Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSEJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Master Plan Pembangunan Bidang Kearsipan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Plt. SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 35 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN MASTER PLAN PEMBANGUNAN BIDANG KEARSIPAN BAB I PENDAHULUAN A. Umum Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Pembangunan, perlu disusun suatu perencanaan yang lebih komprehensif dan sistematis, berkelanjutan, sehingga dalam prosesnya dapat mendefinisikan tujuan-tujuan organisasi dan menyajikan dengan jelas strategi, sehingga pencapaian visi dan misi Arsip Nasional Republik Indonesia () dapat terwujud. Dijelaskan lebih lanjut dalam Undang- Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara yang memuat penerapan pendekatan penganggaran dengan perspektif jangka menengah (Medium Term Expenditure Framework), penerapan pengganggaran secara terpadu (Unified Budget), dan penerapan pengganggaran berbasis kinerja (Performance Budget). Salah satu Tujuan untuk mewujudkan pembangunan kearsipan dalam rangka menciptakan tata pemerintahan yang bersih, dan berwibawa dalam penyelenggaraan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan, maka perlu penanganan yang sungguh-sungguh untuk merancang program pembangunan bidang kearsipan yang sistematis, terencana dan berkelanjutan, maka perlu grand design pembangunan bidang kearsipan jangka panjang. Pembangunan jangka panjang bidang kearsipan , akan memberikan arah yang jelas, dengan memperhatikan berbagai aspek, memuat kebijakan, strategi, tujuan, sasaran pembangunan bidang kearsipan. Sehingga rencana jangka panjang yang disusun dengan suatu keinginan mencapai perencanaan terpadu, terintegrasi dan menyeluruh (comprehensive planning), terfokus pada capaian visi dan misi serta komitmen dari berbagai pihak dalam menyelenggarakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan bidang kearsipan ke depan. Sebagai penjabaran lebih lanjut, dalam melaksanakan tugas, fungsi, dan kewenangannya didasarkan pada Keputusan Presiden Republik Indonesia

3 - 2 - Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah enam kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI Nomor 11 Tahun 2006 dan Peraturan Nomor 09 Tahun 2009 tentang Perubahan atas Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2, menyelenggarakan fungsi: a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan; b. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ; c. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang kearsipan; d. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga. Untuk mendukung tugas pokok dan fungsi tersebut di atas, rencana pembangunan jangka panjang ini, dijadikan acuan dalam melaksanakan program pembangunan di bidang kearsipan secara makro dengan memaksimalkan keunggulan kompetitif dan meminimalkan kelemahan kompetitif. B. Maksud dan Tujuan Maksud ditetapkan standar pelayanan pengoordinasian penyusunan Rencana Strategis (Master Plan Pembangunan Bidang Kearsipan) adalah sebagai panduan bagi Biro dan Tim Penyusun Rencana Strategis, serta unit kerja terkait di lingkungan. Tujuannya adalah untuk memperkuat sistem kerja Biro dalam pengoordinasian penyusunan Master Plan Pembangunan Bidang Kearsipan secara menyeluruh, terarah, dan terpadu. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Master Plan Pembangunan Bidang Kearsipan ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan Biro. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Master Plan Pembangunan Bidang Kearsipan ini meliputi jenis kegiatan, uraian prosedur, cara mengerjakan, pelaksana, dan norma waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan.

4 - 3 - D. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421); 3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4700); 4. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4405); 6. Inpres No. 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 21 tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4406); 8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasinal Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 10. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Kinerja dan Anggaran Arsip Nasional Republik Indonesia; 11. Peraturan Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 12. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

5 - 4 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Rencana Pembangunan Jangka Panjang Bidang Kearsipan (RPJP) atau Master Plan (rencana induk) adalah keterikatan suatu rencana kegiatan operasional tahunan dengan rencana jangka menengah yang memuat kebijaksanaan dasar (umum) instansi/lembaga, sistem-sistem dan prosedur kerja yang saling berhubungan/keterikatan metode dan teknik serta uraian tata cara kerja. 2. strategis merupakan dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun. 3. Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan. 4. Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi. 5. Tujuan merupakan hasil akhir yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu satu sampai dengan lima tahun. 6. Sasaran adalah menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan, sasaran ini memberikan fokus pada penyusunan kegiatan, sehingga bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai. 7. Pembahasan Substansi adalah pembahasan materi-materi berkaitan dengan master plan. 8. Pejabat Fungsional adalah Pejabat Fungsional Perencana Madya/Muda/Pertama.

6 - 5 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN MASTER PLAN PEMBANGUNAN BIDANG KEARSIPAN Prosedur Penyusunan Master Plan Pembangunan Bidang Kearsipan dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. menetapkan Visi dan Misi Pembangunan Kearsipan untuk kurun waktu 20 tahun, yang merupakan penjabaran dari Tujuan Kearsipan yang tercantum dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan kemudian memberikan tugas kepada Sekretaris Utama untuk merumuskan RPJP. 2. Sekretaris Utama menerima, mempelajari, memahami, mengintegrasi, mengoordinasi, dan mendisposisikan perumusan RPJP kepada Biro (Karo) dengan menjabarkan Visi dan Misi, Arah, Tahapan dan Skala Prioritas. 3. Karo menerima, mempelajari, memahami, mengoordinasi, dan mendisposisikan kepada Bagian (Kabag) Penyusunan dan Anggaran untuk merumuskan RPJP. 4. Kabag dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mengoordinasi, dan mendisposisikan perumusan RPJP kepada Sub Bagian (Kasubbag) Penyusunan. 5. Kasubbag Penyusunan menerima, mempelajari, memahami dan mendisposisikan perumusan RPJP kepada Pejabat Fungsional dibantu Pelaksana Sub Bagian Penyusunan. 6. Perencana/Pelaksana menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan konsep nota dinas beserta lampiran atas nama Sekretaris Utama kepada Sub Bagian Penyusunan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) RPJP semua unit Eselon I di lingkungan dengan fokus berupa penjabaran Visi dan Misi, Arah, Tahapan dan Skala Prioritas. 7. Kasubbag Penyusunan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari pelaksana Sub Bagian Penyusunan. 8. Kabag dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Sub Bagian Penyusunan. 9. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Bagian dan Anggaran. 10. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menandatangani dan menyampaikan nota dinas beserta lampirannya dari Biro kepada Sestama untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon I di lingkungan. 11. Sestama menerima, memberikan nomor, mendokumentasikan dan mendistribusikan nota

7 - 6 - dinas Sekretaris Utama kepada seluruh unit Eselon I di lingkungan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) RPJP Tahun dengan fokus berupa penjabaran Visi dan Misi, Arah, Tahapan dan Skala Prioritas. (Proses 1 s.d. 2 dilakukan 2 hari kerja) 12. Unit Eselon I menerima, mempelajari, memahami, menyusun dan menyampaikan bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) RPJP Tahun Tingkat Eselon I dengan fokus berupa penjabaran Visi dan Misi, Arah, Tahapan dan Skala Prioritas yang selanjutnya disampaikan kepada Sekretaris Utama. (9 hari kerja) 13. Sekretaris Utama menerima, mempelajari, memahami, mengoordinasi, mengintegrasikan dan mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) seluruh RPJP Tingkat Eselon I kepada Karo. (1 hari kerja) 14. Karo mener ima, mempelajari, memahami, mengoordinasi, dan mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) seluruh RPJP Tingkat Eselon I kepada Kabag. dan Anggaran. (1 hari kerja) 15. Kabag dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mengoordinasi, dan mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) seluruh RPJP Tingkat Eselon I kepada Sub Bagian Penyusunan. (1 hari kerja) 16. Kasubbag Penyusunan menerima, mempelajari, memahami, dan mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) seluruh RPJP Tingkat Eselon I kepada Perencana/Pelaksana Sub Bagian Penyusunan. (1 hari kerja) 17. Perencana dibantu Pelaksana menerima, mengumpulkan, menyiapkan, menginventarisasi, menelaah, dan mengolah bahan masukan (Narasi dan Matrik) seluruh RPJP Tingkat Eselon I menjadi draf RPJP serta menyiapkan Keputusan tentang RPJP dan selanjutnya disampaikan kepada Kasubbag Penyusunan. (15 hari kerja) 18. Kasubbag Penyusunan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyusun, dan memaraf draf tentang RPJP dan Keputusan tentang RPJP dan selanjutnya menyampaikan kepada Bagian dan Anggaran. (1 hari kerja) 19. Kabag dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang RPJP dan Keputusan RPJP dan selanjutnya menyampaikan kepada Biro. (1 hari kerja) 20. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang RPJP dan Keputusan tentang RPJP dan selanjutnya menyampaikan kepada Sekretaris Utama. (1 hari kerja)

8 Sekretaris Utama menerima, mempelajari, mengoreksi, menyinkroniasi, mengintegrasikan, dan memaraf draf tentang RPJP dan Keputusan tentang RPJP dan selanjutnya menyampaikan kepada. (1 hari kerja) 22. menerima, meneliti, menyetujui dan menandatangani/menetapkan Keputusan tentang RPJP dan menyampaikan pada. 23. menerima, membaca, memberi nomor, dan mendokumentasikan RPJP. 24. menyampaikan RPJP ke unit-unit. (Proses 22 s.d. 24 dilakukan 1 hari kerja) Total waktu pelaksanaan: 35 hari kerja

9 - 8 - BAB III PENUP Prosedur Tetap Penyusunan RPJP atau Master Plan Pembangunan Bidang Kearsipan sebagai pedoman setiap unit kerja dalam menyusun rencana strategis pembangunan bidang kearsipan. Sehingga program dan kegiatan akan berdayaguna bagi kemajuan pembangunan bidang kearsipan. Sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan RPJP atau Master Plan Pembangunan Bidang Kearsipan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juni 2010 KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI

10 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 35 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN MASTER PLAN PEMBANGUNAN BIDANG KEARSIPAN

11 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN MASTER PLAN PEMBANGUNAN BIDANG KEARSIPAN LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN MASTER PLAN PEMBANGUNAN BIDANG KEARSIPAN

12 Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN MASTERPLAN/RENCANA PEMBANGUNAN JANGKA PANJANG BIDANG KEARSIPAN (RPJP) ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DI LINGKUNGAN SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM No. 1. Tahapan Kegiatan Menetapkan Visi dan Misi Pembangunan Kearsipan untuk kurun waktu 20 tahun, dan menugaskan perumusan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Bidang Kearsipan (RPJP) Perencana /Pelaksanana Biro Sestama Unit Penyelesaian Kasubag Penyusunan Kabag dan Anggaran Biro Sekretaris Utama Unit Kerja Eselon I 1 2. Mempelajari, memahami, mengintegrasi, mengoordinasi, dan mendisposisikan perumusan RPJP dengan menjabarkan Visi dan Misi, Arah, Tahapan dan Skala Prioritas 2 3. Mempelajari, memahami, mengoordinasi, dan mendisposisikan perumusan RPJP 3 4. Memahami dan mendisposisikan perumusan RPJP 4 5. Mempelajari, memahami dan mendisposisikan perumusan RPJP 5

13 Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Perencana /Pelaksanana Biro Sestama Kasubag Penyusunan Kabag dan Anggaran Biro Sekretaris Utama Unit Kerja Eselon I 6. Menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan konsep nota dinas beserta lampirannya tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) RPJP semua unit Eselon I di lingkungan dengan fokus berupa penjabaran Visi dan Misi, Arah, Tahapan dan Skala Prioritas 6 7. Meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya 7 8. Mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya 8 9. Mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya Mempelajari, meneliti, mengoreksi, menandatangani dan menyampaikan nota dinas beserta lampirannya untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon I di lingkungan Memberikan nomor, mendokumentasikan dan mendistribusikan nota dinas Sekretaris Utama tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) RPJP dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi, Arah, Tahapan dan Skala Prioritas Mempelajari, memahami, menyusun dan menyampaikan bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) RPJP Tingkat Eselon I dengan fokus berupa penjabaran Visi dan Misi, Arah, Tahapan dan Skala Prioritas 12

14 Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Perencana /Pelaksanana Biro Sestama Kasubag Penyusunan Kabag dan Anggaran Biro Sekretaris Utama Unit Kerja Eselon I 13. Mempelajari, memahami, mengoordinasi, mengintegrasi, dan mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) seluruh RPJP Tingkat Eselon I Mempelajari, memahami, mengoordinasi, dan mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) seluruh RPJP Tingkat Eselon I Mempelajari, memahami, mengoordinasi, dan mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) seluruh RPJP Tingkat Eselon I Mempelajari, memahami, dan mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) seluruh RPJP Tingkat Eselon I Menyiapkan, menginventarisasi, menelaah, mengolah dan menyusun bahan masukan (Narasi dan Matrik) seluruh RPJP Tingkat Eselon I menjadi draf RPJP serta menyiapkan Keputusan tentang RPJP Mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyusun dan memaraf draf tentang RPJP dan Keputusan tentang RPJP Mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang RPJP dan Keputusan RPJP Mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang RPJP dan Keputusan tentang RPJP 20

15 Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Perencana /Pelaksanana Biro Sestama Kasubag Penyusunan Kabag dan Anggaran Biro Sekretaris Utama Unit Kerja Eselon I 21. Mempelajari, mengoreksi, menyinkronisasi mengintegrasikan dan memaraf draf tentang RPJP dan Keputusan tentang RPJP Meneliti, menyetujui dan menandatangani/menetapkan Keputusan tentang RPJP Membaca, memberi nomor, dan mendokumentasikan RPJP Menyampaikan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Bidang Kearsipan (RPJP) pada unit-unit Norma waktu: 35 Hari kerja KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI