OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BURSAR. Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-HSL/P007 PROSEDUR PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA

Transkripsi

1 Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Akaun Belum Terima. Prosedur ini meliputi perkara-perkara berikut dan tidak termasuk pengurusan hutang yuran pelajar UPM :- (a) Pengawalan fizikal (b) Pengeluaran (c) Kutipan Bayaran (d) Pemantauan dan Pelaporan Hutang 3.0 TANGGUNGJAWAB Bendahari, TB,, PA dan PTK bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan Akaun Belum Terima di Universiti Putra Malaysia. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen OPR/BEN/GP017/AKN OPR/BEN/GP019/AKN OPR/BEN/GP021/AKN SOK/KEW/GP021/AKN UPM/OPR/BEN/AK003/BJT UPM/OPR/BEN/AK011/AKN UPM/OPR/BEN/AK012/AKN UPM/OPR/BEN/AK013/AKN UPM/OPR/BEN/AK014/AKN UPM/OPR/BEN/AK015/AKN UPM/OPR/BEN/AK016/AKN UPM/OPR/BEN/AK032/AKN Minit Tajuk Dokumen Terimaan Melalui Pindahan Bank Kawalan Fizikal Pemantauan Hutang Pengurusan Terimaan di Kaunter Pindaan Budget Control (Budget Adjustment) Pengeluaran Pengeluaran Penyata Hutang Tertunggak Pengeluaran Surat Peringatan / Pengesahan Hutang Penyediaan Laporan daripada Modul Receivables Pembatalan/Pelarasan (AR Adjustment) Pengwujudan Fail Induk Penghutang Mengakaunkan Hutang Ragu Petikan Minit Jawatankuasa Tetap Kewangan, Menghapuskira Hutang Lapuk UPM

2 Halaman: 2/7 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN: INBOIS - Bil Hutang yang dikeluarkan melalui Modul Receivables sistem SAGA PA - Penolong Akauntan - Penolong Bendahari iaitu Skim Pegawai Kewangan bergred W41 dan W44 dibawah Skim Perkhidmatan SSM PTK - Pembantu Tadbir Kewangan SAGA - Standard Accounting For Government Agencies TB - Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 dibawah Skim Perkhidmatan SSM

3 Halaman: 3/7 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula /PA/PTJ Lengkapkan arahan pengeluaran inbois. Lengkap dan Lengkapkan Borang hantar arahan pengeluaran inbois dalam tempoh lima (5) hari selepas perkhidmatan diberikan Terima Borang/ Memo Lengkap? Tidak Terima arahan pengeluaran inbois. (i) Daripada PTJ melalui Borang Arahan Pengeluaran (SOK/KEW/BR055/HSL) beserta dokumen yang berkaitan atau (ii) Daripada zon/seksyen Pejabat Bursar melalui Memo beserta Surat Setuju Terima Tawaran Penyewaan/Perniagaan daripada Syarikat/pihak yang berkaitan. Borang Arahan Pengeluaran (SOK/KEW/BR055/ HSL) Ya hendaklah dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh terima borang yang lengkap diisi. Bagi perekodan kawalan fizikal inbois, rujuk Kawalan Fizikal (OPR/BEN/GP019/AKN) Kawalan Fizikal (OPR/BEN/GP019/ AKN) Semak Fail Induk Penghutang Semak samada fail induk Penghutang telah diwujudkan dalam Modul Receivables sebelum pengeluaran inbois dibuat. Tiada Pengwujudan Fail Induk Penghutang Ada Jika fail induk masih belum ada, wujudkan fail induk mengikut Pengwujudan Fail Induk Penghutang AK016/AKN). Pengwujudan Fail Induk Penghutang AK016/AKN) Pengeluaran Keluarkan inbois melalui modul Billing. Rujuk Arahan Kerja Pengeluaran AK011/AKN). Pengeluaran AK011/AKN) Tandatangan Tandatangan dan cop nama pegawai yang diberi kuasa di inbois yang telah dicetak mengikut had kuasa yang diluluskan. A

4 Halaman: 4/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A yang telah lengkap hendaklah diedarkan 6.3 Pengedaran seperti berikut: (a) salinan asal berwarna putih dan salinan berwarna kuning adalah untuk penghutang; (b) salinan berwarna biru adalah untuk simpanan PTJ; dan (c) salinan berwarna merah adalah untuk difailkan. Batal/Selaras? Tidak Pembatalan inbois adalah tidak dibenarkan, kecuali atas sebab-sebab di bawah dengan merujuk Pembatalan/Pelarasan (AR Adjustment)-AK015/AKN) : (i) Permohonan secara bertulis dari PTJ (ii) Kesilapan teknikal Pembatalan/Pela rasan (AR Adjustment)- AK015/AKN) PTJ/PTK/PA/ Kutipan bayaran untuk menjelaskan inbois diterima 6.5 Kutipan Bayaran secara tunai, wang pos,kiriman wang, bank deraf, cek bank, kad debit/kredit dan pindahan bank. Ya Semua terimaan hendaklah diserahkan kepada Seksyen Pengurusan, Pejabat Bursar. Bagi terimaan melalui pindahan bank rujuk Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BEN/GP017/AKN). Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BEN/GP017 /AKN) Kemaskini terimaan dalam Modul Receivables dan keluarkan resit rasmi. Rujuk Pengurusan Terimaan di Kaunter (SOK/KEW/GP021/AKN). Pengurusan Terimaan di Kaunter (SOK/KEW/GP021 /AKN). /PTJ Surat Peringatan akan dikeluarkan mengikut tempoh 6.6 Tuntutan dan yang ditetapkan dengan merujuk kepada Garis Pemantauan Panduan Pemantauan Hutang (OPR/BEN/GP021/AKN). Pemantauan Hutang (OPR/BEN/GP021 /AKN) B C

5 Halaman: 5/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B C Laporan Hutang Mengikut PTJ hendaklah dikeluarkan setiap tiga bulan sekali dan diedarkan kepada PTJ untuk makluman dan tindakan pemantauan dan tuntutan. PA Surat Pengesahan Hutang dan Penyata Hutang Tertunggak hendaklah dikeluarkan pada bulan Januari setiap tahun dan diedarkan kepada penghutang untuk tujuan pengesahan audit. Rujuk Pengeluaran Surat Peringatan/Pengesahan Hutang AK013/AKN) dan Pengeluaran Penyata Hutang Tertunggak AK012/AKN). 6.7 Tamat Laporan Hutang Mengikut Umur hendaklah dikeluarkan setiap bulan sebagai penyata sokongan kepada Akaun Kawalan Penghutang (rujuk Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Receivables AK014/AKN) dan untuk tujuan mengakaunkan peruntukan hutang ragu setiap akhir tahun. Rujuk Mengakaunkan Hutang Ragu AK032/AKN). Surat Peringatan/Penge sahan Hutang AK013/AKN) dan Pengeluaran Penyata Hutang Tertunggak AK012/AKN). Penyediaan Laporan daripada Modul Receivables AK014/AKN) Mengakaunkan Hutang Ragu AK032/AKN)

6 Halaman: 6/7 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/BEN/BD022/AKN Daftar Stok 2. OPR/BEN/BD030/AKN Daftar Penyerahan Laporan Penutupan Resit Harian 3. UPM/BEN/SHA/06/18/TAHUN Fail Salinan - Salinan Merah - Borang SOK/KEW/BR045/AKN kecuali yang dikeluakan oleh Seksyen Pengurusan - Billing Invoice Report 4. UPM/BEN/SHA/06/38/TAHUN Laporan Hutang Mengikut Umur (My Aged Debtors) Bulanan 5. UPM/BEN/SHA/06/19/TAHUN Penyata Hutang Tertunggak 6. UPM/BEN/SHA/06/20/TAHUN Surat Pengesahan Hutang Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTK Seksyen Pengurusan 3 Tahun PTK Seksyen Pengurusan 2 Tahun Seksyen Pengurusan PA PA Seksyen Pengurusan 3 Tahun Seksyen Pengurusan 3 Tahun PTK Seksyen Pengurusan Kuasa Melupus Arkib Arkib 7. UPM/BEN/SHA/06/62/TAHUN Surat Peringatan 8. UPM/BEN/SHA/06/39/TAHUN Laporan AR Invoice Audit Trail - AR Control Reconciliation PA PA Seksyen Pengurusan Seksyen Pengurusan 9. UPM/BEN/SHA/06/09/TAHUN Laporan Hutang Mengikut PTJ PA PA Seksyen Pengurusan

7 Halaman: 7/7 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Oleh Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Bendahari WP 03/01/ OPR (BEN) 01/2015 OPR (10032) 02/2016 OPR (10032) 02/2017 Mesyurat Pengurusan Kali Ke-4/2015 Bursar WP 05/06/2015 Mesyuarat Pengurusan Kali ke- 6/2016 Mesyuarat Pengurusan Kali ke- 6/2017 TPKD PP TWP PP 18/8/2016 TPKD PP TWP PP 18/8/2017