Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Kartografik dan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Juli 2009 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR

2 Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 08 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN BAB I PENDAHULUAN A. Umum statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan baik di pusat ( Nasional Republik Indonesia), maupun di daerah (Lembaga Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan. statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi yang telah melanda pula di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat. arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Kartografik dan.

3 - 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Kartografik dan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Subdit Kartografik dan. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Kartografik dan adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Sub Direktorat Kartografik dan. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Guide Kartografik dan berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit Kartografik dan. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Kartografik dan ini meliputi Penyusunan Guide Kartografi Dan, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan - Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penulisan Guide, Penilaian Dan Penelaahan Guide, Penyempurnaan Guide, Penilaian Dan Pengesahan. D. Dasar 1. Undang-Undang mor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 mor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia mor 2964); 2. Keputusan Presiden mor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 mor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia mor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Nasional Republik Indonesia. 6. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia mor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Nasional Republik Indonesia

4 - 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Guide adalah sarana penemuan arsip yang berisi abstraksi dalam berbagai derajat rincian yang memuat khasanah arsip yang umumnya dilengkapi dengan sejarah penataan arsip, sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta serta indeks dan lampiran pendukung lainnya 2. Identifikasi Statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 3. Rencana Teknis Penyusunan Guide yaitu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. 4. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat guidenya. 5. Sinkronisasi -arsip Nusantara berbahasa Belanda adalah kegiatan secara bertahap melakukan identifikasi dan inventarisir sehingga diketahui informasi serta keterkaitannya (sinkronisasi) terhadap khasanah arsip lainnya, terutama arsip yang berbahasa lokal dan bahasa asing termasuk bahasa Belanda berada di daerah agar dapat dihasilkan suatu sarana temu balik berupa daftar/inventaris arsip yang sesuai dengan ketentuan teknis yang berlaku sehingga dapat dimanfaatkan seluas-luasnya bagi kepentingan publik dalam rangka Sistem Jaringan Kearsipan Nasional. 6. Penulisan Guide adalah perumusan materi prosedur tetap guide yang dituangkan dalam format guide berdasarkan hasil identifikasi arsip statis, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di Lingkungan ANRI. 7. Penilaian dan Penelaahan adalah kegiatan penilaian dan telaah terhadap guide yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kartografik dan dan juga. 8. Penyempurnaan adalah kegiatan menyempurnakan dan editing terhadap guide yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang. 9. Pengesahan adalah penandatanganan hasil penyempurnaan guide oleh pejabat yang berwenang melegalisasi. 10. Pejabat yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani prosedur tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan.

5 - 4 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Prosedur Penyusunan Guide Kartografik dan dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Penyusunan guide Penyusunan guide dimulai dengan kegiatan identifikasi arsip sampai dengan pengesahan. 2. Identifikasi arsip (fisik, sistem dan provenance) Kegiatan identifikasi arsip antara lain untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip, pemahaman akan hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan guide selanjutnya yaitu penyusunan rencana teknis. 3. Penyusunan rencana teknis Berdasarkan hasil identifikasi tersebut diatas tahapan kegiatan berikutnya membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan guide selanjutnya yaitu penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah 4. Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah Tahapan selanjutnya dari penyusunan guide adalah kegiatan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa belanda yang ada pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat guidenya. Apabila dalam penelusuran tersebut diketemukan arsip-arsip berbahasa Belanda maka langkah berikutnya adalah melakukan identifikasi dan inventarisir sehingga diketahui informasi serta keterkaitannya terhadap khasanah arsip lainnya, terutama arsip yang berberbahasa lokal dan bahasa asing termasuk bahasa Belanda berada di daerah agar dapat dihasilkan suatu sarana temu balik berupa daftar/inventaris arsip bagi kepentingan publik dalam rangka Sistem Jaringan Kearsipan Nasional. 5. Penulisan Guide Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan materi prosedur tetap guide yang dituangkan dalam format guide berdasarkan hasil identifikasi arsip statis, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di Lingkungan ANRI. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi guide yang terdiri dari komponen: abstraksi, daftar isi, pendahuluan, daftar pustaka, isi guide, indeks dan daftar singkatan.

6 Penilaian dan Penelaahan Penulisan draf guide telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan penilaian dan telaah terhadap guide yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kartografik dan dan juga. 7. Penyempurnaan guide Apabila penilaian dan telaah telah dilaksanakan maka perlu dilakukan penyempurnaan dan editing agar guide tersebut siap untuk ditandatangani dan disahkan oleh. 8. Penilaian dan Pengesahan guide Tahap terkahir dari penulisan guide ini adalah penandatanganan hasil penyempurnaan guide oleh pejabat yang berwenang melegalisasi.

7 - 6 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Kartografik dan ini dapat menjadi acuan di Lingkungan Subdit Kartografik dan dalam menyusun guide arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Kartografik dan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juli 2009 DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI

8 Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 08 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

9 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN E. DIAGRAM ALIR PENULISAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN F. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN G. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN H. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENGESAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

10 - 2 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Tahap Kegiatan 1 Melaksanakan Identifikasi, Sistem dan Provenance aris Unit Penyelesaian Preservasi Penyimpanan Arkon 2 Menyusun Rencana Teknis 3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda 4 Penulisan Guide 5 Penilaian dan Penelaahan Guide 6 Penyempurnaan Guide 7 Pengesahan Guide rma waktu: 60 hari kerja per guide

11 - 3 - DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian Tahap Kegiatan aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kartografik & 2 Memberikan penilaian dan arahan 3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kartografik & 4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke 5 Menilai dan mengarahkan ke tentang teknik identifikasi arsip, melakukan koordinasi dengan Preservasi, Preservasi Memerintahkan Penyimpanan Arkon untuk berkoordinasi dengan 6 Memerintahkan aris untuk melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip 7 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo 8 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi.

12 - 4 - Unit Penyelesaian Tahap Kegiatan aris Preservasi Penyimpanan Arkon 9 Menyampaikan laporan identifikasi ke. 10 Menyampaikan laporan verifikasi ke. 11 Berdasarkan laporan identifikasi, memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat guide. rma waktu: 10 hari kerja

13 - 5 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian Uraian Prosedur aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan guide yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kartografik & 2 Memberikan penilaian dan arahan kepada aris tentang penyusunan rencana teknis 3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kartografik & 4 Mengajukan program rencana teknis ke 5 Memberikan penilaian dan arahan ke tentang penyusunan rencana teknis 6 Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai selanjutnya diarahkan kepada 7 Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, menyetujui rencana teknis dan membuat pengesahan terhadap rencana teknis rma waktu: 3 hari kerja

14 - 6 - DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian Tahap Kegiatan aris Deputi Konservasi Instansi Terkait 1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait 2 Mengajukan draf surat kepada 3 Mengoreksi draft surat 4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh 5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke 6 Memberikan arahan ke tentang draft surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi 7 Melakukan penyempurnaan terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh 8 Membuat ta dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi

15 - 7 - Unit Penyelesaian Tahap Kegiatan aris Deputi Konservasi Instansi Terkait 9 aris dan melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait 10 Mencari dan mencatat datadata mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait 11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa belanda pada instansi terkait 12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah 13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait 14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait 15 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait dibuat laporan 16 Menyampaikan Laporan ke. rma waktu: 10 hari kerja

16 - 8 - DIAGRAM ALIR PENULISAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Tahap Kegiatan 1 Membagi tugas aris Ketua Sekretaris Anggota Editorial 2 Membuat pembagian tugas secara tertulis 3 Membuat skema isi guide yang terdiri dari komponen: abstraksi, daftar isi, pendahuluan, daftar pustaka, isi guide, indeks dan daftar singkatan 4 Menulis dan berkonsultasi dengan editor 5 Membuat masukan dan telaah terhadap guide yang dibuat 6 Penyempurnaan hasil editing diserahkan kepada ketua 7 Menyerahkan guide dalam bentuk laporan kepada rma waktu: 20 hari kerja

17 - 9 - DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian Tahap Kegiatan aris Deputi Konservasi Instansi Terkait 1 Mempersiapkan draf guide dan menelaah deskripsi yang tertuang dalam inventaris/ daftar arsip 2 Mempersiapkan arsip yang akan diujipetikkan 3 Mencocokkan informasi arsip dengan fisik arsip 4 Mengajukan draf guide ke 5 Memberikan arahan kepada aris tentang penulisan guide 6 Merevisi draf guide setelah mendapat arahan dari Kartografik & 7 Mengajukan draft guide ke 8 Memberikan arahan ke tentang penyusunan guide arsip rma waktu: 5 hari kerja

18 DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian Tahapan Kegiatan aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Mengajukan draf guide ke 2 Memberikan arahan kepada aris tentang penulisan guide 3 Merevisi draf guide setelah mendapat arahan dari 4 Mengajukan draft guide ke 5 Memberikan arahan ke tentang penyusunan guide arsip 6 Merevisi draf guide teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Melakukan uji petik terhadap guide 8 Berdasarkan penyempurnaan guide yang telah dilakukan oleh arsiparis, memutuskan guide telah final rma waktu: 5 hari kerja

19 DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENGESAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian Tahap Kegiatan aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Memeriksa kelengkapan guide yang akan dilegalisasi yang akan disahkan 2 Membuat ta dinas untuk ditandatangani oleh 3 Mensahkan guide rma waktu: 2 hari kerja DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI