Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Kartografik dan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Juli 2009 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR

2 Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 09 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN BAB I PENDAHULUAN A. Umum statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggungjawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Lembaga Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan. statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi yang telah melanda pula di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat. arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Kartografik dan.

3 - 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Kartografik dan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pembuatan inventaris pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subdit Kartografik dan. Tujuan Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Kartografik dan adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Subdit Kartografik dan. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Kartografik dan ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat. Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Kartografik dan ini meliputi Penyusunan Inventaris Kartografik Dan, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan - Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi, Deskripsi, Penyusunan Skema Definitif, Manuver, Penomoran Definitif, Manuver Fisik, Penulisan Inventaris, Penilaian Dan Penelaahan Inventaris, Ekpose Hasil, Penyempurnaan Inventaris, Pengesahan. D. Dasar 1. Undang-Undang mor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 mor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia mor 2964); 2. Keputusan Presiden mor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 mor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia mor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Nasional Republik Indonesia.

4 Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia mor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 2. Inventaris arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dari suatu khasanah arsip yang dilengkapi dengan sejarah organisasi, sejarah penataan arsip, pertanggungjawaban pelaksana pengolahan arsip, uraian deskripsi arsip, dan dilampiri dengan daftar indeks, daftar singkatan, daftar konkordan, dan struktur organisasi. 3. Identifikasi arsip adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 4. Rencana Teknis Penyusunan Inventaris yaitu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. 5. Penelusuran Sumber dan Referensi yaitu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah. 6. Pembuatan skema sementara adalah Suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh. 7. Rekonstruksi arsip adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. 8. Deskripsi arsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu fisches (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya. 9. Pembuatan skema definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).

5 Manuver kartu/formulir adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema definitif yang dibuat. 11. Penomoran definitif adalah kegiatan memberikan nomor definitif (tetap) pada informasi berkas arsip statis yang sedang diolah. 12. Manuver fisik arsip yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip sehingga arsip tersusun sesuai dengan daftar/inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif selesai. disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada sampul arsip dan daftar/inventaris. 13. Penulisan Inventaris adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dalam berbagai derajat rincian yang berisi suatu khasanah arsip dan pada umumnya dilengkapi dengan sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, daftar indeks, daftar singkatan,daftar istilah asing dan konkordan serta dilampirkan struktur organisasi atau daftar riwayat hidup. 14. Penelaahan dan penilaian adalah Suatu kagiatan yang dilakukan untuk mencocokkan atau mengoreksi arsip yang akan dipinjam melalui inventaris apakah informasi yang ada di dalam inventaris sudah sesuai atau layak untuk digunakan oleh peneliti di layanan informasi. 15. Ekspose hasil pengolahan adalah kegiatan pemaparan hasil dari kegiatan pengolahan arsip statis berupa skema definitif dan hasil deskripsi arsip dan pengelompokan informasinya. 16. Pengesahan terhadap Inventaris adalah tindakan pengkuan terhadap karakteristik resmi sesuatu naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

6 - 5 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Prosedur penyusunan inventaris arsip Kartografik dan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Identifikasi Penyusunan inventaris arsip Kartografik dan dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui tugas, pokok dan fungsi organisasi, jumlah dan kondisi fisik arsip dan sistem penataan serta pencipta (provenance) arsip, pemahaman akan hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan inventaris selanjutnya yaitu rencana teknis. 2. Rencana Teknis Berdasarkan hasil identifikasi tersebut di atas, tahapan berikutnya membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penelusuran sumber dan referensi. 3. Penelusuran Sumber dan Referensi Tahapan selanjutnya dari penyusunan Inventaris adalah kegiatan penelusuran sumber dan referensi pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat sejarah lembaga/organisasi dalam inventaris arsip yang akan dibuat. Keberhasilan dalam penelusuran sumber dan referensi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema sementara. 4. Pembuatan Skema Sementara Setelah memperoleh data yang menggambarkan Tupoksi dari lembaga/organisasi pencipta arsip, harus dibuat gambaran untuk mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip sementara, keberhasilan dalam membuat skema sementara ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu rekostruksi arsip. 5. Rekonstruksi arsip Dalam tahap rekonstruksi arsip ini, arsip-arsip yang akan diolah dikelompokkan berdasarkan skema pengaturan arsip tersebut di atas, keberhasilan dalam tahapan rekonstruksi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu deskripsi arsip.

7 Deskripsi Kegiatan deskripsi dimulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang dituangkan dalam kartu deskripsi/fisches yang terdiri atas 19 unsur deskripsi, yaitu: fonds, seri arsip, file nomor urut, folder/item, isi informasi, kurun waktu, vol/media, ukuran, warna, format ( C/T, I/P, A/K), penerbit, skala, posisi, jenis peta, indeks. Keberhasilan dalam tahapan deskripsi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema definitif. 7. Pembuatan Skema Definitif Setelah memperoleh informasi dari deskripsi arsip, maka diperoleh gambaran kegiatan yang tercipta dari organisasi tersebut, gambaran tersebut akan merubah susunan skema pengaturan arsip sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. keberhasilan dalam tahapan skema definitif ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver kartu/fisches. 8. Manuver kartu/formulir deskripsi Kegiatan manuver kartu/fisches dilakukan dengan mengelompokkan kartu/fisches disesuai dengan skema definitif. Keberhasilan dalam tahapan manuver kartu/fisches ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penomoran definitif. 9. Penomoran Definitif Setelah manuver kartu/formulir deskripsi selesai dilakukan maka disusun nomor urut definitif pada kartu/fisches tersebut. Keberhasilan dalam tahapan penomoran definitif ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver fisik arsip. 10. Manuver fisik arsip Kegiatan manuver fisik arsip dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun berdasarkan nomor definitf yang tertera pada ujung kanan atas arsip. Keberhasilan dalam tahapan manuver fisik ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pemberian label pada rak (shelf). 11. Penulisan Inventaris Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan materi prosedur tetap inventaris arsip yang dituangkan dalam format inventaris arsip berdasarkan hasil identifikasi arsip sistem penataan maupun provenance yang berlaku di lingkungan Nasional Republik Indonesia. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi inventaris arsip yang terdiri dari komponen: judul; kata pengantar; daftar isi; pendahuluan yang berisi: sejarah Organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris; uraian isi; daftar pustaka; dan lampiran yang bertisi: daftar indeks, daftar tunjuk silang, daftar singkatan, daftar istilah asing dan struktur organisasi. keberhasilan dalam tahapan penulisan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu penilaian dan penelaahan.

8 Penilaian dan Penelaahan Penulisan draft Inventaris arsip telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan penilaian dan penelaahan terhadap inventaris yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kartografik dan kearsitekturan dan juga. Keberhasilan dalam tahapan penilaian dan penelaaahan ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu transliterasi. 13. Ekspose Kegiatan ekspose dilaksanakan untuk mensosialisasikan hasil pembuatan inventaris arsip, dengan harapan mendapat masukan dari peserta ekspose. Keberhasilan kegiatan ekspose ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penyempurnaan inventaris. 14. Penyempurnaan Inventaris Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan, perlu dilakukan penyempurnaan dan editing agar inventaris arsip tersebut siap disahkan dan ditandatangani. Keberhasilan dalam penyempurnaan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pengesahan. 15. Pengesahan Tahap terakhir setelah penyempurnaan inventaris tersebut di atas adalah pengesahan inventaris oleh pejabat yang berwenang yaitu, hal ini membuktikan bahwa penyusunan inventaris tersebut telah selesai dan siap untuk diserahkan kepada ruang baca dan ruang penyimpanan arsip.

9 - 8 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Kartografik dan ini dapat menjadi acuan di Lingkungan Subdit Kartografik dan dalam menyusun inventaris arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Kartografik dan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juli 2009 DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI

10 Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 09 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

11 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN A. PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP DI SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN B. IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN C. PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN D. PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN E. PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN F. REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN G. DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN H. PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN I. MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN J. PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

12 - 2 - K. MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN L. PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN M. PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN N. EKPOSE HASIL PENGOLAHAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN O. PENYEMPURNAAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN P. PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

13 - 3 - PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP 1 Melaksanakan Identifikasi, Sistem dan Provenance aris Preservasi Penyimpanan Arkon 2 Menyusun Rencana Teknis 3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi 4 Menyusun skema sementara 5 Merekonstruksi pengaturan arsip 6 Mendeskripsi 7 Menyusun Skema Definitif 8 Manuver 9 Memberi nomor definitif 10 Manuver fisik arsip 11 Memberi label 12 Menata arsip dalam rak 13 Menulis Inventaris 14 Menilai dan menelaah inventaris arsip

14 Expose hasil pengolahan aris Preservasi Penyimpanan Arkon 16 Menyempurnakan inventaris 17 Pengesahkan/Legalisasi rma waktu: 1 tahun (tergantung jumlah arsipnya)

15 - 5 - IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke 2 Memberikan penilaian dan arahan 3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh 4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke 5 Menilai dan mengarahankan ke tentang teknik identifikasi arsip Melakukan koordinasi dengan Preservasi arsip, Preservasi Memerintahkan Penyimpanan Arkon untuk berkoordinasi dengan 6 Memerintahkan arsiparis melakukan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip 7 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo 8 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi.

16 - 6 - aris Preservasi Penyimpanan Arkon 9 Menyampaikan laporan identifikasi ke 10 Menyampaikan laporan verifikasi ke. 11 Berdasarkan laporan identifikasi, memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat inventaris. rma waktu: 10 hari kerja

17 - 7 - PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan inventaris yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke 2 Memberikan penilaian dan arahan kepada aris tentang penyusunan rencana teknis 3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari 4 Mengajukan program rencana teknis ke 5 Memberikan penilaian dan arahan ke tentang penyusunan rencana teknis 6 Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, menyetujui rencana teknis dan Membuat pengesahan terhadap rencana teknis rma waktu: 3 hari kerja

18 - 8 - PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH aris Deputi Konservasi Instansi Terkait 1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait 2 Mengajukan draf surat kepada 3 Mengoreksi draft surat 4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh 5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke 6 Memberikan arahan ke tentang draft surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi 7 Melakukan penyempurnaan terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh 8 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditanda tangani oleh Deputi Konservasi

19 - 9 - aris Deputi Konservasi Instansi Terkait 9 aris dan melakukan penelusuran sumber / referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait 10 Mencari dan mencatat datadata mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait 11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait 12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah 13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsiparsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait 14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait 15 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait dibuat laporan 16 Menyampaikan Laporan ke. rma waktu: 10 hari kerja

20 PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran 2 Membuat skema sementara 3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung 4 Perbaikan atas koreksi skema sementara rma waktu: 3 hari kerja

21 REKONSTRUKSI ARSIP aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi 2 Memilah antara arsip dan nonarsip 3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya 4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya 5 Mengkronologiskan kelompok arsip 6 telah mengelompok berdasarkan jenis, dan unit informasinya rma waktu: 5 hari kerja

22 DESKRIPSI ARSIP aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi 2 Membaca keseluruh informasi arsip 3 Menelaah isi informasi arsip 4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches 5 Menentukan bentuk redaksi 6 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip 7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip 8 Menentukan tingkat perkembangan arsip 9 Menentukan bentuk luar arsip 10 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu fisches rma waktu: tergantung jumlah arsip

23 PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan 2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara 3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema 4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara 5 Melakukan konsultasi pada atasan 6 Melakukan perbaikan atas koreksi 7 Membuat skema definitif rma waktu: 3 hari

24 MANUVER ARSIP aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan kartu/formulir deskripsi yang akan dimanuver 2 Menggabungkan kartu/formulir yang memiliki informasi sejenis 3 Mengelompokkan kartu/formulir berdasarkan skema yang telah dibuat 4 Menyusun kartu/formulir secara kronologis 5 Kartu/formulir deskripsi tersusun sesuai dengan skema rma waktu: 5 hari

25 PENOMORAN DEFINITIF ARSIP aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Melakukan penomoran definitif pada kartu/formulir deskripsi berdasarkan hasil manuver 2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif 3 Melakukan pengecekan kembali kartu/formulir deskripsi yang sudah diberi nomor definitif rma waktu: 5 hari

26 MANUVER FISIK ARSIP aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Mengelompokkan fisik arsip sesuai dengan skema definitive dan hasil dari manuver kartu/formulir deskripsi 2 Menggabungkan beberapa arsip nomor sementara menjadi satu nomor definitif sesuai skema definitive 3 Memberi nomor definitive pada arsip sesuai dengan penomoran definitive pada kartu/formulir deskripsi rma waktu: tergantung jumlah arsip

27 PENULISAN INVENTARIS ARSIP aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan kartu/formulir deskripsi yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris 2 Membuat judul inventaris sesuai fonds 3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata 4 Membuat kata pengantar 5 Membuat daftar isi 6 Menuangkan deskripsi dari kartu/formulir deskripsi ke dalam inventaris 7 Mangajukan konsep inventaris arsip kepada atasan 8 Mengoreksi inventaris yang diajukan 9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi rma waktu: 30 hari

28 PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS aris Deputi Konservasi Instansi Terkait 1 Mempersiapkan draf inventaris dan menelaah deskripsi yang tertuang dalam inventaris arsip 2 Mempersiapkan arsip yang akan di uji petikkan 3 Mencocokkan informasi arsip dengan fisik arsip 4 Mengajukan draf inventaris ke 5 Memberikan arahan kepada aris tentang penulisan inventaris 6 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari 7 Mengajukan draft inventaris ke 8 Memberikan arahan ke Kartografik & tentang penyusunan inventaris arsip rma waktu: 5 hari kerja

29 EKSPOSE HASIL PENGOLAHAN aris Bagian umum Bagian Kepegawaian 1 Mempersiapkan draf inventaris dan ke arsip kartografik dan kearsitekturan 2 Memberikan arahan kepada arsiparis tentang pointer yang harus dicetak untuk bahan ekspose yang akan dibagikan kepada peserta ekspose 3 Membuat pointer inventaris setelah mendapat arahan dari arsip kartografik dan kearsitekturan 4 Mengajukan draf pointer inventaris ke 5 Menyetujui pointer dan memberi arahan kepada arsiparis agar pointer digandakan sesuai jumlah peserta ekspose yang akan diundang dan mempersiapkan kelengkapan untuk acara ekspose 6 Menghubungi Bagian umum untuk permintaan ruangan dan bagian kepegawaian untuk memberitahukan tentang kegiatan yang akan dilaksanakan oleh unit, membuat undangan untuk peserta ekspose 7 Setelah semua kebutuhan dan perlengkapan untuk acara ekspose sudah siap, arsiparis melaporkan kepada 8 Melaporkan kepada pengolahan tentang kesiapan acara ekspose yang akan segera dilaksanakan rma waktu: 5 hari kerja

30 PENYEMPURNAAN INVENTARIS ARSIP Tahapan Kegiatan aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Mengajukan draf inventaris ke 2 Memberikan arahan kepada aris tentang penulisan inventaris 3 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari 4 Mengajukan draf inventaris ke 5 Memberikan arahan ke tentang penyusunan inventaris arsip 6 Merevisi draf inventaris teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Melakukan uji petik terhadap inventaris 8 Berdasarkan penyempurnaan inventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis, memutuskan inventaris telah final rma waktu: 5 hari kerja

31 PENGESAHAN INVENTARIS aris Preservasi Penyimpanan Arkon 1 Memeriksa kelengkapan inventaris yang akan dilegalisasi yang akan disahkan 2 Membuat nota dinas untuk ditandatangani oleh 3 Mensahkan inventaris rma waktu: 5 hari kerja DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI