PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

Transkripsi

1 PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI NO. PSM/JKO-HRD/19 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Hal. 1 dari 15

2 FRM/JKO-WKM/ Mei 2012 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM Hal. 2 dari 15

3 1. Tujuan Memberikan panduan dan pedoman dalam hal perjalanan dinas dalam negeri kepada seluruh jajaran di lingkungan (BUM). 2. Ruang Lingkup Pedoman Peraturan Pelaksanaan ini berlaku di lingkungan perusahaan PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri. 3. Pengertian/Definisi 3.1. F-ST adalah Form Surat Tugas 3.2. F-DPD adalah Form Deklarasi Perjalanan Dinas 3.3. GA adalah General Affairs/Humas (Head Office) 3.4. KTU adalah Kepala Tata Usaha 4. Referensi 4.1. Pedoman Mutu SNI-ISO 9001:2008. Sistem Manajemen Mutu 4.3. Peraturan Perusahaan 5. Ketentuan Umum 5.1. Perusahaan dapat menugaskan karyawan untuk melakukan perjalanan dinas di dalam negeri Perjalanan dinas dalam negeri adalah setiap perjalanan yang dilakukan karyawan dalam rangka tugas perusahaan dengan jarak minimal 100 km dari tempat bekerja, baik dengan menginap ataupun tidak termasuk didalamnya dalam rangka training, lokakarya atau seminar, tugas belajar Perjalanan mengunjungi keluarga seperti ijin pulang dari suatu proyek, cuti, sakit atau untuk kepentingan pribadi yang lain, bukan merupakan perjalanan dinas karena itu unsur-unsur perjalanan dinas tidak berlaku. Hal. 3 dari 15

4 5.4. Karyawan yang ditugaskan melakukan perjalanan dinas akan diberikan Surat Tugas yang ditandatangani oleh atasan yang berwenang minimum Manager (Head Office) atau pimpinan setempat (Site/Perwakilan) serta diketahui oleh Departemen GA (Head Office) atau KTU (Site) Kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas perusahaan memberikan/menyediakan : Fasilitas/sarana transportasi Uang perjalanan dinas Uang makan/penggantian uang makan Fasilitas/sarana penginapan Karyawan yang mendapat fasilitas lembur dari perusahaan, apabila ditugaskan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan dinas maka fasilitas lembur tidak berlaku Karyawan yang melakukan perjalanan dinas pada hari Minggu atau hari libur resmi lainnya berhak atas 1 (satu) hari libur pengganti untuk setiap hari Minggu dan hari libur resmi yang dilewati pada saat perjalanan dinas Transportasi perjalanan dinas Perusahaan mengganti biaya transportasi selama perjalanan dinas, baik untuk tranportasi ke tempat tujuan (antar kota) atau transportasi selama berada di tempat tujuan (lokal; misalnya untuk pergi pulang dari hotel ke tempat tugas dsb) Pemberian sarana transportasi disesuaikan dengan : Tingkat kepentingan (jenis dan urgensi) perjalanan dinas. Golongan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. Sarana transportasi yang tersedia dari dan ke tempat tujuan Biaya transportasi yang dikeluarkan diganti oleh perusahaan dengan melampirkan bukti-bukti yang diterima (tiket, karcis, ariport tax, boarding pas dsb). Dalam hal tidak ada bukti-bukti pemakaian transport, karyawan yang melakukan perjalanan dinas membuat kuitansi biaya pemakaian transport yang berisi tanggal, tujuan dan jumlah biaya yang dikeluarkan dalam melakukan perjalanan dinas, Hal. 4 dari 15

5 kuitansi tersebut disetujui dan ditandatangani oleh atasan karyawan yang bersangkutan Untuk memudahkan karyawan, pemesanan tiket pesawat udara/kapal laut/darat untuk melakukan perjalanan dinas dilakukan oleh Departemen General Affairs/Sekretaris/KTU Kekurangan biaya atas pembatalan tiket pesawat (jadwal keberangkatan/kepulangan ditunda/dipercepat) bukan karena kepentingan dinas menjadi tanggungan karyawan Ketentuan mengenai jenis transportasi diatur sesuai dengan kebijakan Management/Perusahaan Uang Perjalanan Dinas (UPD) Uang Perjalanan Dinas (UPD) adalah uang bantuan yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang ditugaskan untuk melakukan perjalanan dinas dengan menginap atau bermalam di perjalanan Tanpa memperhatikan hari kerja atau libur, selama berada di tempat tugas karyawan tetap berhak atas UPD Ketentuan mengenai penggantian UPD diatur sesuai dengan kebijakan Managemen/Perusahaan Uang makan /uang penggantian makan Perusahaan memberikan uang makan kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas Uang makan diberikan mulai tanggal berangkat sampai dengan tanggal kembali dengan memperhitungkan waktu makan dan jam berangkat atau kembali. Uang makan diberikan maksimum 3 kali per hari Tanpa memperhatikan hari kerja atau hari libur, selama berada di tempat tugas karyawan berhak atas uang makan Penggantian uang makan diberikan secara lumpsum Apabila karyawan harus menanggung biaya makan tamu perusahaan pada saat melakukan perjalanan dinas, biaya makan Hal. 5 dari 15

6 yang dikeluarkan akan diganti sesuai bukti pengeluaran yang diterima dengan ketentuan : Hanya berlaku bagi karyawan Staff ke atas Mendapat persetujuan dari atasan (minimum Manajer) yang bersangkutan Karyawan yang mendapat tunjangan uang makan, selama melakukan perjalanan dinas tunjangan uang makan tidak diberikan, karena sudah diberikan dalam SPPD Ketentuan mengenai penggantian uang makan diatur sesuai dengan kebijakan Management/Perusahaan Fasilitas/Sarana Penginapan (Mess/Hotel) Bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas, dimana tempat tujuan tidak tersedia fasilitas penginapan milik perusahaan (mess atau tempat menginap yang disediakan oleh perusahaan), perusahaan memberikan biaya hotel penginapan sesuai dengan Kebijakan/Ketentuan Manajemen Bila Kebijakan Manajemen menetapkan: biaya hotel penginapan diberikan secara lumpsum maka tanpa melampirkan bukti kuitansi menginap di hotel/penginapan Apabila karyawan menginap di hotel/penginapan yang melebihi plafond karyawan bersangkutan, maka kelebihan atas jatah tersebut menjadi beban pribadi karyawan yang bersangkutan Dalam hal terdapat fasilitas penginapan/mess yang disediakan perusahaan/panitia/penyelenggara, karyawan wajib menginap di tempat yang disediakan tersebut, bantuan biaya penginapan tidak diberikan Ketentuan mengenai penggantian biaya penginapan diatur sesuai dengan kebijakan Management/Perusahaan Untuk karyawan yang menginap dalam perjalanan dinas atau yang tinggal dengan keluarga/teman (bukan rumah sendiri/rumah yang ditempati sendiri) dsb perusahaan Hal. 6 dari 15

7 memberikan kompensasi sebesar sersuai ndengan ketentuan yang berlaku Lain-Lain Untuk tugas yang bersamaan, karyawan yang golongannya lebih rendah atas seijin atasan yang menugaskan dapat dilakukan penyesuaian terhadap fasilitas/transportasi dan hotel/penginapan mengikuti fasilitas/kelas karyawan yang golongannya lebih tinggi Untuk tugas yang bersamaan dengan customer, atas seijin dan persetujuan atasan yang menugaskan, biaya perjalanan dinas yang dikeluarkan dapat diganti secara aktual dengan menunjukkan bukti-bukti yang dapat diterima Karyawan diberikan penggantian biaya menginap di hotel dengan melampirkan bukti-bukti yang syah Biaya-biaya lain yang diganti oleh perusahaan selama Permintaan uang muka melakukan perjalanan dinas dengan tetap melampirkan buktibukti yang syah (kuitansi, nota dsb), yaitu biaya diluar yang telah diajukan sebelum berangkat Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas dapat mengajukan permintaan uang muka perjalanan dinas terlebih dahulu Pengambilan uang muka biaya perjalanan dinas tidak dapat diberikan bila karyawan belum menyelesaikan advance biaya perjalanan dinas sebelumnya Uang muka biaya perjalanan khususnya bagi Staff yang bertugas menjemput Tenaga Kerja Harian (TKH) dinas wajib diselesaikan (dideklarasi) selambatnya 1 (satu) minggu setelah kembali dari perjalanan dinas. Bagi karyawan yang tidak menyelesaikan hingga tenggang waktu tersebut, maka bagian HR (Head Office) atau KTU/Personalia (Site) atau Keuangan JKO akan Hal. 7 dari 15

8 memperhitungkan uang muka tersebut dengan penghasilan karyawan pada penggajian bulan berjalan (potong gaji) secara sekaligus Selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah kembali dari melaksanakan perjalanan dinas, karyawan yang bersangkutan wajib menyelesaikan uang muka biaya perjalanan dinas dengan melampirkan bukti-bukti pengeluaran selama melakukan perjalanan dinas Bila Ketetapan yang diberlakukan adalah biaya perjalanan dinas merupakan lumpsum, bukan advance, tapi dibayarkan langsung, sudah dihitung dimuka, maka tidak diperlukan bukti-bukti kwitansi, tiket, airport tax, taxi, bon makan, kecuali biaya-biaya diluar ketetapan tersebut, dapat di klaim seperti photocopy, pembelian alat-alat kerja yang diijinkan Management, untuk dana undertable, pemberian dana taktis untuk Pejabat Pemerintah, diajukan/diinformasikan lebih dulu kepada Top Management agar dana dapat diajukan untuk pemnggantian. Hal. 8 dari 15

9 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Hal. 9 dari 15

10 6.2. Penjelasan Flowchart Kegiatan 1 Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas meminta Form Surat Tugas (F-ST) bila di JKO kepada Departemen GA JKO (Head Office) atau bila di Site Kebun kepada KTU, Personalia (Site). Kegiatan 2 F-ST yang sudah diisi lengkap oleh karyawan diserahkan ke atasan (minimum Department Head/Manager) dan pejabat yang berwenang untuk mendapat tanda tangan persetujuan. Kegiatan 3 F-ST diregister dalam buku register perjalanan dinas bila di JKO oleh Departemen GA (Head Office) atau bila di Site/Kebun oleh KTU / Pers (Site). Kegiatan 4 Atas dasar F-ST yang sudah disetujui, karyawan membuat permohonan uang muka perjalanan dinas yang diajukan kepada HRD untuk dibuatkan Surat Permohonan Dana (PD) dan setelah disetujui Direktur Operasional Permohonan Danan ek bagian Keuangan. Kegiatan 5 Bagian Keuangan melakukan validasi untuk proses pengeluaran dana. Kegiatan 6 Karyawan menerima uang muka sebelum melakukan perjalanan dinas. Kegiatan 7 Karyawan yang melakukan perjalanan dinas melapor kepada pejabat yang berwenang di tempat yang dituju. Karyawan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap stempel dari tempat yang dituju diatas Surat Tugas / Perjalanan Dinas, untuk dibawa kembali ke kantor asal. Kegiatan 8 Karyawan melaporkan biaya perjalanan dinas dengan melampirkan buktibukti pengeluaran yang syah dan Form Surat (F-ST) yang sudah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan cap stempel dari tempat Hal. 10 dari 15

11 yang dituju. Terkecuali bila biaya-biaya tersebut disepakati sebagai lumpsum/langsung dibiayakan tidak perlu menunjukkan bukti-bukti pengeluaran dana. Kegiatan 9 Departemen GA (Head Office) atau KTU (Site) melakukan verifikasi Surat Perjalanan Dinas. Kegiatan 10 F-DPD disetujui oleh pejabat yang berwenang. 7. Data Pendukung 7.1. F-ST 7.2. F-DPD 8. Lampiran Hal. 11 dari 15

12 8.1. Form Surat Tugas PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI KANTOR JAKARTA/SITE KALIMANTAN TENGAH FRM/JKO-HRD/ Mei 2012 Surat Tugas ini diberikan kepada : SURAT TUGAS Nomor : NAMA NPK JABATAN GOLONGAN DEPARTEMEN : (A). : (B). : (C). : (D). : (E). Untuk melakukan tugas kedinasan : TEMPAT TUJUAN : (F). KEPERLUAN : (G). TANGGAL BERANGKAT : (H). TANGGAL KEMBALI : (I). *UANG MUKA : (J). * Deklarasi dilakukan paling lambat 1 (satu) minggu setelah melakukan perjalanan dinas Jakarta / Site Kebun :,., bulan... Tahun.. Pemohon Atasan (L) (M) (N) Karyawan Hal. 12 dari 15

13 DIISI DI TEMPAT TUJUAN TANGGAL TIBA DI TUJUAN (O) Mengetahui TANGGAL KEMBALI (O) (Q) CATATAN (P) Penjelasan Formulir : A. Diisi nama karyawan yang melakukan perjalanan dinas. B. Diisi NPK karyawan yang melakukan perjalanan dinas. C. Diisi jabatan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. D. Diisi golongan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. E. Diisi nama departemen. F. Diisi tempat tujuan. G. Diisi keperluan melakukan perjalanan dinas. H. Diisi tanggal, bulan dan tahun berangkat. I. Diisi tanggal, bulan dan tahun kembali. J. Diisi jumlah rupiah permohonan uang muka. K. Diisi nama dan tanda tangan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. L. Diisi nama, jabatan dan tanda tangan atasan karyawan. M. Diisi nama, jabatan dan tanda tangan pejabat yang berwenang. N. Diisi tanggal, bulan dan tahun tiba di tempat tujuan. O. Diisi tanggal, bulan dan tahun kembali ke tempat kerja. P. Diisi catatan selama melakukan perjalanan dinas. Q. Diisi nama, jabatan dan tanda tangan pejabat berwenang tempat yang dituju. Hal. 13 dari 15

14 8.2. Form Deklarasi Perjalanan Dinas PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI KANTOR JAKARTA/SITE KALIMANTAN TENGAH FRM/JKO-HRD/ Mei 2012 DEKLARASI PERJALANAN DINAS Nomor :... NAMA : (A)... NPK : (B)... JABATAN : (C)... GOLONGAN : (D)... DEPARTEMEN : (E)... TANGGAL BERANGKAT : (F)... TANGGAL KEMBALI : (G)... TUJUAN : (H)... Rincian Biaya Perjalanan Dinas : (I) NO ITEM RUPIAH 1. Biaya Transport Rp... a.... b.... c Biaya Konsumsi Rp Biaya Penginapan Rp Uang Perjalanan Dinas (UPD) Rp Lain-Lain Rp... TOTAL Rp... UANG MUKA DIKEMBALIKAN KE KARYAWAN Rp... /PERUSAHAAN Catatan : Surat tugas dan bukti-bukti pengeluaran dilampirkan. Hal. 14 dari 15

15 Jakarta,...Tahun Dibuat Diperiksa Disetujui (G) (H) (I) (J) Karyawan Atasan Karyawan GA/KTU SM/Dir.Corp. Penjelasan Formulir : A. Diisi nama karyawan yang melakukan perjalanan dinas. B. Diisi NPK karyawan yang melakukan perjalanan dinas. C. Diisi jabatan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. D. Diisi golongan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. E. Diisi nama departemen. F. Diisi tanggal keberangkatan melakukan perjalanan dinas. G. Diisi tanggal kembali melakukan perjalanan dinas. H. Diisi tujuan melakukan perjalanan dinas. I. Diisi rincian pengeluaran biaya perjalanan dinas. J. Diisi nama dan tanda tangan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. K. Diisi nama, jabatan dan tanda tangan atasan karyawan. L. Diisi nama dan tanda tangan Departemen GA (Head Office)/KTU (Site). M. Diisi nama, jabatan dan tanda tangan pejabat yang berwenang. Hal. 15 dari 15