DESAIN SISTEM I. PENGERTIAN DESAIN SISTEM II. TAHAPAN DAN PROSES DESAIN

Transkripsi

1 DESAIN SISTEM I. PENGERTIAN DESAIN SISTEM Desain system adalah prses pengembangan spesifikasi system baru berdasarkan rekmendasi hasil analisis system.dalm tahap desain,tim kerja desain harus merancang dalam berebagai kertas kerja mengenai spesifikasi yang dimaksud.kertas kerja dimaksud memuat berbagai uraian mengenai input,prses,dan utput dari system yang diusulkan. II. TAHAPAN DAN PROSES DESAIN Desain system dilaksanakan dalam 2 tahap,yaitu tahap desain pendahuluan atau desain knseptual dan tahap desain fisik atau desain rinci.tahap desain pendahuluan atau knseptual dilakukan dengan tujuan untuk menentukan berbagai alternatif pemenuhan kebutuhan pengguna system.sedangkan tahap desain fisik atau rinci dilakukan dengan tujuan untuk menerjemahkan kebutuhan kebutuhan pengguna sistrm yang tertuang dalam desain knseptual.ke dalam rumusan terinci. A. Desain Pendahuluan atau Desain Knseptual Dalam desain pendahuluan ini tim kerja menyusun paket dkumentasi yang merumuskan ruang lingkup,persyaratan system,persyaratan sumberdaya yang diperlukan dalam system yang diusulkan. 1. Rumusan Ruang Lingkup Pendefinisian ruang lingkup ini pada umumnya dilaksanakan dengan jalan menetapkan kembali lingkup slusi alternative yang dipilih manajemen sesuai denga rekmendasi yang telah dihasilkan dalam tahap analisis system.dalam tahap desain,tim kerja mendefenisikan ruang lingkup dengan tujuan mendesain system baru.tim kerja menetapkan batas-batas sistemdengan jalan mempelajari hubungan atau keterkaitan antara system lama dengan system yang baru berikut lingkungan yang mempengaruhinya.dengan demikian,bilamana dalam beberpa hal sebagian batas dari system lama lebih praktis diterapkan daripada system yang baru,maka akan lebihj efektif dan efisien jika batas-batas bersangkutan diterapkan pada system baru. 2. Persyaratan sistem Aspek Sistem Bentuk Tampilan Hal Yang Harus Diperhitungkan Output Lapran atau display terminal Nama dan nmr Muatan infrmasi Bentuk Lapran Frekuensi Penyajian

2 Unsur Data Manual atau dalam bentuk recrd Pihak yang menerima Nama dan Nmr Media penyimpanan Muatan Data Metde pembuatan data Input Prses penglahan Kebijakan a. P ersyaratan Output Tim kerja pertama harus menentukan utput yang harus dihasilkan system.dua hal yang harus diperhatikan dalam penentuan utput ini adalah muatan infrmasi dari utput,bentuk utput. Muatan Infrmasi.Seperti sudah diketahui,suatu system diusulkan dengan tujuan untuk: Memenuhi kebutuhan akan infrmasi baru yang tidak dapat dipenuhi leh system yang lama. Memecahkan persalan yang terdapat pada system lama. Untuk menerapkan teknlgi baru Bentuk Infrmasi.Untuk menentukan bentuk infrmasi,tim kerja desain harus memiliki pengetahuan mengenai bagaimana infrmasi itu harus disajikan kepada penggunanya.penyajian ini bias dilakukan dalam bentuk : Rutin dalam bentuk lapran rutin yang tercetak. Rutin dalam bentuk display pada layer mnitr cmputer Tidak diperelukan rutindalam bentuk tercetak maupun display,tetapi harus tersedia setiap saat. Untuk infrmasi rutin,tim kerja harus memperleh penjelasan mengenai frekuensi penyajian lapran tersebut.sedangkan untuk lapran yang diperlukan sewaktu-waktu(tidak rutin),berarti system tidak perlu membuat lapran itu secara peridic. Dkumen atau entry data secara langsung Dalam bentuk prsedur dan prgram kmputer Ditetapkan leh manajemen Nama dan Nmr dkumen Pihak yang membuat Estimasi vlume input Metde knversi data Sumber data Output yang dihasilkan Pengendalian intern Apakah system baru memerlukan kebijakan khusus?

3 b. Persyaratan Prses Penglahan Data Dalam desain pendahuluan tim kerja harus memperleh pemahaman mengenai prses penglahan data yang diperlukan leh system yang baru.prses tersebut bias dilaksanakan dengan menggunakan cmputer,manual,ataupun dengan kmbinasi keduanya.di lain hal tim desaian juga dapat menggunakan teknik bagan alir dengan tujuan memperlh pemahaman mengenai alur pelaksanaan langkah demi langkah. c. Persyaratan Unsur Data Dalam tahap analisis sitem,tim kerja telah mengembangkan mdelmdel data.mereka mengembangkan mdel-mde data denga lebih rinci dan mungkin menambah beberapa entitasdata itu dijelaskan. d. Persyaratan Input Input suatu system merupakan sumber data yang termuat dalam filefile system.input pada umumnya berbentuk dkumen-dkumen (surce dcument).dkumen-dkumen ini memuat data mengenai berbagai transaksi yang dilakukan leh perusahaan,baik dengan pihak eksternal maupun internal. e. Kebijakan Manajemen Kebijakan ini bertujuan agar prses penglahan data system dapat dilaksanakan dengan tertibdan efisien.bahkan bila perlu perusahaaan juga dapat membuat kebijakan khusus,manajemen harus mengetahui dan memahami terlebih dahulu agar dapat memeperhitungkan dampaknya terhadap efektifitas kerja karyawan. 3. Menentukan Sumber Daya Sistem Tim kerja desain harus memperhitungkan jumlah dana yang diperlukan untuk menerapkan dan mengperasikan system.perhitungan ini mencakup aspek-aspek: Perngkat lunak dan keras yang diperlukan untuk mengperasikan system yang baru, Biaya pengembangan system hingga selesai berikut jadwal penyelesaiannya, Estimasi biaya peperasian setelah system selesai diimplementasikan, Evaluasi berikutnya terhada biaya dan manfaat system. Perangkat Lunak Perangkat Lunak adalah seperangkat prgram yang berfungsi sebagai pengendali kegiatan yang dilaksanakan leh cmputer.jika tim desain sudah

4 menentukan karakteristik system,mereka bias memilih salah satu dari sekian banyak alternative pengadaan perangkat luinak,yaitu: Mengembangkan sendiri Membeli dari perusahaan perangkat lunak Membeli dari prdusen cmputer Membeli dari kelmpk pengguna Selanjutnya masing-masing alternative bias saling diperbandingkan antara satu dengan yang lainnya dimana nantinya dipilih alternative yang paling ptimal. Perangkat Keras Perangkat keras (hardware) dibutuhkan dalam system baru apabila : 1. Sistem baru mengandung teknlgi yang baru dan berbeda dengan system lama, 2. Kapasitas system lama sudah tidak mammpu untuk menangani kegiatan yang ada. Perbandingan Beberapa Aspek dalam Pilihan Membuat Sendiri atau Membeli Prgram Aspek Yang dikembangkan Penyesuaian yang diperlukan Jangka waktu pemasangan Kualitas buku petunjuk (instructin manual) Kesediaan pengguna untuk menerima prgram Biaya pemasangan Membuat Sendiri Tidak perlu penyesuian Bulanan sampai tahunan Karena adanya kendala waktu biasanya tidak sempat membuat dkumentasi atau buku petunjuk. Pengguana akan lebih mudah menerima,karena prgram dibuat sangat sesuai dengan kebutuhan pengguna Tinggi,karena semua biaya pengembangan diserap hanya untuk satu system saja Membeli Mungkin diperlukan penyesuaian agar perangkat lunak bias diterima pengguna. Mingguan sampai bulanan Buku petunjuk dapat dibaca dan dipelajari sebelum membeli Pengguna harus menyesuaikan diri dengan persyaratanpersyaratan yang melekat pada paket perangkat lunak Lebih murah,karena biaya pengembangan diserap leh banyak system

5 Alternatif yang dapat dipilih sebagai berikut: Membeli Sewa atau leasing Lewat perusahaan jasa penglahan data Penglahan data dengan remte batch Timesharing Sumber Daya Eknmi Setelah menentukan perangkat keras dan perangkat lunak,yimkerja desain meneruskan dengan mengestimasi biaya system tersebut.hal yang dianggap penting dalam mengestimasi biaya: 1. Biaya.Biaya untuk system cmputer meliputi biaya awal dan biaya perasi tahunan.biaya awal meliputi biaya perangkat keras,perangkat lunak cmputer,biaya lkasi cmputer,serta biaya awal lainnya.sedangkan biaya perasinal tahunan meliputi gaji karyawan departemen system infrmasi manajemen,pemeliharaan perangkat keras dan lunak,perlengkapan cmputer dan listrik. 2. Manfaat.Manfaat dapat diperhitungkan dengan memperhatikan karakteristik system.manfaat yang mudah diperhitungkan pada umumnya adalah manfaat yang kuantitasnya suadah banyak tersedia dalam system infrmasi akuntansi perusahaan.jenis manfaat tersebut diantaranya: Penurunan biaya gaji karyawan(karena jumlah karyawan berkurang) Penurunan biaya penellaan persediaan(karema persediaan lebih efisien) Menurunnya biaya bunga Sedankan manfaat yang sulit diperhitungkan kuantitasnya adalah manfaat yang dipetik dari adanya layanan yang lebih baik kepada pelanggan serta manfaat yang diperlah karena lapran yang lebih efektif kepada manajemen. 3. Lapran Kepada Manajemen Mengenai Desain Pendahuluan Bilamana desain pendahuluan sudah dirampungkan,tim kerja desain menyusun lapran kepada kmisi pengawas dan manajemen.lapran ini bertujuan untuk : 1. memberikan pedman bagi desain fisik 2. menjelaskan bagaimana desain yang telah disusun itu dapat memenuhi kebutuhan manajemen, 3. membantu kmisi pengawas dalam menilai kelayakan sistem Lapran ini terdiri dari dua bagian yaitu ikhtisar eksekutif dan uraian rinci.lapran tersebut selanjutnya disampaikan langsung langsung atau secara

6 lisan melalui presentasi kepada kmisi pengawas dan manajemen puncak. B. DESAIN FISIK ATAU DESAIN RINCI Adalah penerjemahan persyaratan system infrmasi akuntansi yang masih dalam bahasa umum (knseptual) ke dalam spesifikasi rinci sehingga dapat dipergunakan untuk penyusunan kde dan pengujian prgram kmputer. Dalam penyusunan desain fisik atau desain rinci tim kerja menyusun semacam skenari tentang bagaimana desain knseptual sistem infrmasi diterapkan. Dibutuhkan skema dalam melakukan tahap desain fisik sebagai berikut. Langkah-langkah dalam Tahap Desain Fisik Desain Knseptual Tahap Desain Fisik Desain Output Desain File dan Database Desain Input Desain Prgram Desain Prsedur

7 Desain Output Adalah menentukan sifat frmat muatan dan saat penyajian atau penggunaan lapran pada layar mnitr kmputer. Dalam kegiatan desain utput tim kerja harus menentukan bagaimana tampilan utput pada layar mnitr maupun pada saat dicetak pada kertas. Beberapa pertimbangan yang diperlukan dalam upaya mendesain utput antara lain: Penggunaan. Siapa dan kenapa mereka menggunakan serta apa yang dapat mereka perleh dari utput Media yang digunakan. Dengan media apa utput disampaikan. Kertas, mnitr, suara, disket, atau knfigurasi dengan media lain. Frmat. Dengan frmat apa media dapat utput dapat sampai di tangan pengguna dengan efektif. Frmulir pracetak. Apakah kertas-kertas yang akan digunakan sebagai media penyajian utput perlu dicetak terlebih dahulu. Lkasi. Kemana utput akan dikirimkan. Waktu. Bagaimana frekuensi penyajian utput. Akses. Siapa user yang dapat menerima utput. Rincian. Sampai seberapa jauh tingkat kerincian utput yang diperlukan. Output pada umumnya dapat dikelmpkkan ke dalam beberapa kategri berikut ini. Lapran berkala. Output ini memilii frmat yang telah diterapkan terlebih dahulu dan dipersiapkan secara berkala. Analsis khusus. Output ini tidak memiliki frmat yang pasti dan tidak disajikan secara berkala. Output ini dibuat untuk mengevaluasi masalah tertentu. Lapran untuk memenuhi permintaan. Output ini memiliki muatan yang baku, tetapi hanya digunakan untuk memenuhi permintaan.

8 Desain File dan Database File dan database memuat data yang dilah dan ditampilkan pada lapran tercetak, pada layar mnitr, maupun dalam bentuk dkumen. Beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam desain File dan Database antara lain sebagai berikut: Media yang digunakan. Apakah data harus disimpan pada media penyimpanan. Metde akses. Metde akses apa yang harus digunakan? Sequensial, indeks, atau randm. Metde penglahan data. Metde apakah yang harus digunakan untuk menglah data? Prsedur pemeliharaan. Prsedur apa yang harus digunakan agar data dapat dikella secara efektif. Vlume data. Berapa besar vlume data yang tersimpan dalam database. Tingkat aktivitas. Berapa persen tingkat penambahan dan penghapusan data yang terjadi dalam waktu tertentu. Desain Input Terdiri dari dkumen dan media magnetik yang digunakan sebagai penampung data awal perusahaan. Beberapa hal yang dibutuhkan dalam desain input antara lain: Media yang digunakan. Media apa yang digunakan untuk menyimpan data. Sumber data. Dari mana asal data yang digunakan sistem. Frmat. Frmat yang diperlukan agar data transaksi dapat diperleh secara efisien. Vlume dan sifat data. Besar vlume yang harus dimasukkan sebagai input. Karyawan. Tingkat kemampuan yang harus dimiliki peratr.

9 Frekuensi. Bagaimana frekuensi entry data. Biaya. Upaya penghematan biaya tanpa mempengaruhi efisiensi penglahan data. Deteksi dan kreksi. Slusi kesalahan yang terjadi dengan cepat. Desain prgram Peragaan mengenai hubungan subsistem dengan subsistem lainnya atau satu prses dengan prses lainnya. Beberapa prsedur untuk mengembangkan prgram: Mdul. Penggunaan mdul prgram demi efisiensi pencapaian tujuan. Rutin. Rutin perasinal hendaknya menggunakan struktur kde dasar. Standar. Penerapan standarisasi prgram sehingga prgram tersusun secara knsisten. Prses walk-thrugh. Crss check kesalahan lgika, atau kekeliruan dalam prgram. Pendekatan tim. Pembentukan tim dalam pengerjaan prgram. Desain prsedur Semua sistem memerlukan campur tangan manusia meskipun sistem memilik teknlgi yang canggih. Prsedur dirumuskan dalam desain knseptual. Langkah-langkah prsedural. Pendekatan evaluasi pemask Kriteria evaluasi pemask Kinerja perangkat Kesesuaian perangkat keras Dukungan dari pemask

10 Ketersediaan peralatan Biaya perangkat keras Pemulihan perangkat keras Pengembangan perangkat lunak Pengadaan perangkat lunak Pengkajian persyaratan sistem Mempelajari paket prgram di pasaran Menyaring pilihan paket prgram Membandingkan pilihan paket prgram Mendiskusikan pilihan pada pengguna Melaksanakan pengujian bencmark prduct Menentukan pilihan Lapran Desain Fisik Setelah prses desain fisik terselesaikan tim kerja dapat menyusun lapran mengenai desain fisik kepada manajemen. Lapran desain fisik mempunyai kerincian lebih mendetail dari lapran desain knseptual yang menguraikan tujuan, ruang lingkup, dan peragaan pkk dari sistem yang diusulkan.

11 Tugas Sistem Infrmasi Akuntansi DESAIN SYSTEM Kelmpk: Ahmad Dahlan Zuhri ( ) Ike Kristina ( ) Muhammad Iqbal Muttaqien ( )