Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ANRI telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Plt. SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 39 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA BAB I PENDAHULUAN A. Umum Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 menyatakan bahwa setiap Departemen/ Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pemerintah Daerah, Satuan Kerja atau Unit Kerja wajib membuat laporan akuntabilitas secara berjenjang berkala untuk disampaikan kepada atasannya. Memperhatikan ketentuan ini, Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Negara diwajibkan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok fungsi serta kewenangan pengelolaan sumber daya kebijakan yang dipercayakan kepaya. Agar penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dapat dilaksanakan dengan efektif efisien, maka perlu ditetapkan dalam prosedur tetap. B. Maksud Tujuan Prosedur tetap penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dimaksudkan untuk menyediakan informasi panduan secara jelas pasti mengenai mekanisme tata cara penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja bagi seluruh pejabat/pegawai di lingkungan Biro Perencanaan dalam rangka peningkatan kinerja. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ANRI adalah untuk memperkuat sistem kerja Biro Perencanaan secara terencana yang mampu mendukung kelancaran penyusunan LAKIP ANRI, serta sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Biro Perencanaan, sehingga prosedur tetap yang disusun memiliki relevansi antara jenis pekerjaan, beban kerja, keluaran (output) dengan alokasi anggaran yang dibutuhkan.

3 - 2 - C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan LAKIP ini berlaku digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan ANRI. Prosedur Tetap tentang LAKIP ini meliputi Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Arsip Nasional Republik Indonesia; Persiapan Teknis Penyampaian Permintaan Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (Lakip) Unit Kerja; Penerimaan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dari Unit Kerja; Penyusunan Penyampaian Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ANRI. Keluaran (output) dari kegiatan ini adalah dokumen Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) ANRI. Kemanfaatan (outcome) adalah diperolehnya informasi keberhasilan kinerja ANRI dalam suatu periode tertentu informasi kegagalan untuk diperbaiki pada tahun-tahun berikutnya. D. Dasar 1. Ung-Ung Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan Kinerja; 3. Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Instansi Pemerintah; 4. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 6. Keputusan Lembaga Administrasi Negara Nomor 329/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 7. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2005 tentang Penyempurnaan Pedoman Penyusunan Penyampaian Laporan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; 8. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 8. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

4 - 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Kinerja adalah gambaran mengenai tingkat capaian pelaksanaan suatu kegiatan/ program/ kebijaksanaan dalam mewujudkan tujuan, sasaran, misi visi organisasi. 2. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, yang selanjutnya disingkat LAKIP, adalah media pertanggungjawaban yang berisi informasi mengenai kinerja instansi pemerintah. 3. Penetapan Kinerja merupakan tekad janji rencana kinerja tahunan yang akan dicapai antara pimpinan instansi pemerintah/unit kerja yang menerima amanah/tanggungjawab/ kinerja dengan pihak yang memberikan amanah/tanggungjawab/kinerja. 4. Pengukuran Kinerja Kegiatan, yang selanjutnya disingkat PKK, adalah pengukuran tingkat pencapaian target (rencana tingkat capaian) dari masing-masing kelompok indikator kinerja kegiatan. 5. Pengukuran Pencapaian Sasaran, yang selanjutnya disingkat PPS, adalah pengukuran tingkat pencapaian sasaran instansi pemerintah yang merupakan tingkat pencapaian target (rencana tingkat capaian) dari masing-masing indikator sasaran yang telah ditetapkan sebagaimana dituangkan dalam dokumen Rencana Kinerja.

5 - 4 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) ANRI A. Melaksanakan persiapan teknis penyampaian permintaan Penyusunan LAKIP Unit Kerja (4 hari kerja) 1. Biro Perencanaan menerima memahami surat dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara tentang Penyusunan LAKIP, selanjutnya mendisposisi Bagian Program Anggaran untuk mempersiapkan penyusunannya. 2. Bagian Program Anggaran menerima, mengarahkan menugaskan Subbagian Evaluasi Pelaporan untuk mempersiapkan teknis penyusunan LAKIP. 3. Subbagian Evaluasi Pelaporan : a. Menerima penugasan mengarahkan pelaksana/perencana untuk mempersiapkan penyusunan LAKIP mengumpulkan data-data yang diperlukan. b. Menugaskan pelaksana membuat konsep nota dinas Biro Perencanaan tentang Permintaan Penyusunan LAKIP Unit Kerja. 4. Pelaksana/Perencana menerima arahan, membuat mengajukan konsep nota dinas Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan LAKIP Unit Kerja dengan dilampiri PK, Formulir PPS PPK kepada Subbagian Evaluasi Pelaporan. 5. Subbagian Evaluasi Pelaporan menerima, melakukan koreksi mengajukan konsep nota dinas Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan LAKIP beserta formulir PK, PPS PPK secara berjenjang kepada Biro Perencanaan. 6. Biro Perencanaan menandatangani konsep nota dinas Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan LAKIP menugaskan pelaksana untuk mengirimkan nota dinas kepada Unit Kerja. 7. Pelaksana melaksanakan pencatatan mengirimkan nota dinas Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan LAKIP kepada seluruh Unit Kerja. (Proses nomor 1 s.d 7 dilaksanakan 4 hari kerja). Menunggu LAKIP dari Unit Kerja B. Penerimaan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dari unit kerja (15 hari kerja) 1. Biro Perencanaan menerima, mempelajari mendisposisi LAKIP Unit Kerja kepada Subbagian Evaluasi Pelaporan. 2. Subbagian Evaluasi Pelaporan: a. Menerima menugaskan pelaksana untuk mencatat menghimpun serta memeriksa kesesuaian format LAKIP.

6 - 5 - b. Menugaskan pelaksana/menghubungi unit kerja yang belum menyampaikan kelengkapan dokumen. c. Menugaskan pelaksana mempersiapkan data Penetapan Kinerja data realisasi ANRI serta data lain yang diperlukan dalam penyusunan LAKIP ANRI. 3. Pelaksana/Perencana menerima penugasan : a. Menerima, mencatat menghimpun serta memeriksa kesesuaian format LAKIP Unit Kerja. b. Membantu menghubungi unit kerja yang belum menyampaikan kelengkapan dokumen. c. Mengumpulkan mempersiapkan data Penetapan Kinerja data realisasi ANRI serta data lain yang diperlukan. d. Menyerahkan hasil telaahan mengenai kesesuaian format LAKIP kepada Subbagian Evaluasi Pelaporan. Proses 1-3 dilaksanakan 10 hari kerja 4. Subbagian Evaluasi menerima hasil telaah : a. Memeriksa hasil telaah mengenai kesesuaian format LAKIP yang disampaikan. b. Mengembalikan LAKIP Unit Kerja yang belum sesuai dengan format yang ditentukan. c. Menugaskan pelaksana untuk mengelompokkan LAKIP berdasar Unit Eselon I. d. Menugaskan pelaksana untuk merekap PPK, PPS PEK per Unit Eselon I. 5. Pelaksana/Perencana mengelompokkan LAKIP berdasar Unit Eselon I, merekap melakukan analisis awal atas formulir PPK PPS sebagai dasar penyusunan LAKIP diserahkan kepada Subbagian Evaluasi Pelaporan. Proses 4 s.d 5 dilakukan selama 5 hari kerja C. Menyusun menyampaikan LAKIP ANRI (30 hari kerja) 1. Subbagian Evaluasi Pelaporan: a. Merumuskan konsep, membuat sistematika penulisan laporan membuat analisis realisasi pencapaian kinerja. b. Melaksanakan analisis PPS PPK berdasarkan rencana kinerja Penetapan Kinerja dengan mempergunakan hasil analisis awal formulir PPS PPK. c. Menugaskan pelaksana untuk mengkompilasi LAKIP input hasil analisis sebagai konsep LAKIP ANRI (5 hari). 2. Pelaksana/Perencana membantu penulisan konsep LAKIP menginput hasil analisis menjadi konsep LAKIP ANRI menyampaikannya kepada Subbagian Evaluasi Pelaporan. (3 hari)

7 Subbagian Evaluasi Pelaporan memeriksa mengoreksi konsep LAKIP untuk kemudian menyampaikannya secara berjenjang kepada Biro Perencanaan untuk dimintakan pertimbangan koreksi. (2 hari) 4. Biro Perencanaan memeriksa mengoreksi konsep LAKIP untuk kemudian menugaskan kepada Bagian Program Anggaran, Subbagian Evaluasi Pelaporan pelaksana/perencana untuk melakukan pembahasan konsep LAKIP dengan perwakilan unit kerja (Tim Kerja). (1 hari) 5. Biro Perencanaan, Bagian Program Anggaran, Subbagian Evaluasi Pelaporan pelaksana/perencana untuk melakukan pembahasan konsep LAKIP dengan perwakilan unit kerja (Tim Kerja). (8 hari) 6. Biro Perencanaan menyampaikan konsep LAKIP hasil pembahasan Konsep surat kepada Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara hal penyampaian LAKIP ANRI kepada Sekretaris Utama untuk dimintakan pertimbangan koreksi. 7. Sekretaris Utama beserta Eselon I lainnya memeriksa, mengoreksi membubuhkan paraf konsep final LAKIP beserta surat penyampaiannya untuk kemudian disampaikan kepada ANRI untuk mendapat persetujuan. Proses 6-7 dilaksanakan 6 hari 8. ANRI memeriksa, mengoreksi menandatangani konsep final LAKIP ANRI beserta surat penyampaianya menyerahkannya kepada Sekretaris Utama. (2 hari). 9. Sekretaris Utama menerima LAKIP beserta surat penyampaiannya yang sudah ditandatangani ANRI menyerahkannya secara berjenjang kepada Subbagian Evaluasi Pelaporan untuk proses pengirimannya. 10. Subbagian Evaluasi Pelaporan menerima, memeriksa kelengkapan dokumen LAKIP beserta surat penyampaian yang sudah ditandatangani, menugaskan serta mengarahkan Pelaksana untuk memperbanyak mengirimkan LAKIP beserta surat penyampaiannya ke MENPAN serta menyimpan arsipnya. Proses nomor 9 s.d 10 dilakukan selama 1 hari kerja. 11. Pelaksana memperbanyak mengirimkan LAKIP (Hard Copy Soft Copy) beserta Surat penyampaiannya ke Kementerian PAN melalui sarana yang tersedia. (2 hari kerja)

8 - 7 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ANRI ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Biro Perencanaan ANRI dalam menyusun LAKIP ANRI sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan LAKIP ANRI ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juni 2010 KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI

9 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 39 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

10 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) DI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PERSIAPAN TEKNIS DAN PENYAMPAIAN PERMINTAAN PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) UNIT KERJA LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENERIMAAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH DARI UNIT KERJA LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAN PENYAMPAIAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH ANRI

11 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH No Tahap Kegiatan 1 Melaksanakan Persiapan Teknis Menyampaikan permintaan bahan penyusunan LAKIP Pelaksana/ Perencana Subbagian Evaluasi Pelaporan Bagian Program Anggaran Unit Penyelesaian Biro Perencanaa n Sekretaris Utama/ Eselon I Lainnya ANRI Unit Kerja 2 Menyiapkan bahan penyusunan LAKIP menyampaikan kembali ke Biro Perencanaan 3 Menerima LAKIP dari Unit Kerja Eselon II 4 Penyusunan konsep penyampaian LAKIP ANRI Norma waktu : 49 hari kerja

12 - 3 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PERSIAPAN TEKNIS DAN PENYAMPAIAN PERMINTAAN PENYUSUNAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP) UNIT KERJA Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pelaksana/ Perencana Subbagian Evaluasi Pelaporan Bagian Program Anggaran Biro Perencanaan Es. I Es. II 1 Menerima memahami surat dari Kementerian PAN tentang Penyusunan LAKIP, selanjutnya mendisposisi 2 Menerima, mengarahkan menugaskan untuk mempersiapkan teknis penyusunan LAKIP 3 a. Menerima penugasan mengarahkan pelaksana/ perencana untuk mempersiapkan penyusunan LAKIP mengumpulkan data yang diperlukan b. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep notadinas tentang Permintaan Penyusunan LAKIP Unit Kerja 4 Menerima arahan, membuat mengajukan konsep nota dinas tentang permintaan penyusunan LAKIP beserta PK, Formulir PPS PPK 5 Menerima, melakukan koreksi mengajukan konsep nota dinas tentang permintaan penyusunan LAKIP beserta lampirannya 7 Menandatangani konsep nota dinas tentang permintaan penyusunan LAKIP menugaskan untuk mengirimkan nota dinas 8 Mencatat mengirimkan nota dinas Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan LAKIP kepada seluruh Unit Kerja 9 Menunggu LAKIP dari Unit Eselon II Norma Waktu: 4 Hari Kerja

13 - 4 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PENERIMAAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH DARI UNIT KERJA Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pelaksana/ Perencana Subbagian Evaluasi Pelaporan Bagian Program Anggaran Biro Perencanaan Es. II 1 Menerima, mempelajari mendisposisi LAKIP Unit Kerja Eselon II 2 a. Menerima menugaskan untuk mencatat menghimpun serta memeriksa kesesuaian format LAKIP; b.menugaskan/menghubungi unit kerja yang belum menyampaikan kelengkapan dokumen; c.menugaskan untuk mempersiapkan data Penetapan Kinerja data realisasi kinerja keuangan ANRI serta data lain yang diperlukan dalam penyusunan LAKIP ANRI 3 a. Menerima, mencatat menghimpun serta memeriksa kesesuaian format LAKIP Unit Kerja; b.membantu menghubungi unit kerja yang belum menyampaikan kelengkapan dokumen; c.mengumpulkan mempersiapkan data Penetapan Kinerja data realisasi ANRI serta data lain yang diperlukan; d.menyerahkan hasil te-laah mengenai kesesuaian format LAKIP 4 a. Menerima memeriksa hasil telaah mengenai keseuaian format LAKIP yang disampaikan b. Mengembalikan LAKIP Unit Kerja yang belum sesuai dengan format yang ditentukan c. Menugaskan untuk mengelompokkan LAKIP berdasar Unit Eselon I d. Menugaskan untuk membuat rekap PKK PPS PEK per Unit Eselon I 5 Mengelompokkan LAKIP berdasar Unit Eselon I, membuat rekap melakukan analisis awal Formulir PPK PPS per Unit Eselon I Norma Waktu : 15 hari kerja Ya Tidak

14 - 5 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAN PENYAMPAIAN LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH ANRI Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pelaksana/ Perencana Subbagian Evaluasi Pelaporan Bagian Program Anggaran Biro Perencanaan Sekretaris Utama ANRI Es. I 1 a. Merumuskan konsep, membuat sistematika penulisan laporan membuat analisis realisasi pencapaian kinerja; b. Melaksanakan analisis PPS PPK berdasarkan rencana kinerja Penetapan Kinerja dengan mempergunakan hasil analisis awal formulir PPS PPK; c. Menugaskan pelaksana untuk mengkompilasi LAKIP input hasil analisis sebagai konsep LAKIP ANRI. 2 Membantu penulisan Konsep LAKIP menginput hasil analisis menjadi konsep LAKIP ANRI menyampaikan nya. 3 Memeriksa mengoreksi konsep LAKIP kemudian menyampaikannya secara berjenjang 4 Memeriksa mengoreksi konsep LAKIP, menugaskan untuk melaksanakan pembahasan dengan perwakilan unit kerja. 5 Pembahasan konsep LAKIP dengan perwakilan unit kerja. 6 Menyampaikan Konsep LAKIP hasil pembahasan Konsep Surat Penyampaian LAKIP.

15 - 6 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pelaksana/ Perencana Subbagian Evaluasi Pelaporan Bagian Program Anggaran Biro Perencanaan Sekretaris Utama ANRI Es. I 7 Bersama Eselon I lainnya, memeriksa, mengoreksi membubuhkan paraf pada konsep final LAKIP, menyerahkan untuk mendapat persetujuan. 8 Memeriksa, mengoreksi menandatangani final LAKIP beserta surat penyampaiannya. 9 Menerima LAKIP beserta surat penyampaiannya yang sudah ditandatangani menugaskan untuk proses pengirimannya. 10 Menerima, memeriksa kelengkapan dokumen LAKIP beserta surat penyampaiannya yang sudah ditandatangani menugaskan untuk memperbanyak mengirimkannya serta menyimpan arsipnya. 11 Memperbanyak LAKIP, mengirim LAKIP beserta surat penyampaiannya serta menyimpan arsipnnya. Norma waktu : 30 hari kerja KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI

16 - 7 -