Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Mei 2009 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 03 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS BAB I PENDAHULUAN A. Umum Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan baik di pusat, yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), maupun di daerah yaitu Badan/Kantor Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota. Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan. Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangungan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat krusial. Hal ini sejalan dengan era informasi di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu lembaga penyedia informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris maupun guide arsip. Disinilah peran Direktorat. arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur berdasarkan petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional.

3 - 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah-langkah dalam pembuatan inventaris pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Subdit Arsip Konvensional. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan di Subdit, sehingga kinerja unit kerja dapat lebih ditingkatkan dan pada akhirnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara Subdit Arsip Konvensional dengan unit lain dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program ANRI. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional ini berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit Arsip Konvesional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional ini meliputi Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi Arsip, Deskripsi Arsip, Penyusunan Skema Definitif Arsip, Manuver Arsip, Penomoran Definitif Arsip, Manuver Fisik Arsip, Pemberian Label Boks Arsip, Penataan Arsip Dalam Boks Arsip, Penulisan Inventaris Arsip, Penilaian Dan Penelaahan Inventaris, Menerjemahkan Inventaris, Ekspose Draf Inventaris, Penyempurnaan Inventaris, Pengesahan Inventaris. D. Dasar 1. Undang-Undang mor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 mor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia mor 2964); 2. Keputusan Presiden mor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 mor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

4 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia mor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia mor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Inventaris Arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dari suatu khasanah arsip yang dilengkapi dengan sejarah organisasi, sejarah penataan arsip, pertanggungjawaban pelaksana pengolahan arsip, uraian deskripsi arsip, dan dilampiri dengan daftar indeks, daftar singkatan, daftar konkordan, dan struktur organisasi. 2. Identifikasi Arsip adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 3. Rencana Teknis Penyusunan Inventaris Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. 4. Penelusuran Sumber dan Referensi yaitu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah. 5. Pembuatan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu organisasi/lembaga/aktivitas tokoh. 6. Rekonstruksi Arsip adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. 7. Deskripsi Arsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya. 8. Pembuatan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap). 9. Manuver Fisches/Informasi adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema definitif yang dibuat. 10. Penomoran Definitif adalah kegiatan memberikan nomor definitif (tetap) pada informasi berkas arsip statis yang sedang diolah.

5 Manuver Fisik Arsip yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip sehingga arsip tersusun sesuai dengan daftar/inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif selesai. Arsip disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada sampul arsip dan daftar/inventaris. 12. Pemberian Label adalah kegiatan pemberian identitas pada bungkus arsip dan boks arsip. Label tersebut biasanya terdiri dari nama pencipta, nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan nomor boks arsip. Labeling arsip adalah pemberian identitas pada kertas. 13. Penataan dalam Boks adalah kegiatan memasukkan arsip ke dalam boks arsip sesuai ukuran besar (37,5cm x 20cm x27cm ) atau ukuran kecil (37,5cm x 10cm x 27 cm ). 14. Penulisan Inventaris adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dalam berbagai derajat rincian yang berisi suatu khasanah arsip dan pada umumnya dilengkapi dengan sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, daftar indeks, daftar singkatan,daftar istilah asing dan konkordan serta dilampirkan struktur organisasi atau daftar riwayat hidup. 15. Penelaahan dan Penilaian adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencocokkan atau mengoreksi arsip yang akan dipinjam melalui inventaris apakah informasi yang ada di dalam inventaris sudah sesuai atau layak untuk digunakan oleh peneliti di layanan informasi. 16. Transliterasi adalah kegiatan menterjemahkan atau alih bahasa yang dipakai dalam inventaris arsip dari bahasa asing (Belanda) ke dalam bahasa Indonesia yang baku. 17. Ekspose Hasil adalah kegiatan pemaparan hasil dari kegiatan pengolahan arsip statis berupa skema definitif dan hasil deskripsi arsip dan pengelompokan informasinya. 18. Pengesahan terhadap Inventaris adalah tindakan pengkuan terhadap karakteristik resmi sesuatu naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

6 - 5 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS Prosedur penyusunan inventaris arsip konvensional sebelum tahun 1945 melalui tahapan sebagai berikut: 1. Identifikasi arsip Penyusunan inventaris arsip konvensional sebelum tahun 1945 dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui tugas, pokok dan fungsi organisasi, jumlah dan kondisi fisik arsip dan sistem penataan serta pencipta (provenance) arsip, pemahaman akan hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan inventaris selanjutnya yaitu rencana teknis. 2. Rencana teknis Berdasarkan hasil identifikasi tersebut di atas, tahapan berikutnya menbuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penelusuran sumber dan referensi. 3. Penelusuran sumber dan referensi Tahapan selanjutnya dari penyusunan inventaris adalah kegiatan penelusuran sumber dan referensi pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat sejarah lembaga/organisasi dalam inventaris arsip yang akan dibuat. Keberhasilan dalam penelusuran sumber dan referensi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema sementara. 4. Pembuatan skema sementara Setelah memperoleh data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari lembaga/organisasi pencipta arsip, harus dibuat gambaran untuk mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip sementara, keberhasilan dalam membuat skema sementara ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu rekonstruksi arsip. 5. Rekonstruksi arsip Dalam tahap rekonstruksi arsip ini, arsip-arsip yang akan diolah dikelompokkan berdasarkan skema pengaturan arsip tersebut di atas, keberhasilan dalam tahapan rekonstruksi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu deskripsi arsip.

7 Deskripsi arsip Kegiatan deskripsi dimulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang dituangkan dalam kartu deskripsi/fisches yang terdiri atas 5(lima) unsur deskripsi, yaitu: bentuk redaksi, isi informasi, kurun waktu, tingkat perkembangan dan bentuk luar, dengan mencantumkan nomor urut arsip sementara pada kartu deskripsi. Keberhasilan dalam tahapan deskripsi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema definitif. 7. Pembuatan skema definitif Setelah memperoleh informasi dari deskripsi arsip, maka diperoleh gambaran kegiatan yang tercipta dari organisasi tersebut, gambaran tersebut akan merubah susunan skema pengaturan arsip sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. Keberhasilan dalam tahapan skema definitif ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver kartu/fisches. 8. Manuver kartu/fisches Kegiatan manuver kartu/fisches dilakukan dengan mengelompokkan kartu/fisches disesuaikan dengan skema definitif. Keberhasilan dalam tahapan manuvre kartu/fisches ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penomoran definitif. 9. Penomoran definitif Setelah manuver kartu/fisches selesai dilakukan maka disusun nomor urut definitif pada kartu/fisches tersebut. Keberhasilan dalam tahapan penomoran definitif ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver fisik arsip. 10. Manuvre fisik arsip Kegiatan manuver fisik arsip dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun berdasarkan nomor definitif yang tertera pada sampul arsip. Keberhasilan dalam tahapan manuver fisik ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pemberian label. 11. Pemberian label Setelah manuver fisik selesai dilakukan maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label pada bungkus arsip dan boks arsip. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas: nama organisasi pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks. Keberhasilan dalam tahapan pemberian label ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penataan dalam boks.

8 Penataan dalam boks Kegiatan selanjutnya adalah penataan dalam boks arsip, arsip yang sudah diberi label dimasukkan ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks baik boks arsip yang berukuran besar maupun boks arsip yang berukuran kecil. Setelah arsip masuk ke dalam boks maka kegiatan selanjutnya adalah menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Keberhasilan dalam tahapan penataan dalam boks ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu penulisan inventaris. 13. Penulisan Inventaris Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan materi prosedur tetap inventaris arsip yang dituangkan dalam format inventaris arsip berdasarkan hasil identifikasi arsip, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi inventaris arsip yang terdiri dari komponen: judul; kata pengantar; daftar isi; pendahuluan yang berisi: sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris; uraian isi; daftar pustaka; dan lampiran yang berisi: daftar indeks, daftar tunjuk silang, daftar singkatan, daftar istilah asing dan struktur organisasi. Keberhasilan dalam tahapan penulisan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penilaian dan penelaahan. 14. Penilaian dan penelaahan Penulisan draft inventaris arsip telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan penilaian dan penelaahan terhadap inventaris yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Arsip Konvensional dan juga. Keberhasilan dalam tahapan penilaian dan penelaaahan ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu transliterasi. 15. Transliterasi Setelah inventaris dinilaian dan ditelaah maka kegiatan selanjutnya adalah kegiatan transliterasi atau alih bahasa yang digunakan dalam penulisan inventaris arsip. Keberhasilan transliterasi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu ekspose. 16. Ekspose Kegiatan ekspose dilaksanakan untuk mensosialisasikan hasil pembuatan inventaris arsip, dengan harapan mendapat masukan dari peserta ekspose. Keberhasilan kegiatan ekspose ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penyempurnaan inventaris.

9 Penyempurnaan inventaris Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan, perlu dilakukan penyempurnaan dan editing agar inventaris arsip tersebut siap disahkan dan ditanda tangani. Keberhasilan dalam penyempurnaan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pengesahan. 18. Pengesahan Tahap terakhir setelah penyempurnaan inventaris tersebut diatas adalah pengesahan inventaris oleh pejabat yang berwenang yaitu, hal ini membuktikan bahwa penyusunan Inventaris tersebut telah selesai dan siap untuk diserahkan kepada ruang baca dan ruang penyimpanan arsip.

10 - 9 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Tahun 1945 ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Direktorat ANRI dalam menyusun Inventaris arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Tahun 1945 ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Mei 2009 DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI

11 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 03 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS

12 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS A. PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945 B. IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS C. PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS D. PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP- ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS E. PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS F. REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945 G. DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945 H. PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS I. MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945 J. PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS K. MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945 L. PEMBERIAN LABEL BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

13 - 2 - M. PENATAAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS N. PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS O. PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS P. MENERJEMAHKAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Q. EKSPOSE DRAF INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945 R. PENYEMPURNAAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS S. PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

14 - 3 - PENYUSUNAN INVENTARIS Tahap Kegiatan 1 Melaksanakan identifikasi arsip Preservasi Penyimpanan 2 Menyusun rencana teknis penyusunan inventaris 3 Melakukan penelusuran sumber dan referensi 4 Membuat skema sementara 5 Merekonstruksi arsip 6 Mendeskripsi arsip 7 Membuat skema definitif 8 Mengkronologiskan informasi/manuver 9 Memberi nomor definitif 10 Mengelompokkan fisik arsip/manuver 11 Memberi label 12 Menata arsip dalam boks 13 Menulis inventaris 14 Melakukan penilaian dan penelaahan inventaris 15 Menerjemahkan/ transliterasi

15 - 4 - Tahap Kegiatan 16 Ekspos hasil pengolahan Penglahan Preservasi Penyimpanan 17 Menyempurnaan hasil ekspose 18 Mengesahan/legalisasi rma waktu: 1 tahun (tergantung jumlah arsipnya)

16 - 5 - IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Preservasi. Penyimpanan 1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke. 2 Memberikan penilaian dan arahan 3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh. 4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke. 5 Menilai dan mengarahkan ke tentang teknik identifikasi arsip 6 tahun 1945 dan menyempurnakan rencana identifikasi 7 berkoordinasi dengan Preservasi dan memerintahkan 1945 untuk berkoordinasi dengan Penyimpanan 8 berkoordinasi dengan Penyimpanan

17 - 6 - Preservasi. Penyimpanan 9 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo 10 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi 11 Menyampaikan laporan identifikasi ke 12 Menyampaikan Laporan ke 13 Memutuskan tentang prioritas arsip yang akan dibuat Inventaris berdasarkan laporan identifikasi rma waktu: 10 hari kerja

18 - 7 - PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Preservasi. Penyimpanan 1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan inventaris yang terdiri dari jangka waktu pembuatan Inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke 2 Memberikan penilaian dan arahan kepada tentang penyusunan rencana teknis 3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari 4 Mengajukan program rencana teknis ke 5 Memberikan penilaian dan arahan ke tentang penyusunan rencana teknis 6 dan merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Menyetujui rencana teknis berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis 8 Membuat pengesahan terhadap rencana teknis rma waktu: 3 hari kerja

19 - 8 - PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Peyelesaian Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait 2 Mengajukan draf surat kepada 3 Mengoreksi draft surat 4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh 5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke 6 Memberikan arahan ke tentang draft surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip 7 Melakukan penyempurnaan draft surat dari Tahun 1945 yang telah dinilai dan diarahkan oleh 8 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip dan mengirimkan kepada instansi terkait

20 - 9 - Unit Peyelesaian Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 9 dan Tahun 1945 melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda ke instansi terkait 10 Mencari dan mencatat datadata mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh dari instansi terkait 11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait 12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah 13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsiparsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait 14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait 15 Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah 16 Menyampaikan laporan ke. rma waktu: 10 hari kerja

21 PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran Preservasi Penyimpanan 2 Membuat skema sementara 3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung 4 Perbaikan atas koreksi Skema Sementara rma Waktu: 3 hari

22 REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi tahun 1945 Preservasi Penyimpanan Arsip Konvensional 2 Melakukan pemilahan arsip 3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya. 4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya. 5 Mengkronologiskan kelompok arsip 6 Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis,dan informasi sesuai dengan prinsip original order rma Waktu: 5 hari

23 DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi Preservasi Penyimpanan Arsipkon 2 Membaca keseluruhan informasi arsip 3 Menelaah isi informasi arsip 4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches 5 Menentukan bentuk redaksi 6 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip 7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip 8 Menentukan tingkat perkembangan arsip 9 Menentukan bentuk luar arsip 10 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu fisches rma Waktu: 120 hari (tergantung volume arsip)

24 PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan Preservasi Penyimpanan 2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara 3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara 4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara 5 Melakukan konsultasi pada atasan 6 Melakukan perbaikan atas koreksi 7 Membuat skema definitif rma Waktu : 3 hari

25 MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Menyiapkan kartu deskripsi yang akan dimanuver Preservasi Penyimpanan 2 Menggabungkan kartu yang memiliki informasi sejenis 3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema yang telah dibuat 4 Menyusun kartu secara kronologis 5 Kartu fisches tersusun sesuai skema rma Waktu : 5 hari

26 PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Melakukan penomoran definitif pada kartu/fisches berdasarkan hasil manuver kartu/fisches 2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif Preservasi Penyimpanan 3 Melakukan pengecekan kembali kartu/fisches yang sudah diberi penomoran definitive untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu pemberkasan fisik arsip rma waktu: 5 hari

27 MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Mengelompokan fisik arsip sesuai dengan skema definitive dan hasil dari manuvre kartu/fisches Preservasi Penyimpanan 2 Menggabungkan beberapa arsip nomor sementara menjadi satu nomor definitif sesuai skema definitif 3 Memberi nomor definitive pada sampul arsip sesuai dengan penomoran definitive pada kartu/fisches 4 Mempersiapkan label untuk ditempel pada sampul/bungkus arsip dengan nomor definitif untuk kegiatan selanjutnya yaitu pemberian label pada sampul arsip dan boks arsip rma waktu: 20 hari (tergantung volume arsip)

28 PEMBERIAN LABEL BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Menyiapkan label arsip untuk ditempelkan pada sampul arsip sesuai dengan nomor definitif, yang terdiri dari: nama organisasi pencipta arsip, nomor urut arsip Preservasi Penyimpanan 2 Menempelkan label arsip pada sampul arsip 3 Menyiapkan label boks yang akan ditempel pada boks setelah sekaligus setelah kegiatan penataan arsip dalam boks, label boks yang dibuat terdiri atas: nama organisasi pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks rma waktu: 5 hari

29 PENATAAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Mempersiapkan arsip yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks Preservasi Penyimpanan 2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan 3 Menata arsip ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks 4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya 5 Menyusun boks sesuai dengan nomor urut boks 6 Melaporkan kegiatannya kepada rma waktu: 60 hari (tergantung jumlah/volume arsip)

30 PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Menyiapkan data/kartu fiesches yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris 2 Membuat judul daftar sesuai fonds Preservasi Penyimpanan 3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata 4 Membuat Kata Pengantar 5 Membuat daftar isi 6 Menuangkan deskripsi dari kartu fieches ke dalam inventaris 7 Mengajukan konsep daftar arsip kepada atasan 8 Mengoreksi daftar yang diajukan 9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi rma waktu: 20 hari

31 PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS tahun 1945 Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Mempersiapkan inventaris yang telah tersusun. 2 Melakukan pengecekan antara informasi dan fisik arsip 3 Mengajukan draf inventaris ke 4 Memberikan arahan kepada arsiparis mengenai penulisan inventaris 5 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Tahun Mengajukan draft inventaris ke 7 Memberikan arahan ke Tahun 1945 tentang penyusunan inventaris arsip rma waktu: 5 hari

32 MENERJEMAHKAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS 1 Memeriksa kelengkapan inventaris, untuk dikonsultasikan dengan sebelum tahun 1945 untuk kegiatan menerjemahkan inventaris (alih bahasa) Preservasi Penyimpanan 2 Memberi arahan dan surat tugas kepada arsiparis untuk melakukan terjemahan Inventaris Arsip 3 Menerjemahkan inventaris dalam bahasa Indonesia dan dikoreksi oleh rma waktu: 20 hari (tergantung banyaknya halaman inventaris) :

33 EKSPOSE DRAF INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga Bagian Kepegawaian 1 Mengajukan draf inventaris ke Tahun 1945 sebagai bahan ekspose 2 Memberikan arahan kepada tentang pointer yang harus dicetak untuk bahan ekspose yang akan dibagikan kepada peserta ekspose 3 Membuat pointer inventaris setelah mendapat arahan dari Tahun Mengajukan draft pointer inventaris ke 5 Menyetujui pointer dan memberi arahan kepada agar pointer digandakan sesuai jumlah peserta ekspose yang akan diundang dan persiapkan kelengkapan untuk acara ekspose 6 Menghubungi Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga untuk peminjaman ruangan dan Bagian Kepegawaian untuk memberitahukan tentang kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Unit, membuat undangan untuk peserta ekspose

34 tahun 1945 Bagian Umum Bagian Kepegawaian 7 Setelah semua kebutuhan dan perlengkapan untuk acara ekspose sudah siap melaporkan kepada 8 Melaporkan kepada tentang kesiapan acara ekspose yang akan segera dilaksanakan rma waktu: 5 hari

35 PENYEMPURNAAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS tahun 1945 Preservasi 1 Mengajukan draf inventaris ke 2 Memberikan arahan kepada tentang masukkan dari ekspose dan perbaikan yang harus diselesaikan 3 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari 4 Mengajukan draft Inventaris ke 5 Memberikan arahan ke tentang penyusunan inventaris arsip 6 Merevisi draf Inventaris teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh melalui 7 Melakukan uji petik terhadap inventaris 8 Memutuskan Inventaris telah final berdasarkan penyempurnaan Inventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis rma waktu: 5 hari

36 PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS NO 1 Memeriksa kelengkapan daftar yang akan sahkan, baik yang berbahasa Belanda maupun yang sudah diterjemahkan dan menyerahkan kepada Tahun Membuat nota dinas kepada agar daftar yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari 3 Menandatangani daftar tersebut, dan memberikan arahan kepada untuk 4 Mengkopi daftar tersebut dan mengirim daftar tersebut kepada Ruang baca dan ruang penyimpanan Pemanfaatan Preservasi rma waktu: 5 hari DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI