OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK01/PELEKAT ARAHAN KERJA PERMOHONAN PELEKAT KENDERAAN

Transkripsi

1 Halaman: 1 / TUJUAN 2.0 SKOP Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan proses permohonan pelekat kenderaan UPM dilaksanakan. Skop Arahan Kerja ini merangkumi proses permohonan pelekat kenderaan untuk Pelajar, Staf, Agensi Luar dan Orang Kurang Upaya oleh Bahagian Keselamatan UPM. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti - Akta Universiti dan Kolej Universiti Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Lalu Lintas Jalan) Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia - Minit Mesyuarat Pengurusan - Pekeliling Bahagian Keselamatan - Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia UPM/OPR/BKU/AT01/SOP Arahan Tetap Operasi (S.O.P) 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : PYM - Pegawai Yang Meluluskan - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) SPK - Sistem Pelekat PKU - Pusat Kesihatan Universiti Pemohon - Staf / Pelajar /Agensi Luar/ Orang Kurang Upaya PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab 5.0 TANGGUNGJAWAB PYM,, PYB dan Pemohon yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan Arahan Kerja Permohonan Pelekat ini dilaksanakan.

2 Halaman: 2 / CARTA ALIR Mula 7.1 Terima dan Semak Borang 7.2 Tidak Lengkap? 7.3 Ya Kelulusan Lulus Ya Masukkan data 7.6 Sedia Pelekat 7.7 Semak Pelekat 7.8 Tidak Tidak Lengkap? 7.9 Ya Serah Pelekat 7.10 Failkan Borang 7.11 Tamat 7.12

3 Halaman: 3 / PROSES TERPERINCI 7.1 Mula 7.2 Terima Dan Semak Borang Butir-butir yang perlu disemak adalah seperti berikut : (a) Permohonan Pelekat Pelajar : (i) Salinan Kad Matrik (ii) Salinan lesen memandu yang sah (iii) Salinan geran kenderaan (iv) Surat pengesahan kebenaran menggunakan kenderaan dari tuan punya kenderaan sekiranya kenderaan bukan kepunyaan pelajar berkenaan. (b) Permohonan Pelekat Pelajar : (Bagi Pelajar Tahun Akhir) (i) Salinan Kad Matrik (ii) Salinan lesen memandu yang sah (iii) Salinan geran kenderaan (iv) Surat pengesahan kebenaran menggunakan kenderaan dari tuan punya kenderaan sekiranya kenderaan bukan kepunyaan pelajar berkenaan. (v) Surat pengesahan pengajian tahun akhir. (c) Permohonan Pelekat Orang Kurang Upaya: (i) Salinan Kad Matrik atau Kad Staf atau Kad Pengenalan (ii) Salinan lesen memandu yang sah (iii) Surat pengesahan kebenaran menggunakan kenderaan dari tuan punya kenderaan sekiranya kenderaan bukan kepunyaan pelajar berkenaan (Pelajar sahaja) (v) Surat pengesahan dari doktor (Pusat Kesihatan Universiti UPM atau Hospital). (d) Permohonan Pelekat Staf / Agensi Luar : (i) Borang permohonan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan atau Pegawai Tadbir atau Pengetua atau Pegawai Yang Dipertanggungjawabkan.

4 Halaman: 4 / Sekiranya pelekat kenderaan hilang atau rosak dan pemohon ingin memohon pelekat kenderaan gantian, pemohon perlu mengisi borang-borang seperti berikut:- Pemohon (a) Borang Laporan Kehilangan / Kerosakan (OPR/BKU/BR01/HR). (b) Borang Permohonan Pelekat Pelajar (OPR/BKU/BR01/PELEKAT/02) ATAU (c) Borang Permohonan Pelekat kenderaan Orang Kurang Upaya (OPR/BKU/BR01/PELEKAT/04) ATAU (d) Borang Permohonan Pelekat Staf UPM (OPR/BKU/BR01/PELEKAT/01 ATAU (e) Borang Permohanan Pelekat Agensi Luar (OPR/BKU/BR01/PELEKAT/ Permohonan pelekat kenderaan tersebut perlu dilampirkan dokumen-dokumen seperti dipara Pemohon 7.3 Lengkap? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Kelulusan PYM akan membuat penilaian sama ada meluluskan atau tidak meluluskan permohonan tersebut. PYM 7.5 Lulus? Jika ya, ikut langkah Jika tidak ikut langkah Masukkan Data Dalam SPK Data permohonan pelekat kenderaan dimasukkan ke dalam SPK 7.7 Sedia Pelekat Catatkan nombor siri pelekat kenderaan di atas borang permohonan yang telah diluluskan dan dicatatkan nombor pendaftaran kenderaan permohonan di atas pelekat kenderaan.

5 Halaman: 5 / Semak Pelekat Semak butir-butir yang tercatat pada pelekat kenderaan tersebut adalah lengkap dan betul seperti nombor siri, nombor pendaftaran kenderaan dan juga jenis pelekat sama ada motorsikal atau kereta dan sama ada staf, pelajar, Agensi Luar atau Orang Kurang Upaya. 7.9 Lengkap? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Serah Pelekat Serah pelekat kenderaan kepada pemohon Bagi pelajar yang menerima pelekat kenderaan akan diberikan juga kad pemilik kenderaan dan direkodkan di dalam Senarai Semakan Kad Pemilik (OPR/BKU/SS01/K-KENDERAAN) Failkan Borang Failkan borang permohonan yang telah diluluskan ke dalam fail Borang Permohonan Pelekat mengikut klasifikasi borang Rekodkan jumlah pengedaran pelekat kenderaan ke dalam Log Pengedaran Pelekat Tamat

6 Halaman: 6 / REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1 UPM/BKU/PELEKAT 01 Pelekat Staf UPM PYB Kaunter Borang Permohonan Pelekat Staf UPM (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 01) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat 2 UPM/BKU/PELEKAT 02 Pelekat Pelajar Borang Permohonan Pelekat Pelajar (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 02) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat Senarai Semakan Kad Pemilik (OPR/BKU/SS01/K-KENDERAAN) 3 UPM/BKU/PELEKAT 03 Pelekat Agensi Luar PYB Kaunter PYB Kaunter Borang Permohonan Pelekat Agensi Luar (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 03) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat

7 Halaman: 7 / 7 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 4 UPM/BKU/PELEKAT 04 Pelekat Orang Kurang Upaya Borang Permohonan Pelekat Orang Kurang Upaya (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 04) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat Senarai Semakan Kad Pemilik (OPR/BKU/SS01/K-KENDERAAN) PYB Kaunter 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD / / /2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan BKU bil 3/2011 Mesyuarat Pengurusan BKU bil 4/2011 Mesyuarat Pengurusan BKU bil 1/2012 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 08/08/2011 WP 30/01/2012 WP 09/05/ /2013 MKSP Bil 1/2013 WP 30/04/ /2014 MKSP Bil 1/2014 WP 18/07/ /2015 MKKP Bil 2/2015 WP 15/09/2015