ANALISIS RISIKO TRANSISI PROYEK OPERATOR ROUTINE DUTIES CHECKLIST (ORDC) HANDHELD DI SUMATERA LIGHT NORTH (SLN) PT. CHEVRON PACIFIC INDONESIA

Transkripsi

1 ANALISIS RISIKO TRANSISI PROYEK OPERATOR ROUTINE DUTIES CHECKLIST (ORDC) HANDHELD DI SUMATERA LIGHT NORTH (SLN) PT. CHEVRON PACIFIC INDONESIA Niken Nisita Hidayah 1) dan Tri Joko Wahyu Adi 2) Program Studi Manajemen Proyek Progra Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember 1, 2 ABSTRAK Operator Routine Duties Checklist atau ORDC merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk meningkatkan kehandalan peralatan operasi maupun fasilitas secara keseluruhan. Dan kondisi saat ini sistem pendokumentasian untuk analisa ORDC perlu diperbaiki, dari manual ORDC menjadi ORDC handheld, proses pemutakhiran dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan operasional, transisi perubahan dari sistem lama yaitu manual ORDC ke sistem baru yang berupa ORDC handheld menimbulkan beberapa beberapa risiko yang dapat menghambat proses transisi. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisa risiko pada transisi sistem ORDC manual ke ORDC handheld, serta merancang metode penanganan risikonya. Proses penelitian meliputi beberapa tahap yaitu: studi pendahuluan yang berisi tentang studi literatur dan dokumentasi proyek serta studi lapangan tentang ORDC manual dan handheld, identifikasi risiko dan pengumpulan data data pada proyek ORDC handheld dengan beberapa cara antara lain lesson learn dan best practice dari proyek-proyek sejenis terdahulu, metode brainstorming dari pihak pihak terkait, serta melakukan analisa risiko dengan metode kualitatif probability/impact matrix serta metode house of risk dan akhirnya didapatkan metode metode penanganan dari risiko yang dianalisa. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah teridentifikasinya risiko risiko yang mungkin terjadi pada proyek transisi ORDC lama ke ORDC handheld yang baru sehingga mitigasi dapat dilakukan untuk mengendalikan risiko risiko yang bermunculan dan proyek berjalan lancar sehingga operational excellence dapat dicapai oleh perusahaan. Kata kunci: Manajemen Risiko, Handheld, Probability/Impact Matrix, House of Risk PENDAHULUAN Teknologi informasi merupakan salah satu teknologi penting dalam sebuah perusahaan, termasuk perusahaan minyak dan gas seperti Chevron Pacific Indonesia. Dimana perkembangan teknologi informasi menjadi salah satu kunci suatu perusahaan untuk berkembang menjadi lebih pesat, informasi dari data harian operasional juga menentukan perusahaan dalam mengambil keputusan. Routine duties merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk meningkatkan availability/reliability peralatan maupun fasilitas secara keseluruhan. Tujuan utama dari routine duties adalah untuk menguatkan kembali rasa memiliki atau ownership terhadap peralatan atau fasilitas dengan cara menciptakan suatu lingkungan kerja dengan pengawasan berkala secara rutin, identifikasi dan penanganan minor repair (perbaikan kecil) serta pendokumentasian yang baik. Program chevron secara global untuk meningkatkan operational excellence yang diberi nama SERIP (Surface Equipment Reliability Improvement Procedures). SERIP mempunyai 5 tahapan dalam implementasinya, dimana pada tahap satu, salah satu elemen B-25-1

2 yang terpenting dari sisi operational adalah penerapan dan pelaksanaan operator routine duty checklist atau ORDC yang juga merupakan cikal bakal untuk menuju Operator Driven Reliability (ORD) pada SERIP tahap terakhir. Proyek transisi handheld ORDC ini diharapkan dapat meningkatkan kehandalan peralatan dan operasi, maka dari itu ORDC manual yang dianggap kurang praktis dalam pengambilan keputusan hasil analisa, di upgrade menjadi ORDC handheld yang nantinya diharapkan dapat menjadi alat yang efektif dalam pengambilan keputusan analisa operasi yang informatif di PT Chevron Pacific Indonesia. Transisi sistem informasi dari ORDC Manual ke ORDC handheld yang baru menimbulkan risiko risiko dan perubahan karakteristik sistem, seperti perubahan sistem yang manual menjadi computerize. Manajemen risiko merupakan metoda yang cukup rasional dan layak digunakan untuk menyelesaikan masalah transisi sistem ORDC manual menjadi sistem ORDC handheld karena keberhasilan teknologi informasi di Chevron tergantung keberhasilan proyek ORD yang merupakan inti dari operasional sistem di Chevron. Seperti yang disebutkan Setiawan (2012), dalam penelitiannya kebijakan manajemen risiko mensyaratkan bahwa risiko yang terkait dengan proyek-proyek teknologi informasi (TI) harus diidentifikasi, dianalisis, dan diprioritaskan. METODE Penelitian ini dilakukan dengan cara mengidentifikasi risiko dari literature literature proyek sejenis, yaitu proyek informasi dan perubahan sistem, yang nantinya akan difokuskan risiko risiko tersebut kedalam Focus Group Discussion (FGD). Dilanjutkan dengan analisa risiko serta penanganan risiko, analisa risiko dilakukan dengan menggunakan metode House of Risk (Pujawan, 2009). Metode ini terdiri dari 2 model tabel penilaian risiko dan penanganannya yaitu HOR 1 dan HOR 2 yang meliputi : Mengidentifikasi terjadinya risiko (risk event, Ej) dan menilai tingkat keparahannya (severity, Sj) dilakukan pada metode house of risk 1 selanjutnya mengidentifikasi risk agent (Aj) dan menilai tingkat keseringan (Oj) untuk kemungkinan terjadi, data diolah untuk mendapatkan korelasi antara risk agent dan risk eventnya. Setelah nilai severity dan occurance didapatkan maka langkah selanjutnya adalah memberikan nilai korelasi antara risk event dan risk agent agar Aggregrate Risk Potential (ARP), dapat dilihat pada Gambar 1. B-25-2

3 Gambar 1 Bagan Alir Penelitian Penilaian korelasi antara agen risiko dan kejadian risiko mengikuti aturan sebagai berikut: Nilai 9 menunjukkan adanya korelasi yang kuat antara agen dan kejadian risiko, berarti bahwa agen risiko berperan besar dalam memunculkan kejadian risiko Nilai 3 menunjukkan adanya korelasi yang sedang antara agen dan kejadian risiko, berarti bahwa agen risiko berperan sedang dalam memunculkan kejadian risiko Nilai 1 menunjukkan adanya korelasi yang lemah antara agen dan kejadian risiko, berarti bahwa agen risiko berperan kecil dalam memunculkan kejadian risiko Nilai korelasi didapatkan dari brainstorming para ahli dan Focus Group Discussion ( FGD) dari 4 orang dari bidangnya masing masing. Setelah nilai korelasi didapatkan maka dihitung nilai Aggregrate Risk Potential ( ARP ) dengan rumus ARP j : Oj Si. Rij B-25-3

4 Langkah selanjutnya adalah house of risk 2, mengidentifikasi langkah proactive action (PAk) yang relevan untuk mencegah agen risiko yang muncul dan mencari nilai korelasi antara agen risiko dengan aksi mitigasi, kemuudian menghitung total efektifitas masing-masing proactive action. Menilai tingkat kesulitan (Dk) dalam melaksanakan PA dengan nilai 1-5, dimana nilai 1 menunjukan tingkat kemudahan dalam pelaksanaan PA, setelah tingkat kesulitan didapatkan, selanjutnya menghitung rasio total efektifitas dengan tingkat kesulitan, dan yang terakhir Kemudian ranking prioritas pada proactive action yang paling efektif mengurangi terjadinya risiko sesuai kemampuan perusahaan. HASIL DAN PEMBAHASAN Dengan menggunakan metode house of risk 1, didapatkan 46 kejadian risiko pada masing masing tahapan atau bagian proyek meliputi pada sistem transisi ORDC handheld, pada proses transisi handheld, dan pada organisasi pelaku transisi handheld. Sumber risiko atau risk agent juga diberi nilai occurance hasil dari kuisioner terhadap 30 responden dari masing masing tim yang terkait pada proyek ini. Masing masing adalah 15 kejadian risiko pada sistem transisi ORDC handheld, 17 kejadian risiko pada tahap proses transisi ORDC dan 12 kejadian risiko pada organisasi transisi, beserta tingkat keparahan dampak (severity)- nya. Kejadian-kejadian risiko ini juga diidentifikasi dampaknya terhadap proyek proses transisi ORDC manual ke ORDC handheld. Dari hasil identifikasi agen/ penyebab risiko (risk agents), terdapat 35 agen/ penyebab risiko dengan tingkat kemunculan dan nilai korelasi masing-masing terhadap kejadian risiko (risk events). Peringkat Aggregate risk potential ( ARP ) menurut korelasi nya adalah: Kurangnya support dan komitmen dari para leader atau manajemen operasional (A26) Operator tidak familiar dengan peralatan handheld (A14) Tidak semua operator dapat menerima perubahan proses ORDC handheld (A22) Pihak operasi kurang mendukung perubahan manual ke handheld (A15) Ketidaktahuan operator mengenai pentingnya perubahan proses ORDC ini (A28) Tidak adanya SDM khusus atau analis untuk melakukan review hasil ORDC (A27) Tidak semua PIC mengerti tentang Job description-nya di tim transisi ini (A30) Kurangnya persiapan untuk workshop ataupun training untuk sosialisasi (A23) Kurangnya support dari leader maintenance (A33) Conflict schedule antar tim sering terjadi (A31) Aplikasi pada software ORDC handheld tidak sesuai dengan kebijakan sistem IT di Chevron (A1) Kurangnya SDM di tim IT untuk proyek perubahan ORDC manual ke handheld (A29) Keterlambatan dari pihak IT untuk sinkronisasi program (A32) Team Maintenance yang kurang aktif berpartisipasi dalam proyek (A34) Prosedur internal yang dianggap rumit oleh vendor (A18) Software IntelaTrac membutuhkan waktu untuk sinkronisasi (A2) Rumitnya permintaan dari tim operasi (A19) IT Kesulitan dalam menyesuaikan seperti permintaan digital ceklist dari operation team (A35) Kesulitan untuk terintegrasi dengan jaringan IT Chevron pada wonderware (A3) Vendor kurang merasa bertanggung jawab terhadap kerusakan handheld (A24) Setelah didapatkan 20 peringkat teratas dari risiko, maka dihitung dengan kurva pareto untuk pengklasifikasian agen risiko ditampilkan pada Tabel 1. B-25-4

5 Tabel 1 Klasifikasi Agen Risiko Gambar 2 Diagram Pareto ARP Dalam Gambar 2 Diagram Pareto menunjukkan 12 risk agent memberikan kontribusi total ARP sebesar 9763 atau 80% dari total ARP Dalam hal ini penanganan risiko untuk 12 risk agent (peringkat 1-12) tersebut harus mendapatkan perhatian utama untuk menjadi perhatian. Dari hasil perhitungan pada metode House of Risk 2 didapatkan peringkat proactive action (PA) dengan nilai efektifitas tertinggi untuk mengurangi kemungkinan terjadinya risiko pada proyek transisi ORDC handheld di SLN operation dengan 5 peringkat tertinggi sebagai berikut: 1. Pendekatan terhadap para leader dan manajemen mengenai pemahaman bahwa ORDC adalah salah satu langkah untuk mensukseskan operational excellent perusahaan. (PA26) 2. Memberikan training dan workshop tentang ORDC handheld kepada setiap operator di lapangan maupun di gathering station (PA14) 3. Segera lakukan pilot proyek agar operasional memahami dan mengerti manfaat handheld, pastikan hal tersebut masuk ke dalam score card masing masing tim.(pa15) 4. Pendekatan terhadap operator dan memberikan pengertian pentingnya ORDC bagi operasional melalui Person in Charge yang telah ditunjuk. (PA22) 5. Sharing knowledge antara senior operator dan tim operasional khusus ORDC dilakukan secara berkala di setiap gathering station. (PA28) KESIMPULAN DAN SARAN 1. Penggunaan metode House of Risk sangat membantu mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi selama proses pelaksanaan proyek dan langkah mitigasi yang efektif untuk meminimalisasi kemungkinan terjadinya risiko tersebut 2. Dari hasil identifikasi agen/ penyebab risiko (risk agents), terdapat 35 agen/ penyebab risiko dengan tingkat kemunculan dan nilai korelasi masing-masing terhadap kejadian risiko (risk events). 3. Dari diagram pareto menunjukkan 12 risk agent memberikan kontribusi total ARP sebesar 9763 atau 80% dari total ARP Dalam hal ini penanganan risiko untuk 12 risk agent tersebut harus mendapatkan perhatian utama untuk menjadi perhatian. B-25-5

6 4. Agar lebih efektif, sebaiknya diaplikasikan pada pihak business partner, vendor maupun konsultan, dengan daftar kejadian risiko dan agen risiko yang lebih rinci lagi, meliputi semua bidang yang berhubungan dengan perencanaan dan pelaksanaan proyek DAFTAR PUSTAKA Heldman, K. (2005). Project Manager's Spotlight on Risk Management. San Fransisco: Harbor Light Press. Kendrick, T. (2009). Identifying and Managing Project Risk. Amacom. Project Management Institute. (2008). A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK GUIDE) 4th ed., Pennsylvania: Project Management Institute, Inc. Available at: Pujawan, I. N. (2009). 'House of Risk: A model for proactive supply chain risk management'. Emerald Business Process Management Journal. ITRC, Technical / Regulatory Guidance Project Risk Management for Site Remediation, Washington,. Available at: Symonds, M., Project Risks and How to Identify Them., pp.1-2, United Kingdom. Setiawan, H dan Anshari, S.N. (2012). " Risiko Proyek Teknologi Informasi", Proceeding Seminar Nasional Teknologi dan Aplikasinya.Yogyakarta. Bakshi, B.S., 2012, Risk IT Framework for IT Risk Management_: A Case Study of National Stock Exchange of India Limited, India. Homeland Security, 2009, Information Technology Sector Baseline Risk Assessment, USA Available at: Gray, C. F., & Larson, E. W. (2008). Project Management, THe Managerial Process. Singapore: McGraw Hill. Soeharto, I. (2001). Studi Kelayakan Proyek Industri. Jakarta: Erlangga. Kerzner, H. P. (2009). Project Management, A Sistem Approach to Planning Scheduling and Controlling, Tenth Edition. New York: John Wiley & Sons, Inc. Priyandika, C. (2011), Pengambilan Keputusan Multikriteria dalam Pemilihan Vendor Alat Pelindung Diri (APD) dengan Pendekatan Risk Management dan Analytic Network Process (ANP) (Studi Kasus: PT.Alstom Power ESI). Magister Manajemen Teknologi- Institut Teknologi Sepuluh Nopember: Surabaya. B-25-6