DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan Cuti Separuh Gaji (CSG), Cuti Tanpa Gaji (CTG) dan permohonan lanjutan daripada bercuti separuh gaji dan tanpa gaji staf berjawatan tetap. 2.0 SKOP Arahan Kerja ini meliputi permohonan, penerimaan, pengurusan dan kelulusan CSG dan CTG termasuk permohonan pelanjutan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Perintah Am Bab C Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2009 Tajuk Dokumen Cuti Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Kesan Keatas Perkhidmatan Bagi Pegawai Yang Diluluskan Cuti Bergaji Penuh/Cuti Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji - E-Panduan Kemudahan Cuti

2 Halaman: 2/ TERMINOLOGI/SINGKATAN CSG : Cuti Separuh Gaji CTG : Cuti Tanpa Gaji Lanjutan : Permohonan Melanjutkan Tempoh Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji e-ihrams : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) e-cuti : Sistem Pengurusan Cuti Staf NC : Naib Canselor PEND : Pejabat Pendaftar KB : Ketua Bahagian KS : Ketua Seksyen KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab KJ : Ketua Jabatan PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab) PTJ : Pusat Tanggungjawab PL : Pegawai Pelulus PS : Pegawai Penyokong PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar PYM : Pegawai yang Melaksana Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains

3 Halaman: 3/ TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.

4 Halaman: 4/ CARTA ALIR 7.6 Maklum Permohonan Tidak Disokong Mula Isi Borang Permohonan 7.1 Terima Borang Permohonan Semak Borang Permohonan Tidak Dapat Sokongan KPTJ/KJ? Ya A Perlu Lanjutan? Tidak Isi Borang Permohonan (Lanjutan) Hantar Borang Permohonan Ya Semak Borang Permohonan 7.19 Tidak Majukan Permohonan ke Pejabat 7.7 Pendaftar 7.20 Tidak 7.21 Dapat Sokongan Maklum Permohonan Tidak KPTJ/KJ? Disokong dan Lapor Diri Laksana Pemantauan Ya Majukan Permohonan Ke Pejabat Tidak 7.9 Pendaftar 7.22 Layak? Semak Baki Kelayakan 7.23 Ya Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu Tidak 7.12 Masih Ada Tidak 7.11 Baki? Lapor Diri Bertugas Maklum Permohonan Lulus? Ya Tidak Lulus Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.26 Ya Maklum Permohonan Lulus 7.13 Tidak Lulus? Maklum Permohonan Tidak Lulus dan Lapor Diri Pemohon Memulakan Cuti 7.14 Ya Maklum Permohonan Lulus 7.29 A Lapor Diri Bertugas 7.16 Pemohon Melanjutkan CSG/CTG 7.30 Kemaskini Rekod 7.31 Tamat 7.32

5 Halaman: 5/ PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Isi Borang Permohonan Cetak borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/Lanjutan) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar Isi borang, sertakan dokumen lengkap dan hantar kepada PYM. Rujuk: Perintah Am Bab C; E-Panduan Kemudahan Cuti 7.3 Terima Borang Permohonan Terima borang permohonan Kemukakan permohonan tiga (3) minggu sebelum tarikh memulakan CSG/CTG/ Lanjutan Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh dinyatakan pada Semak Borang Permohonan Semak borang permohonan CSG yang disertakan surat perakuan oleh Pegawai Perubatan. PYM Pemohon/PT PTJ/PYM Semak borang permohonan CTG yang disertakan dokumen sokongan (jika perlu).

6 Halaman: 6/ Dapat Sokongan KPTJ/KJ? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Maklum Permohonan Tidak Disokong Hantar salinan borang permohonan jika tidak mendapat sokongan KPTJ/KJ kepada pemohon Masukkan borang permohonan asal ke dalam Fail Cuti Staf. 7.7 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar Majukan borang permohonan yang telah lengkap beserta dokumen sokongan yang disokong oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar Semak syarat dan kelayakan pemohon. Rujuk: Perintah Am Bab C; E-Panduan Kemudahan Cuti 7.8 Laksana Pemantauan Pantau rekod kelayakan CSG yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah maksimum kelayakan seratus lapan puluh (180) hari sepanjang tempoh perkhidmatan. KPTJ/KJ/PS/PL/ PYM Pemohon/ PYM PT / Pantau rekod kelayakan CTG yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah maksimum kelayakan tiga ratus enam puluh (360) hari sepanjang tempoh perkhidmatan. PT /

7 Halaman: 7/ Layak? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.11 Lulus? Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar) Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 7.12 dan Maklum Permohonan Tidak Lulus Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklumkan permohonan tidak diluluskan Ikut langkah Maklum Permohonan Lulus Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan telah lulus Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji CSG atau pemberhentian gaji yang melibatkan CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima. PT / NC/Pendaftar/ PT/ PT(P/O) PT (P/0) Rekod maklumat pemohon serta tarikh CSG/CTG ke dalam Sistem e-ihrams. PT (P/0)

8 Halaman: 8/ Pemohon Memulakan Cuti Ambil CSG/CTG mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan Perlu Lanjutan? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 7.16 dan Lapor Diri Bertugas Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar Sedia Penyata Perubahan Pendapatan seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima Isi Borang Permohonan (Lanjutan) Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar jika hendak melanjutkan CSG/CTG. Pemohon Pemohon/PT PTJ/PYM Pemohon/KPTJ/ KJ/PTPTJ/PYM Kemuka permohonan lanjutan tiga (3) minggu sebelum tarikh hendak melanjutkan CSG/CTG. Pemohon

9 Halaman: 9/ Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh dinyatakan pada Hantar Borang Permohonan Hantar borang permohonan yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ Hantar borang permohonan yang lengkap beserta dokumen sokongan melalui e-mel/ faksimili/pos ke PTJ jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri, untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ Semak Borang Permohonan Semak borang permohonan lanjutan CSG/CTG yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ Dapat Sokongan KPTJ/KJ? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 7.21 dan Maklum Permohonan Tidak Disokong dan Lapor Diri Hantar salinan borang permohonan (e-mel/ faksimili/pos jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri) kepada pemohon jika tidak mendapat sokongan KPTJ/KJ. KPTJ/KJ/PS/PL/ PYM Pemohon/ Lapor diri bertugas di PTJ. Pemohon/

10 Halaman: 10/ Masukkan borang permohonan asal ke dalam Fail Cuti Staf Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar Majukan borang permohonan lengkap beserta dokumen sokongan untuk melanjutkan CSG/CTG yang telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar Semak syarat dan kelayakan pemohon. Rujuk: Perintah Am Bab C; E-Panduan Kemudahan Cuti 7.23 Semak Baki Kelayakan Buat penyemakan melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-ihrams jumlah pengambilan CSG/CTG yang pernah diluluskan Semak baki kelayakan yang boleh di ambil supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya Masih Ada Baki? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 7.25 dan Lapor Diri Bertugas PYM Pemohon/ /PYM Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).

11 Halaman: 11/ Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar Sedia Penyata Perubahan Pendapatan seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar) Lulus? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 7.28 dan Maklum Permohonan Tidak Lulus dan Lapor Diri Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklumkan permohonan melanjutkan CSG/CTG tidak diluluskan oleh Kuasa Tertentu Jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri maklumkan melalui e-mel/telefon/ faksimili/pos kepada pemohon untuk maklumkan permohonan tidak dilulus oleh Kuasa Tertentu. Pemohon/KPTJ/ KJ/PTPTJ/PYM NC/Pendaftar/ PT/ PT(P/O) Pemohon/ /PYM /PYM

12 Halaman: 12/ Lapor diri bertugas di PTJ Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang lapor diri diterima Maklum Permohonan Lulus Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk memaklumkan permohonan melanjutkan CSG/CTG telah diluluskan oleh Kuasa Tertentu Sediakan Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji CSG atau pemberhentian gaji yang melibatkan CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh permohonan yang telah diluluskan diterima Rekod maklumat pemohon serta tarikh CSG/CTG ke dalam Sistem e-ihrams 7.30 Pemohon Melanjutkan CSG/CTG Lanjut CSG/CTG mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan Kemaskini Rekod Masuk ke dalam Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan: borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan); surat rasmi kelulusan CSG/CTG; PT/PT (P/0) PT (P/0) Pemohon PYM/

13 Halaman: 13/ Tamat. borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan); dan Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke dalam Fail Cuti Staf di PTJ dan di Fail Pegawai Pejabat Pendaftar.

14 Halaman: 14/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(No. Staf) Fail Pegawai SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap Surat perakuan ahli keluarga terdekat sakit oleh Pegawai Perubatan Surat permohonan rasmi kelulusan Kuasa Tertentu Surat rasmi memaklumkan kelulusan Kuasa Tertentu Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap. SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji) yang lengkap Surat rasmi kelulusan permohonan melanjutkan CSG/CTG 2. UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap Surat perakuan ahli keluarga terdekat sakit oleh Pegawai Perubatan Surat permohonan rasmi kelulusan Kuasa Tertentu Surat rasmi memaklumkan kelulusan Kuasa Tertentu Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap. Tanggungjawab Menyelenggara Seksyen Pengurusan Rekod dan Data PYM Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar Sepanjang tempoh perkhidmatan PTJ Sepanjang tempoh perkhidmatan Kuasa Melupus Pendaftar Arkib PTJ

15 Halaman: 15/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji) yang lengkap Surat rasmi kelulusan permohonan melanjutkan CSG/CTG Penyata cuti sebelum dan selepas Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan yang telah disemak dan disahkan 3. e-ihrams Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Keseluruhan SOK (BUM) 3/2011 SOK (BUM) 3/2012 Tanggungjawab Menyelenggara Pegawai Teknologi Maklumat idec Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu pensijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke-231 Tempat dan Tempoh Simpanan idec Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Kuasa Melupus Disahkan Oleh Tarikh Kuat kuasa WP 15/02/2011 WP 08/08/2011 WP 09/05/2012