PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

Transkripsi

1 PROSEDUR NO. PSM/AGR-KBN/13 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 19 Juni 2014 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Hal. 1 dari 9

2 No. : PSM/AGR-KBN//13 PENGELOLAAN INVENTARIS ALAT KERJA FRM/JKO-WKM/ Mei 2012 Tanggal SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal. 2 dari 9

3 1. Tujuan 1.1. Memberikan panduan dan pedoman dalam hal pencatatan, pengelolaan, pemeliharaan dan monitoring terhadap inventaris alat kerja yang ada di tingkat Afdeling di lingkungan kerja Terselenggaranya tertib administrasi yang transparan dan auditable dalam aspek pengelolaan serta monitoring inventaris alat kerja di tingkat Afdeling lingkungan kerja. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk proses inventarisasi alat kerja di tingkat Afdeling di lingkungan kerja. 3. Pengertian/Definisi 3.1. DNJSK : Daftar Nama Jabatan Serta Kepangkatan 3.2. BAPFAK : Berita Acara Penerimaan Fasilitas dan Alat Kerja 3.3. PT. BUM : Direksi : Direktur MPP : Man Power Planning 4. Referensi 4.1. Pedoman Mutu (PDM/BUM/01) 4.2. SNI-ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu 4.3. Peraturan Perusahaan 4.4. Instruksi Direksi 5. Ketentuan Umum 5.1. Pemenuhan kebutuhan inventaris alat kerja harus sesuai dengan Man Power Planning di tiap-tiap Afdeling alat kerja mengikat kepada obyeknya (lokasi kerja/afdeling) bukan mengikat kepada subyek (user / pemakai alat alat kerja). Hal. 3 dari 9

4 5.3. Penanggung jawab dari kelengkapan dan pemeliharaan inventaris alat kerja kerja di tingkat Afdeling adalah Kerani Afdeling yang disupervisi oleh Asisten Afdeling Kerani Afdeling dan Asisten Afdeling memiliki wewenang untuk menjaga semua aset inventaris alat kerja yang ada di wilayah kerjanya dengan baik dan penuh rasa tanggung jawab Setiap alat kerja harus diidentifikasi (dinomori/registrasi) kelengkapan dan kondisinya di dalam card-log yang ditempel di dinding gudang tempat penyimpanan inventaris alat kerja tersebut Kerani Afdeling wajib mendata, memelihara dan memonitoring semua kondisi inventaris alat kerja di masing-masing wilayah kerjanya sesuai dengan standarisasi yang berlaku dan dituangkan dalam Kartu Riwayat Inventaris Alat Kerja dilaporkan setiap tanggal 10 bulan berjalan kepada Kantor Pusat Jakarta (Up.IC-Sarpra) Apabila kondisi alat kerja inventaris yang telah rusak karena pemakaian, maka Kerani Afdeling segera membuat berita acara kerusakannya yang diketahui/disetujui oleh Asisten Afdeling dan menyusun material request (MR) dengan melampirkan Kartu Riwayat Inventaris Alat Kerja dan berita acara kerusakannya yang disertai dengan foto Alat kerja inventaris yang rusak karena pemakaian (aus), wajib dan harus disimpan di gudang Logistik sebagai bukti fisik Jika inventaris alat kerja rusak karena dirusakkan secara sengaja sehingga tidap dapat dipakai lagi yang disebabkan kesalahan pemakaian, pengoperasian dan atau kelalaian pemakai, maka pengguna inventaris tersebut harus mengganti barang tersebut sesuai dengan aslinya / sama dan Kerani Afdeling, Asisten serta Personalia wajib menyusun berita acaranya Apabila karyawan hendak mengundurkan diri, wajib dan harus dibuatkan berita acara serah terima inventaris alat kerja oleh Kerani Afdeling yang diketahui oleh Asisten Adeling dan wajib dicek satu-persatu terhadap kelengkapan dan kondisi inventarisnya. Hal. 4 dari 9

5 5.11. Apabila karyawan dimutasikan lokasi kerjanya (dalam lingkungan kerja PT. BUM), Personalia / Kerani Afdeling harus memastikan bahwa tidak ada satu alat kerja yang berpindah tempat, ikut dipindahkan atau dibawa serta ke tempat lain, karena inventaris alat kerja mengikat kepada obyeknya (per-afdeling) Gudang alat kerja Afdeling wajib ada disetiap Afdeling tanpa terkecuali dan dijalankan secara berkesinambungan dengan konsep berbasis Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, yaitu dengan administrasi yang baik, rapi (filling system), dan up-date setiap saat Gudang penyimpanan inventaris alat kerja harus terkunci dan kunci disimpan oleh masing-masing penanggung jawab (Kerani dan Asisten Afdeling) yang diketahui oleh Personalia dan Atasan Langsung (KTU & Estate Manager) sebagai penanggung jawab langsung inventaris Fungsi utama gudang Afdeling adalah untuk penyimpanan inventaris alat kerja, tidak dibenarkan untuk menyimpan benda-benda lain selain alat kerja Afdeling tersebut Gudang penyimpanan alat kerja inventaris wajib dan harus disediakan rak untuk menyimpan alat-alat kerja tersebut Desain dan dimensi rak penyimpanan terlampir dalam SOP ini Monitoring terhadap jumlah, kelengkapan dan kondisi inventaris alat kerja dituangkan dalam lembar/kertas kerja/formulir yang diberi nama Kartu Riwayat Inventaris Alat Kerja Afdeling yang wajib dan harus tertempel di dalam gudang Afdeling, terupdate secara langsung jika terdaat perubahan secara fisik dan arus transaksi keluar-masuk maupun rusak alat kerja Karyawan yang menggunakan fasilitas peralatan alat kerja (user) wajib mematuhi ketentuan sebagai berikut; Karyawan yang hendak memakai gunakan alat kerja inventaris wajib dan harus dibuatkan berita acara serah terima oleh Kerani Afdeling yang diketahui dna disetujui oleh Asisten Afdeling. Hal. 5 dari 9

6 Setiap karyawan wajib menjaga dan memelihara tiap peralatan inventaris alat kerja dengan baik dan penuh rasa tanggung jawab Apabila terdapat peralatan inventaris alat kerja yang rusak karena pemakaian (aus), maka segera melapor secara langsung kepada Kerani Afdeling (sesuai wilayah kerja) untuk dibuatkan berita acara kerusakan dan permohonan penggantian inventaris yang baru oleh Personalia dan diketahui serta ditandatangani oleh KTU dan Estate Manager Alat kerja yang dimaksud adalah invetaris alat kerja di tingkat Afdeling yang disesuaikan dengan luasan (TM,TBM dan LC) yang dipergunakan untuk kegiatan operasional sehari-hari seperti tersebut dalam tabel dibawah ini yaitu ; No Jenis Inventaris No Jenis Inventaris 1 Cangkul 11 Masker 2 Dodos 4 12 Helm 3 Dodos 5 13 Sarung Tangan 4 Egrek 14 Sepatu Boot 5 Tongkat Egrek 6m 15 Knapsack/Kapsolo 6 Parang 16 Takaran Pupuk 0.5 Kg 7 Tojok 17 Takaran Pupuk 0.75 Kg 8 Angkong 18 Kuas 10 Gancu 19 Kampak Hal. 6 dari 9

7 5. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan Hal. 7 dari 9

8 6.2. Penjelasan Flowchart Kegiatan 1 Departemen HR & GA JKO melihat data karyawan berdasarkan MPP (Man Power Planning) dan DNJSK (Dafar Nama Jabatan Serta Kepangkatan) sebagai acuan untuk alokasi kebutuhan alat kerja. Kegiatan 2 IC Sarpra memonitor kebutuhan serta ketersediaan alat kerja yang ada dalam data base. Kegiatan 3 Pemangku Jabatan Kebun (Logsitik, KTU, Personalia dan Kerani Afdeling) mendata dengan seksama ketersediaan dan kondisi inventaris alat kerja. Kegiatan 4 KTU Estate memastikan kebutuhan dan ketersediaan alat kerja, apabila tersedia maka akan dialokasikan menuju Afdeling yang membutuhkan. Apabila tidak tersedia, maka KTU dibantu Logistik akan disusun MR (material request) disertai dengan Kartu Riwayat Inventaris Alat Kerja. Kegiatan 5 Kerani Afdeling menerima inventaris alat kerja, disertai dengan berita acaranya yang disaksikan dan disetujui oleh Asisten Afdeling dan Logistik/KTU. Kegiatan 6 Kerani Afdeling dibantu oleh Asisten Afdeling me-registrasi alat kerja inventaris dengan cara memberikan penomoran (coding). Hal. 8 dari 9

9 Kegiatan 7 Alat kerja diserah terimakan kepada karyawan dilengkapi dengan berita acara serah terima. Kegiatan 8 KTU, Personalia, Kerani Afdeling dan Asisten Afdeling menyelenggarakan pengelolaan inventaris alat kerja secara baik dan transparan. Apabila ada alat kerja yang rusak, maka dibuat Apabila ada alat kerja yang rusak, maka Kerani Afdeling dan Asisten Afdeling menyusun berita acara kerusakannya disertai dengan kartu riwayat alat kerja inventaris. Kegiatan 9 Laporan rutin mingguan/bulanan dari KTU/Logistik kebun perihal pengelolaan inventaris alat kerja kepada IC Sarpra dengan lampiran kepada Departemen HR & GA Kantor Pusat Jakarta. 7. Data Terkait 7.1 Kartu Riwayat Alat Kerja Inventaris. 7.2 Material Request (MR). 8. Lampiran 8.1 Desain rak penyimpanan alat kerja. 8.2 Desain/denah gudang G-1 Kantor Afdeling. Hal. 9 dari 9