ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI OPERASIONAL: STUDI KASUS DI PERUSAHAAN LOGISTIK BATUBARA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI OPERASIONAL: STUDI KASUS DI PERUSAHAAN LOGISTIK BATUBARA R. Rahadian Prilahardo, Rully Soelaiman Manajemen Teknologi Informasi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya ABSTRAK MBP adalah perusahaan logistik batubara yang beroperasi dalam mata rantai transportasi batubara dari situs eksploitasi di pedalaman Kalimantan hingga terminal kargo curah atau menuju ke proses selanjutnya yaitu bongkar muat di instalasi bongkar muat dermaga pantai. Manajemen memperkirakan, bila pola pengelolaan informasi tidak dikembangkan secara optimal seiring dengan perkembangan perusahaan maka organisasi akan mengalami masalah lamanya waktu pengambilan keputusan karena karena proses pencarian dan pengolahan data secara manual yang menjadi umpan balik (feedback) bagi manajemen untuk mengambil keputusan juga membutuhkan waktu serta kesulitan dalam mengendalikan dan menilai operasi yang berjalan hingga kemungkinan akan semakin menyulitkan dalam menentukan kesesuaian operasi (congruency) dengan tujuan organisasi dan kemungkinan untuk merencanakan penyesuaian atau perbaikan yang diperlukan di masa mendatang. Penelitian ini akan berusaha mengidentifikasi masalah yang saat ini dialami oleh MBP dalam penyediaan informasi dan kemudian menyusun sistem informasi operasional agar pengelolaan data operasional di lapangan dan penyajian informasi kepada manajemen menjadi lebih baik dan berusaha tetap selaras dengan keinginan manajemen agar semua pihak terkait dalam organisasinya juga ikut berpartisipasi aktif dalam proses pemecahan masalah. Kata kunci: informasi operasional, batubara, transportasi, bongkar-muat PENDAHULUAN Bisnis utama MBP adalah: (1) angkutan kargo batubara curah menggunakan kapal tunda dan tongkang, dan (2) operator peralatan bongkar muat di Paiton. Seluruh pencatatan dilakukan manual dan dikomunikasikan terus-menerus dengan operator radio. Pengolahan data dan pelaporan kinerja dilakukan terpisah menggunakan piranti lunak. Masing-masing kantor memiliki perangkat keras saluran komunikasi data yang memadai. OPERATION TECHNICAL P&A ACCOUNTING Gambar 1: Domain Informasi MBP Skala perusahaan yang kecil dan struktur organisasi yang sederhana tidak ada hambatan besar dengan pengelolaan informasi saat ini tapi menjadi bagian rantai

2 logistik memiliki tantangan sama dengan tantangan klien yaitu mengembangkan logika tunggal untuk menuntun teratur, penyimpanan dan arus persediaan mulai sumber, pengolahan, distribusi hingga ke pengguna dan alasan terpenting dari keterpaduan operasi logistik di masa depan tidak hanya dapat dipenuhi dengan penyebaran perangkat keras saja (Bowersox, 1978). Tantangan menuntut MBP berkembang dan bila tidak diantisipasi akan menimbulkan kesulitan mengendalikan dan menilai kinerja operasional, tidak ada perkiraan beban aktual menyulitkan menilai kesesuaian operasi dengan tujuan organisasi, pengambilan keputusan lebih lama karena proses pencarian dan pengolahan data operasional umpan balik manual. METODA Titik beratnya adalah diagnosis pola penyediaan informasi saat ini dan penyusunan sistem informasi operasional agar pengelolaan data dan penyajian informasi menjadi lebih baik. Proses perulangan diperlukan dalam menemukan pola yang tepat. Komitmen penelitian ini, berkolaborasi dengan pelaku kunci untuk mempelajari sistem dan menyusun pola baru. Pihak terkait melakukan learning by doing: bersama-sama mengidentifikasi masalah, mengerjakan penyelesaian, meninjau keberhasilan dan bila dirasa belum memuaskan dapat diulang (O Brien, Rory, 1998). Penggunaan Action Research bertujuan: memberikan kontribusi penyelesaian praktis dalam situasi problematis dan membutuhkan alternatif segera serta berdampak sosial lebih luas. Tahapannya: Diagnosing adalah analisis keadaan saat ini dan mengidentifikasi kebutuhan; Planning adalah perencanaan sebagai pengarah; Action adalah perancangan sistem informasi; Evaluating adalah peninjauan dengan uji coba; Learning adalah tahap mempelajari dan memperbaiki. HASIL DAN DISKUSI Analisis Analisis alur operasional dilakukan wawancara dan dari dokumen internal MBP. Diagram alur kerja (workflow) dapat dilihat pada Gambar 2 dan 3. Gambar 2: Diagram Alur Kerja Siklus Operasional Kapal C-1-2

3 Rancangan Gambar 3: Diagram Alur Kerja Siklus Operasional Crane Berdasarkan hasil analisis dihasilkan model kontekstual bisnis dan dekomposisinya seperti pada Gambar 4 dan 5; Gambar 4: Model Kontekstual Gambar 5: DFD Level 0 C-1-3

4 Rancangan ERD meliputi tabel-tabel dan hubungan antar tabel seperti Gambar 6. Gambar 6. ERD Rancangan antarmuka meliputi dua Diagram Antarmuka pada Gambar 7 dan 8. Gambar 7. Diagram Antarmuka Modul PGA C-1-4

5 Gambar 8: Diagram Antarmuka Modul Operation Rancangan hasil laporan dan informasi eksekutif: Gambar 9: Contoh Laporan Vessel and Barge Report Gambar 10: Contoh Laporan Daily Report C-1-5

6 Gambar 11. Contoh Laporan Voyage Analysis / Memorandum Gambar 12: Contoh Laporan Project Analysis C-1-6

7 KESIMPULAN Keintegrasian sistem ini belum terlihat karena belum dikembangkan seluruhnya. Sistem informasi operasional ini sementara diharapkan dapat memenuhi kebutuhan manajemen dalam menilai kinerja domain operasionalnya dan membantu pengambilan keputusan segera apabila terjadi ketidaksesuaian. Akhirnya juga bisa menyelaraskan kinerja dengan tujuan organisasi dengan membandingkan anggaran dengan biaya aktual. Sifat kekinian pelaporan, jadual dan analisis diharapkan mempercepat proses pengambilan keputusan karena setiap saat pencarian dan pengolahan data umpan balik (feedback) bagi manajemen tersedia seketika saat diperlukan meskin sepenuhnya tergantung kekinian masukan data oleh pelaku. DAFTAR PUSTAKA Bowersox, Daniel J. (1978) Logistical Management. MacMillan, New York. Hoffer, Jeffrey A, Joey F. George, and Joseph S. Valacich (1999) Modern System Analysis and Design. Addison Wesley, Reading Khalil, Tarek M. (2000) Management of Technology: The Key to Competitiveness and Wealth Creation. McGraw-Hill, Singapore O Brien, Rory. (1998) An Overview of The Methodological Approach of Action Research. Faculty of Information Studies, University of Toronto, Toronto, Paper Pressman, Roger S. (2004) Software Engineering: A Practitioner s Approach. McGraw- Hill, Singapore Ramakrishnan, Raghu, and Johannes Gehrke (2003) Database Management Systems. McGraw-Hill, New York Suyono, R.P, Capt. (2005) Shipping: Pengangkutan Intermodal Ekspor Impor Melalui Laut-Edisi Ketiga.Penerbit PPM, Jakarta. C-1-7