PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

Transkripsi

1 PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI NO. PSM/JKO-WKM/06 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen /Pengendali Dokumen PT. Hal 1 dari 8

2 FRM/JKO-WKM/ Mei 2012 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM Hal 2 dari 8

3 1. Tujuan 1.1. Menyediakan petunjuk dalam melakukan tindakan pencegahan untuk menghilangkan potensi terjadinya ketidaksesuaian bagi seluruh jajaran di PT Agar memiliki perangkat untuk melakukan pencegahan timbulnya ketidaksesuaian yang akan terjadi.. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku dalam melakukan tindakan pencegahan di PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri. Tindakan pencegahan tersebut mencakup produk (hasil pekerjaan) maupun pelayanan yang diberikan oleh PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri. 3. Pengertian/Definisi 3.1. Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai (HPTS) adalah hasil kegiatan/produk yang tidak memenuhi persyaratan atau ketentuan yang telah ditetapkan Tindakan pencegahan adalah kegiatan yang dilakukan untuk memperbaiki/menghilangkan potensi terjadinya hasil pekerjaan/produk yang tidak sesuai atau komplain atas pelayanan yang diberikan Pelanggan adalah orang atau organisasi yang menerima hasil kegiatan/produk atau manfaat hasil kegiatan/produk PT. BUM : PT Direktur : Direktur PT.. 4. Referensi Pedoman mutu (PDM/BUM/01) 4.2. SNI ISO 9001 : 2008 Sistem Manajemen Mutu Persyaratan. Hal 3 dari 8

4 5. Ketentuan Umum Pelaksanaan tindakan pencegahan Penerapan tindakan pencegahan harus dapat menghilangkan penyebab potensial yang dapat menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian dikemudian hari. Hal 4 dari 8

5 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan Hal 5 dari 8

6 6.2. Penjelasan Flowchart Kegiatan 1. Wakil Manajemen mengidentifikasi potensi-potensi penyebab terjadinya ketidaksesuaian. Sumber data yang dapat digunakan antara lain : Laporan tahunan, hasil audit eksternal, hasil audit internal, laporan hasil monitoring dan evaluasi, infomrasi dari pelanggan, dsb. Kegiatan 2. Wakil manajemen bersama General Manager dan Manager melakukan analisa dan pembahasan atas potensi penyebab terjadinya ketidaksesuaian atau HPTS. Menetapkan apakah diperlukan pembahasan lebih lanjut dengan fihak-fihak terkait lainnya.. Kegiatan 3 Pegawai terkait (Wakil Manajemen, General Manager, Manager) dan Direksi melaksanakan pembahasan dengan menyangkut rencana tindakan pencegahan yang harus dilakukan. Membuat risalah rapat hasil pembahasan Menetapkan apakah perlu dibuat prosedur/petunjuk pelaksanaan baru atau menyempurnakan prosedur/petunjuk pelaksanaan yang sudah ada Kegiatan 4 Bilamana hasil pembahasan, diputuskan perlunya PSM baru atau merevisi PSM yang ada, maka PJ Kegiatan/ Pelaksana Kegiatan menyusun PSM atau merevisi PSM yang ada. Tatacara penyusunan atau perubahan PSM mengikuti prosedur pengendalian dokumen dan data. Hal 6 dari 8

7 Kegiatan 5. Bilamana hasil pembahasan tidak perlu dibuat PSM/tidak perlu merevisi PSM yang ada, maka General Manager/Manager menetapkan rencana kegiatan pencegahan. Rencana tindakan yang dibuat harus dapat menghilangkan penyebab terjadinya potensi ketidaksesuaian. Kegiatan 6 PJ Kegiatan/Pelaksana Kegiatan melakukan tindakan pencegahan berdasarkan rencana yang telah ditetapkan Kabid. Kegiatan 7 General manager/manager melakukan verifikasi atas laporan laporan tindakan pencegahan yang telah dilakukan, apakah sesuai rencana atau tidak. Bilamana tidak, PJ Kegiatan/ Pelaksana Kegiatan diminta untuk memperbaiki. Kegiatan 8. Wakil Manajemen melakukan verifikasi efektifitas tindakan pencegahan yang telah dilakukan dan melaporkan kepada Direktur atas kejadian/produk/situasi yang berpotensi menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian dan tindakan yang telah dilakukan. Kegiatan 9. Direktur memberikan catatan dan rekomendasi atas tindakantindakan pencegahan yang telah dilakukan. Memberikan catatan/instruksi kepada pejabat terkait untuk penanganan dimasa yang akan datang. Hal 7 dari 8

8 Kegiatan 10. PJ Kegiatan/Pelaksana menyimpan arsip/rekaman yang perbaikan berserta dokumen-dokumen pendukung yang terkait. 7. Dokumen Pendukung 7.1. Laporan Perbaikan/Pencegahan (FRM/JKO-WKM/11) 7.2. Laporan Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FRM/JKO- WKM/13) 8. Lampiran Tidak ada Hal 8 dari 8