Halaman : 1 / 7 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara penerimaan bayaran tunai dengan menggunakan sistem e-klinik dan Receipting System* di PKU. 2.0 SKOP Meliputi penerimaan bayaran tunai perkhidmatan perubatan dan pergigian dari pelanggan dan proses imbangan tunai. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM OPR/PKU/GP13/PPSM Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara Manual SOK/KEW/GP021/AKN Garis Panduan Pengurusan Terimaan Di Kaunter SOK/KEW/GP022/AKN Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat SOK/KEW/GP002/AKN Garis Panduan Penggunaan Peti Besi/ Kabinet Besi Berkunci - Manual e-klinik 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN ID : Maklumat Diri idec : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi PA : Pejabat Am PKU : Pusat Kesihatan Universiti PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PT : Pegawai Tadbir PT(KEW) : Pembantu Tadbir(Kewangan) PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) * : Sistem Pejabat Bendahari
Halaman : 2 / 7 5.0 TANGGUNGJAWAB, PT, PT(KEW) dan PT(P/O) hendaklah memastikan prosedur ini dilaksanakan semasa proses kutipan bayaran wang tunai daripada pelanggan PKU. Jika sistem e-klinik tergendala, sila rujuk Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara Manual (OPR/PKU/GP13/PPSM). Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman : 3 / 7 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Pelanggan Sebenar 7.2 Terimaan Tunai 7.3 Lakukan Imbangan Tunai 7.4 Tamat 7.5
Halaman : 4 / 7 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Pelanggan Sebenar 7.2.1 Klik nombor panggilan pelanggan yang terdapat pada skrin Billing Queue dalam sistem e-klinik. PT/PT(KEW)/ PT(P/O)/PPP 7.2.2 Semak ID dan nombor panggilan pelanggan. 7.3 Terimaan Tunai a) Pastikan jumlah bayaran yang dicaj dan maklumkan kepada pelanggan. PT/PT(KEW)/ PT(P/O)/PPP b) Terima bayaran daripada pelanggan dengan jumlah yang mencukupi. c) Masukkan maklumat pelanggan yang diperlukan dalam Receipting System*. d) Simpan save maklumat dan cetak menggunakan Resit Rasmi Bendahari. e) Serahkan Resit Rasmi Bendahari (asal) kepada pelanggan perubatan/pergigian. Simpan salinan hijau dan serahkan salinan merah pada hari berikutnya ke pejabat Bendahari pada esok harinya. f) Verify dan send dalam sistem e-klinik (billing queue).
Halaman : 5 / 7 g) Sekiranya berlaku kesilapan pada Resit Rasmi selepas dicetak, rujuk Garis Panduan* yang dikeluarkan oleh Bendahari UPM. 7.4 Lakukan Imbangan Tunai 7.4.1 Rujuk Garis Panduan* yang dikeluarkan oleh Bendahari UPM. PT/PT(KEW)/ PT(P/O)/PPP 7.5 Tamat
Halaman : 6 / 7 8.0 REKOD KUALITI Bil 1. 2. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Pangkalan Data Billing Screen (Elektronik) UPM/PKU/KEW/R3 Penyata Harian Terimaan Wang Tunai Bayaran Perubatan & Pergigian Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTM/PPTM PTM/PPTM Server di idec, UPM Kekal PT(KEW)/PT(P/O) PT(KEW)/ PT(P/O) Kaunter Bayaran/PA 7 tahun Kuasa Melupus Naib Canselor 3. 4. 5. Bank Deposit Slip Report Imbangan kutipan Harian Salinan Simpanan Wang Tunai Salinan Resit Rasmi (Bendahari) hijau Buku Rekod Resit Rasmi PT(KEW)/PT(P/O) PT(KEW)/ PT(P/O) Kaunter Bayaran/PA 7 tahun Buku Daftar Semakan Had Maksima Wang Tunai di Kaunter Juruwang (SOK/KEW/BD002/AKN) Buku Daftar Kuasa Memegang Kunci/ Kombinasi Peti Besi (SOK/KEW/BD001/AKN) PT(KEW)/PT(P/O) PT(KEW)/ PT(P/O) Kaunter Bayaran 5 Tahun PT(KEW)/PT(P/O) PT(KEW)/ PT(P/O) Kaunter Bayaran 5 Tahun
Halaman : 7 / 7 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 02 01 PKU - 8/2011 02 02 PKU - 2/2012 Mesyuarat Pengurusan PKU bil. 5/2011 Mesyuarat Pengurusan PKU bil. 11/2011 WP 22/08/2011 WP 30/01/2012