TATA KERJA ORGANISASI PERJALANAN DINAS

Transkripsi

1 PERJALANAN DINAS NO. B-002/RG1000/2016-S0 PHE RANDUGUNTING PERTAMINA HULU ENERGI DIREKTORAT HULU

2 HALAMAN : 1 dari 8 I. UNIT KERJA/FUNGSI/JABATAN TERKAIT 1. General Manajer / Pimpinan Unit Operasi 2. Admin & HR 3. Fungsi yang bersangkutan. II. TUJUAN Tujuan dari Perjalanan Dinas Dalam Negeri adalah untuk melaksanakan tugas Perusahaan di luar tempat kedudukan (di Dalam Negeri) III. RUANG LINGKUP Bagi setiap pekerja waktu tidak tertentu dan pekerja waktu tertentu IV. REFERENSI 1. Peraturan Perusahaan 2. Work Planning & Budget 3. Rencana Anggaran Ketenagakerjaan V. PENGERTIAN DAN BATASAN 5.1. Pengertian 1. Perjalanan Dinas Dalam Negeri adalah suatu kegiatan dalam rangka melaksanakan tugas Perusahaan di luar tempat kedudukan pekerja di Dalam Negeri, untuk keperluan : a. Mengikuti Pelatihan b. Kunjungan Dinas c. Tugas-tugas lain 2. Biaya Perjalanan Dinas adalah seluruh biaya atau pengeluaran yang diperlukan untuk melaksanakan perjalanan dinas tersebut. 3. Actual Cost adalah besaran biaya nyata yang dikeluarkan untuk kepentingan pelaksanaan tugas selama perjalanan dinas. 4. Perjalanan Dinas Luar Negeri adalah melaksanakan tugas perusahaan di luar negeri antara lain : a. Kunjungan Dinas b. Pendidikan dan Pelatihan c. Seminar/symposium d. Penugasan Khusus 5.2. Batasan 1. Surat Keterangan Perjalanan Dinas diterbitkan untuk Pekerja PHE Randugunting, jika pekerja melakukan perjalanan dinas di Dalam negeri dengan jarak minimal 60 KM dan/atau apabila pekerja diharuskan menginap di tempat tujuan perjalanan dinas. 2. Pengajuan permohonan perjalanan dinas disampaikan oleh yang bersangkutan dan disetujui oleh General. 1

3 HALAMAN : 2 dari 8 3. Pada dasarnya Perusahaan wajib menyediakan fasilitas akomodasi, makan untuk keperluan dinas dan transportasi kepada pekerja yang diperintahkan untuk melaksanakan Perjalanan Dinas Dalam Negeri. Apabila Perusahaan tidak menyediakan fasilitas seperti tersebut maka kepada pekerja diberikan penggantian biaya sebesar nilai actual (actual cost), disertai dokumen pendukung. A. Fasilitas akomodasi : 1) Pekerja harus menggunakan fasilitas akomodasi yang disediakan/ditunjuk perusahaan. Pekerja *) Gol.Jab. 2-4 Akomodasi **) (Rp./hari) Suite Room atau setara atau max ,- Superior Room atau setara, atau max ,- Deluxe Room atau setara atau max ,- *) harus pejabat definitf **) tidak termasuk tidak termasuk surcharge dan service tax 2) Bagi pekerja yang telah memiliki Corporate Card, pada saat check-out dari Hotel, pembayaran hotel harus menggunakan Corporate Card tersebut. 3) Kepada pekerja yang menggunakan akomodasi hotel diberikan fasilitas laundry maksimal 5 (lima) potong pakaian per hari (termasuk jas/blazer) dan mini bar (max. 2 soft drink dan 2 snack), kelebihan dari jumlah tersebut menjadi beban pribadi pekerja dan harus dibayar lunas pada saat check-out. B. Biaya Transportasi : 1) Biaya transportasi perjalanan dinas dibayarkan sebesar tarif resmi dan sarana transportasi yang dipergunakan sesuai rute yang dituju dengan pembagian kelas seperti dalam tabel sebagai berikut : Pekerja *) Gol.Jab. 2-4 Pesawat Terbang Bisnis Ekonomi Sarana Transportasi Kereta Kapal Bus, dll Api Laut Kelas Tertinggi Kelas Tertinggi 2

4 HALAMAN : 3 dari 8 Ekonomi Kelas Tertinggi 2) Tiket transportasi pesawat terbang diurus melalui Agen Perjalanan yang ditunjuk oleh perusahaan. Dalam hal kondisi emergency, pekerja dapat terlebih dahulu membeli tiket pesawat dan meminta penggantian biaya kepada Perusahaan dengan melampirkan dokumen pendukung dan surat keterangan dari yang bersangkutan. 3) Tiket Kereta Api/Kapal Laut/Bus dapat diurus sendiri oleh pekerja dan tiketnya menjadi lampiran pada saat klaim deklarasi. 4) Pekerja yang tidak menggunakan sarana transportasi tersebut diatas, biaya transportasi dibayarkan berdasarkan tarif per kilometer sebagai berikut : a) Untuk perjalanan dinas dari Jakarta ke Bogor, Depok, Tangerang, dan Bekasi, diberikan uang penggantian transportasi sebesar Rp ,- (dua ratus lima puluh ribu rupiah) untuk sekali jalan. b) Untuk perjalanan dinas dari Jakarta ke daerah/kota lainnya dengan menggunakan transportasi darat diberikan uang penggantian tranportasi darat sebesar Rp 2.000,- (dua ribu rupiah) per km dengan jarak maks. 150 km atau penggantian biaya aktual dengan melampirkan bukti-bukti pengeluaran biaya transport (termasuk biaya bahan bakar dan tol) sekalipun pekerja melakukan perjalanan dinas dengan kereta api, mobil pribadi, atau sewa mobil. c) Untuk transportasi darat antar kota diluar Jakarta diberikan penggantian biaya sebesar Rp (dua ribu rupiah) per km dengan jarak maksimal 100 km atau penggantian biaya aktual dengan melampirkan bukti-bukti pengeluaran biaya transport. d) Dengan mempertimbangkan kebutuhan kerja dan kondisi transportasi di lokasi perjalanan dinas, pekerja dapat menggunakan kendaraan sewa atas persetujuan General dengan penggantian sesuai biaya aktual. e) Dengan dibayarkannya biaya transportasi berdasarkan tarif, maka biaya transportasi dari/ke Bandara/Stasiun KA/Pelabuhan Laut/Terminal tidak dibayarkan lagi. 5) Biaya airport tax diberikan sesuai tarif bandara. 6) Biaya transportasi dari dan/atau ke Bandara/Stasiun Kereta api/pelabuhan Laut/Terminal untuk sekali jalan tanpa dokumen pendukung : a) Bandara Internasional Soekarno - Hatta - Rp ,- (tiga ratus ribu rupiah) atau biaya aktual apabila melebihi batas tersebut. b) Bandara lainnya di Indonesia/stasiun kereta api /travel agent - Rp ,- (dua ratus ribu rupiah); 3

5 HALAMAN : 4 dari 8 c) Stasiun KA Jabodetabek - Rp ,- (dua ratus ribu rupiah) d) Uang transportasi tersebut pada butir a s/d c tidak diberikan kepada pekerja yang mendapat atau menggunakan fasilitas kendaraan dinas Perusahaan. 7) Transport Lokal a) Yang dimaksud dengan transport lokal adalah biaya yang dikeluarkan dari hotel/tempat penginapan ke kantor/tempat melaksanakan dinas dan dari kantor/tempat melaksanakan dinas kembali ke hotel/tempat penginapan. b) Biaya transport lokal dalam kota di lokasi perjalanan dinas dalam negeri diberikan Rp (seratus ribu rupiah) per hari atau dibayarkan berdasarkan actual cost dengan membuat laporan penggunaannya disertai dokumen pendukung. c) Bagi pekerja yang telah menggunakan mobil sewa atau mobil dinas di lokasi dinas atas persetujuan General tidak diberikan biaya transport lokal. d) Khusus perjalanan dinas yang bersifat residensial atau tempat kegiatan dan akomodasi berada pada satu tempat, maka tidak dibayarkan transport lokal. C. Uang Makan. 1) Uang makan yang diberikan adalah : Jabatan Makan (Rp./hari) Gol.Jab , , ,- 2) Untuk perjalanan dinas ke luar kota pergi-pulang (tidak menginap) hanya diberikan lumpsum makan. 3) Pekerja dapat memilih opsi fasilitas makan perjalanan dinas sebagai berikut : a) mengambil lump sum makan per hari, atau b) menggunakan fasilitas makan di hotel (makan siang & malam) atau makan di dalam KA, dengan biaya sebenarnya yang wajar, dengan maksimum biaya 150% (seratus lima puluh perseratus) dari lumpsum makan per hari. 4

6 HALAMAN : 5 dari 8 D. Uang Perjalanan Dinas (Per Diem). 1) Uang perjalanan dinas yang diberikan adalah : Jabatan Per Diem (Rp./hari) Gol.Jab , , ,- 4. Biaya perjalanan dinas dihitung berdasarkan jumlah hari yang digunakan selama melakukan perjalanan dinas. 5. Jika pekerja melakukan perjalanan dinas melebihi dari waktu yang ditentukan yang tercantum dalam Surat Perjalanan Dinas, maka kelebihan waktu tersebut harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari atasan yang bersangkutan setara dengan dinyatakan secara tertulis. 6. Bagi pekerja yang mengambil panjar kerja biaya perjalanan dinas, harus mempertanggungjawabkan panjar biaya perjalanan dinas tersebut dalam waktu maksimal 20 (dua puluh) hari kalender sejak tiba kembali di tempat. Untuk kelebihan waktu perjalanaan dinas pekerja yang telah disetujui atasan yang bersangkutan maka Fungsi Keuangan akan membayar kekurangan pembayaran atau jika pekerja melakukan perjalanan dinas kurang dari waktu yang telah ditentukan, maka pekerja harus mengembalikan kelebihan pembauaran kepada perusahaan (setor ke kas perusahaan) dalam waktu maksimal 20 (dua puluh( hari kalender sekembalinya dari perjalanan dinas. Apabila melewati batas waktu, maka Perusahaan berhak memotong upah pekerja di bulan berikutnya (maksimal 30 % dari take home pay), tanpa persetujuan pekerja karena merupakan kewajiban pekerja. 7. Besarnya panjar dinas dihitung berdasarkan estimasi biaya perjalanan dinas sesuai ketentuan yang berlaku dan jumlah hari dinas. 8. Apabila pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan cara konsinyiring (atau tempat dinas dan tempat bermalam berada di satu tempat), maka pekerja tidak diperkenankan melakukan perjalanan pergi-pulang. Pekerja juga tidak dapat mengajukan klaim makan, akomodasi dan transport lokal. 9. Bagi Pekerja yang didinaskan ke area tertentu, yaitu lokasi yang jauh dari pemukiman penduduk dan tidak terdapat fasilitas transportasi umum, antara lain lokasi survey ekplorasi pengeboran atau lokasi pengeboran, maka bagi pekerja yang menginap di tempat kerja tersebut diberikan kompensasi area tertentu secara lumpsum per hari sebesar : 5

7 HALAMAN : 6 dari 8 Jabatan Lumpsum (Rp/day) ,- Gol.Jab , ,- a) Pekerja yang telah menerima biaya perjalanan dinas secara lumpsum tidak berhak atas perjalananan dinas seperti yang diatur dalam ketentuan diatas. b) Pekerja menginap diluar lokasi karena terbatasnya akomodasi di lokasi dapat diberikan biaya perjalananan dinas secara lumpsum. Dengan diberikannya lumpsum biaya perjalanan dinas maka biaya akomodasi yang timbul menjadi beban pekerja terkait. 10. Bagi pekerja yang melakukan perjalanan dinas ke luar negeri berlaku ketentuan sebagai berikut : a) Biaya perjalanan dinas luar negeri : Jabatan Akomodasi *) (US$/hari) Makan (US$/hari) Per Diem (US$/hari) Suite Room atau setara atau Max. US$ 400 US$ 60 US$ 60 Gol. Jab. 2-4 Superior Room atau setara atau Max. US$ 250 US$ 55 US$ 55 Staff atau Gol. Jab. 5 Deluxe Room atau setara atau Max. US$ 200 US$ 50 US$ 50 b) Biaya akomodasi dan makan di hotel selama perjalanan dinas ke luar negeri yang melebihi biaya maksimal, dapat dibebankan kepada Perusahaan apabila Pekerja melengkapi data/alasan yang dapat dipertanggung-jawabkan dan disetujui General. 6

8 HALAMAN : 7 dari 8 c) Uang Transport Bandara dari bandara ke hotel atau sebaliknya untuk sekali jalan 50 USD (lima puluh dollar US). d) Uang transport lokal dalam kota di lokasi perjalanan dinas luar negeri USD 25 (dua puluh lima US dollar) per hari. 11. Ketentuan perjalanan dinas dalam negeri berlaku juga bagi Pihak Ketiga yang karena permintaan dan untuk kepentingan PHE Randugunting melakukan perjalanan dinas dalam negeri. 12. Penggolongan perjalanan bagi Pihak Ketiga mengacu pada ketentuan kesetaraan jabatan/golongan. 13. Bilamana biaya yang dikeluarkan dalam perjalanan dinas melebihi jumlah sebagaimana tercantum pada butir diatas maka seluruh kelebihan biaya tersebut dapat dibebankan kepada perusahaan, setelah memenuhi syarat, sebagai berikut: - dilengkapi data pendukung yang dapat dipertanggungjawabkan; - mendapat persetujuan dan General. VI. DOKUMEN TERKAIT 1. Business Trip Letter (Surat Keterangan Perjalan Dinas) 2. Formulir Business Trip Report VII. PROSEDUR 1. Berdasarkan perintah General atau yang telah mendapatkan persetujuan General untuk melaksanakan perjalanan dinas, proses penerbitan Business Trip Letter bagi pekerja dilaksanakan. 2. Fungsi Keuangan memproses pembayaran biaya dinas sesuai dengan Business Trip Letter yang telah diterbitkan dan mengirimkannya ke rekening pekerja. 3. Pekerja menerima Business Trip Letter dan panjar biaya perjalanan dinas. 4. Pekerja melaksanakan perjalanan dinas, dan pada akhir pelaksanaan tugas, pejabat yang dikunjungi mencantumkan tanggal datang dan pulang serta menandatangani Business Trip Letter. 5. Pekerja membuat deklarasi dan mempertanggungjawabkan biaya perjalanan dinas dengan melampirkan laporan perjalanan dinas secara rinci dan meminta pengesahan dari atasan tentang waktu dan kegiatan pada pelaksanaan dinasnya. 6. Fungsi yang bersangkutan mengirimkan deklarasi dan data pendukung ke Admin & HR. 7. Admin & HR meneliti/melakukan verifikasi pertanggungjawaban tersebut dan apabila deklarasi dan data pendukung telah lengkap dan memenuhi ketentuan, maka dalam jangka waktu maksimal 1(satu) hari kerja, Admin & HR mengirimkan ke Fungsi Keuangan. 8. Fungsi Keuangan menerima deklarasi / pertanggungjawaban Business Trip Letter. Dalam jangka waktu yang ditetapkan oleh fungsi keuangan, pekerja menerima pembayaran dari Keuangan. 7

9 HALAMAN : 8 dari 8 VIII. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN 1. Tujuan perjalanan dinas dapat tercapai sesuai dengan jadwal waktu yang direncanakan dan pekerja dapat memperoleh hak sesuai ketentuan perjalanan dinas dan waktu yang telah ditetapkan. 2. Proses penerbitan SKPD Dalam Negeri paling lama 1 (satu) hari dan pertanggungjawaban perjalanan dinas paling lama 20 (dua puluh) hari setelah kembali. IX. LAMPIRAN : - Bagan Arus Proses. - Formulir Surat Keterangan Perjalanan Dinas (SKPD) Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Admin & HR Finance General Hidayat Habibie Rafi Richardie Abdul Mutalib Masdar Tgl. : Tgl. : Tgl. : 8