PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk

Transkripsi

1 Ujian Akhir Triwulan Tanggal Kumpul: 14 Juli 2011 M.K Sistem Informasi Manajemen PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk Disusun oleh : Agha Respati Aulia P Dosen Pembimbing: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCA SARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011

2 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Organisasi yang bergerak dalam bidang produk maupun jasa, sangat memerlukan sistem manajemen yang baik untuk pelaksanaan kegiatannya. Adanya berbagai macam bentuk produk maupun jasa yang ditawarkan dan sistem perdagangan bebas yang dihadapi membuat organisasi harus dapat lebih tangguh dalam meningkatkan kinerjanya. Peningkatan kinerja tersebut, sangat membutuhkan sebuah manajemen organisasi yang sangat baik. Pengaturan pelaksanaan manajemen juga tidak terlepas dari pembuatan sebuah keputusan seperti keputusan pada tahap perencanaan, penilaian, pengawasan dan investasi. Pengambilan sebuah keputusan adalah hal yang sangat penting bagi sebuah organisasi karena setiap pengambilan keputusan akan mempunyai sebuah implikasi terhadap organisasi, baik yang diharapkan maupun tidak diharapkan. Pengambilan keputusan di suatu organisasi juga sangat memerlukan sebuah informasi tambahan mengenai keputusan yang akan diambil tersebut. Dalam pengambilan keputusannya tersebut, dibutuhkan sebuah system yang mengatur manajemen didalamnya. System sendiri bermakna sekumpulan hal yang atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta 2003). Dalam penggunaan system saat ini, banyak orang yang menerapkan pada keorganisasian sehingga kebutuhan akan organisasi tersebut diperlukan untuk menjadikan pelaksanaan sistem manajemen organisasi menjadi lebih efektif dan efisisen. Didalam system keorganisasian, diperlukan juga informasi untuk menunjang keberlangsungan kinerja system organisasi tersebut. Selain informasi, diperlukan adanya peran manajer dan adanya sistem pendukung yang mampu mengelola informasi. Informasi perlu dikelola dengan

3 baik agar dapat menjadi masukan-masukan yang berarti bagi organisasi sehingga dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien. Informasi juga diperlukan karena adanya sebuah alasan ketidakpastian yang terjadi di lingkungan. Untuk itu, perlu adanya sebuah sistem yang mengendalikan informasi, seperti sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang dapat memudahkan organisasi dalam mengelola informasi yang dimiliki sehingga dapat membantu organisasi dalam perencanaan, pengawasan, dan pengendalian khususnya dalam bidang keuangan. Selain itu, dalam sebuah organisasi, tugas pengelolaan data organisasi dilakukan oleh sistem informasi akuntansi sehingga sistem informasi akuntansi ini sangat dibutuhkan. Informasi merupakan hasil dari sebuah pengolahan data. Pengolahan data dengan menggunakan computer disebut dengan Pengolahan data Elektronik (PDE) atau electronic data process (EDP). Pengolahan data yang dilakukan saat ini, dengan menggunakan komputer. Komputer yang mampu menggantikan sistem pengolahan data secara manual dapat bekerja lebih efektif. Pemilihan komputer sebagai pengganti sistem manual merupakan alasan dari keanekaragaman dan banyaknya data yang harus diolah jika menggunakan sistem manual. Uraian diatas mendasari pemilihan judul makalah dalam bab sistem informasi akuntansi pada studi kasus PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Berdasarkan hal tersebut maka judul yang dipilih adalah Sistem Informasi Akuntansi PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. 1.2 Tujuan Adapun tujuan dari makalah ini adalah : 1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem informasi manajemen pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. 2. Untuk lebih memahami penerapan Sistem Informasi Manajemen secara langsung pada sebuah organisasi.

4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Manajemen Istilah Sistem Informasi Manajemen sebenarnya terdiri dari tiga kata kunci, yaitu system, informasi, dan manajemen dimana system adalah sekumpulan hal yang atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta 2003). Lalu, informasi adalah hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat datang (Sutanta 2003). Dan manajemen adalah proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan (Sutanta 2003). Sehingga Sistem Informasi Manajemen menurut Raymond McLeod Jr (1996) adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah. Sedangkan menurut Azhar Susanto (2003) SIM adalah kumpulan dari subsistem subsistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi suatu informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya. System informasi digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari, lapisan ketiga terdiri dari sumber daya system informasi untuk pengendalian manajemen, dan lapisan puncak terdiri dari sumberdaya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak manajemen (Davis 1992).

5 2.2 Evolusi atau erkembangan konsep SIM Banyak dari gagasan yang merupakan bagian SIM berkembang/berevolusi dari bagian ilmu pengetahuan lain. Ada empat bidang pokok konsep dan pengembangan system yang sangat penting dalam melacak asal mula konsep SIM, yaitu perakunan manajerial, ilmu pengetahuan manajemen, teori manajemen, dan pengolahan computer (Davis 1992).

6 BAB III PEMBAHASAN Penggunaan 6rivil informasi manajemen mempunyai peranan yang sangat penting dalam penyebaran informasi disebuah organisasi baik yang dibutuhkan oleh karyawan manajer maupun non manajer. Salah satu organisasi yang menerapkan pemakaian 6rivil informasi manajemen adalah PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM) adalah perusahaan penyedia jasa telekomunikasi dan informasi. Dalam menjalankan manajemen dalam TELKOM tersebut, TELKOM menggunakan 6rivil informasi manajemen yang disebut dengan SAP R/3. SAP R/3 merupakan sebuah 6rivil informasi manajemen yang dipakai oleh TELKOM dan berfungsi untuk memberikan atau sumber informasi bagi pengguna baik yang berstatus manajer maupun non manajer. Berikut merupakan prosedur pengaktifan SAP R/3 yaitu : a. Agar User dapat mengoperasikan program SAP R/3, maka pada 6rivileg yang bersangkutan harus telah terinstal program client untuk SAP, dan hal ini dapat diketahui bila pada layar monitor telah mncul icon SAP Logon. b. Double klik di icon SAP Logon dengan menggunakan mouse, tunggu sejenak hingga muncul kotak segi empat. c. Klik pada tulisan Logon yang terdapat dipojok kanan atas, tunggu sejenak hingga muncul permintaan untuk mengisi user dan password. d. Isi User dan Password sesuai dengan user dan password yang telah diberikan kemudian enter. e. Bila ingin mengganti password, setelah isi user dan password klik new password yang terdapat di pojok kiri atas, dibawah tools bar (hanya password saja yang 6riv diganti dan untuk masuk ke program SAP diwaktu mendatang gunakan password yang baru tersebut), password

7 hanya 7riv diganti satu kali dalam waktu satu hari. f. Muncul menu SAP sesuai dengan otorisasi yang telah diberikan melalui user profile. g. Selanjutnya program Sap sudah 7riv digunakan. Setelah user mengaktifkan program SAP pada PC atau komputernya, user dapat menggunakan program tersebut untuk melayani 7rivil informasi manajemen. Namun, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk pengoperasian program SAP R/3 tersebut : SAP R/3 membantu user untuk bekerja pada screen yang berbeda dengan kegiatan yang berbeda, seperti satu screen untuk mendisplay, dan satu screen untuk menginput. SAP R/3 menyediakan maksimum 6 (enam) screen yang dapat dibuka oleh satu user, dengan cara (user sudah berada di menu SAP) klik icon matahari (berwarna kuning) yang terdapat di tools bar menu SAP dan tunggu sejenak hingga muncul lagi tampilan screen yang berisi menu SAP yang sama dengan screen yang pertama. Selain dengan menggunakan program SAP R/3, TELKOM juga menggunakan layanan online untuk memudahkan karyawan dalam mengakses secara online seperti SKI online. Aplikasi SKI Online merupakan salah satu pengimplementasian aplikasi paperless office dan Workflow System yang mengubah data-data hardcopy kedalam bentuk softcopy. Cara kerja dari aplikasi SKI Online ini adalah dengan menggunakan media aplikasi berbasis web, yang berfungsi untuk melakukan input/ mamasukkan data data hardcopy berupa data dokumen SKI, NKI, atau Laporan Berkala. Dokumen-dokumen ini nantinya akan mengikuti suatu alur proses kerja yang telah ditentukan. Dokumen akan terkirim kepada penilai 1 dan kemudian penilai 2, alur proses dari dokumen-dokumen ini secara transparan dapat diamati dan dilihat oleh seluruh karyawan yang terlibat dalam proses tersebut. Adapun keuntungan yang dapat diperoleh dari program SKI ialah seluruh dokumen dapat diamati oleh setiap karyawan sehingga setiap karyawan dapat melihat kegiatan penyusunan dokumen-dokumen bawahan atau atasannya. Keuntungan lainnya adalah secara transparan dapat diamati dan dilihat oleh seluruh karyawan yang terlibat dalam proses tersebut.

8 Kemudian untuk pengguna dari bidang SDM dapat melakukan proses pencarian data karyawan dengan cepat, mudah dan dapat mencetak dokumen SKI atau NKI karyawan yang diinginkan. Aplikasi SKI online juga menawarkan sebuah keamanan bagi pengguna yaitu berupa jaminan keamanan dokumen dengan pembatasan/ personalisasi akses untuk setiap pengguna aplikasi. Hal ini dimungkinkan dengan penggunaan 8rivil operasi Windows 2000 Server (metoda NTFS Network File System) dan DataBase Server menggunakan Oracle 8.0. Disamping itu, tidak semua pengguna dapat mengupdate isi dokumen-dokumen aplikasi SKI Online, kecuali administrator. Administrator memiliki 8rivilege yang tertinggi dalam aplikasi ini. Terdapat beberapa fasilitas internet yang disediakan TELKOM untuk karyawannya sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan karyawan yaitu : 1. News, yaitu fasilitas yang berisi tentang informasi teknologi, telekomunikasi, bisnis, ekonomi/ umum, info pendidikan, iklan dan sebagainya. 2. Link, yaitu fasilitas yang 8riv menghubungkan antara unit bisnis PT TELKOM di satu tempat dengan unit bisnis PT TELKOM di tempat lain di seluruh Indonesia. 3. Product, yaitu fasilitas yang dapat memberikan informasi tentang produk PT TELKOM dan Telkomsel seperti telepon, TelkomFlexi, Telkom Teleconference, Kartu Halo, Telkomsel Siaga dan lain-lain. 4. FAQ (Forum Ask Question) dimana dengan fasilitas ini para pegawai dapat saling bertanya-jawab tentang ilmu pengetahuan, kepegawaian, keuangan, 8rivi, ekonomi, pendidikan atau masalahmasalah yang berkaitan dengan pekerjaan di setiap unit bisnis dan lain-lain. 5. Helpdesk, fasilitas yang dapat membantu memberikan informasi yang dibutuhkan. 6. KA301, yang ditujukan untuk menampung pengaduan yang terkait dengan isu berkenaan akuntansi, pelayanan kepegawaian dan lain-

9 lain. 7. Greetings, fasilitas bertegur sapa dengan teman-teman di tempat lain melalui internet. Untuk mengevaluasi dan memperbaiki kualitas layanan online, Zeithaml (dalam Swa, 2006 : 35) telah mengidentifikasi tujuh dimensi kualitas layanan online yaitu: 1. Efisiensi, yaitu kemampuan pelanggan untuk mengakses website, mencari produk yang diinginkan dan informasi yang berkaitan dengan produk tersebut, dan meninggalkan situs bersangkutan dengan upaya minimal. 2. Reliabilitas, berkenaan dengan fungionalitas teknis situs bersangkutan, khususnya sejauh mana situs tersebut tersedia dan berfungsi sebagaimana mestinya. 3. Fulfillment, mencakup akurasi janji layanan, ketersediaan stock produk, dan pengiriman produk sesuai dengan waktu yang dijanjikan. 4. Privasi, berupa jaminan bahwa data perilaku berbelanja tidak akan diberikan kepada pihak lain manapun dan bahwa informasi kartu kredit pelanggan terjamin keamanannya. 5. Daya tanggap (responsiveness), merupakan kemampuan layanan online untuk memberikan informasi yang tepat kepada pelanggan sewaktu timbul masalah, memiliki mekanisme untuk menangani pengembalian produk dan menyediakan garansi online. 6. Kompensasi, meliputi pengembalian uang, biaya pengiriman, dan biaya penanganan produk. 7. Kontak (contact), mencerminkan kebutuhan pelanggan untuk 9riv berbicara dengan staf layanan pelanggan secara online atau melalui telepon (dan bukan berkomunikasi dengan mesin).

10

11 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk menerapkan sistem informasi manajemen yang disebut dengan SAP R/3. SAP R/3 merupakan sebuah 11rivil informasi manajemen yang dipakai oleh TELKOM dan berfungsi untuk memberikan atau sumber informasi bagi pengguna baik yang berstatus manajer maupun non manajer. Selain dengan menggunakan program SAP R/3, TELKOM juga menggunakan layanan online untuk memudahkan karyawan dalam mengakses secara online seperti SKI online. Sistem informasi manajemen TELKOM memberikan dampak yang baik terutama dalam transparasi penyusunan dokumen yang dapat diamati dan dilihat oleh seluruh karyawan bawahan maupun atasan. Kemudian untuk pengguna dari bidang SDM dapat melakukan proses pencarian data karyawan dengan cepat, mudah dan dapat mencetak dokumen karyawan yang diinginkan. Dengan begitu sistem informasi manajemen TELKOM terlihat sudah sangat baik dalam pengoperasiannya. 4.2 Saran Adanya keamanan bagi pengguna yaitu berupa jaminan keamanan dokumen dengan pembatasan/ personalisasi akses untuk setiap pengguna aplikasi SAP R/3 ataupun aplikasi SKI. Sehingga tidak semua pengguna dapat mengupdate isi dokumen-dokumen aplikasi SKI Online, kecuali administrator. Administrator memiliki 11rivilege yang tertinggi dalam aplikasi ini. Walaupun keamanan tersebut sudah diterapkan, tetapi TELKOM harus lebih efektif dalam penerapannya.

12 DAFTAR PUSTAKA Davis. B Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Pustaka Binaman Pressindo: Jakarta McLeod R Sistem Informasi Manajemen edisi ketujuh. Prenhallindo : Jakarta. Susanto A Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangan edisi kedua.lingga Jaya : Bandung Sutanta E Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu: Yogyakarta.