Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Februari 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 2011 TENTANG KEGIATAN AUDIT BAB I PENDAHULUAN A. Umum Pengawasan Intern Pemerintah merupakan salah satu unsur manajemen Pemerintah yang penting dalam rangka mewujudkan good governance dan clean government serta mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang efektif, efisien, transparan, akuntabel serta bersih dan bebas dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Melalui pengawasan intern dapat diketahui apakah suatu instansi pemerintah telah melaksanakan kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien terhadap seluruh kegiatan yang didanai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, dan sesuai dengan rencana, kebijakan yang telah ditetapkan, serta ketentuan-ketentuan yang berlaku. Salah satu bentuk Pengawasan Intern berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) adalah Audit. Pelaksanaan audit intern di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dilakukan oleh pejabat fungsional auditor yang mempunyai tugas melaksanakan pengawasan dan telah memenuhi syarat kompetensi keahlian. Dalam melaksanakan tugasnya, auditor harus bertindak secara independen dan obyektif. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) yang telah disetujui oleh Kepala ANRI. Untuk menjamin agar pelaksanaan audit berjalan dengan baik, maka perlu disusun Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit di lingkungan ANRI. B. Maksud dan Tujuan Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit dimaksudkan sebagai upaya penyiapan instrument dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan audit internal yang procedural di lingkungan Inspektorat ANRI.

3 - 2 - Penyusunan Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit ini ditujukan untuk memberikan panduan dan tahapan pelaksanaan audit oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) yang dapat mendorong terwujudnya tugas pengawasan yang efektif, efisien dan kondusif di lingkungan ANRI. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit ini berlaku dan digunakan oleh unit kerja Inspektorat ANRI yang meliputi jenis kegiatan, uraian prosedur, cara mengerjakan, pelaksana, dan norma waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan. D. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme; 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara; 5. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah; 7. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; 8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/05/M.PAN/03/2008 tentang Standar Audit Aparat Pengawas Intern Pemerintah; 9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 12. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia;

4 - 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolak ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. 2. Sistem Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh manajemen yang diciptakan untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian efektivitas, efisiensi, ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan keandalan penyajian laporan keuangan pemerintah. 3. APIP adalah Unit organisasi/pejabat yang ditunjuk pada kementerian negara/lembaga yang bertugas untuk memperkuat dan menunjang efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pemerintah berupa pengawasan intern dalam bentuk audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lainnya. 4. Auditor adalah Jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk melakukan pengawasan intern pada instansi pemerintah, lembaga dan/atau pihak lain yang di dalamnya terdapat kepentingan Negara sesuai dengan peraturan perundang-undangan, yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang. 5. Audit adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, obyektif dan profesional berdasarkan standar audit, untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan informasi pelaksanaan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah. 6. Auditan adalah orang/instansi pemerintah yang diaudit oleh APIP. 7. Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) adalah rencana kerja yang dibuat setiap tahun yang menggambarkan jumlah Auditan, jumlah Auditor, hari pemeriksaan dan biaya yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan audit. 8. Tim Audit adalah Tim yang melaksanakan audit yang terdiri atas: 1 orang Pengendali Teknis (Inspektur), 1 orang Ketua Tim (Auditor), dan 3 orang Anggota Tim (Auditor). 9. Pertemuan awal (entry briefing) merupakan langkah awal tim audit sebelum dilakukan tahapan audit selanjutnya. Adapun materi yang disampaikan dalam entry briefing ini adalah sebagai berikut : a. Memperkenalkan tim audit. b. Menjelaskan tujuan, sasaran, dan ruang lingkup serta waktu pelaksanaan audit. c. Meminta data-data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan audit.

5 - 4 - d. Meminta hasil audit buril/hasil audit sebelumnya (apabila ada), baik yang dilakukan oleh Inspektorat maupun lembaga pengawasan lainnya. 10. Program Kerja Audit (PKA) adalah rencana kerja yang merupakan acuan dalam rangka pelaksanaan audit berupa langkah-langkah, prosedur dan teknik yang dipergunakan yang disusun secara sistematis. 11. Kertas Kerja Audit (KKA) adalah catatan (dokumen) yang dibuat oleh auditor mengenai bukti-bukti yang dikumpulkan, teknik dan prosedur yang digunakan serta simpulansimpulan yang dibuat dalam rangka pelaksanaan audit. 12. Penyusunan Laporan Hasil Audit Sementara (LHA Sementara) merupakan penyusunan laporan awal dari seluruh hasil audit yang materinya diambil dari KKA menurut atribut/ciri-ciri temuan dan ditandatangani oleh Ketua Tim. LHA Sementara memuat temuan-temuan positif yang menonjol (secara umum) dan temuan-temuan negative yang strategis yang perlu diketahui oleh Pimpinan Auditan dan perlu segera ditindaklanjuti. LHA Sementara disampaikan oleh Ketua Tim kepada auditan dengan tembusan langsung atasan auditan. LHA Sementara tersebut akan dijadikan bahan ekspose kepada Pimpinan auditan atau yang mewakilinya. 13. Laporan Hasil Audit (LHA) adalah dokumen yang memuat informasi tentang temuantemuan dan rekomendasi yang diketengahkan. 14. Rekomendasi adalah merupakan saran tindak dari Tim Audit yang didasarkan hasil temuan lapangan, yang disampaikan kepada Auditan dan atau pimpinan untuk ditindaklanjuti agar kesalahan-kesalahan yang terjadi tidak terulang lagi. 15. Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program atau kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

6 - 5 - BAB II PROSEDUR AUDIT A. Persiapan Audit Sebelum pelaksanaan audit, APIP perlu melakukan persiapan-persiapan agar audit dapat dilaksanakan secara efektif dan terpadu. Adapun persiapan yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan audit adalah sebagai berikut: 1. Kasubbag TU Inspektorat: a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep Surat Perintah Audit dan konsep nota dinas penyampaiannya. b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf. c. Menyampaikan Surat Perintah Audit dan konsep nota dinas penyampaiannya kepada Inspektur untuk ditandatangani. 2. Inspektur: a. Memeriksa konsep Surat Perintah Audit dan menandatangani nota dinas penyampaiannya. b. Menyerahkan konsep Surat Perintah Audit dan nota dinas kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama. 3. Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan konsep Surat Perintah Audit dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur. 4. Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan nota dinas dan konsep Surat Perintah Audit kepada Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama. 5. Kasubbag TU Inspektorat: a. Menerima Surat Perintah Audit ditandantangani Sekretaris Utama. b. Memerintahkan auditor untuk menindaklanjuti. 6. Auditor membuat Program Kerja Audit (PKA) untuk direviu oleh Inspektur dan mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan bidang penugasan. 7. Inspektur memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat nota dinas audit. 8. Kasubbag TU Inspektorat: a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas audit. b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf. c. Menyampaikan konsep kepada Inspektur untuk ditandatangani. 9. Inspektur: a. Memeriksa dan menandatangani nota dinas audit.

7 - 6 - b. Menyerahkan nota dinas audit kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada unit-unit kerja 10. Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan nota dinas audit kepada Auditan. 11. Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan nota dinas audit kepada Auditan. B. Pelaksanaan Audit 1. Auditor mengadakan pertemuan awal (entry briefing) dengan Auditan untuk menjelaskan tentang maksud dan tujuan audit, mekanisme pelaksanaan audit dan datadata yang harus disiapkan. 2. Auditor melakukan penelaahan dan kesesuaian antara kondisi dan kriteria yang dituangkan dalam Kertas Kerja Audit (KKA) berdasarkan berkas-berkas yang telah disiapkan. 3. Auditor menyusun temuan sementara (TAO) setelah menilai sistem pengendalian manajemen Auditan. 4. Auditor melakukan konfirmasi kepada auditan terhadap temuan-temuan sementara dan unit kerja/auditan wajib memberikan tanggapan secara lisan dan tertulis. 5. Auditor menyusun Laporan Hasil Audit Sementara berdasarkan tanggapan tertulis dari auditan, untuk selanjutnya dimintakan klarifikasi kembali kepada auditan. 6. Auditor meminta persetujuan hasil klarifikasi dari kedua belah pihak. 7. Auditor mengadakan pertemuan akhir (exit meeting) dengan Auditan sebagai akhir dari proses audit. C. Pelaporan LHA disusun oleh Tim berdasarkan LHA Sementara dengan maksud untuk menyampaikan informasi secara formal hasil audit yang dilakukan oleh Tim. LHA ini merupakan media pertanggungjawaban pelaksanaan audit yang memuat informasi keberhasilan dan kelemahan dalam pelaksanaan program/kegiatan pada auditan dan selanjutnya informasi ini akan digunakan sebagai bahan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan kehematan dalam pelaksanaan program/kegiatannya. Tahapan dalam penyusunan laporan: 1. Auditor: a. Menyusun Laporan Hasil Audit (LHA) b. Menyampaikan LHA kepada Inspektur untuk direviu 2. Inspektur memahami, mengoreksi, dan memberikan hasil reviu LHA. 3. Auditor memperbaiki LHA yang sudah dikoreksi oleh Inspektur dan menyampaikan kembali LHA untuk ditandatangani oleh Inspektur.

8 Inspektur: a. Menandatangani LHA dan menyampaikan kepada Auditan. b. Memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat konsep nota dinas penyampaian LHA. 5. Kasubbag TU Inspekorat: a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian LHA. b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf. c. Menyampaikan konsep kepada Inspektur untuk ditandatangani. 6. Inspektur: a. Memeriksa dan menandatangani nota dinas penyampaian LHA. b. Menyerahkan nota dinas penyampaian LHA kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada unit-unit kerja. 7. Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan nota dinas audit kepada Auditan. 8. Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan nota dinas dan LHA kepada Auditan. 9. Inspektur menerima tindak lanjut dari Auditan terhadap rekomendasi yang diberikan oleh Tim Audit. 10. Inspektur melaporkan kepada Kepala ANRI melalui Sekretaris Utama.

9 - 8 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit disusun dengan mengacu kepada peraturanperaturan yang ada, sehingga diharapkan dapat menjadi pedoman dalam pelaksanaan audit di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia sehingga akan berdampak pada efisiensi dan efektivitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di Arsip Nasional Republik Indonesia dalam rangka Reformasi Birokrasi Nasional. Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Februari 2011 INSPEKTUR, BINNER SITOMPUL

10 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 2011 TENTANG KEGIATAN AUDIT

11 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG KEGIATAN AUDIT LAMPIRAN 1 LAMPIRAN 2 LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PERSIAPAN AUDIT DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN AUDIT DIAGRAM ALIR PELAPORAN HASIL AUDIT

12 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : Februari 2011 DIAGRAM ALIR PERSIAPAN AUDIT Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Inspektorat Auditor Kasubbag TU Inspektorat Inspektur Auditan/ Unit Kerja Sekretaris Utama 1 a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep Surat Perintah Audit dan konsep nota dinas penyampaiannya b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf c. Menyampaikan Surat Perintah Audit dan konsep nota dinas penyampaiannya kepada Inspektur untuk ditandatangani 2 a. Memeriksa konsep Surat Perintah Audit dan menandatangani nota dinas penyampaiannya b. Menyerahkan konsep Surat Perintah Audit dan nota dinas kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama 3 Memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan konsep Surat Perintah Audit dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur 4 Menyampaikan nota dinas dan konsep Surat Perintah Audit kepada Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama 5 a. Menerima Surat Perintah Audit ditandantangani Sekretaris Utama b. Memerintahkan auditor untuk menindaklanjuti

13 - 3 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Inspektorat Auditor Kasubbag TU Inspektorat Inspektur Auditan/ Unit Kerja Sekretaris Utama 6 Membuat Program Kerja Audit (PKA) untuk direviu oleh Inspektur dan mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan bidang penugasan 7 Memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat nota dinas audit 8 a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas audit b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf c. Menyampaikan konsep kepada Inspektur untuk ditandatangani 9 a. Memeriksa dan menandatangani nota dinas audit b. Menyerahkan nota dinas audit kepada Kasubbag TU Inspektorat yang akan disampaikan kepada unit kerja yang diaudit (auditan) 10 Memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan nota dinas audit kepada Auditan 11 Menyampaikan nota dinas audit kepada Auditan Norma waktu: 3 (tiga) hari

14 - 4 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : Februari 2011 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN AUDIT No Tahap Kegiatan 1 Mengadakan pertemuan awal (entry briefing) dengan Auditan untuk menjelaskan tentang maksud dan tujuan audit, mekanisme pelaksanaan audit dan data-data yang harus disiapkan Unit Penyelesaian Auditan/ Unit Auditor Kerja 2 Melakukan penelaahan dan kesesuaian antara kondisi dan kriteria yang dituangkan dalam Kertas Kerja Audit (KKA) berdasarkan berkas-berkas yang telah disiapkan 3 Menyusun temuan sementara (TAO) setelah menilai sistem pengendalian manajemen unit kerja/auditan 4 Melakukan konfirmasi kepada auditan terhadap temuantemuan sementara dan unit kerja/auditan wajib memberikan tanggapan secara lisan dan tertulis 5 Menyusun Laporan Hasil Audit Sementara berdasarkan tanggapan tertulis dari auditan, untuk selanjutnya dimintakan klarifikasi kembali kepada auditan 6 Meminta persetujuan hasil klarifikasi dari kedua belah pihak atas LHAS yang akan menjadi temuan tetap (FAO) 7 Mengadakan pertemuan akhir (exit meeting) dengan Audtan sebagai akhir dari proses audit Norma waktu: 17 (tujuh belas) hari

15 - 5 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : Februari 2011 DIAGRAM ALIR PELAPORAN HASIL AUDIT Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Inspektorat Auditor Kasubbag TU Inspektorat Inspektur Auditan/ Unit Kerja Sekretaris Utama 1 a. Menyusun Laporan Hasil Audit (LHA) b. Menyampaikan LHA kepada Inspektur untuk direviu 2 Memahami, mengoreksi, dan memberikan hasil reviu LHA 3 Memperbaiki LHA yang sudah dikoreksi oleh Inspektur dan menyampaikan kembali LHA untuk ditandatangani oleh Inspektur 4 a. Menandatangani LHA dan menyampaikan kepada Auditan b. Memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat konsep nota dinas penyampaian LHA 5 a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian LHA b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf c. Menyampaikan konsep kepada Inspektur untuk ditandatangani 6 a. Memeriksa dan menandatangani nota dinas penyampaian LHA b. Menyerahkan nota dinas penyampaian LHA kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada unitunit kerja 7 Memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan nota dinas audit kepada Auditan

16 - 6 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Inspektorat Auditor Kasubbag TU Inspektorat Inspektur Auditan/ Unit Kerja Sekretaris Utama 8 Menyampaikan nota dinas dan LHA kepada Auditan 9 Menerima tindak lanjut dari Auditan terhadap rekomendasi yang diberikan oleh Tim Audit 10 Melaporkan kepada Kepala ANRI melalui Sekretaris Utama Norma waktu: 5 (lima) hari INSPEKTUR, BINNER SITOMPUL