkali keluaran dari suatu proses menjadi masukan langsung dari proses berikutnya. Penerapan sistem proses dalam suatu organisasi bersamaan dengan identifikasi dan interaksi proses tersebut dan manajemennya untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan, dapat dianggap sebagai pendekatan proses. Keunggulan pendekatan proses adalah kendali terus-menerus yang diberikannya terhadap hubungan antar proses secara individu yang ada dalam sistem proses, maupun kombinasi dan interaksi diantara proses tersebut. Bila digunakan dalam sistem manajemen mutu, pendekatan seperti itu menekankan pentingnya: pemahaman dan pemenuhan persyaratan, kebutuhan untuk mempertimbangkan proses dalam hal nilai tambah, memperoleh hasil kinerja proses dan efektifitasnya, dan koreksi berkesinambungan dari proses berdasarkan pengukuran yang objektif. Halaman: 26 dari 52

27 Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses yang ditunjukkan dalam Gambar 4.2 menggambarkan keterkaitan proses. Gambar ini menunjukkan bahwa pelanggan memainkan peran berarti dalam menetapkan persyaratan sebagai masukan. Pemantauan kepuasan pelanggan menghendaki evaluasi informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan tentang apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Model yang ditunjukkan dalam Gambar 4.2 mencakup International Standard, semua persyaratan Standar ini tetapi tidak menunjukkan proses pada tingkat rinci. b. Tujuan mencari Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi Tujuan mencari Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi untuk efisiensi biaya, tidak semua jenis pekerjaan di evaluasi. Gambar 4.2.1b menjelaskan tentang pengelompokan kegiatan utama dan kegiatan pendukung. Gambar 4.2.1b Analisa Rantai Nilai Michael Porter c. Pengidentifikasian Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi Jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi dipilih berdasarkan kriteria pekerjaan pokok yaitu nilai pekerjaan dan tingkat kesulitan. Apabila mengacu pada pendekatan proses maka jenis pekerjaan yang menjadi obyek evaluasi adalah jenis pekerjaan yang memiliki sifat koheren, atau ada unsur ketergantungan. Suatu jenis pekerjaan akan berjalan baik apabila pekerjaan yang sebelumnya berjalan dengan baik. Halaman: 27 dari 52

28 4.2.2 Penyiapan Daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi sesuai kebutuhan. Penggunaan Daftar simak ( Checklist ) sudah umum digunakan untuk data atau parameter yang cukup banyak yang sulit dipastikan bahwa kita bisa mengingat dengan baik. Daftar simak atau Checklist adalah salah satu piranti yang terbukti efektif untuk meningkatkan ketelitian dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi, mengingat cukup banyaknya item yang harus diperiksa dan tidak mungkin bisa diingat diluar kepala. Untuk itu perlu perhatian tentang hal-hal sebagai berikut : a. Tujuan penyiapan daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi Tujuan Daftar simak adalah untuk menghindari kelalaian dan memudahkan pekerjaan monitoring. Daftar simak bisa bermanfaat melengkapi prosedur atau instruksi kerja terkait. Mengingat bahwa dalam sistem dokumentasi SMM, Form merupakan dokumen level 3 yang mengelaborasi dokumen level 1 yaitu pedoman dan level 2 yaitu prosedur. Salah satu bentuk form bisa berupa checklist. b. Kajian terhadap Daftar simak Kajian terhadap Daftar simak dilakukan berdasarkan kelengkapan dan kejelasan, serta relevansinya dengan kebutuhan. Isi Daftar simak adalah catatan berbagai hal yang akan dilaksanakan, dimonitor dan dievaluasi. Tentu saja daftar simak harus mencakup segala hal yang akan dilakukan dengan lengkap dan jelas. Untuk membuat daftar simak ini perlu memahami semua ketentuan yang ada dalam dokumen mutu dan mengikuti peratutran perundangan yang berlaku termasuk peraturan perusahaan. c. Penyiapan Daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi dengan lengkap sesuai kebutuhan Cara menyiapkan Daftar simak terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi dengan lengkap sesuai kebutuhan yaitu harus tahu dulu apa saja isi daftar simak yang ada terkait dengan obyek monitoring dan evaluasi, kemudian disusun dengan lengkap sesuai kebutuhan. Isi daftar simak adalah semua hal yang nantinya akan menjadi bahan pertanyaan evaluasi dan monitoring. Pada dasarnya apa yang akan ditanyakan adalah semua klausul dalam Sistem manajemen Mutu ISO 9001, Peraturan perusahaan serta peraturan dan perundangan yang berlaku dan yang harus dilaksanakan oleh perusahaan. Halaman: 28 dari 52

29 4.2.3 Penyiapan Form laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan. Laporan ketidak sesuaian dalam kaji ulang pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu biasanya dibuat dalam bentuk pengisian formulir ketidaksesuaian atau NCR ( Non Conformity Report ). Dalam Sistem Manajemen Mutu yang berorientasi pada SNI ISO 9001 yang merupakan adopsi dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dengan versi yang terakhir tahun 2008, kita mengenal ada 4 jenis temuan yaitu, sesuai, observasi, temuan minor dan temuan mayor. Temuan observasi adalah temuan yang sifatnya antisipatif berpotensi menimbulkan ketidak sesuaian dimasa yang akan datang, temuan minor adalah temuan ketidak sesuaian pada suatu elemen organisasi atau perusahaan yang tidak berpengaruh besar terhadap berjalannya sistem secara keseluruhan, sedangkan temuan mayor adalah temuan ketidak sesuaian yang membuat sistem manajemen mutu secara keseluruhan tidak berjalan, misalnya temuan minor yang terjadi dibanyak elemen perusahaan termasuk kategori temuan ketidak sesuaian mayor. a. Tujuan menyiapkan Form laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan. Tujuan menyiapkan Form laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai kebutuhan serta keluhan pelanggan adalah untuk penyeragaman bentuk laporan dan memudahkan pemeriksaan. Dalam rangka implementasi Sistem Manajemen Mutu, Form memainkan peranan yang sangat penting. Dibedakan antara Form yang baku dan yang sifatnya hanya contoh. Form baku harus digunakan dengan bentuk yang persis sama dengan Form baku yang telah ditetapkan. Salah satu sumber informasi untuk perbaikan kedepan adalah informasi ketidakpuasan pelanggan. Kita harus mendapatkan informasi yang lengkap dan jelas dari para pelanggan terutama terkait dengan ketidak puasan. Ada berbagai cara yang bisa kita gunakan dalam memperoleh informasi ketidak puasan pelanggan Halaman: 29 dari 52