Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Rencana Strategis Arsip Nasional Republik Indonesia telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Plt. SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 36 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS BAB I PENDAHULUAN A. Umum Keberhasilan Arsip Nasional Republik Indonesia () terutama dalam pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran pembangunan bidang kearsipan dipengaruhi efektifitas koordinasi berbagai elemen manajemen pemerintahan. Perubahan manajemen pemerintahan mengarah pada anggaran berbasis kinerja membawa dampak perubahan kinerja dalam mewujudkan kelancaran, keterpaduan pelaksanaan tugas dan fungsi dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan di bidang kearsipan yang profesional, transparan dan akuntabel sebagai upaya dalam menciptakan good governance. Penyelenggaraan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan bidang kearsipan perlu penanganan yang sungguh-sungguh dan mendesain program pembangunan bidang kearsipan yang sistematis dan terencana, sehingga tercipta keserasian, keselarasan, dan keseimbangan program pembangunan. Rencana strategis bidang kearsipan ini akan memberikan arah yang jelas bagi stabilitas program pembangunan bidang kearsipan, pembangunan jangka menengah dan jangka pendek yang lebih operasional, yang terkoordinir melalui kegiatan yang terfokus pada sasaran operasional yang lebih rinci, sehingga capaian visi dan misi menjadi lebih efektif. Dalam Inpres No. 7 Tahun 1999, menyebutkan bahwa perencanaan strategis merupakan proses yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang mungkin timbul dalam melaksanakan pembangunan bidang kearsipan. strategis merupakan langkah yang harus dilakukan oleh agar mampu menjawab tuntutan lingkungan strategis lokal, nasional dan global dan tetap dalam tatanan sistem administrasi negara.

3 - 2 - Terkait dengan hal tersebut di atas, Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, berusaha menertibkan penyelenggaraan Arsip Dinamis dan wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan Arsip Statis dari Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah, Swasta dan Perorangan. Selanjutnya untuk melaksanakan undang-undang tersebut tugas pokok dan fungsi diatur dengan Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI Nomor 64 Tahun 2005 dan Peraturan Kepala Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja, mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, menetapkan arah kebijakan, tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dalam melaksanakan pembangunan di bidang kearsipan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2, menyelenggarakan fungsi: a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan; b. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ; c. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang kearsipan; d. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga. Untuk mendukung tugas pokok dan fungsi tersebut di atas, rencana strategis ini dijadikan acuan dalam melaksanakan program pembangunan di bidang kearsipan secara makro dengan memaksimalkan keunggulan kompetitif dan meminimalkan kelemahan kompetitif. Sehingga kegiatan yang dilakukan tepat sasaran dan mempunyai daya serap tinggi, berhasil guna dan berdayaguna dalam rangka meningkatkan pelayanan di bidang kearsipan. Rencana strategis yang disusun secara partisipatif dengan memperhatikan berbagai aspek yang memuat arah kebijakan, strategi, tujuan, sasaran, program dan kegiatan dalam rangka mewujudkan visi dan misi ke depan. strategis merupakan perencanaan jangka menengah dengan suatu keinginan mencapai perencanaan terpadu, terintegrasi dan menyeluruh (comprehensive planning) berlandaskan rasionalitas perencanaan menyeluruh dengan sifat: a. Spesifikasi perangkat tujuan yang terpadu. b. Perumusan tingkat kepentingan sesuai informasi sumber daya dan prioritas. c. Kesinambungan informasi. d. Akurat dan dengan waktu ketat, serta harus dipantau secara terinci dan tepat.

4 - 3 - strategis berperan dalam mendukung dan meningkatkan keberhasilan pelaksanaan pembangunan bidang kearsipan, mewujudkan kesamaan visi dan misi dan komitmen dari berbagai pihak dalam menyelenggarakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan ke depan. Dengan demikian rencana strategis ini berisikan rencana jangka menengah dan mengimplementasikan kebijakan-kebijakan, program, kegiatan yang mengacu pada visi dan misi, serta target tujuan dan sasaran yang akan dicapai dalam kurun waktu 5 (lima) tahun. Dari rencana strategis tersebut kita bisa melakukan breakdown secara detail untuk mengetahui program dan kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahun 201X-201X+5. B. Maksud dan Tujuan Maksud ditetapkan standar pelayanan pengkoordinasian penyusunan Rencana Strategis (Renstra) adalah sebagai panduan bagi Biro dan Tim Penyusun Rencana Strategis, serta unit kerja terkait di lingkungan. Tujuannya adalah untuk memperkuat sistem kerja Biro dalam pengkoordinasian penyusunan Renstra secara menyeluruh, terarah, dan terpadu. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Rencana Strategis ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan Biro. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Rencana Strategis ini meliputi jenis kegiatan, uraian prosedur, cara mengerjakan, pelaksana, dan norma waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Pembangunan Nasional; 3. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga; 6. Inpres No. 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP); 7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;

5 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 9. Peraturan Kepala Nomor 13 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Kinerja dan Anggaran ; 10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Ppelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasioanal Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. strategis merupakan dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun. 2. Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan. 3. Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi. 4. Tujuan merupakan hasil akhir yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu satu sampai dengan lima tahun. 5. Sasaran adalah menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan, sasaran ini memberikan fokus pada penyusunan kegiatan, sehingga bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai. 6. Pembahasan Substansi adalah pembahasan materi-materi berkaitan dengan rencana strategis.

6 - 5 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS A. Prosedur Penyusunan Rencana Strategis dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Perencana/Pelaksana menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan konsep nota dinas beserta lampiran atas nama Sestama kepada Kasubag Penyusunan Program tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra semua unit Eselon I di lingkungan Indonesia dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan. 2. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Perencana/Pelaksana Sub Bagian Penyusunan Program. 3. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kasubag Penyusunan Program. 4. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kabag Program dan Anggaran. 5. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menandatangani dan menyampaikan nota dinas beserta lampirannya dari Karo kepada TU Sestama untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon I di lingkungan. 6. TU Sestama menerima, memberikan nomor, mendokumentasikan dan mendistribusikan nota dinas Sestama kepada seluruh unit Eselon I di lingkungan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon I di lingkungan dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan. (Proses 6 s.d. 11 dilakukan 1 hari kerja) 7. Unit Kerja Eselon I menerima, mempelajari, memahami, menyusun dan menyampaikan bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon I dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan dan selanjutnya disampaikan kepada Sestama. (7 hari kerja) 8. Sestama menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I kepada Karo. (1 hari kerja) 9. Karo menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon I kepada Kabag Program dan Anggaran. (1 hari kerja) 10. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan

7 - 6 - bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I kepada Kasubag Penyusunan Program.(1 hari kerja) 11. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I kepada Perencana/Pelaksana. (1 hari kerja) 12. Perencana/Pelaksana menerima, menelaah, menginventarisasi, menyusun bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I menjadi draf Renstra serta menyiapkan Keputusan Kepala tentang Renstra dan selanjutnya disampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program. (15 hari kerja) 13. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang Renstra dan Keputusan Kepala tentang Renstra dan selanjutnya menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran. (1 hari kerja) 14. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang Renstra dan Keputusan Kepala tentang Renstra dan selanjutnya menyampaikan kepada Karo. (1 hari kerja) 15. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, memaraf draf, dan menyampaikan pemaparan tentang Renstra dan Keputusan Kepala tentang Renstra kepada pejabat eselon I dan II guna meminta tanggapan dan masukan guna penyempurnaan draf final dan selanjutnya menyampaikan kepada Sestama. (3 hari kerja) 16. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf final tentang Renstra dan Keputusan Kepala tentang Renstra dan selanjutnya menyampaikan kepada Kepala. (1 hari kerja) 17. Kepala menerima, meneliti, menyetujui dan menandatangani/menetapkan Keputusan Kepala tentang Renstra dan menyampaikan pada TU Kepala. 18. TU Kepala menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan mengirimkan/menyampaikan Renstra pada unit terkait. (Proses 22 s.d. 23 dilakukan 1 hari kerja) Total waktu Penyelesaian Pelaksanaan: 35 hari kerja B. Prosedur Penyusunan Rencana Strategis Sekretariat Utama dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Sestama menetapkan Visi dan Misi yang merupakan penjabaran Visi dan Misi, dan kemudian memberikan tugas kepada Karo untuk merumuskan Renstra

8 - 7 - Sestama. 2. Karo menerima, mempelajari, memahami, mendisposisi dan menugaskan kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran untuk merumuskan/menyusun Renstra Sestama dengan menjabarkan Visi dan Misi Sestama ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan. 3. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami dan mendisposisikan penugasan perumusan/penyusunan Renstra Sestama kepada Kasubag Penyusunan Program. 4. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami dan mendisposisikan penugasan perumusan/penyusunan Renstra Sestama kepada Perencana/Pelaksana. 5. Perencana/Pelaksana menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan konsep nota dinas beserta lampiran atas nama Sestama kepada Kasubag Penyusunan Program tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra semua unit Eselon II di lingkungan Sestama dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi tersebut ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan. 6. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari pelaksana Sub Bagian Penyusunan Program. 7. Kabag Program dan anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kasubag Penyusunan Program. 8. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kabag Program dan Anggaran. 9. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menandatangani dan menyampaikan nota dinas beserta lampirannya dari Karo kepada TU Sestama untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon II di lingkungan Sestama. 10. TU Sestama menerima, memberikan nomor, mendokumentasikan dan mendistribusikan nota dinas Sestama kepada seluruh unit Eselon II di lingkungan Sestama tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II di lingkungan Sestama dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan. (Proses 1 s.d. 10 dilakukan 2 hari kerja) 11. Unit Kerja Eselon I menerima, mempelajari, memahami, menyusun dan menyampaikan bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan dan selanjutnya disampaikan kepada Sekretaris Utama. (7 hari kerja)

9 Sestama menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Karo. (1 hari kerja) 13. Karo menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Kabag Program dan Anggaran. (1 hari kerja) 14. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Kasubag Penyusunan Program. (1 hari kerja) 15. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Perencana/Pelaksana. (1 hari kerja) 16. Perencana/Pelaksana menerima, menelaah, menginventarisasi, menyusun bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II menjadi draf Renstra Sestama serta menyiapkan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama dan selanjutnya disampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program. (6 hari kerja) 17. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang Renstra Sestama dan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama dan selanjutnya menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran. (1 hari kerja) 18. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang Renstra Sestama dan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama dan selanjutnya menyampaikan kepada Kepala Biro. (1 hari kerja) 19. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, memaraf draf, dan menyampaikan pemaparan tentang Renstra Sestama dan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama kepada pejabat eselon II di lingkungan Sestama guna meminta tanggapan dan masukan guna penyempurnaan draf final dan selanjutnya menyampaikan kepada Sestama. (3 hari kerja) 20. Sestama menerima, meneliti, menyetujui dan menandatangani/menetapkan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama dan menyampaikan pada TU Sestama. 21. TU Sestama menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan mengirimkan/menyampaikan Renstra Sestama pada unit terkait. (Proses 20 s.d. 21 dilakukan 1 hari kerja) Total waktu Penyelesaian Pelaksanaan: 25 hari kerja C. Prosedur Penyusunan Rencana Strategis Biro dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:

10 Karo menetapkan Visi dan Misi Biro yang merupakan penjabaran dari Visi dan Misi Sekretariat Utama, dan selanjutnya memberikan tugas kepada Kabag Program dan Anggaran untuk merumuskan Renstra Biro. 2. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisi dan menugaskan kepada Kasubag Penyusunan Program untuk merumuskan/menyusun Renstra Biro dengan menjabarkan visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan di Biro. 3. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami dan mendisposisikan penugasan perumusan/penyusunan Renstra Biro kepada Perencana/Pelaksana. 4. Perencana/Pelaksana menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan konsep nota dinas beserta lampiran atas nama Karo kepada Kasubag Penyusunan Program tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro ke semua unit Eselon III di lingkungan Biro dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan. 5. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari pelaksana Sub Bagian Penyusunan Program dan menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran. 6. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kasubag Penyusunan Program. 7. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menandatangani dan menyampaikan nota dinas beserta lampirannya dari Kabag Penyusunan Program dan Anggaran kepada TU Biro untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon III di lingkungan Biro. 8. TU Karo menerima, memberikan nomor, mendokumentasikan dan mendistribusikan nota dinas Karo kepada seluruh unit Eselon III di lingkungan Biro tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro ke semua unit Eselon III di lingkungan Biro dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan. (Proses 1 s.d. 8 dilakukan 2 hari kerja) 9. Unit Kerja Eselon I menerima, mempelajari, memahami, menyusun dan menyampaikan bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan berdasarkan unit eselon III di lingkungan

11 Biro kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran. (5 hari kerja) 10. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi tersebut ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan berdasarkan unit eselon III di lingkungan Biro kepada Kasubag Penyusunan Program. (1 hari kerja) 11. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan berdasarkan unit eselon III di lingkungan Biro kepada Perencana/Pelaksana. (1 hari kerja) 12. Perencana/Pelaksana menerima, menelaah, menginventarisasi bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro dari unit-unit eselon III di lingkungan Biro serta selanjutnya menyusun draf Renstra Biro serta menyiapkan Keputusan Kepala Biro tentang Renstra Biro yang kemudian disampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program. (6 hari kerja) 13. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang Rencana Strategis Biro dan Keputusan Karo tentang Renstra Biro serta menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran. (1 hari kerja) 14. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, memaraf draf, dan menyampaikan pemaparan tentang Renstra Biro dan Keputusan Karo tentang Renstra Biro kepada pejabat eselon III di lingkungan Biro untuk meminta tanggapan dan masukan guna penyempurnaan draf final serta menyampaikan kepada Karo. (3 hari kerja) 15. Karo menerima, meneliti, menandatangani/menetapkan Keputusan Karo tentang Renstra Biro dan menyampaikan pada TU Biro. 16. TU Karo menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan mengirimkan/menyampaikan Renstra Biro pada unit terkait. (Proses 15 s.d. 16 dilakukan 1 hari kerja) Total waktu penyelesaian pelaksanaan: 20 hari kerja D. Prosedur Sosialisasi Rencana Strategis dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Karo berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan sehubungan pelaksanaan acara sosialisasi Renstra di lingkungan.

12 Sestama menugaskan kepada Karo untuk merumuskan/menyusun materi sosialisasi Renstra di lingkungan. 3. Karo menerima disposisi dan menugaskan kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran untuk menyiapkan materi sosialisasi Renstra di lingkungan. 4. Kabag Program dan Anggaran menerima disposisi dan menugaskan kepada Kasubag Penyusunan Program untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi Renstra di lingkungan. 5. Kasubag Penyusunan Program menerima disposisi dan menugaskan kepada Perencana/Pelaksana untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi Renstra di lingkungan. (Proses 1 s.d. 5 dilakukan 1 hari kerja) 6. Perencana/Pelaksana menerima penugasan, merumuskan dan menyiapkan konsep materi sosialisasi Renstra di lingkungan dan menyampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program. (3 hari kerja) 7. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi Rencana Strategis (Renstra) di lingkungan dan menyampaikan pada Kabag Penyusunan Program Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi Renstra di lingkungan dan menyampaikan kepada Karo. 8.2 Kabag Program dan Anggaran mengoordinir seluruh anggota tim dalam rangka persiapan pelaksanaan kegiatan Sosialisai Renstra di lingkungan. 9. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan memaraf materi sosialisasi Renstra di lingkungan dan menyampaikan kepada Sestama. 10. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan menetapkan materi sosialisasi Renstra di lingkungan. (Proses 7 s.d. 10 dilakukan 2 hari kerja) 11. Kabag Program dan Anggaran melaksanakan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan dibantu oleh Kasubag Penyusunan Program, Kasubag Penyusunan Anggaran, Kasubag Evaluasi dan Pelaporan serta Perencana/Pelaksanan. (2 hari kerja) 12. Kasubag Penyusunan Program menerima dan mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan dari masing-masing anggota Tim dan menugaskan Perencana/Pelaksana untuk menyiapkan konsep: 12.1 Laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan Nota Dinas dan Buku laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di

13 lingkungan (Proses 12.1 s.d dilakukan 1 hari kerja) 13. Perencana/Pelaksana menerima penugasan dan menyiapkan konsep: 13.1 Laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan Nota Dinas Kasubag Penyusunan Program kepada Kabag Program dan Anggaran perihal laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan Nota Dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Karo perihal laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan Nota Dinas Karo kepada Sestama perihal laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkunga Nota Dinas Karo kepada seluruh pejabat eselon I perihal laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan. (Proses 13.1 s.d dilakukan 2 hari kerja) 14. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Karo perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan. (1 hari kerja) 15. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Karo kepada Sestama perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan. (1 hari kerja) 16. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan menandatangani nota dinas Karo kepada Sestama dan seluruh pejabat eselon I perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan. 17. TU Karo menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan menyampaikan nota dinas perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan kepada Sestama dan seluruh pejabat eselon I. (Proses 16 s.d. 17 dilakukan 1 hari kerja) Total waktu penyelesaian pelaksanaan: 14 hari kerja

14 BAB III PENUTUP Prosedur Tetap Penyusunan Rencana Strategis sebagai pedoman setiap unit kerja dalam menyusun rencana kinerja tahunan pembangunan bidang kearsipan. Sehingga program dan kegiatan akan berdayaguna bagi kemajuan pembangunan bidang kearsipan. Pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Rencana Strategis ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juni 2010 KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI

15 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 36 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS

16 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN RENCANA SRATEGIS LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA SRATEGIS ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA SRATEGIS SEKRETARIAT UTAMA DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS BIRO PERENCANAAN DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR SOSIALISASI RENCANA SRATEGIS PEMBANGUNAN BIDANG KEARSIPAN DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM

17 Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 DIAGRAM ALIR SOSIALISASI RENCANA STRATEGIS (RENSTRA) PEMBANGUNAN BIDANG KEARSIPAN DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Kepala Sestama Karo Kabag Program dan Anggaran Kasubag Penyusunan Program Perencana/ Pelaksana TU Biro TU Sestama TU Kepala Unit Kerja Eselon I 1. Berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan sehubungan pelaksanaan acara sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 1 2. Menugaskan kepada Karo untuk merumuskan/menyusun materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 2 3. Menerima disposisi dan menugaskan kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran untuk menyiapkan materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 3 4. Menerima disposisi dan menugaskan kepada Kasubag Penyusunan Program untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 4 5. Menerima disposisi dan menugaskan kepada Perencana/Pelaksana Sub Bagian Penyusunan Program untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 5

18 Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Kepala Sestama Karo Kabag Program dan Anggaran Kasubag Penyusunan Program Perencana/ Pelaksana TU Biro TU Sestama TU Kepala Unit Kerja Eselon I 6. Menerima penugasan, merumuskan dan menyiapkan konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan dan menyampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program 6 7. Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan dan menyampaikan pada Kabag Penyusunan Program Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan dan menyampaikan kepada Karo Mengoordinir seluruh anggota tim dalam rangka Persiapan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 9. Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan memaraf materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan dan menyampaikan kepada Sestama Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan menetapkan materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 10

19 Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Kepala Sestama Karo Kabag Program dan Anggaran Kasubag Penyusunan Program Perencana/ Pelaksana TU Biro TU Sestama TU Kepala Unit Kerja Eselon I 11. Melaksanakan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan Menerima dan mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan dari masing-masing anggota Tim dan menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep : Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan Nota Dinas dan buku laporan Perencana/Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan Menerima penugasan dan menyiapkan konsep : 13.1 Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 13.2 Nota Dinas Kasubbag Penyusunan Program kepada Kabag Program dan Anggaran perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 13

20 Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Kepala Sestama Karo Kabag Program dan Anggaran Kasubag Penyusunan Program Perencana/ Pelaksana TU Biro TU Sestama TU Kepala Unit Kerja Eselon I 13.3 Nota Dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Kepala Biro perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 13.4 Nota Dinas Kepala Biro kepada Sekretaris Utama perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 13.5 Nota Dinas Kepala Biro kepada seluruh pejabat eselon I perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 14. Menerima, mempelajari,meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Karo perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan Menerima, mempelajari,meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Karo kepada Sestama perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan Menerima, mempelajari,meneliti, mengoreksi konsep laporan dan menandatangani nota dinas Kepala Biro kepada Sekretaris Utama dan seluruh pejabat eselon I perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan 16

21 Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Kepala Sestama Karo Kabag Program dan Anggaran Kasubag Penyusunan Program Perencana/ Pelaksana TU Biro TU Sestama TU Kepala Unit Kerja Eselon I 17. Menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan menyampaikan nota dinas perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan kepada Sestama dan seluruh pejabat eselon I 16 Norma waktu: 14 Hari kerja KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI