OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/OPR/PNC-BP/P001 PROSEDUR PENGURUSAN PERMOHONAN KE LUAR NEGARA

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan permohonan ke luar negara. Prosedur ini melibatkan penerimaan dan semakan permohonan bagi mendapatkan kelulusan Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi/Naib Canselor untuk ke luar negara. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor / Kod Rujukan MS ISO 9001:2008 Tajuk Dokumen Quality Management Systems Requirement Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 1990 (Peraturan Mengenai Penyertaan PegawaiPegawai Untuk Menjalankan Tugas di Luar Negeri) Surat Pekeliling Bil. 11 Tahun 1995 Perbendaharaan Panduan Lawatan ke Luar Negeri Kerana Perolehan Kerajaan Pindaan Pertama Surat Pekeliling Bil. 11 Tahun 1995 Perbendaharaan Panduan Lawatan ke Luar Negeri Kerana Perolehan Kerajaan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2008 (Penurunan Kuasa Perbendaharaan Kepada Pegawai Pengawal Bagi Meluluskan Perjalanan Atas Tugas Rasmi ke Luar Negara) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2008 (Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat) Manual Pengguna Sistem Permohonan Ke Luar Negara

2 Halaman: 2/ TERMINOLOGI / SINGKATAN EDMS : Electronic Document Management System KJ : Ketua Jabatan KP : Ketua Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor KSU KPT : Ketua Setiausaha, Kementerian Pengajian Tinggi NC : Naib Canselor PAP : Pembantu Am Pejabat Pegawai : Pemohon selain TNC PNC : Pejabat Naib Canselor PP : Penolong Pendaftar PTJ : Pusat Tanggungjawab PTPO : Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) SPLN : Sistem Permohonan Ke Luar Negara TNC : Timbalan Naib Canselor 5.0 TANGGUNGJAWAB NC, Ketua PTJ dan KP bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi semasa pengurusan permohonan ke luar negara dibuat. Sesiapa yang terlibat di dalam pelaksanaan proses permohonan ke luar negara bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/ CARTA ALIR 7.1 Mula 7.2 Pegawai UPM Kampus Serdang/ Pusat Sains Marin, Port Dickson? 7.12 Buat Permohonan Ke Luar Negara Melalui Borang (SOK/KEW/BRO35/BYR) 7.3 Buat Permohonan Ke Luar Negara Melalui SPLN 7.13 Terima Permohonan Ke Luar Negara (Borang) 7.4 Semak Permohonan Ke Luar Negara (SPLN) 7.5 Lengkap? 7.14 Semak Permohonan Ke Luar Negara (Borang) 7.6 Tugas Rasmi? 7.15 Lengkap? 7.7 Sahkan Peruntukan/ Perbelanjaan 7.8 Sah? 7.9 NC? 7.10 Sokongan KJ (Naib Canselor)/ Perakuan Ketua PTJ 7.11 Disokong/ Diperakukan? 7.16 Dapatkan Kelulusan KSU KPT/NC 7.17 Maklum Keputusan Kepada Pemohon 7.18 Tamat

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Pegawai UPM Kampus Serdang/Pusat Sains Marin, Port Dickson? Jika, ikut langkah 7.3 Jika, ikut langkah Buat permohonan Ke Luar Negara melalui SPLN Isi permohonan melalui Sistem Permohonan Ke Luar Negara (SPLN). (Rujuk Manual dan Tutorial Pengguna dan pilih Manual Pengguna Permohonan Ke Luar Negara di Pegawai UPM Kampus Serdang 7.4 Semak Permohonan Ke Luar Negara (SPLN) Semak Permohonan Ke Luar Negara yang diterima. (Rujuk Manual dan Tutorial Pengguna dan pilih Manual Pengguna di Lengkap? Jika, ikut langkah Jika, hantar makluman kepada pemohon melalui emel dan ikut langkah Tugas Rasmi? Jika, ikut langkah 7.7. Jika, ikut langkah 7.9.

5 Halaman: 5/ Sahkan Peruntukan/Perbelanjaan Mengesahkan peruntukan sekiranya menggunakan manamana peruntukan dalam Universiti. (Rujuk Manual dan Tutorial Pengguna dan pilih Manual Pengguna Seksyen Belanjawan di Seksyen Belanjawan UPM Kampus Serdang 7.8 Sah? NC? Jika, ikut langkah 7.9. Jika, hantar makluman kepada pemohon melalui emel dan ikut langkah 7.3. Jika, hantar permohonan kepada KPT dan ikut langkah Jika, ikut langkah Sokongan KJ (Naib Canselor)/Perakuan Ketua PTJ Sokong permohonan ke luar negara TNC. (Rujuk Manual dan Tutorial Pengguna dan pilih Manual Pengguna Ketua Jabatan (Naib Canselor di Perakukan permohonan ke luar negara pegawai. (Rujuk Manual dan Tutorial Pengguna dan pilih Manual Pengguna Ketua PTJ di Sekiranya berlaku perubahan Ketua PTJ, penamaan Ketua PTJ yang baharu perlu dikemaskini. (Rujuk Manual dan Tutorial Pengguna dan pilih Manual Pengguna Kerani PTJ di NC Ketua PTJ Kerani PTJ 7.11 Disokong/Diperakukan? Jika, ikut langkah 7.16.

6 Jika, hantar makluman kepada pemohon melalui emel dan ikut langkah Halaman: 6/ Buat Permohonan Ke Luar Negara Melalui Borang (SOK/KEW/BRO35/BYR) Isi Borang Permohonan Ke Luar Negara (SOK/KEW/BR035/BYR) yang terkini samada urusan rasmi atau bukan rasmi dengan lengkap. Pegawai UPM selain Pegawai Kampus Serdang Pastikan borang permohonan lengkap diisi pada butiran berikut; Bagi Perjalanan Tugas Rasmi: 1. Butirbutir pemohon 2. Maklumat perjalanan 3. Peruntukan berserta pengesahan dari Pejabat Bendahari 4. Pengakuan pemohonan 5. Ulasan Ketua PTJ (pemegang Ketua KPT dikecualikan) 6. Dokumen sokongan penggunaan peruntukan dan dokumen lain yang berkaitan (jika berkenaan) Bagi Perjalanan Bukan Tugas Rasmi: 1. Butirbutir pemohon 2. Maklumat perjalanan 3. Pengakuan pemohonan 4. Ulasan Ketua PTJ (pemegang Ketua KPT dikecualikan) 5. Dokumen sokongan penggunaan peruntukan dan dokumen lain yang berkaitan (jika berkenaan)

7 Halaman: 7/ Terima Permohonan Ke Luar Negara (Borang) Terima Borang Permohonan Ke Luar Negara (SOK/KEW/BR035/BYR) yang terkini dan cap tarikh terima borang permohonan. Rekod/kemaskini ke dalam Electronic Document Management System (EDMS) Semak Permohonan Ke Luar Negara (Borang) Semak borang permohonan ke luar negara Lengkap? Jika, ikut langkah Jika, hantar Memo Pembetulan Borang Permohonan Ke Luar Negara (OPR/BPPNC/BR01/) dan ikut langkah Dapatkan Kelulusan KSU KPT/NC Dapatkan kelulusan daripada KSU KPT sekiranya permohonan daripada NC dan TNC. Luluskan permohonan ke luar negara pegawai yang telah diperakukan oleh Ketua PTJ. (Jika, permohonan melalui SPLN, rujuk Manual dan Tutorial Pengguna dan pilih Manual Pengguna Naib Canselor di NC 7.17 Maklum Keputusan Kepada Pemohon Jika permohonan melalui SPLN, maklumkan keputusan permohonan kepada pemohon melalui emel dalam tempoh 14 hari selepas menerima permohonan lengkap. Jika permohonan secara manual, maklumkan keputusan permohonan kepada pemohon dengan mengembalikan borang asal dalam tempoh 7 hari bekerja selepas

8 Halaman: 8/11 menerima permohonan lengkap dan buat satu salinan untuk simpanan fail serta rekodkan keputusan permohonan ke dalam Electronic Document Management System (EDMS) Penghantaran Laporan Penggunaan Peruntukan 13064DO ke KPT Pegawai perlu mengemukakan laporan ke luar negara ke Pejabat Naib Canselor dalam tempoh 14 hari sekembalinya ke tanah air dengan menggunakan format laporan dari KPT yang boleh diperoleh dari laman web Tamat

9 Halaman: 9/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PNC/BP/P01/1/(Kod Benua)/(Bil. Jld.) Tanggungjawab Mengumpul, Memfail dan Menyelenggara PTPO Tempat dan Tempoh Simpanan Bahagian Pentadbiran Kuasa dan Cara Melupus Naib Canselor Permohonan Rasmi Mengikut Benua: 5 Tahun Rincih 1 Africa 2 America 3 Asia 4 Eropah 5 Oceania Borang permohonan ke luar negara yang telah lengkap (BEN/BYR/B054) Memo Pembetulan Borang Permohonan ke Luar Negara (PNC/BP/P01/BR01/Luar Negara) 2. UPM/PNC/BP/P01/2/(Kod Benua)/(Bil. Jld.) PTPO Bahagian Pentadbiran Naib Canselor Permohonan Rasmi Mengikut Benua: 5 Tahun Rincih

10 Halaman: 10/11 1 Africa 2 America 3 Asia 4 Eropah 5 Oceania Borang permohonan ke luar negara yang telah lengkap (BEN/BYR/B054) Memo Pembetulan Borang Permohonan ke Luar Negara (PNC/BP/P01/BR01/Luar Negara) 3. Electronic Document Management System (EDMS) PTPO Bahagian Pentadbiran Naib Canselor/ Ketua Entiti 5 Tahun Padam 4. Buku Despatch PAP Bahagian Pentadbiran 1 Tahun Naib Canselor/ Ketua Entiti Rincih 9.0 SEJARAH SEMAKAN

11 Halaman: 11/11 No. Isu No. Semakan No. CPD CPD 15/2011 CPD OPRPNC: 5/2012 OPR:PNC BP 1/2013 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankusa Semakan Keberkesanan Proses Operasi Sokongan, Pejabat Naib Canselor Kali Pertama Mesyuarat Ketuaketua Bahagian Pejabat Naib Canselor (Secara edaran) Mesyuarat Ketuaketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali ke19 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuat Kuasa TWP PP WP 03/01/2011 TWP PP WP 22/08/2011 TWP PP WP 30/11/2012 TWP PP WP 30/04/2013