DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan mengenai proses pengauditan yang dijalankan. Prosedur ini merangkumi kaedah perancangan, pelaksanaan dan penyediaan laporan pengauditan kecuali pengauditan kehilangan dan siasatan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor / Kod Rujukan Tajuk Dokumen MS ISO 9001:2008 Quality Management Systems Requirement UPM/PNC/MK01 Manual Kualiti Dokumen termasuk manual, garis panduan, buku - rujukan, pekeliling dan surat pekeliling berkaitan peraturan kewangan yang dikeluarkan oleh UPM atau Kerajaan Malaysia UPM/PNC/AD/3.14 Minit Jawatankuasa Pengurusan Universiti UPM/PNC/AD/3.07 Minit Jawatankuasa Audit UPM/PNC/AD/3.10 Minit Lembaga Pengarah Universiti OPR/PNC- AD/GP01/PENGAUDITAN Garis Panduan Pengauditan MASA Malaysian Approved Standards On Auditing - Professional Practice Framework

2 Halaman: 2/9 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN AD : Bahagian Audit Dalam : Ketua Audit Dalam JA : Juruaudit PJA : Penolong Juruaudit/Penolong Akauntan PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab PPKD : Penolong Pegawai Kawalan Dokumen di Entiti TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses IC : Perjumpaan audit sebelum memulakan audit EC : Perjumpaan audit selepas selesai audit MRA : Memorandum Rancangan Audit JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti PYB : Pegawai ng Bertanggungjawab NC : Naib Canselor WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab menentukan prosedur ini dipatuhi semasa pengauditan dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat di dalam proses pengauditan adalah bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR 7.1 Mula 7.2 Sediakan MRA 7.3 Perlu IC? 7.5 Adakan IC 7.4 Dapatkan Persetujuan PTJ 7.6 Laksanakan Pengauditan 7.7 Dokumenkan Kertas Kerja dan Sediakan Draf Laporan 7.8 Semak. Memuaskan? 7.10 Perlu Maklum ke PTJ? 7.9 Tambahan Kerja? 7.12 Perlu EC? 7.11 Maklumkan kepada PTJ 7.13 Adakan EC 7.14 Sediakan Laporan Akhir 7.15 Semak.Memuaskan 7.16 Hantar Laporan ke JPU 7.17 Bentang Laporan ke JKA 7.18 Hantar Laporan ke KPT 7.12 Tamat

4 Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Sediakan MRA 7.2.1Sediakan MRA mengikut templat MRA (OPR/PNC- AD/BR01/MRA). Sesuaikan mengikut aktiviti PTJ dan pengauditan yang akan dijalankan. 7.3 Perlu IC? 7.3.1Bincang dengan sama ada pengauditan yang akan dijalankan memerlukan IC Jika ya, ikut langkah Jika tidak, terus ke langkah Dapatkan persetujuan PTJ Maklumkan kepada PTJ mengenai pengauditan yang akan dijalankan Dapatkan persetujuan PTJ berkenaan tarikh, masa dan tempat untuk diadakan IC. / 7.5 AdakanIC Terangkan kepada PTJ mengenai skop pengauditan dan jangkaan tempoh pengauditan Bincang dengan PTJ mengenai pengauditan yang akan dijalankan. /JA / 7.6 Laksanakan Pengauditan Laksanakan pengauditan dengan merujuk Garis Panduan Pengauditan (OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN). /PT

5 Halaman: 5/9 7.7 Dokumenkan Kertas Kerja & Sediakan Draf Laporan Dokumenkan kertas kerja bersama bukti audit dan failkan dalam fail semasa (UPM/PNC/AD/Tahun/Kod Tugasan) Pastikan setiap kertas kerja ditandatangani oleh pegawai yang menjalankan pengauditan Sediakan draf laporan dan hantar kepada untuk semakan. 7.8 Semak. Memuaskan? Semak draf laporan yang dihantar Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah TambahanKerja? Bincang dengan sama ada pembetulan draf laporan memerlukan tambahan kerja Jika ya, ulang langkah Jika tidak, ulang langkah 7.7. /JA / 7.10 PerluMaklumKe PTJ? Bincang dengan sama ada perlu maklumkan hasil pemerhatian audit ke PTJ Jika ya, ikut langkah Jika tidak, terus ke langkah /JA 7.11 Maklumkan Ke PTJ Hantar draf laporan audit ke PTJ secara bertulis.

6 Halaman: 6/ Perlu EC? Bincang dengan sama ada perlu adakan EC bersama PTJ Jika ya, ikut langkah Jika tidak, terus ke langkah / / / 7.13 Adakan EC Tetapkan tarikh, masa dan tempat untuk diadakan EC Semasa EC, bentangkan draf laporan audit dan dapatkan maklum balas auditi (jika perlu) SediakanLaporanAkhir Bincang dengan Ketua Audit Dalam dan sediakan Laporan Akhir dengan mengambil kira maklum balas dari auditi Hantar laporan akhir kepada untuk semakan Semak. Memuaskan? Semak laporan akhir yang dihantar sama ada memuaskan atau tidak. / Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ulang langkah Hantar Laporan Ke JPU Hantar laporan akhir ke JawatankuasaPengurusan Universiti (JPU) Failkan laporan ke dalam fail Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti UPM/PNC/AD/3.13.

7 Halaman: 7/ Bentang Laporan Ke JKA Aturkan Mesyuarat Jawatankuasa Audit (JKA) Sediakan agenda mesyuarat Bentangkan laporan audit semasa mesyuarat Hantar Laporan Ke KPT 7.19 Tamat Sediakan laporan ke Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) Hantar laporan ke KPT Failkan laporan ke dalam fail UPM/PNC/AD/2.05. NC PTPO

8 Halaman: 8/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul, Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/PNC-AD/Tahun/Kod Tugasan Fail Tugasan Nama Tugasan Carta Tugasan Memorandum Rancangan Audit (OPR/PNC-AD/BR01/MRA) Laporan Audit Surat yang berkaitan Kertas Kerja Audit 2. UPM/PNC-AD/3.13 Fail JPU Laporan Audit Memo 3. Agenda JKA Minit Laporan Audit Laporan Pihak ng Berkaitan 4. UPM/PNC-AD/2.05 Fail KPT Laporan ng Berkaitan Surat 5. UPM/PNC-AD/5.46 Fail Pinjaman Dokumen Log Pinjaman Dokumen Surat ng Berkaitan

9 Halaman: 9/9 6. UPM/PNC-AD/5.47 Fail Pemantauan Status Tugasan Laporan Status Tugasan Bahagian Audit Dalam 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR/PNC- AD/16/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuat Kuasa TWP PP WP 03/01/2011 MSKP PNC Kali Pertama TWP PP WP 22/08/2011