PERANCANGAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA PROSES MANAJEMEN PROYEK TI MENGGUNAKAN COBIT 4.1 (STUDI KASUS PUSDATA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM)

Transkripsi

1 PERANCANGAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA PROSES MANAJEMEN PROYEK TI MENGGUNAKAN COBIT 4.1 (STUDI KASUS PUSDATA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM) Ingwang Diwang Katon 1 dan R. V. Hari Ginardi 2 Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia ingwang.yk@gmail.com 1, hari@its.ac.id 2 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan rancangan tata kelola teknologi informasi untuk manajemen proyek TI dengan mengacu pada best practice COBIT dan manajemen proyek. Penelitian diawali dengan pengumpulan data menggunakan kuesioner yang dirancang sesuai dengan Proses TI yang terkait dengan manajemen proyek. Kemudian dilakukan analisa kesenjangan tingkat kematangan (maturity level gap) setelah terlebih dahulu diukur tingkat kematangan (maturiy level) pada kondisi saat ini (as-is) dan maturity level yang diharapkan oleh manajemen (to-be). Analisa kesenjangan dilakukan untuk memberikan rekomendasi dan menentukan langkah perbaikan yang harus dilakukan dalam mencapai maturity level yang diharapkan. Dari hasil penelitian diketahui bahwa Proses TI yang relevan dengan manajemen proyek adalah PO10. Pengukuran kematangan yang dilakukan menunjukkan bahwa sebagian besar atribut kematangan proses PO10 saat ini berada pada tingkat kematangan 2, sedangkan yang diharapkan berada pada tingkat kematangan 4. Rancangan tata kelola disusun berdasarkan analisa kesenjangan tingkat kematangan yang mencakup rumusan rekomendasi perbaikan, deskripsi tujuan TI, proses dan aktivitas beserta alat ukur kinerjanya masing-masing. Kata kunci: Tata Kelola Teknologi Informasi, COBIT, Manajemen Proyek TI, PMBOK. PENDAHULUAN Pusat Pengolahan Data (Pusdata) Kementerian Pekerjaan Umum adalah unit kerja yang bertugas memberikan pelayanan Sistem Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi Kementerian Pekerjaan Umum. Sesuai dengan tugas dan fungsi yang tercantum dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 08/PRT/M/2010 Pusdata mempunyai tugas melaksanakan pembinaan, pengembangan, pengelolaan, dan penyediaan data infrastruktur bidang pekerjaan umum serta penyelenggaraan sistem informasi pendukung manajemen Kementerian. Salah satu peran strategis teknologi informasi dalam membantu Kementerian Pekerjaan Umum mewujudkan visi dan misinya adalah melalui penyelenggaraan dan pengembangan data, dan penyediaan teknologi informasi dan komunikasi bidang pekerjaan umum dan permukiman. Sesuai dengan tugas dan fungsi serta sasaran strategis yang telah ditetapkan, maka sebagai unit instansi yang bertugas dalam penyelenggaraan teknologi informasi Kementerian Pekerjaan Umum, Pusdata wajib untuk memastikan bahwa proyek-proyek C-7-1

2 yang terkait dengan TI dikelola dengan baik agar dapat diterapkan sesuai dengan tengat waktu, batas anggaran, dan kualitas yang ditetapkan. Berdasarkan uraian permasalahan yang telah disebutkan, maka sangat penting bagi Pusdata untuk menyusun suatu kerangka Tata Kelola TI terkait dengan proses manajemen proyek TI yang sesuai standar karena sampai dengan saat ini Kementerian Pekerjaan Umum belum memiliki panduan Tata Kelola TI untuk proses manajemen proyek TI. Berdasarkan hal tersebut, aka dalam penelitian ini akan dirancang sebuah tata kelola TI untuk Pusdata dengan menggunakan kerangka kerja Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Penggunaan COBIT akan membantu dalam menentukan masalah obyektif yang harus dicapai oleh Pusdata dalam proses manajemen proyek TI, sedangkan penggunaan PMBOK akan dijadikan sebagai best practice dalam manajemen proyek untuk mencapai obyektif Pusdata. METODE Dalam penelitian yang bertujuan untuk membuat Rancangan Tata Kelola TI untuk proses Manajemen Proyek TI ini, penyusun menggunakan tahapan-tahapan sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 1 berikut. Mulai A Studi Literatur (Teori Tata Kelola TI, COBIT, Manajemen Proyek, dan lainnya yang relevan) Tinjauan Kepustakaan Telaah Dokumen Bisnis (Dokumen resmi organisasi dan proses bisnis) Analisa Hasil Pengolahan Data (Analisa kondisi saat ini, analisa kondisi yang diharapkan, analisa kesenjangan) Penyusunan Strategi Perbaikan dan Rancangan Tata Kelola TI pada Proses Manajemen Proyek TI Pemilihan Proses TI pada COBIT yang terkait dengan praktek manajemen proyek Pengumpulan Data Kesimpulan dan Saran Selesai Wawancara Survey Kuesioner Pengolahan Data Uji Validitas Data Uji Reliabilitas Data A Gambar 1. Diagram Alir Tahapan Penelitian Tinjauan Kepustakaan Pada tahapan ini dilakukan tinjauan kepustakaan yang berkaitan dengan permasalahan yang akan diteliti dengan melakukan studi literatur dan telaah dokumen bisnis. Pemilihan Proses TI yang terkait dengan Manajemen Proyek TI Pada tahapan ini dilakukan penentuan proses TI yang akan digunakan dalam pengukuran tingkat kematangan manajemen proyek TI. Proses TI yang akan digunakan C-7-2

3 dalam pengukuran kemudian dituangkan ke dalam bentuk kuesioner untuk memperoleh data-data yang diperlukan. Pengumpulan dan Pengolahan Data Pengumpulan data dalam penelitian ini didahului dengan studi kepustakaan dan telaah dokumen bisnis, selanjutnya untuk melakukan pengukuran tingkat kematangan data diperoleh dengan wawancara dan survey menggunakan kuesioner. Kuesioner disusun berdasarkan proses TI yang telah ditentukan pada tahap sebelumnya, yaitu proses TI yang terkait dengan manajemen proyek TI. Setelah diperoleh kecukupan data yang diperlukan dalam penelitian ini, selanjutnya dilakukan pengolahan data. Pengolahan data bertujuan untuk mengubah data mentah hasil pengumpulan data menjadi data matang yang dapat memberikan informasi untuk dilakukan pengkajian lebih lanjut. Pengolahan data pada penelitian ini terdiri dari uji validitas data dan uji reliabilitas data. Analisa Hasil Pengolahan Data Setelah dilakukan pengolahan data, selanjutnya dilakukan analisa data. Analisa data yang dilakukan terdiri dari analisa tingkat kematangan saat ini, tingkat kematangan yang diharapkan, dan analisa kesenjangan tingkat kematangan. Penyusunan Strategi Perbaikan Strategi perbaikan dibuat berdasarkan hasil analisa kesenjangan tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi yang diperoleh. Pemilahan proses dan atribut model kematangan ini bertujuan untuk memberikan arahan kepada manajemen dalam hal strategi perbaikan tata kelola teknologi informasi yang harus dilakukan untuk menuju tingkat kematangan yang diharapkan. Rekomendasi perbaikan disusun berdasarkan panduan COBIT (ITGI, 2007a) dan memuat penjelasan terhadap masing-masing tingkat kematangan yang akan dicapai. Perancangan Model Tata Kelola TI Pada tahap ini penulis melakukan pendefinisian model tata kelola teknologi informasi untuk praktik manajemen proyek teknologi informasi berdasarkan rekomendasi perbaikan yang dihasilkan dari COBIT dan best practice manajemen proyek PMBOK. HASIL DAN PEMBAHASAN Dengan mengacu pada tabel pemetaan antara tujuan TI dengan proses TI dapat diketahui bahwa salah satu dari 28 tujuan TI yang relevan dengan manajemen proyek adalah tujuan TI nomor 25, yaitu Deliver projects on time and on budget, meeting quality standards. Tujuan TI tersebut dipetakan ke dalam dua proses TI yaitu proses PO8 Manage Quality dan PO10 Manage Projects. Untuk mengetahui proses TI yang relevan dengan best practice PMBOK, maka dilakukan pemetaan proses-proses PMBOK terhadap proses TI COBIT. Dari hasil pemetaan tersebut terlihat bahwa Proses TI PO10 adalah satu-satunya proses TI yang hasil pemetaannya menghasilkan significant match. Sementara proses PO8 hanya menghasilkan minor match. Oleh karena itu proses PO10 adalah proses yang akan C-7-3

4 digunakan dalam penghitungan tingkat kematangan dan penyusunan rancangan tata kelola TI yang terkait dengan manajamen proyek TI. Gambar 2. Hasil Pemetaan PMBOK terhadap Proses COBIT (ITGI, 2006) Setelah diketahui bahwa PO10 adalah proses TI yang akan digunakan dalam melakukan penelitian, maka selanjutnya dilakukan pengukuran tingkat kematanganan pada proses TI tersebut. Tingkat kematangan yang diukur pada penelitian ini adalah tingkat kematangan untuk kondisi saat ini dan kondisi tingkat kematangan yang diharapkan. Dengan mengacu pada fungsi dan aktivitas yang terdapat dalam tabel RACI Proses TI PO10 COBIT, maka setelah dipetakan sesuai dengan tugas dan fungsinya, maka diperoleh 22 responden yang dipilih dalam pengisian kuesioner pengukuran tingkat kematangan pengelolaan proyek TI di Kementerian Pekerjaan Umum. Daftar responden tersebut sebagaimana yang tercantum pada Tabel 1. Tabel 1. Daftar Responden Kuesioner Pengukuran Kematangan RACI Rules Organisation Rules Jumlah Chief Executive Officer (CEO) Sekretaris Jenderal - Chief Financial Officer (CFO) Kepala Biro Keuangan 1 CIO (Chief Information Officer) Kepala Pusat Pengolahan Data 1 Business Executive Kabag Program dan Anggaran 1 Business Process Owner Kabag TU Unit Eselon II 10 Head Operations Kepala Seksi Program dan Pelayanan 1 Chief Architect Kepala Bidang Penyelenggaraan 1 Sistem Jaringan dan Aplikasi Head Development Kepala Sub Bidang Manajemen 3 Jaringan; Kepala Sub Bidang Pengembangan Aplikasi; Kepala Sub Bidang Penyelenggaraan Website; Head IT Administration Kepala Sub Bagian Program dan 1 Keuangan Pusdata PMO SNVT Pengembangan, Pengendalian dan Pelaksanaan Pekerjaan Strategis Bidang PU Lainnya (PMU) 1 Compliance, Audit, Risk, and Security Sumber: Hasil Pemetaan Kabag Evaluasi dan Pelaporan Hasil Pengawasan; Kabag Verifikasi dan Akuntansi; T O T A L 22 2 C-7-4

5 Setelah dilakukan pengukuran tingkat kematangan untuk masing-masing atribut Proses PO10 pada kondisi as-is dan to-be, maka didapatkan hasil tingkat kematangan sebagai berikut: Tabel 2. Hasil Pengukuran Tingkat Kematangan Proses PO10 pada Kondisi as-is dan to-be No Atribut Nilai Kematangan Tingkat Kematangan as-is to-be as-is to-be 1 AC 2,00 4, PPP 2,27 4, TA 2,14 4, SE 1,86 4, RA 2,32 4, GSM 2,00 4, Rata-rata 2,10 4, Sumber: Hasil Perhitungan Pada Tabel 2 dapat diketahui kesenjangan tingkat kematangan untuk kondisi saat ini (as-is) dan kondisi yang diharapkan (to-be). Tahap selanjutnya adalah merumuskan strategi untuk mencapai tingkat kematangan yang diharapkan. Skenario perbaikan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Tahap 1, yaitu attribut untuk kondisi as-is dengan tingkat kematangan paling rendah yaitu Skills and Expertise yang berada pada tingkat kematangan 1, mendapat prioritas untuk diperbaiki lebih dahulu agar berada pada tingkat kematangan yang sama dengan atribut lainnya yaitu pada tingkat kematangan Tahap 2, yaitu apabila setiap atribut pada kondisi as-is telah mencapai tingkat kematangan yang sama yaitu pada tingkat kematangan 2, maka secara bersama (seluruh atribut) dilakukan langkah perbaikan untuk menuju pada tingkat kematangan berikutnya yaitu tingkat kematangan Tahap 3, setelah seluruh atribut mencapai tingkat kematangan 3, proses perbaikan dilanjutkan untuk menuju pada tingkat kematangan yang diharapkan (to-be), yaitu pada tingkat kematangan 4. Representasi grafis dari strategi pencapaian tingkat kematangan dengan menerapkan skenario di atas sebagaimana diperlihatkan pada rising star diagram berikut: Gambar 3. Strategi Pencapaian Tingkat Kematangan C-7-5

6 Sebagai tindak lanjut dari pendefinisian usulan tindakan perbaikan yang telah disusun sebelumnya, selanjutnya untuk tahap evaluasi terhadap proses perbaikan, perlu dilakukan sebuah pengawasan dalam bentuk penilaian dan pengukuran. Gambar 4. Pendefinisian dan Hubungan Goals dan Metrics Proses TI PO10 Dalam penelitian ini, tujuan bisnis Pusdata dalam mewujudkan dukungan sarana dan prasarana komunikasi dan teknologi informasi yang memadai di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, diukur melalui pencapaian tiga tujuan yaitu Tujuan Teknologi Informasi (IT Goals), Tujuan Proses (Process Goals), dan Tujuan aktivitas (Activity Goals). Capaian keberhasilan pada setiap tujuan diukur dengan menggunakan metrik yang didefinisikan untuk setiap tujuan (outcome measures). Keberhasilan Tujuan Teknologi Informasi diukur dengan outcome measures Teknologi Informasi, Tujuan Proses diukur dengan outcome measures Proses, dan Tujuan Aktivitas diukur dengan outcome measures Aktivitas. Selanjutnya ukuran keberhasilan capaian Tujuan Teknologi Informasi diukur dengan metrics Tujuan Proses atau dengan kata lain metrics Tujuan Proses menjadi Performance Indicator bagi Tujuan Teknologi Informasi. Hal yang sama berlaku pula pada Tujuan Proses, yaitu metrics Tujuan Aktivitas menjadi Performance Indicator bagi Tujuan Proses. Pada tujuan level terbawah yaitu Tujuan Aktivitas, capaian keberhasilannya diukur dengan menggunakan Activity Metrics yang C-7-6

7 berupa ukuran hasil. Gambar 4 menunjukkan hubungan antara goals dan metrics pada Proses PO10. Dengan mempertimbangkan langkah-langkah yang telah direkomendasikan untuk menuju tingkat kematangan yang diharapkan, serta pencapaian indikatorindikator pengukuran tujuan yang telah ditetapkan, maka perlu dirancang kebijakan dalam pengelolaan proyek TI. Kebijakan ini dirancang sedemikian rupa sehingga agar bersifat praktis dan dapat diterapkan. Pada penelitian ini rancangan kebijakan dan standar pengelolaan proyek TI dituangkan dalam bentuk draft Keputusan Menteri Pekerjaan Umum (Gambar 5). Selanjutnya Pusdata sesuai dengan tugas dan fungsinya bertugas menyempurnakan perancangan dan melakukan koordinasi pengesahan kebijakan tersebut dengan seluruh komponen organisasi yang terkait di Kementerian Pekerjaan Umum. Gambar 5. Draft Kebijakan dan Standar Manajemen Proyek TI KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Proses TI PO10 (Manage Project) yang terdapat dalam domain Plan and Organise (PO) COBIT dapat digunakan untuk mengukur tingkat kematangan tata kelola TI yang terkait dengan pengelolaan proyek TI. 2. Tingkat kematangan Proses TI PO10 untuk kondisi saat ini (as-is) masih berada pada tingkat kematangan 2 (Repeatable but Intuitive). Hal ini menunjukkan bahwa sebagaian besar proses telah dilakukan secara berulang, namun masih sangat bergantung pada inisiatif dan pengetahuan individu, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan masih cukup besar. C-7-7

8 3. Tingkat kematangan Proses TI PO10 untuk kondisi yang diharapkan (to-be) berada pada tingkat kematangan 4 (Managed and Measureable). Hal ini menunjukkan bahwa proses pengelolaan proyek TI diharapkan mengalami peningkatan untuk disempurnakan ke tingkat yang lebih baik, dalam hal ini dari tingkat kematangan 2 menuju tingkat kematangan 4. Tingkat kematangan 4 mensyaratkan bahwa manajemen telah melakukan monitoring dan pengukuran kepatuhan terhadap prosedur-prosedur yang telah ditetapkan dan mengambil tindakan perbaikan apabila terdapat suatu proses yang diperkirakan tidak berjalan secara efektif, proses-proses yang telah berlangsung secara konsisten terus diperbaiki dan dapat digunakan sebagai praktek terbaik. 4. Telah disusun langkah-langkah rekomendasi yang bertujuan untuk meningkatkan kematangan sesuai dengan yang diharapkan. Rekomendasi juga dilengkapi dengan outcome measure, performance indicator dan draf kebijakan pengelolaan proyek TI yang dapat menjadi panduan dalam mengelola Proyek TI. Berdasarkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan, terdapat beberapa hal yang disarankan antara lain: 1. Agar hasil tata kelola dapat lebih maksimal, perlu dilakukan penelitian serupa pada Proses TI lainnya sehingga selanjutnya dapat diintegrasikan untuk mendapatkan manfaat tata kelola TI yang lebih maksimal. 2. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat mengkombinasikan COBIT dengan framework atau tools lain yang lebih bersifat teknis untuk penyusunan rencana perbaikan didalam penerapan tata kelola teknologi informasi khususnya yang terkait dengan implementasi manajemen proyek TI. DAFTAR PUSTAKA Institute, P. M. (2008). A Guide To The Project Management Body of Knowledge, 4th ed. PMI. ITGI. (2006). COBIT MAPPING, Mapping of PMBOK With COBIT 4.0. Illinois: IT Governance Institute. ITGI. (2007a). COBIT 4.1 Framework, Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models. Illinois: IT Governance Institute. ITGI. (2007b). IT Governance Implemetation Guide. Illinois: IT Governance Institute. ITGI. (2008). IT Governance and Process Maturity. Illinois: IT Governance Institute. Sarno, R. (2009). Audit Sistem dan Teknologi Informasi. Surabaya: Penerbit ITS. Surendro, K. (2009). Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung: Penerbit Informatika. C-7-8