Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 November 2013

Transkripsi

1 ANALISIS DAN MITIGASI RISIKO PADA PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA DENGAN PENDEKATAN METODE INTERPRETIVE STRUCTURAL MODELLING (ISM), ANALYTIC NETWORK PROCESS (ANP), DAN HOUSE OF RISK (HOR) Chendrasari Wahyu Oktavia 1,, I Nyoman Pujawan 2), dan Imam Baihaqi 3) 1) Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi spuluh Nopember 2,3) Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus Keputih Sukolilo Surabya ABSTRAK Setiap perusahaan memerlukan barang dan jasa dalam rangka menunjang kegiatan perusahaan. Untuk memperoleh barang dan jasa tersebut maka perusahaan melakukan kegiatan pengadaan. Dalam menjalankan proses bisnisnya, bagian pengadaan akan menghadapi berbagai risiko serta penyebab risiko yang dapat berdampak pada proses bisnisnya. Oleh karena itu, pemilik dari proses bisnis pengadaan harus bertanggung jawab untuk mengelola risiko dan penyebab risiko. Pendekatan untuk mengelola risiko dikenal dengan manajemen risiko. Namun, saat ini manajemen risiko semakin kompleks karena munculnya berbagai persoalan yang tidak hanya terletak pada bertambahnya variasi risiko tetapi juga adanya hubungan keterkaitan antar risiko, hubungan keterkaitan antar penyebab risiko, dan hubungan keterkaitan antara risiko dengan penyebabnya.berangkat dari permasalahan tersebut, penelitian ini akan menganalisa ketiga hubungan keterkaitan tersebut dengan menggunakan metode Interpretive Structural Modelling (ISM), metode Analytic Network Process(ANP), dan metode House of Risk. Hasil akhir dari ketiga metode tersebut diperoleh 7 penyebab risiko yang perlu diprioritaskan terlebih dahulu untuk tindakan mitigasi. Berdasarkan analisis terdapat 11 tindakan mitigasi yang diusulkan dalam penelitian ini diantaranya memperketat proses seleksi pemilihan pemasok, memberikan sanksi kepada pemasok, strategi flexible supply market, meningkatkan akurasi harga perkiraan sendiri (HPS), memberikan toleransi terhadap deviasi HPS untuk komoditas barang berbeda, HPS dibuat dalam bentuk range maksimal dan minimal, menambah satu fungsi untuk market survei, monitoring dan menyusun database harga terbaru, menggunakan data base harga dari data historis, melakukan koordinasi, dan mengembangkan sistem untuk dapat monitoring kontrak. Kata kunci: Risiko, Penyebab Risiko, Metode Interpretive Structural Modelling (ISM), Metode Analytic Network Process(ANP), dan Metode House of Risk. PENDAHULUAN Setiap perusahaan memerlukan barang dan jasa dalam rangka menunjang kegiatan produksi maupun kegiatan lain di dalam perusahaan. Untuk memperoleh barang dan jasa tersebut perusahaan melakukan kegiatan pengadaan.dalam menjalankan proses bisnisnya, bagian pengadaan akan menghadapi berbagai jenis risiko dan penyebab risiko yang mungkin dapat timbul pada proses bisnisnya dan mengakibatkandampak yang menganggu kelancaran dalam menjalankan proses bisnis kegiatan pengadaan. Dalam literatur risiko dapat diartikan sebagai probabilitas dari suatu kejadian yang menyebabkan adanya kerugian selama kejadian A-19-1

2 tersebut berlangsung (Frosdick, 1997), sedangkan penyebab risiko diartikan sebagai faktor pemicu dari timbulnya suatu risiko. Oleh karena itu, pemilik dari proses bisnis yaitu bagian pengadaan harus bertanggung jawab untuk mengelola risiko dan penyebab risiko yang terjadi. Pendekatan untuk mengelola risiko dikenal dengan istilah manajemen risiko. Namun, mengelola risiko semakin lama semakin bertambah kompleks karena munculnya berbagai persoalan yang tidak hanya terletak pada bertambahnya variasi risiko tetapi juga adanya hubungan keterkaitan antar risiko, hubungan keterkaitan antar penyebab risiko, dan hubungan keterkaitan antara risiko dengan penyebab risiko. Berdasarkan uraian permasalahan di atas diperlukan sebuah analisa tentang 3 hubungan keterkaitan yaitu hubungan keterkaitan antara satu risiko dengan risiko lain, hubungan keterkaitan antara satu penyebab risiko dnegan penyebab risiko lain serta hubungan keterkaitan antara satu risiko dengan penyebab risiko. Dengan demikian diperlukan sebuah metode yang tepat untuk menganalisa hubungan keterkaitan ini. Salah satu metode yang tepat untuk menganalisa hubungan keterkaitan risiko dan hubungan keterkaitan antar penyebab risiko dengan menngunakan metode Interpretive Structural Modelling (ISM). Selanjutnya elemen-elemen yang saling memiliki keterkaitan perlu dihitung besarnya bobot hubungan keterkaitan tersebut. Metode yang tepat untuk melakukan pembobotan dengan menggunakan metode analytic network process (ANP).Hasil keluaran dari metode ini akan diperoleh sebuah dari bobot untuk masing-masing risiko serta bobot untuk masingmasing penyebab risiko.bobot untuk masing-masing risiko serta bobot untuk masing-masing penyebab risiko yang sudah diketahui dari hasil keluaran metode ANP, maka selanjutnya bobot untuk masing-masing risiko akan dimasukkan sebagai nilai severity yang baru dan bobot untuk masing-masing penyebab risiko akan dimasukkan sebagai nilai probabilitasyang baru dari penyebab risiko.nilai severity, dan nilai probabilitas yang sudah diperoleh digunakan untuk menghitung nilai Aggregate Risk Potential (ARP). Nilai ARP ini merupakan nilai patokan untuk memprioritaskan penyebab risiko yang akan dilakukan strategi mitigasi. Teknik yang digunakan untuk merancang strategi mitigasi pada penyebab risiko adalah House of Risk (HOR). Di dalam metode ini sudah mempertimbangkan hubungan keterkaitan antara risiko dengan penyebab risiko Ketiga metode tersebut akan diterapkan pada perusahaan PT.Semen Indonesia (Persero),Tbk khususnya di departemen pengadaan dan pengelolaan persediaan untuk menyelesaikan permasalahan seputar hubungan keterkaitan antar risiko, hubungan keterkaitan antar penyebab risiko, dan hubungan keterkaitan antara risiko dengan penyebab risiko, serta bagaimana melakukan tindakan mitigasi untuk mengurangi penyebab risiko. METODE Ada beberapa langkah yang akan diambil dalam menyelesaikan permasalahan yang diangkat pada penelitian ini (Gambar 1). Metode ynag digunakan dalam penelitian ini antara lain metode Interpretive Structural Modelling (ISM), Analytical Network Process (ANP), dan House of Risk (HOR) A-19-2

3 Pemetaan proses bisnis di dalam departemen pengadaan dan pengelolaan persediaan PT. Semen Indonesia (Persero), Tbk Tahapan identifikasi risiko dan penyebab risiko Penilaian Risiko I 1. Menilai probabilitas dari penyebab risiko. 2. Menilai tingkat severity dari kejadian risiko. 3. Menilai tingkat korelasi antara kejadian risiko dengan penyebab risiko. 4. Menghitung nilai aggregate risk potential (ARP). Metode Interpretive Structural Modelling (ISM) untuk mengidentifikasi hubungan keterkaitan antar risiko dan hubungan keterkaitan antar penyebab risiko. Metode Analytic Network Process (ANP) untuk pembobotan kejadian risiko serta pembobotan untuk penyebab risiko Penilaian Risiko II 1. Menentukan tingkat probabilitas dari penyebab risiko. 2. Menentukan tingkat severity dari kejadian risiko. 3. Menentukan korelasi antara kejadian risiko dengan penyebab risiko. 4. Menghitung nilai ARP terbaru. Evaluasi Risiko 1. Memetakan nilai ARP dengan menggunakan diagram pareto. 2. Menentukan penyebab risiko yang terpilih. Metode House of Risk untuk merancang strategi mitigasi pada penyebab risiko. HASIL DAN PEMBAHASAN Gambar 1. Diagram Alir Penelitian Dalam penelitian ini akan dilakukan teknik pengumpulan data dengan 2 cara yaitu wawancara dengan responden dan pendistribusian kuesioner.berdasarkan hasil wawancara dengan responden yakni orang di departemen pengadaan dan pengelolaan persediaan di perusahaan PT. Semen Indonesia (Persero), Tbk diperoleh sebanyak 36 kejadi an risiko dengan 46 penyebab risiko. Kemudian, 36 kejadian risiko dan 46 penyebab risiko akan dilakukan penilaian risiko 1 tujuannya untuk mengetahui dan memilih penyebab risiko yang memiliki nilai ARP terbesar yang berarti penyebab risiko tersebut memiliki risiko-risiko yang A-19-3

4 bersifat high risk corporate. Apabila ada sejumlah penyebab risiko yag memiliki nilai ARP terbesar maka penyebab risiko tersebut akan diambil untuk dilakukan analisa selanjutnya. Dari perhitungan ARP 1 diperoleh 12 kejadian risiko dengan 16 penyebab risiko yang mana penyebab risiko dan risiko ini akan dilakukan analisis pada tahap selanjutnya. Tabel 1. Kejadian Risiko dan Penyebab Risiko yang Teridentifikasi Aktivitas Kejadian Risiko Penyebab Risiko 1. Kesalahan dalam menetapkan harga perkiraan sendiri (HPS) (E1) Informasi harga di pasaran tidak tersedia. (A1) 2.1 Dokumen syarat kelengkapan proses tender tidak lengkap dan mendadak.(a2) Permintaan 2. Peristiwa pengadaan barang atau jasa tidak sesuai 2.2 Kesalahan dalam pemilihan Pembelian dengan yang diinginkan oleh user (Deliverable vendor yang ikut tender. (A3) requirement tidak terpenuhi) (E2). 2.3 Barang atau jasa yang dikirim tidak sesuai dengan spek dan atau jumlah(vendor wan prestasi). (A4) Seleksi Vendor Pembukaan Penawaran Penawaran masuk dari pemasok. Negoisasi Penunjukkan pemenang dan kontrak Pesanan Pembelian (PO) Verifikasi Penerimaan Penerimaan Barang di Gudang Pembayaran 3. Peristiwa pelaksanaan pengadaan harus memberi prioritas pada vendor setempat (vendor lokal). (E3) 4. Pengunaan sistem E-procurement tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. (E4) 5. Pelaksanaan tender tidak berhasil. (Peserta tender mundur). (E5) 6. Pelaksanaan tender gagal (peserta tender gagal) (E6). 7. Monitoring kontrak masih bersifat manual (E7). 8. Pelaksanaan pekerjaan tanpa dokumen perikatan kerja (pelaksanaan pekerjaan hanya di dasarkan pada order konfirmasi atau surat perintah kerja sementara) (E8). 9. Perbedaan jumlah bahan baku dan penolong antara fisik dengan dokumen pengirimannya (E9). 10. Kebakaran Gudang (E10) 11. Perputaran persediaan tinggi (E11) 12. Keterlambatan pembuatan dokumen pembayaran terverifikasi (E12). Sumber: Hasil Wawancara dengan Responden. Adanya peraturan daerah yang mengatur tentang kewajiban menggunakan vendor lokal untuk pengadaan barang tertentu sampai besaran tertentu. (A5) Aplikasi belum sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan. (A6) Jumlah peserta tender yang memasukkan dokumen penawaran tidak memenuhi batas minimal. (A7) Hasil negoisasi yang dilakukan tidak menghasilkan harga terbaik atau diatas ECE (A8) Perusahaan belum memiliki sistem untuk dapat memonitoring kontrak. (A9) Permintaan user atas pekerjaan sifatnya mendadak dan dibutuhkan segera penyelesaiannya atau kondisi breakdown. (A10) Kedatangan bahan terkadang tidak sesuai jadwal yang sudah ditentukan terkait waktu, situasi, dan kondisi. (A11) 10.1 Hubungan arus pendek. (A12) 10.2 Kecerobohan karyawan atau petugas gedung. (A13) 10.3 Sabotase. (A14) 11.1 User mengambil barang di gudang terlalu lama. (A15) 12.1 Dokumen syarat PPL tidak lengkap (baik karena internal maupun eksternal). (A16) A-19-4

5 Selanjutnya, akan dilakukan pengolahan data dengan menggunakan metode ISM untuk menganalisa hubungan keterkaitan antar risiko maupun hubungan keterkaitan antar penyebab risiko. Sebelum membangun model ISM ini diperlukan data-data yang menggambarkan adanya hubungan keterkaitan antar risiko maupun hubungan keterkaitan antar penyebab risiko. Untuk mengidentifikasi adanya hubungan keterkaitan antar risiko maupun hubungan keterkaitan antar penyebab risiko diperoleh dari hasil wawancara dengan responden yang berasal dari departemen pengadaan dan pengelolaan persediaan pada perusahaan PT. Semen Indonesia (Persero), Tbk. Data dari hasil wawancara kemudian akan diolah dengan menggunakan metode Interpretive Structural Modelling (ISM). Metode ISM diyakini sebagai metode yang tepat untuk menganalisa hubungan keterkaitan antara satu risiko dengan risiko lain maupun hubungan keterkaitan antara satu penyebab risiko dengan penyebab risiko lainnya. Hasil keluaran ISM diperoleh elemen risiko yang saling berkaitan satu sama lain serta elemen penyebab risiko yang memiliki hubungan keterkaitan satu sama lain yang dapat dilihat pada Gambar 2 dan 3 di bawah ini. Gambar 2. Hasil Keluaran ISM untuk Elemen Kejadian Risiko Gambar 3. Hasil Keluaran ISM untuk Elemen Penyebab Risiko A-19-5

6 Metode Analytic Network Process (ANP) Berdasarkan hasil keluaran ISM pada matrik konikal akan diperoleh elemen-elemen yang memiliki hubungan keterkaitan. Elemen-elemen tersebut adalah elemen risiko yang memiliki hubungan keterkaitan dengan elemen risiko lainnya serta elemen penyebab risiko memiliki hubungan keterkaitan dengan penyebab risiko lainnya. Dari hasil keluaran ISM ini akan mempermudah dalam membangun sebuah model ANP. Model ANP adalah metode pengembangan dari metode Analytic Hierarchy Process (AHP). Metode ANP berbentuk model jaringan yang mampu mengakomodasi ketergantungan secara timbal balik yaitu hubungan saling berkaitan antara level atas dan level bawah. Pengunaan metode ANP dalam penelitian untuk melakukan pembobotan terhadap besar hubungan keterkaitan antar risiko dan hubungan keterkaitan antar penyebab risiko. Hasil keluaran dari ANP diperoleh bobot untuk masing-masing risiko maupun bobot masing-masing penyebab risiko.bobot dari kejadian risiko digambarkan sebagai nilai severity kejadian risiko yang baru dimana nilai ini sudah mempertimbangkan hubungan keterkaitan antar risiko serta bobot dari penyebab risiko digambarkan sebagai nilai probabilitas dari penyebab risiko yang baru dimana nilai ini sudah mempertimbangkan hubungan keterkaitan antar penyebab risiko. Dengan adanya hubungan keterkaitan antar risiko maupun hubungan keterkaitan antar penyebab risiko ini menyebabkan nilai severity dari sebuah kejadian risiko yang awalnya memiliki nilai severity kecil menjadi lebih besar atau sebaliknya. Nilai severity dari kejadian risiko akan digunakan untuk menghitung nilai Aggregate Risk Potential (ARP) pada model House of Risk. House of Risk (HOR) Setelah mengetahui nilai severity yang baru dari kejadian risiko dan mengetahui nilai probabilitas yang baru dari penyebab risiko, maka selanjutnya menghitung nilai Aggregate Risk Potential (ARP). Nilai ARP ini merupakan nilai yang menjadi patokan dalam mengelola penyebab risiko mana yang akan diberikan prioritas pertama kali untuk diberikan tindakan strategi mitigasi. Metode yang digunakan untuk merancang strategi mitigasi pada penyebab risiko dikenal dengan House of Risk. Metode ini sudah mempertimbangkan hubungan keterkaitan antara satu risiko dengan satu penyebab risiko. Berdasarkan hasil perhitungan nilai ARP diperoleh penyebab risiko yang memiliki nilai ARP tertinggi hingga terendah. Kemudian, nilai ARP yang sudah diketahui dilakukan pemetaan dengan menggunakan diagram pareto. Dari diagram pareto akan diurutkan penyebab risiko yang memiliki nilai tertinggi hingga nilai terendah A5 A8 A9 A6 A7 A11 A13 A Nilai ARP Total kumulatif persen Gambar 4. Diagram Pareto A-19-6

7 Berdasarkan hasil diagram pareto diperoleh 7 penyebab risiko yang harus diprioritaskan pertama kali untuk diberikan tindakan pencegahan antara lain: adanya peraturan daerah yang mengatur tentang kewajiban menggunakan vendor lokal untuk pengadaan barang tertentu hingga besaran tertentu,permintaan user atas pekerjaaan sifatnya mendadak dan dibutuhkan segera penyelesaiannya atau kondisi breakdown, hasil negoisasi yang dilakukan tidak menghasilkan harga terbaik atau diatas ECE, dokumen syarat kelengkapan proses tender tidak lengkap dan mendadak, perusahaan belum memiliki sistem monitoring kontrak, informasi harga di pasaran tidak tersedia, dan aplikasi belum sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan.selanjutnya, ketujuh penyebab risiko tersebut harus diberikan tindakan pencegahan untuk memitigasi penyebab risiko. Berdasarkan hasil analisis terhadap penyebab risiko terdapat 11 tindakan mitigasi yang diusulkan dalam penelitian ini untuk merancang strategi mitigasi terhadap penyebab risiko diantaranya memperketat proses seleksi pemilihan pemasok, memberikan sanksi kepada pemasok, strategi flexible supply market, meningkatkan akurasi harga perkiraan sendiri (HPS), memberikan toleransi terhadap deviasi HPS untuk komoditas barang berbeda, HPS dibuat dalam bentuk range maksimal dan minimal, menambah satu fungsi untuk market survei, monitoring dan menyusun database harga terbaru, menggunakan data base harga dari data historis, melakukan koordinasi, dan mengembangkan sistem untuk dapat monitoring kontrak. KESIMPULAN Berdasarkan pengolahan data dengan ketiga metode tersebut serta analisis yang dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan dari penelitian sebagai berikut: 1. Pengunaan metode ISM dalam penelitian terbukti sebagai solusi yang tepat untuk menyelesaiakan sebuah permasalahan tentang hubungan keterkaitan antara elemen elemen yang saling berkaitan yaitu elemen kejadian risiko dan elemen penyebab risiko. Berdasarkan hasil metode ISM akan diperoleh elemen risiko yang memiliki hubungan keterkaitan dengan elemen risiko lainnya serta elemen penyebab risiko yang memiliki hubungan keterkaitan dengan penyebab risiko lainnya. 2. Dari hasil keluaran ISM untuk kejadian risiko akan diperoleh risiko-risiko yang masuk ke dalam kategori driver-power dan risiko yang masuk ke dalam dependent. Kategori dependent adalah risiko-risiko yang memiliki sifat tingkat ketergantungan sangat kuat dengan risiko lainnya. Kategori driver-power adalah risiko-risiko yang memiliki sifat kekuatan pemicunya kuat. 3. Dari hasil keluaran ISM untuk penyebab risiko akan diperoleh penyebab risiko yang masuk ke dalam kategori driver-power, dependent, dan linkage. Kategori driver-power adalah penyebab risiko yang memiliki kekuatan pemicunya sangat besar, kategori dependent adalah penyebab risiko yang memiliki tingkat ketergantungan sangat kuat dengan penyebab risiko lainnya. Namun, ada beberapa penyebab risiko yang masuk ke dalam kategori linkage, dimana kategori ini penyebab risiko memiliki tingkat ketergantungannya kuat dan kekuatan pemicunya juga sangat kuat. 4. Hasil keluaran dari ISM selanjutnya akan dilakukan pembobotan dengan metode ANP. Berdasarkan hasil keluaran metode ANP akan diperoleh bobot untuk masing-masing risiko yang dipicu dan penyebab risiko yang dipicu. Bobot yang telah diketahui akan digunakan untuk menghitung Aggregate Risk Potential (ARP) yang baru. 5. Pengunaan metode House of Risk dalam penelitian ini terbukti sebagai solusi yang tepat untuk merancang strategi mitigasi terhadap penyebab risiko. Berdasarkan hasil metode House of Risk diperoleh tujuh penyebab risiko yang harus diprioritaskan terlebih dahulu A-19-7

8 untuk strategi mitigasi yang mana penyebab risiko memiliki nilai ARP tertinggi berdasarkan perangkingan nilai ARP. 6. Berdasarkan hasil analisis terhadap penyebab risiko terdapat 11 tindakan mitigasi yang diusulkan dalam penelitian ini untuk merancang strategi mitigasi terhadap penyebab risiko diantaranya memperketat proses seleksi pemilihan pemasok, memberikan sanksi kepada pemasok, strategi flexible supply market, meningkatkan akurasi harga perkiraan sendiri (HPS), memberikan toleransi terhadap deviasi HPS untuk komoditas barang berbeda, HPS dibuat dalam bentuk range maksimal dan minimal, menambah satu fungsi untuk market survei, monitoring dan menyusun database harga terbaru, menggunakan data base harga dari data historis, melakukan koordinasi, dan mengembangkan sistem untuk dapat monitoring kontrak. DAFTAR PUSTAKA Chopra, S. and Sodhi, S. M. M. (2004), "Managing risk to a void supply-chain breakdown", MIT Sloan Management Review, Vol. 46 No. 1, hal Faisal, M. N., Banwet, D. K., & Shankar, R. (2006), "Supply chain risk mitigation: modeling the enablers", Business Process Management Journal, Vol.12 No.4,hal Frosdick, S. (1997), " The techniques of risk analysis are insufficient in themselves", Disaster Prevention and Management, Vol.3 No.3, hal Norrman, A., dan Jansson, U. (2004), "Ericsson s proactive supply chain risk management approach after a serious sub-supplier accident", International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, Vol. 34 No. 5, hal Perçin, S. (2008), "Using the ANP approach in selecting and benchmarking ERP systems", Benchmarking: An International Journal, Vol. 15 No. 5, hal Pfohl, H. C., Gallus, P., dan Thomas, D. (2011), "Interpretive structural modeling of supply chain risks," International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, Vol. 41 No. 9, hal Pujawan, I. N., dan Geraldin, L. H. (2009), "House of risk: a model for proactive supply chain risk management", Business Process Management Journal, Vol. 15 No. 6, hal Pujawan, I. N., dan Mahendrawathi, E. R. (2010), Supply Chain Management, Surabaya. Indonesia, Penerbit Guna Widya. Saaty, T. L. (2005), The Analytic Network Process, hal , University Pittsburgh. Saaty, T. L., dan Hall, M. (1999), Fundamentals of The Analytic Network Process, Kobe, Japan. Waters, D. (2007), Supply Chain Risk Management: Vulnerability and Resilience in Logistics, Kogan Page, London and Philadeplhia. A-19-8