Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Berkala/Periodik telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Plt. SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 37 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK BAB I PENDAHULUAN A. Umum Dalam rangka pelaksanaan rencana kinerja diperlukan aya pengendalian terhadap pelaksanakan kegiatan yang harus dilaksanakan secara berkala. Salah satu cara untuk melaksanakan pengendalian kegiatan adalah dengan menyampaikan laporan secara berkala. Dari laporan tersebut dapat diketahui mengenai perkembangan pelaksanaan kegiatan, realisasi anggaran, permasalahan yang dihadapi serta bagaimana pemecahan masalah tersebut. Untuk mengoptimalkan mekanisme monitoring pelaksanaan program kerja di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) diperlukan mekanisme pelaporan yang baku dapat memberikan informasi yang optimal bagi pimpinan. Untuk itu, agar penyusunan Laporan Berkala/Periodik dapat dilaksanakan secara efektif efisien, maka perlu untuk ditetapkan dalam prosedur tetap. Adapun jenis laporan berkala yang harus disusun oleh unit kerja dilingkungan ANRI adalah Laporan Triwulan I s.d Laporan Triwulan IV yang berisi tentang pelaksanaan kegiatan selama kurun waktu 3 (tiga) bulan Laporan Tahunan yang berisi tentang pelaksanaan kegiatan selama 1 (satu) tahun. B. Maksud Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Berkala/Periodik ini dimaksudkan untuk menyediakan informasi panduan secara jelas, benar pasti mengenai penyusunan laporan berkala/periodik. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Berkala/Periodik adalah untuk memperkuat sistem kerja Biro Perencanaan secara terencana yang mampu mendukung kelancaran penyusunan laporan berkala di lingkungan ANRI, serta sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Biro Perencanaan. Manfaat lain adalah aya suatu sinergi keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok fungsi dalam satuan program lembaga.

3 - 2 - C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Laporan Berkala/Periodik ini berlaku digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan ANRI. Prosedur Tetap tentang Laporan Berkala/Periodik ini meliputi Penyusunan Laporan Berkala/Periodik; Persiapan Teknis Penyampaian Permintaan Penyusunan Laporan Berkala/Periodik; Penerimaan Laporan Berkala/Periodik dari Unit Kerja Eselon II di Lingkungan ANRI; Pembuatan Penulisan Konsep Laporan; Penyampaian, Penelaahan Penyempurnaan Laporan Berkala/Periodik; Penggandaan Distribusi. Keluaran (output) dari kegiatan ini adalah dokumen Laporan Triwulan I, Laporan Triwulan II, Laporan Triwulan III, Laporan Triwulan IV Laporan Tahunan ANRI. Kemanfaatan (outcome) adalah diperolehnya informasi perkembangan pelaksanaan kegiatan secara periodik/berkala, serta mengungkapkan pencapaian pelaksanaan kegiatan ANRI dalam suatu periode tertentu. D. Dasar 1. Ung-Ung Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata naskah Dinas; 3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2005 tentang Penyempurnaan Pedoman Penyusunan Penyampaian Laporan di lingkungan ANRI; 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Kinerja adalah gambaran mengenai tingkat capaian pelaksanaan suatu kegiatan/ program/ kebijaksanaan dalam mewujudkan tujuan, sasaran, misi visi organisasi. 2. Laporan Berkala adalah laporan pelaksanaan rencana kinerja unit kerja pada satuan organisasi yang disusun oleh pejabat struktural dari tingkat Eselon IV sampai dengan Eselon I berdasarkan jenjang hirarki dalam waktu yang telah ditentukan baik triwulanan maupun tahunan.

4 Laporan Triwulanan adalah laporan yang dibuat oleh unit kerja pada satuan organisasi, setiap tiga bulan sekali untuk melaporkan hasil kinerjanya yang telah dilaksanakan dalam waktu tiga bulan terakhir. 4. Laporan Tahunan adalah laporan yang dibuat oleh unit kerja pada satuan organisasi setiap akhir tahun anggaran yang berisikan uraian tentang pencapaian hasil kinerja yang telah ditetapkan dalam rencana kinerjanya beserta realisasi anggaran atas pelaksanaan tugas fungsi selama tahun anggaran yang terakhir berdasarkan laporan triwulan yang dibuat.

5 - 4 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK Prosedur Penyusunan Laporan Berkala/Periodik dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: A. Melaksanakan persiapan teknis penyampaian permintaan penyusunan laporan berkala/periodik (3 hari kerja) 1. Kepala Biro Perencanaan menugaskan untuk proses persiapan teknis penyusunan laporan berkala/periodik secara berjenjang kepada Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan. 2. Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan: a. mengarahkan pelaksana/perencana untuk mempersiapkan penyusunan Laporan Berkala/Periodik b. Menugaskan pelaksana membuat konsep nota dinas permintaan Laporan Berkala/Periodik 3. Pelaksana menerima arahan, membuat mengajukan konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan berkala/periodik. 4. Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan menerima, melakukan koreksi mengajukan konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan Berkala/Periodik secara berjenjang kepada Kepala Biro Perencanaan. 5. Kepala Biro memberikan koreksi menandatangani nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan berkala/periodik menugaskan untuk proses pengirimannya. 6. Pelaksana mengirimkan nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan Penyusunan Laporan Periodik kepada seluruh Pejabat Eselon II di lingkungan ANRI. 7. Menunggu Laporan Berkala dari Unit Kerja Eselon II. Keterangan : Proses kegiatan ini dilaksanakan 10 hari kerja sebelum triwulan/tahun yang bersangkutan berakhir. B. Menerima laporan berkala/periodik dari unit kerja eselon II di lingkungan ANRI (10 hari kerja) 1. Kepala Program Anggaran menerima mendisposisi Laporan Berkala dari Unit Kerja Eselon II 2. Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan: a. Menerima menelaah Laporan yang diterima, melakukan konfirmasi ke unit kerja apabila diperlukan

6 - 5 - b. Menugaskan pelaksana untuk mencatat menghimpun laporan dari Unit Kerja Eselon II c. Menugaskan perencana untuk mempersiapkan data perencanaan kinerja data realisasi ANRI menelaah kesesuaian format laporan. 3. Pelaksana/Perencana: a. Menerima, mencatat menghimpun Laporan Berkala/Periodik unit Eselon II b. Mengumpulkan mempersiapkan data perencanaan kinerja realisasi ANRI c. Memeriksa/meneliti kesesuaian laporan yang disampaikan Eselon II dengan format yang ditetapkan. d. Menyerahkan hasil telaah mengenai kesesuaian laporan 4. Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan: a. Memeriksa hasil telaah mengenai kesesuaian laporan yang disampaikan b. Mengembalikan laporan yang belum sesuai dengan format yang ditentukan c. Menugaskan pelaksana untuk mengelompokkan laporan berdasar unit eselon I 5. Pelaksana mengelompokkan Laporan berdasar unit Eselon I C. Pembuatan Penulisan Konsep Laporan Berkala/Periodik (10 hari kerja): 1. Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan: a. Membuat konsep, membuat analisis evaluasi pelaksanaan kegiatan menyusun laporan berkala/periodik. b. Menugaskan pelaksana untuk membantu penyusunan laporan input hasil analisis memperbaiki konsep sesuai koreksi. 2. Pelaksana membantu penyusunan laporan menginput hasil analisis menjadi konsep Laporan Berkala/Periodik ANRI memperbaiki apabila ada koreksi. 3. Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan: a. Memeriksa membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik. b. Menyampaikan Konsep Laporan Berkala/Periodik memperbaiki sesuai dengan koreksi. 4. Kepala Program Anggaran: a. Memeriksa membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik. b. Menyampaikan Konsep Laporan hasil koreksi laporan Berkala/Periodik kepada Kepala Biro Perencanaan. 5. Kepala Biro Perencanaan memeriksa membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik.

7 - 6 - D. Penyampaian, Penelaahan Penyempurnaan Laporan Berkala/Periodik (5 hari kerja) 1. Kepala Biro Perencanaan menyampaikan konsep laporan kepada Sekretaris Utama untuk dimintakan persetujuan. 2. Sekretaris Utama memeriksa menelaah Laporan Berkala ANRI untuk kemudian disampaikan kepada Eselon I lainnya untuk dimintakan telaah koreksi. 3. Pejabat Eselon I lainnya memeriksa, membuat koreksi memaraf konsep laporan Berkala/Periodik menyampaikannya kembali kepada Sekretaris Utama. 4. Sekretaris Utama menerima mengarahkan untuk penyempurnaan Laporan hasil koreksi dari pejabat Eselon I secara berjenjang. 5. Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan dibantu pelaksana memperbaiki/ mengadakan penyempurnaan Laporan sesuai koreksi Eselon I menyampaikan naskah final Laporan Berkala untuk dimintakan persetujuan. 6. Kepala Program Anggaran menyampaikan naskah final laporan berkala secara berjenjang untuk dimintakan persetujuan Sekretaris Utama. 7. Sekretaris Utama meminta persetujuan paraf dari Pejabat Eselon I. 8. Pejabat Eselon I membubuhkan paraf persetujuan pada naskah final laporan kemudian disampaikan kembali kepada Sekretaris Utama. 9. Sekretaris Utama menandatangani naskah final Laporan Berkala. E. Penggandaan Distribusi (7 hari kerja) 1. Kepala Biro Perencanaan menerima berkas laporan berkala yang sudah ditandatangani menugaskan Kepala Program Anggaran untuk menggandakan/mencetak naskah final Laporan Berkala. 2. Kepala Program Anggaran menugaskan Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan untuk menggandakan/mencetak naskah final Laporan Berkala. 3. Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan memeriksa kelengkapan naskah menugaskan untuk menggandakan/mencetak buku Laporan Berkala kepada Pihak Ketiga. Menunggu Pihak Ketiga melaksanakan pencetakan Buku Laporan Berkala menyampaikannya kepada Kepala Subbagian Evaluasi Pelaporan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. 4. Kepala Subbagian Evaluasi menerima Buku Laporan Berkala dari Pihak Ketiga menugaskan pelaksana untuk mendistribuskannya kepada seluruh unit kerja mengarsipkan naskah aslinya. 5. Pelaksana mendistribusikan Buku Laporan Berkala kepada Unit Kerja mengarsipkan naskah aslinya.

8 - 7 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Berkala/Periodik ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Biro Perencanaan ANRI dalam menyusun Laporan berkala/periodik sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Berkala/Periodik ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juni 2010 KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI

9 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 37 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK

10 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PERSIAPAN TEKNIS DAN PENYAMPAIAN PERMINTAAN PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENERIMAAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK DARI UNIT KERJA ESELON II DILINGKUNGAN ANRI LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PEMBUATAN DAN PENULISAN KONSEP LAPORAN LAMPIRAN 5 DIAGRAM ALIR PENYAMPAIAN, PENELAAHAN DAN PENYEMPURNAAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK LAMPIRAN 6 DIAGRAM ALIR PENGGANDAAN DAN DISTRIBUSI

11 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK NO Tahap Kegiatan 1 Melaksanakan Persiapan Teknis Menyampaikan permintaan penyusunan laporan berkala/periodik Pelaksana/ Perencana Kepala Sub Evaluasi Pelaporan Unit Penyelesaian Kepala Program Anggaran Kepala Biro Perencanaan Sekretaris Utama Es. I Lainnya 2 Menerima Laporan berkala/periodik dari Unit Kerja Eselon II 3 Membuat menulis konsep Laporan Berkala ANRI 4 Penyampaian, Penelaahan Dan Penyempurnaan Laporan Berkala/Periodik 5 Penggandaan Distribusi Norma waktu : 35 hari kerja per laporan

12 - 3 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PERSIAPAN TEKNIS DAN PENYAMPAIAN PERMINTAAN PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pelaksana/ Perencana Kepala Sub Evaluasi Pelaporan Kepala Program Anggaran Kepala Biro Perencanaan Eselon II 1 Menugaskan untuk proses persiapan teknis penyusunan laporan berkala 2 a. mengarahkan pelaksana/ perencana untuk mempersiapkan penyusunan Laporan Berkala/Periodik b. Menugaskan pelaksana membuat konsep notadinas permintaan Laproan Berkala/periodik 3 Menerima arahan, membuat mengajukan konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan berkala/periodik 4 Menerima, melakukan koreksi mengajukan konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan berkala/periodik 5 Menandatangani konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan berkala/periodik menugaskan untuk mengirimkan nota dinas 6 Mengirimkan nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan periodik kepada Seluruh Pejabat Eselon II 7 Menunggu Laporan Berkala di Unit Eselon II Norma waktu : 3 hari kerja

13 - 4 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PENERIMAAN LAPORAN PERIODIK/BERKALA DARI UNIT ESELON II Unit Penyelesaian No Uraian Prosedur Pelaksana/ Perencana Kepala Sub Evaluasi Pelaporan Kepala Program Anggaran Kepala Biro Perencanaan Eselon II 1 Menerima mendisposisi Laporan Berkala Eselon II 2 a. Menerima menelaah Laporan yang diterima, melakukan konfirmasi keunit kerja apabila diperlukan b. menugaskan untuk mencatat menghimpun c. Menugaskan untuk mempersiapkan data perencanaan kinerja data realisasi ANRI menelaah kesesuaian format laporan 3 a. Menerima, mencatat menghimpun Laporan Berkala/Periodik Eselon II b. Mengumpulkan mempersiapkan data perencanaan kinerja realisasi ANRI c. Memeriksa/meneliti kesesuaian laporan yang disampaikan Eselon II dengan format yang ditetapkan d. Menyerahkan hasil telaah mengenai kesesuaian laporan 4 a. Memeriksa hasil telaah mengenai kesesuaian laporan yang disampaikan b. Mengembalikan Laporan yang belum sesuai dengan format yang ditentukan Tidak c. Menugaskan pelaksana untuk mengelompokkan laporan berdasar Unit Eselon I Ya 5 Mengelompokkan Laporan berdasar Unit Eselon I Norma waktu : 10 hari kerja

14 - 5 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PEMBUATAN DAN PENULISAN KONSEP LAPORAN BERKALA/PERIODIK Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pelaksana/ Perencana Kepala Sub Evaluasi Pelaporan Kepala Program Anggaran Kepala Biro Perencanaan Eselon II 1 a. Membuat konsep, membuat analisis evaluasi pelaksanaan kegiatan menyusun laporan berkala b. Menugaskan untuk membantu penyusunan laporan input hasil analisis memperbaiki konsep sesuai koreksi 2 Membantu penyusunan laporan menginput hasil analisis menjadi konsep Laporan Berkala/Periodik ANRI memperbaiki apabila ada koreksi 3 a. Memeriksa membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik b. Menyampaikan Konsep Laporan memperbaiki sesuai dengan koreksi 4 a. Memeriksa membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik b. Menyampaikan Konsep Laporan hasil koreksi 5 Memeriksa membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik Norma waktu : 10 hari kerja

15 - 6 - Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PENYAMPAIAN, PENELAAHAN DAN PENYEMPURNAAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pelaksana/ Perencana Kepala Sub Evaluasi Pelaporan Kepala Program Anggaran Kepala Biro Perencanaan Sekretaris Utama Eselon I Lainnya 1 Menyampaikan konsep laporan Berkala/Periodik 2 Memeriksa menelaah Laporan Berkala ANRI untuk kemudian dimintakan telaah koreksi 3 Memeriksa, membuat koreksi memaraf konsep laporan Berkala/Periodik menyampaikan Konsep Laporan hasil koreksi 4 Menerima mengarahkan untuk penyempurnaan Laporan hasil koreksi Eselon I 5 Memperbaiki/mengadakan penyempurnaan Laporan sesuai koreksi Eselon I menyampaikan naskah final Laporan Berkala untuk dimintakan persetujuan 6 Menyampaikan naskah final Laporan Berkala untuk dimintakan persetujuan Sekretaris Utama 7 Meminta paraf pada naskah final Laporan Berkala 8 Membubuhkan paraf pada naskah final Laporan Berkala 9 Menandatangani naskah final Laporan Berkala Norma waktu : 5 hari kerja

16 - 7 - Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PENGGANDAAN DAN DISTRIBUSI LAPORAN BERKALA/PERIODIK Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pelaksana/ Perencana Kepala Sub Evaluasi Pelaporan Kepala Program Anggaran Kepala Biro Perencanaan Pihak Ketiga 1 Menerima menugaskan untuk memperbanyak mendisribusi naskah final Laporan Berkala yang sudah ditandatangani 2 Menugaskan untuk menggandakan/mencetak naskah final Laporan Berkala 3 Memeriksa kelengkapan naskah menugaskan untuk menggandakan/mencetak buku Laporan Berkala 4 Menggandakan/mencetak Buku Laporan Berkala 5 Menerima Buku Laporan Berkala menugaskan untuk mendisribusikan Buku Laporan Berkala kepada Unit Kerja mengarsipkan naskah aslinya 6 Mendistribusikan Buku Laporan Berkala kepada Unit Kerja mengarsipkan naskah aslinya Norma waktu : 7 hari kerja KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI