Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pelayanan Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal September 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 16 TAHUN 2011 TENTANG PELAYANAN PENGURUSAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI BAB I PENDAHULUAN A. Umum Perjalanan dinas ke luar negeri membutuhkan persyaratan-persyaratan khusus, salah satunya adalah dokumen administrasi yang harus dipersiapkan sebelum melakukan perjalanan demi kelancaran dan kenyamanan selama perjalanan maupun di negara tujuan. Dokumen-dokumen administrasi tersebut antara lain meliputi perijinan ke luar negeri di Sekretariat Negara, Paspor dan Exit Permit di Kementerian Luar Negeri, dan Visa di negara tujuan. Bagian Perlengkapan dan Rumah melalui Subbagian Rumah sebagai Unit Pelayanan di ANRI yang melakukan Pengurusan Perijinan ke Luar Negeri, Pengurusan Paspor dan Exit Permit, dan Pengurusan Visa di Kedutaan Negara Tujuan. Pelayanan terhadap tersebut memerlukan waktu yang lama sehingga perlu dipersiapkan dan dilayani secara maksimal untuk memperlancar perjalanan dinas ke luar negeri. B. Maksud dan Tujuan Prosedur Tetap tentang Pelayanan Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri dimaksudkan untuk memberikan panduan yang cepat, tepat, dan memenuhi sasaran bagi pimpinan dan pegawai di Lingkungan Kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang akan melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri. Adapun tujuan dari penyusunan Prosedur Tetap tentang Pelayanan Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri ini untuk membantu dan memperlancar pemenuhan syarat-syarat bagi pegawai di Lingkungan Kantor ANRI yang akan melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri.

3 - 2 - C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Pelayanan Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri ini mengenai Perijinan ke Luar Negeri di Sekretariat Negara, Pengurusan Paspor dan Exit Permit di Kementerian Luar Negeri, dan Pengurusan Visa di Kedutaan Negara Tujuan di Jakarta, yang diperuntukan dan berlaku bagi Pegawai di Lingkungan Kantor ANRI. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang di maksud dengan: 1. Memo adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2. Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain.

4 Surat Persetujuan Keluar Negeri adalah surat ijin keluar negeri yang dikeluarkan oleh Sekretariat Negara Republik Indonesia. 4. Paspor adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang, memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk perjalanan antar negara. 5. Exit Permit adalah ijin meninggalkan Indonesia yang dikeluarkan oleh Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri. 6. Rekomendasi Visa adalah Surat Rekomendasi yang dikeluarkan oleh Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri untuk pengurusan visa di kedutaan negara tujuan. 7. Visa adalah dokumen yang dikeluarkan oleh sebuah negara kepada seseorang untuk dapat diberikan ijin masuk ke suatu negara dalam periode waktu dan tujuan tertentu.

5 - 4 - BAB II PROSEDUR PELAYANAN PENGURUSAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI A. Pelayanan Pengurusan Perijinan Perjalanan Dinas Luar Negeri ke Sekretariat Negara 1. Kepala Biro (Karo) Umum menerima memo tentang pengurusan perijinan perjalanan dinas luar negeri dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Sekretaris Utama kemudian mendisposisikan kepada Kepala Bagian (Kabag) Perlengkapan dan Rumah. 2. Kabag Perlengkapan dan Rumah menerima disposisi dan memerintahkan Kepala Subbagian (Kasubbag) Rumah. 3. a. Kasubbag Rumah menerima dan memahami memo kemudian berkoordinasi dengan pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas luar negeri untuk mendapatkan keterangan lebih rinci. b. Kasubbag Rumah memerintahkan Pengadministrasi Perjalanan Dinas untuk membuat konsep surat ijin yang ditujukan kepada Sekretariat Negara. 4. Pengadministrasi Perjalanan Dinas menerima dan memahami perintah kemudian membuat konsep surat ijin yang ditujukan kepada Sekretariat Negara: a. Surat ijin untuk Pegawai Eselon I ditandatangani oleh Sekretaris Utama b. Surat ijin untuk Pegawai Eselon II ke bawah dan fungsional ditandatangani oleh Karo Umum. 5. Pengadministrasi Perjalanan Dinas menyampaikan konsep surat ijin kepada Kasubbag Rumah untuk mendapatkan koreksi. 6. Kasubbag Rumah menerima dan mengoreksi konsep surat ijin kemudian menyampaikan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah. 7. a. Kabag Perlengkapan dan Rumah menerima dan mengoreksi konsep surat ijin. b. Jika sudah tidak ada perubahan, Kabag Perlengkapan dan Rumah memerintahkan untuk ketik final surat ijin dan cetak dengan kop surat ANRI. c. Kabag Perlengkapan dan Rumah memberikan paraf dan menyampaikan surat ijin kepada Karo Umum untuk ditandatangani. 8. Karo Umum menerima dan menandatangani surat ijin untuk Pegawai Eselon II ke bawah dan fungsional serta menyampaikan surat ijin untuk Pegawai Eselon I kepada Sekretaris Utama. 9. Sekretaris Utama menandatangani surat ijin untuk Pegawai Eselon I dan mendisposisikan kembali kepada Karo Umum.

6 Karo Umum menerima disposisi dan menyerahkan surat ijin yang sudah ditandatangani kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah untuk diproses. 11. Kabag Perlengkapan dan Rumah menerima dan memahami disposisi kemudian memerintahkan Kasubag Rumah untuk menindaklanjuti. 12. Kasubag Rumah memerintahkan Pengadministrasi Perjalanan Dinas untuk melengkapi persyaratan dan mengirimkan ke Sekretariat Negara. 13. Pengadministrasi Perjalanan Dinas menerima perintah dan berkoordinasi dengan Pegawai untuk melengkapi persyaratan surat ijin yang belum ada. 14. Pengadministrasi Perjalanan Dinas berkoordinasi dengan Subbagian Persuratan dan Penggandaan untuk mendapatkan nomor surat dan stempel. 15. Pengadministrasi Perjalanan Dinas mengirim surat ijin kepada Sekretariat Negara: a. Surat ijin untuk Kepala ANRI dikirim melalui TU Pimpinan Sekretariat Negara. b. Surat ijin untuk Eselon I melalui TU Sekretaris Menteri Sekretariat Negara. c. Surat ijin untuk Eselon II ke bawah dan fungsional melalui TU Kepala Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sekretariat Negara. B. Pelayanan Pengurusan Paspor dan Exit Permit ke Kementerian Luar Negeri 1. Pengadministrasi Perjalanan Dinas membuat konsep surat permohonan paspor dan exit permit kepada Direktorat Konsuler, Kementerian Luar Negeri (Kemenlu) melalui Kepala Sub Direktorat Paspor dan Perijinan kemudian menyampaikan ke Kasubbag Rumah. 2. Kasubbag Rumah menerima dan mengoreksi konsep surat permohonan exit permit kemudian menyampaikan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah. 3. a. Kabag Perlengkapan dan Rumah menerima dan mengoreksi konsep surat permohonan exit permit. b. Jika sudah tidak ada perubahan, Kabag Perlengkapan dan Rumah memerintahkan untuk ketik final surat permohonan exit permit dan cetak dengan kop surat ANRI. c. Kabag Perlengkapan dan Rumah memberikan paraf dan menyampaikan surat permohonan exit permit kepada Karo Umum untuk ditandatangani. 4. Karo Umum menerima dan menandatangani surat permohonan paspor dan exit permit kemudian mendisposisikan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah. 5. Kabag Perlengkapan dan Rumah menerima disposisi dan memerintahkan Kasubbag Rumah untuk proses tindak lanjut. 6. Kasubbag Rumah menyerahkan berkas dan memerintahkan Pengadminidtrasi Perjalanan Dinas mengirim surat permohonan.

7 Pengadministrasi Perjalanan Dinas berkoordinasi dengan Subbagian Persuratan dan Penggandaan untuk mendapatkan nomor surat dan stempel. 8. Pengadministrasi Perjalanan Dinas menyampaikan surat permohonan paspor dan exit permit beserta surat ijin dari Sekretariat Negara kepada Direktorat Konsuler, Kementerian Luar Negeri (Kemenlu) melalui Kepala Sub Direktorat Paspor dan Perijinan. 9. Pengadiministrasi Perjalanan Dinas mengambil formulir Pembuatan Paspor di Kemenlu dan memberikan formulir tersebut kepada Pimpinan/Pegawai yang akan berangkat ke luar negeri untuk diisi dan dilengkapi persyaratan sesuai ketentuan yang berlaku. 10. Pimpinan/Pegawai mengisi formulir dan melengkapi persyaratan yang diperlukan. 11. Pengadministrasi Perjalanan Dinas menerima kelengkapan dokumen dan melaporkan ke Kasubbag Runah. 12. Kasubbag Rumah memeriksa kelengkapan dokumen dan memerintahkan Pengadministrasi Perjalanan Dinas untuk memproses lebih lanjut. 13. Pengadministrasi Perjalanan Dinas menyerahkan kelengkapan dokumen ke loket penerimaan berkas Direktorat Konsuler Bagian Paspor. 14. Pengadministrasi Perjalanan Dinas mengambil paspor dan exit permit yang sudah selesai dan menyerahkan ke Pimpinan/Pegawai yang akan berangkat ke luar negeri. C. Pelayanan Pengurusan Visa 1. Pengadministrasi Perjalanan Dinas membawa kelengkapan dokumen pengurusan visa ke kedutaan, mengambil visa apabila sudah keluar dan melaporkan kepada Kasubbag Rumah. 2. Kasubbag Rumah memeriksa dokumen perjalanan ke luar negeri yang sudah selesai diproses. 3. Pengadministrasi Perjalanan Dinas menyerahkan dokumen perjalanan ke luar negeri kepada Pimpinan/Pegawai yang akan berangkat.

8 - 7 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Pelayanan Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri di lingkungan Kantor ANRI diharapkan untuk memberikan informasi yang lebih akurat mengenai prosedur dan proses perijinan keluar negeri, pembuatan paspor, penerbitan exit permit, dan permohonan visa luar negeri. Prosedur Tetap ini sebagai salah satu proses yang standar dan baku sebagai pedoman untuk melaksanakan kegiatan proses pelayanan di ANRI. Dengan demikian proses tersebut dapat diperkirakan dan dapat diketahui oleh pimpinan/pegawai yang akan bertugas ke luar negeri. Pedoman inipun dapat dijadikan landasan yang kuat bagi petugas pengadministrasi perjalanan dinas luar negeri dalam menjalankan tugas pengurusan yang baik sebagai upaya maksimal dan efektif. Prosedur Tetap tentang Pelayanan Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas keluar negeri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkannya. Dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal September 2011 KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN

9 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PELAYANAN PENGURUSAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PENGURUSAN PERIJINAN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI KE SEKRETARIAT NEGARA LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PENGURUSAN PASPOR DAN EXIT PERMIT KE KEMENTRIAN LUAR NEGERI LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PENGURUSAN VISA

10 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 16 Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PENGURUSAN PERIJINAN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI KE SEKRETARIAT NEGARA Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Menerima memo dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Sekretaris Utama dan mendisposisikan Pengadm. Perjalanan Dinas Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan Rumah Karo Umum Sekretaris Utama Pimpinan /Pegawai Subbag Persuratan dan Penggandaan 2 Menerima disposisi dan memerintahkan untuk proses tindak lanjut 3 a. Menerima disposisi dan berkoordinasi untuk mendapatkan keterangan lebih rinci b. Memerintahkan pembuatan konsep surat ijin yang ditujukan kepada Sekretariat Negara

11 - 3 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 4 Menerima dan memahami perintah kemudian membuat konsep surat ijin yang ditujukan kepada Sekretariat Negara: a. Surat ijin untuk Pegawai Eselon I ditandatangani oleh Sekretaris Utama b. Surat ijin untuk Pegawai Eselon II ke bawah dan fungsional ditandatangani Karo Umum Pengadm. Perjalanan Dinas Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan Rumah Karo Umum Sekretaris Utama Pimpinan /Pegawai Subbag Persuratan dan Penggandaan 5 Menyampaikan konsep surat ijin untuk mendapatkan koreksi 6 Menerima, mengoreksi, dan menyampaikan konsep surat ijin 7 a. Menerima dan mengoreksi konsep surat ijin b. Jika tidak ada perubahan, memerintahkan untuk ketik final surat ijin dan cetak dengan kop surat ANRI c. Memberikan paraf dan menyampaikan surat ijin 8 a. Menerima dan menandatangani surat ijin untuk Pegawai Eselon II ke bawah dan fungsional b. Menyampaikan surat ijin untuk Pegawai Eselon I untuk ditandatangani

12 - 4 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 9 Menandatangani dan mendisposisi surat ijin untuk Pegawai Eselon I Pengadm. Perjalanan Dinas Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan Rumah Karo Umum Sekretaris Utama Pimpinan /Pegawai Subbag Persuratan dan Penggandaan 10 Menerima disposisi dan menyerahkan surat ijin yang sudah ditandatangani 11 Menerima dan memahami disposisi kemudian memerintahkan proses tindak lanjut 12 Memerintahkan untuk melengkapi persyaratan yang diperlukan, jika sudah lengkap segera dikirim ke Sekretariat Negara 13 Menerima perintah dan berkoordinasi untuk kelengkapan persyaratan surat ijin 14 Berkoordinasi untuk mendapatkan nomor surat dan stempel

13 - 5 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 15 Mengirim surat ijin beserta kelengkapannya: a. Surat ijin untuk Kepala ANRI dikirim melalui TU Pimpinan Sekretariat Negara b. Surat ijin untuk Eselon I melalui TU Sekretaris Menteri Sekretariat Negara c. Surat ijin untuk Eselon II ke bawah dan fungsional melalui TU Kepala Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sekretariat Negara Pengadm. Perjalanan Dinas Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan Rumah Karo Umum Sekretaris Utama Pimpinan /Pegawai Subbag Persuratan dan Penggandaan Norma Waktu: 3 Hari Kerja (dengan catatan persyaratan lengkap maka surat permohonan ijin diproses dalam 1 (satu) hari kerja oleh Sekretariat Negara)

14 - 6 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PENGURUSAN PASPOR DAN EXIT PERMIT KE KEMENTERIAN LUAR NEGERI Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pengadm. Perjalanan Dinas Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan RT Kabiro Umum Pimpinan /Pegawai Subbag Persuratan dan Penggandaan 1 Membuat konsep surat permohonan paspor dan exit permit kepada Direktorat Konsuler, Kementerian Luar Negeri (Kemenlu) melalui Kepala Sub Direktorat Paspor dan Perijinan kemudian menyampaikan untuk mendapatkan koreksi 2 Menerima dan mengoreksi konsep surat kemudian menyampaikan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah 3 a. menerima dan mengoreksi konsep surat b. memerintahkan untuk ketik final surat ijin dan cetak dengan kop surat ANRI. c. memberikan paraf dan menyampaikan surat ijin kepada Karo Umum untuk ditandatangani.

15 - 7 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pengadm. Perjalanan Dinas Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan RT Kabiro Umum Pimpinan /Pegawai Subbag Persuratan dan Penggandaan 4 Menerima dan menandatangani surat permohonan paspor dan exit permit kemudian mendisposisi 5 Menerima disposisi dan memerintahkan proses tindak lanjut 6 Menyerahkan berkas dan memerintahkan pengiriman surat permohonan 7 Berkoordinasi untuk meminta nomor surat dan stempel 8 Menyampaikan surat permohonan paspor dan exit permit beserta surat ijin dari Sekretariat Negara kepada Direktorat Konsuler, Kementerian Luar Negeri (Kemenlu) melalui Kepala Sub Direktorat Paspor dan Perijinan 9 Mengambil formulir Pembuatan Paspor di Kemenlu dan memberikan formulir tersebut kepada Pimpinan/Pegawai yang akan berangkat ke luar negeri untuk diisi dan melengkapi persyaratan yang berlaku

16 - 8 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pengadm. Perjalanan Dinas Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan RT Kabiro Umum Pimpinan /Pegawai Subbag Persuratan dan Penggandaan 10 Mengisi formulir dan melengkapi persyaratan yang diperlukan 11 Menerima kelengkapan dokumen dan melaporkan ke Kasubbag Rumah 12 Memeriksa kelengkapan dokumen dan memerintahkan proses lebih lanjut 13 Menyerahkan kelengkapan dokumen ke loket penerimaan berkas Direktorat Konsuler Bagian Paspor 14 Mengambil Paspor dan Exit Permit yang sudah selesai dan menyerahkan ke Pimpinan/Pegawai yang akan berangkat ke luar negeri, apabila diperlukan visa maka Pengadministrasi Perjalanan Dinas mengurusnya ke kedutaan Norma Waktu: 3 Hari Kerja

17 - 9 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : 16 Tahun 2011 l : September 2011 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PENGURUSAN VISA Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pengadministrasi Perjalanan Dinas Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan Rumah Pimpinan/Pegawai 1 Berkoordinasi untuk melengkapi persyaratan pengurusan visa 2 Membawa kelengkapan dokumen pengurusan visa ke kedutaan negara yang dituju 3 Mengambil visa yang sudah jadi kemudian melaporkan 4 Memeriksa dokumen perjalanan ke luar negeri yang sudah selesai diproses dan melaporkan pelaksanaan kegiatan

18 Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pengadministrasi Perjalanan Dinas Kasubbag Rumah Kabag Perlengkapan dan Rumah Pimpinan/Pegawai 5 Menyerahkan dokumen perjalanan ke luar negeri kepada Pimpinan/Pegawai yang akan berangkat Norma Waktu: 3 Hari Kerja KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN