Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah pengurusan permohonan hak harta intelek hasil penyelidikan UPM di dalam dan luar negara.

Transkripsi

1 ( & INOVASI) 1.0 TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah pengurusan permohonan hak harta intelek hasil penyelidikan UPM di dalam dan luar negara. 2.0 TANGGUNGJAWAB 2.1 Pengarah RMC Ketua PTJ bertanggungjawab menentukan garis panduan ini dipatuhi. 2.2 Sesiapa yang terlibat dengan pengurusan permohonan hak harta intelek perlu mematuhi garis panduan ini. 3.0 TERMINOLOGI RMC JPHI PTJ PPS PS PPT PTO UPM UPMIP : Pusat Pengurusan Penyelidikan : Jawatankuasa Penilaian Harta Intelek, UPM : Pusat Tanggungjawab : Pegawai Penyelidik Sosial : Pegawai Sains : Penolong Pegawai Tadbir : Pembantu Tadbir Operasi : Universiti Putra Malaysia : Universiti Putra Malaysia s Intellectual Property TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12

2 ( & INOVASI) 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Akta Paten, Dasar Harta Intelek Negara Statut Universiti Putra Malaysia (Harta Intelek) Akta Hakcipta Akta Cap Dagangan Akta Rekabentuk Perindustrian Akta Varieti Tumbuhan Baru Buku Peraturan Kewangan dan Perakaunan, Pejabat Bendahari, UPM 5.0 PANDUAN 5.1 PANDUAN PERMOHONAN HAK HARTA INTELEK Dapatkan segala maklumat berkenaan dengan hak harta intelek melalui pejabat RMC dan sila lawati laman web Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Isikan borang permohonan yang bersesuaian dengan keperluan perlindungan hasil penyelidikan seperti berikut: A) Borang Permohonan Paten (PU/PY/BR16/PATEN); B) Borang Permohonan Hak Cipta (PU/PY/BR17/CR); C) Borang Permohonan Cap Dagangan (PU/PY/BR18/TM); D) Borang Permohonan Reka Bentuk Perindustrian (PU/PY/BR19/ID) E) Borang Permohonan Varieti Tumbuhan Baru (PU/PY/BR20/NPV) Kemukakan borang permohonan yang lengkap kepada Pejabat RMC Bentangkan permohonan harta intelek pada tarikh yang ditetapkan oleh RMC Jawatankuasa Penilaian Harta Intelek (JPHI UPM) akan menilai permohonan berdasarkan pembentangan yang dilakukan. TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12

3 ( & INOVASI) Keputusan permohonan akan dikeluarkan dalam masa lima (5) hari bekerja dari tarikh pembentangan Buat pembaikan seperti yang disyorkan oleh JPHI dan kemukakan ke Pejabat RMC dalam masa yang ditetapkan (jika berkaitan) Serahkan maklumat hasil penyelidikan yang lengkap kepada RMC atau ejen yang dilantik untuk proses perlindungan atau akuan berkanun bagi permohonan yang disokong Pastikan dokumen yang disediakan adalah lengkap dan memuaskan sebelum difailkan ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek atau ditandatangani oleh Pesuruhjaya Sumpah Terima maklumat pemfailan atau akuan berkanun dan salinan dokumen yang berkaitan daripada RMC untuk simpanan Keputusan permohonan pemfailan dan penerimaan sijil adalah di dalam jangka masa tiga (3) tahun atau lebih (bergantung kepada merit setiap kes). 5.2 PANDUAN PENGURUSAN DAN PEMANTAUAN PERMOHONAN HARTA INTELEK DALAM NEGARA Terima dan semak borang permohonan mengikut jenis perlindungan hak harta intelek seperti berikut: a) Borang Permohonan Paten (PU/PY/BR16/PATEN); b) Borang Permohonan Hak Cipta (PU/PY/BR17/CR); c) Borang Permohonan Cap Dagangan (PU/PY/BR18/TM); d) Borang Permohonan Reka Bentuk Perindustrian (PU/PY/BR19/ID) dan e) Borang Permohonan Varieti Tumbuhan Baru (PU/PY/BR20/NPV) Maklumkan pembaikan yang perlu dibuat oleh penyelidik jika borang permohonan yang diterima tidak lengkap. TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12

4 ( & INOVASI) Aturkan Sesi Pembentangan dan Penilaian Harta Intelek Hantar surat jemputan pembentangan kepada penyelidik Hantar surat jemputan kepada JPHI UPM untuk bermesyuarat bagi menilai permohonan harta intelek Sediakan Borang Penilaian Permohonan Harta Intelek (PU/PY/BR21/IP) untuk dilengkapkan oleh Pengerusi JPHI UPM semasa mesyuarat Jalankan proses penilaian dan buat keputusan sama ada untuk menyokong atau tidak menyokong permohonan. -JPHI Hantar surat keputusan kepada penyelidik dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh sesi pembentangan Terima dan semak dokumen pembaikan daripada penyelidik untuk proses perlindungan permohonan harta intelek yang disokong dalam masa yang ditetapkan (jika berkaitan) Jika melantik ejen, keluarkan surat lantikan kepada ejen berserta sesalinan dokumen yang lengkap untuk proses perlindungan permohonan harta intelek dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh sesi pembentangan Laksanakan proses carian, pendrafan atau penyediaan akuan berkanun (yang mana berkaitan) yang akan difailkan ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek atau diperakui oleh pesuruhjaya sumpah dalam masa tiga (3) bulan selepas surat keputusan dikeluarkan. Jika ejen dilantik untuk membuat salah satu proses di atas, pantau dan pastikan ia dilaksanakan dalam masa tiga (3) bulan selepas surat lantikan ejen dikeluarkan Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat arahan kepada ejen untuk melakukan pemfailan. TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12

5 ( & INOVASI) Terima laporan pemfailan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau dari ejen dan hantar sesalinan laporan pemfailan atau akuan berkanun kepada penyelidik. /PPT Jalankan penilaian prestasi ejen menggunakan Borang Rekod Prestasi Ejen Harta Intelek (PU/PY/BR22/EJEN) (jika ejen dilantik) Terima Sijil Pemfailan dari Pejabat Pendaftaran Harta Intelek atau dari ejen dan hantar sesalinan Sijil Pemfailan kepada penyelidik. /PPT Rekodkan maklumat pemfailan atau akuan berkanun ke pangkalan data UPMIP Terima notis pemfailan luar negara daripada ejen dalam masa; dua belas (12) bulan untuk perlindungan paten dan varieti tumbuhan baru dari tarikh pemfailan pertama. enam (6) bulan untuk perlindungan cap dagangan dan reka bentuk perindustrian dari tarikh pemfailan pertama. Hantar notis kepada penyelidik untuk kemukakan permohonan (jika perlu). TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12 /PPT Hantar surat peringatan kepada penyelidik untuk memfailkan permohonan ke luar negara, selewatnya tiga (3) bulan sebelum tarikh tamat permohonan. /PPT Terima notis daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen untuk permintaan pemeriksaan harta intelek Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat arahan kepada ejen untuk permintaan pemeriksaan. /PPT

6 ( & INOVASI) Terima dan semak laporan pemeriksaan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen Hantar sesalinan laporan pemeriksaan kepada penyelidik untuk penyediaan maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel (jika berkaitan). /PPT Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat arahan kepada ejen untuk memfailkan maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel dalam tempoh masa yang ditetapkan (jika berkaitan). /PPT Terima sijil pendaftaran harta intelek daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik. /PPT Rekodkan maklumat pendaftaran harta intelek ke pangkalan data UPMIP Terima notis pembaharuan tempoh perlindungan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat arahan kepada ejen untuk permintaan memperbaharui perlindungan harta intelek dalam tempoh masa yang ditetapkan oleh RMC atau ejen (jika berkaitan). /PPT Terima sijil pembaharuan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik. /PPT Rekodkan maklumat pembaharuan harta intelek ke pangkalan data UPMIP Serahkan invois yang telah disemak kepada kerani kewangan untuk urusan pembayaran dengan pihak Bendahari. TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12

7 ( & INOVASI) - PPS 5.3 PANDUAN PENGURUSAN DAN PEMANTAUAN PERMOHONAN HARTA INTELEK LUAR NEGARA Terima permohonan harta intelek luar negara berserta hasil kajian potensi pasaran bagi negara yang ingin difailkan daripada penyelidik (jika berkaitan) Aturkan Sesi Pembentangan dan Penilaian pemfailan harta intelek. /PPT Hantar surat jemputan pembentangan kepada penyelidik untuk membentangkan permohonan Hantar surat jemputan kepada JPHI UPM untuk bermesyuarat bagi menilai permohonan harta intelek Jalankan proses penilaian berdasarkan pembentangan hasil kajian potensi pasaran bagi permohonan yang berkenaan dan buat keputusan sama ada untuk menyokong atau tidak menyokong permohonan. -JPHI Hantar surat keputusan permohonan kepada penyelidik dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh pembentangan Keluarkan surat lantikan ejen untuk memfailkan permohonan ke luar negara berdasarkan keputusan penilaian dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh pembentangan Pantau dan pastikan ejen melakukan pemfailan harta intelek ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek luar negara berkaitan dengan membuat tuntutan tarikh prioriti pemfailan pertama Terima laporan pemfailan luar negara daripada ejen dan hantar sesalinan TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12

8 ( & INOVASI) butiran pemfailan luar negara kepada penyelidik. /PPT Rekodkan maklumat pemfailan luar negara ke pangkalan data UPMIP Terima notis daripada ejen untuk permintaan pemeriksaan harta intelek Keluarkan surat arahan kepada ejen untuk memohon pemeriksaan dokumen di Pejabat Pendaftaran Harta Intelek yang berkenaan selewat-lewatnya dua (2) bulan sebelum tarikh tamat permohonan pemeriksaan Terima dan semak laporan pemeriksaan dokumen daripada ejen Hantar sesalinan laporan pemeriksaan kepada penyelidik untuk penyediaan maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel (jika berkaitan). /PPT Keluarkan surat arahan kepada ejen untuk menyediakan dan memfailkan maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel dalam tempoh masa yang ditetapkan (jika berkaitan) Terima sijil pendaftaran harta intelek luar negara daripada ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik. /PPT Rekodkan maklumat pendaftaran harta intelek luar negara ke pangkalan data UPMIP Terima notis pembaharuan tempoh perlindungan daripada ejen Keluarkan surat arahan kepada ejen untuk permintaan memperbaharui perlindungan dalam tempoh masa yang ditetapkan (jika berkaitan). TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12

9 ( & INOVASI) Terima sijil pembaharuan daripada ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik. /PPT Rekodkan maklumat pembaharuan harta intelek ke pangkalan data UPMIP Serahkan invois yang telah disemak kepada kerani kewangan untuk urusan pembayaran dengan pihak Bendahari. -PPS 5.4 PANDUAN PENILAIAN PERMOHONAN HARTA INTELEK DALAM DAN LUAR NEGARA OLEH JAWATANKUASA PENILAIAN HARTA INTELEK (JPHI) Penilaian permohonan harta intelek dalam negara adalah dibuat berdasarkan kriteria berikut: Keaslian reka cipta / hasil penyelidikan Potensi pasaran / komersil Kelengkapan maklumat hasil penyelidikan dalam borang permohonan harta intelek yang disediakan oleh penyelidik Penilaian bagi permohonan harta intelek luar negara adalah dibuat berdasarkan kriteria berikut : Potensi pasaran dan komersil di setiap negara yang ingin difailkan Terma rujukan umum bagi JPHI adalah seperti berikut : Menentukan kriteria permohonan harta intelek di UPM sebagai asas umum menilai dan menyokong permohonan. Menilai secara umum berdasarkan permohonan harta intelek yang lengkap dan membuat cadangan sewajarnya bagi memproses permohonan harta intelek di UPM berjalan lancar. Jika wujud keperluan pembaikan, alasan yang munasabah serta cadangan pembaikan perlu dilaporkan kepada penyelidik. Memantau proses permohonan harta intelek sehingga mendapat sijil. TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12

10 ( & INOVASI) 5.5 PANDUAN PERLANTIKAN DAN PEMBAYARAN INVOIS KEPADA EJEN Pelantikan ejen adalah dibuat untuk membantu UPM dalam proses yang berkaitan dengan perlindungan hak harta intelek seperti mendraf spesifikasi, mendapatkan pengesahan Akuan Berkanun, penyimpanan varieti tumbuhan baru, memfailkan permohonan dan memohon pemeriksaan bagi permohonan yang disokong oleh JHPI Tentukan ejen harta intelek mengikut giliran, kepakaran dan pemilihan ejen juga boleh dibuat oleh penyelidik Keluarkan surat lantikan kepada ejen dalam masa lima (5) hari bekerja dari tarikh pembentangan bagi permohonan yang disokong Hantar sesalinan dokumen berkenaan kepada penyelidik untuk makluman Lakukan pertukaran ejen jika terdapat surat aduan daripada penyelidik berkenaan prestasi ejen yang tidak memuaskan Keluarkan surat peringatan kepada ejen untuk memperbaiki prestasi dalam memberi perkhidmatan kepada penyelidik Keluarkan surat arahan kepada ejen baru, lima (5) hari dari tarikh surat aduan diterima Jalankan penilaian prestasi ejen setelah permohonan difailkan ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek menggunakan Borang Rekod Prestasi Ejen Harta Intelek (PU/PY/BR22/EJEN). Maklumkan kepada ejen harta intelek berkenaan dengan penilaian prestasi ejen Terima, semak dan dapatkan pengesahan Pengarah/Timbalan Pengarah RMC ke atas pembayaran invois yang dihantar oleh ejen Jalankan proses pembayaran mengikut panduan kewangan Pejabat Bendahari dengan melengkapkan borang yang berkaitan. TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12

11 ( & INOVASI) 6.0 REKOD KUALITI Bil No. Fail, Nama Fail dan Senarai Rekod Tempat dan Tempoh Simpanan Tanggung- Jawab Menyenggara Kuasa dan Cara Melupus 1. UPM/100-45/ 1 Fail Permohonan Harta Intelek (SULIT) 1) Borang Permohonan Harta Intelek; 2) Surat panggilan Sesi Pembentangan dan Penilaian Harta Intelek; 3) Sesalinan pembentangan Harta Intelek (jika ada); 4) Borang Penilaian Permohonan Harta Intelek (PU/PY/BR21/IP); 5) Surat Keputusan Sesi Pembentangan dan Penilaian Harta Intelek; 6) Sesalinan minit Sesi Pembentangan dan Penilaian Harta Intelek; RMC Kekal PPS/PS/ PPT/ PTO Pengarah Arkib 2. UPM/100-45/ 2 Fail Projek (Nama Reka cipta/penyelidik) (SULIT) 1) Salinan borang permohonan 2) Surat Lantikan Ejen Harta Intelek (jika berkaitan); 3) Spesifikasi Harta Intelek (jika berkaitan); 4) Salinan Sijil Pemfailan/akuan berkanun Harta Intelek (jika berkaitan); 5) Borang pelantikan ejen harta intelek (jika berkitan) 6) Notis pemfailan PCT/Luar negara (jika berkaitan); 7) Dokumen berkaitan PCT/Luar negara (jika berkaitan); 8) Borang pemeriksaan harta intelek (jika berkaitan); 9) Laporan pemeriksaan Harta intelek (Malaysia) (jika berkaitan); 10) Laporan pemeriksaan harta intelek (Luar Negara) (jika berkaitan); 11) Salinan Sijil harta intelek & Sijil Pembaharuan harta intelek (jika berkaitan); 12) Lain-lain yang berkaitan RMC Kekal PPS/PS/ PPT/PTO Pengarah Arkib TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12

12 ( & INOVASI) Bil No. Fail, Nama Fail dan Senarai Rekod Tempat dan Tempoh Simpanan Tanggung- Jawab Menyenggara Kuasa dan Cara Melupus 3. UPM/100-45/3 Fail Pemantauan 1) Senarai permohonan yang telah diberi kepada ejen 2) Borang penilaian prestasi ejen. 3) Lain-lain yang berkaitan RMC Kekal PPS/PS/ PPT Pengarah Arkib 4. Pangkalan Data UPMIP Laman web sistem UPMIP RMC Kekal PPS/PS Pengarah Arkib 7.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia/Disemak Oleh Dilulus/Diluluskan Semula Oleh Tarikh Kuatkuasa TNCPI WP 03/01/ PU/PY/07-01/2011 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)Kali Ke-16 (Bil.3/2011) Minit (3) TNCPI WP 13/05/ PU/PY/22/2011 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Secara Edaran bertarikh 09/08/2011 TNCPI WP 22/8/2011 TARIKH KUATKUASA : 22/8/ drp. 12