SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/P010 PROSEDUR PENDAHULUAN DAN KAD KORPORAT

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara permohonanan dan pelarasan wang pendahuluan serta pelarasan kad korporat. 2.0 SKOP Meliputi semua jenis pembayaran dan pelarasan wang pendahuluan serta pelarasan kad korporat yang dibuat kepada staf tidak termasuk staf sambilan dan pembantu penyelidik siswazah. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Rujuk laman sesawang Rujuk laman sesawang Rujuk laman sesawang Rujuk laman sesawang Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Perintah Am Bab B Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Batching : Baucar-baucar dikumpul mengikut payment entry (tidak melebihi 5 baucar) PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Penolong Akauntan : Pembantu Tadbir Kewangan Pentadbir : Pegawai yang bergred 41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM : Pembantu Pentadbir yang terdiri daripada pegawai UPM yang

2 Halaman: 2/11 bergred 40 dan ke bawah, di bawah Skim Perkhidmatan SSM di Pusat Tanggungjawab PTJ : Pusat Tanggungjawab Pusat Kos : Kod Pusat Tanggungjawab Advance Report : Laporan Transaksi KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab Wang Diri negara. Wang Gaji Wang Pelbagai Kad : Wang pendahuluan untuk membiayai bayaran sewa hotel/lojing dan elaun makan bagi perjalanan dalam dan luar : Gaji yang didahulukan oleh kerana tidak sempat dibayar melalui proses biasa pada bulan pegawai melapor diri atau pegawai yang akan bercuti belajar bagi tempoh melebihi 2 bulan atau pegawai yang baru melapor diri setelah bercuti tanpa gaji yang melebihi 2 bulan : Wang yang diberi terlebih dahulu untuk membiayai suatu perbelanjaan atau aktiviti yang perlu dibayar secara tunai. : Kad caj yang boleh membantu pegawai dalam urusan perbelanjaan semasa menjalankan tugas rasmi di luar ibu pejabat. SAGA : Standard Accounting for Government Agencies Penyata Kad Claim Report : Laporan transaksi pelarasan pendahuluan : Penyata perbelanjaan yang dikeluarkan oleh bank kepada pemegang kad korporat 5.0 TANGGUNGJAWAB Semua yang terlibat adalah bertanggungjawab dalam menentukan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan

3 Halaman: 3/ CARTA ALIR Mula Mula Lengkap Dan Hantar Borang Permohonan / Lengkap Dan Hantar Borang Permohonan / Dokumen Tuntutan Pelarasan ke KPTJ Dokumen Tuntutan Pelarasan ke KPTJ Terima Dokumen Terima Dokumen Tidak Lengkap Semak Dokumen? Semak Dokumen? Lengkap Pengesahan Dan Kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab Pengesahan Dan Kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab Hantar Dokumen ke Hantar Dokumen ke Terima Dokumen Permohonan / Tuntutan Pelarasan Terima Dokumen Permohonan / Tuntutan Pelarasan Tidak Lengkap Semak Dokumen? Semak Dokumen? Lengkap Kelulusan Permohonan Kelulusan Permohonan Tidak Penyediaan baucar / Laporan Transaksi Jernal (Claim Report) Penyediaan baucar / Laporan Transaksi Jernal (Claim Report) Pengesahan baucar / Laporan Pengesahan baucar / Laporan Transaksi Jernal (Claim Transaksi Jernal (Claim Report)? Report)? Ya Kelulusan baucar / Laporan Kelulusan baucar / Laporan Transaksi Jernal (Claim report)? Transaksi Jernal (Claim report)? Tidak Ya Batching Batching Kemaskini Baucar? Kemaskini Baucar? Tidak Ya Penyediaan Dan Pengedaran Cek Penyediaan Dan Pengedaran Cek Tamat Tamat

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Lengkap dan Hantar Borang Permohonan /Dokumen Tuntutan Pelarasan ke KPTJ Lengkapkan dokumen-dokumen berikut melalui modul e- claim dengan merujuk Garis Panduan dan Kad (SOK/KEW/GP016/BYR):- Pemohon (a) (b) Borang Permohonan Diri, Pelbagai dan Gaji (SOK/KEW/BR018/BYR) atau; Borang Penyata Perbelanjaan /Pelarasan Wang dan Tuntutan Bayaran Balik (SOK/KEW/BR010/BYR) atau; (c) Borang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri (SOK/KEW/BR007/BYR) atau; (d) Borang Tuntutan Perjalanan Luar Negara (SOK/KEW/BR008/BYR) Hantar borang permohonan/dokumen tuntutan pelarasan yang lengkap berserta dengan dokumen sokongan yang berkaitan kepada 7.3 Terima Dokumen Terima borang permohonan/dokumen tuntutan pelarasan beserta dengan dokumen sokongan yang berkaitan

5 Halaman: 5/ Cop tarikh terima pada muka hadapan borang permohonan/dokumen tuntutan pelarasan. 7.4 Semak Dokumen Semak dokumen berpandukan Garis Panduan Pembayaran Dan Pelarasan Wang Serta Kad (SOK/KEW/GP016/BYR) 7.5 Pengesahan dan Kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab Dapatkan pengesahan dan kelulusan daripada Ketua Pusat Tanggungjawab 7.6 Hantar Dokumen ke bendahari Lengkapkan Daftar Format Daftar Penyerahan Dokumen Pembayaran (SOK/KEW/DF021/BYR) dalam dua salinan dan hantar bersama dokumen-dokumen yang berkaitan dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Dan Pelarasan Wang Serta Kad (SOK/KEW/GP016/BYR) Hantar dokumen permohonan/tuntutan ke Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi dengan merujuk laman sesawang Terima Dokumen Permohonan / Tuntutan Pelarasan Cop tarikh terima pada Daftar Penyerahan Dokumen Pembayaran (SOK/KEW/DF021/BYR) dan muka hadapan dokumen-dokumen berikut:- PA/ (a) (b) Borang Permohonan Diri, Pelbagai dan Gaji (SOK/KEW/BR018/BYR) atau; Borang Penyata Perbelanjaan /Pelarasan Wang dan Tuntutan Bayaran Balik (SOK/KEW/BR010/BYR) atau;

6 Halaman: 6/11 (c) Penyata Kad atau Borang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri (SOK/KEW/BR007/BYR) atau; 7.8 Semak Dokumen (d) Borang Tuntutan Perjalanan Luar Negara (SOK/KEW/BR008/BYR) Semak dokumen yang telah diterima berpandukan Garis Panduan Pembayaran Dan Pelarasan Wang Serta Kad (SOK/KEW/GP016/BYR) PA/ Bagi permohonan yang tidak lengkap, kembalikan dokumen permohonan/tuntutan pelarasan melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR) Failkan salinan Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR) mengikut PTJ dan tarikh ke dalam fail di zon/seksyen kewangan masing-masing. 7.9 Kelulusan Permohonan Dapatkan kelulusan Borang Permohonan Diri, Pelbagai dan Gaji (SOK/KEW/BR018/BYR) daripada pegawai yang diberi kuasa. PA/ 7.10 Penyediaan baucar/ Laporan Transaksi Jernal (Claim Report) Sediakan baucar bagi permohonan yang lengkap dan telah diluluskan berpandukan Manual Kemaskini Permohonan Dan Penyediaan Baucar Wang Melalui Modul Claim And Advance (M007). PA/ Maklum tarikh pelarasan wang pendahuluan/kad korporat kepada pemohon. Rujuk Garis Panduan

7 Halaman: 7/11 Pembayaran Dan Pelarasan Wang Serta Kad (SOK/KEW/GP016/BYR) 7.11 Pengesahan Baucar/Laporan Transaksi Jernal (Claim Report) Serah baucar/laporan transaksi jernal dan dokumen sokongan kepada PK/PA/ untuk pengesahan mengikut kuasa yang telah diluluskan. PK/PKA/ Bagi baucar/laporan transaksi jernal yang tidak disahkan, kembali ke langkah 7.8 untuk tindakan semakan semula Kelulusan Baucar/Laporan Transaksi Jernal (claim report) Serah baucar/laporan transaksi jernal dan dokumen sokongan kepada PK/PA/ untuk kelulusan mengikut kuasa yang telah ditetapkan. PK/PKA/ Bagi baucar/laporan transaksi jernal yang tidak dilulusaknkan, kembali ke langkah 7.8 untuk tindakan semakan semula Batching Kumpul baucar dan invoice entry mengikut payment entry. Pastikan setiap baucar lengkap mengikut payment entry yang telah disahkan dan diluluskan. PKA/ Rekod dalam buku daftar batching baucar/jernal perkaraperkara berikut:- (i) (ii) (iii) (iv) (v) Nombor payment entry, Jumlah payment entry, Bilangan baucar, Tarikh batching, dan Ruang untuk tandatangan penerimaan oleh

8 Halaman: 8/11 Seksyen Perakaunan Kewangan Salinan asal payment entry bersama dokumen sokongan hendaklah dihantar kepada Seksyen Perakaunan Kewangan Kemaskini Baucar Kemaskini baucar berpandukan kepada Arahan Kerja Kemaskini Baucar (OPR/BEN/AK009/AKN) Bagi baucar/laporan transaksi jernal yang mempunyai ralat, kembali ke langkah 7.8 untuk semakan semula. Seksyen Perakaunan Kewangan 7.15 Penyediaan dan Pengedaran Cek Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005) Bagi cek yang hendak dibatalkan/diganti, rujuk Garis Panduan Permohonan Pembatalan Dan mengganti Cek / Bank Deraf / Pindahan Bank (OPR/BEN/GP009/BYR) dan Manual Semakan Status Pembayaran (M017). Seksyen Perakaunan Kewangan 7.16 Tamat

9 Halaman: 9/ REKOD KUALITI Bil 1. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Buku Daftar Batching Baucar/Jernal Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Pengurus Zon/Ketua Seksyen 2. OPR/BEN/DF064/BYR (Baucar Pembayaran Asal) Seksyen Kewangan Perakaunan 7 Tahun Arkib Negara 3. Salinan dokumen permohonan/ tuntutan PTJ PTJ 4. UPM/BEN/ZK@SK(X)Pembayaran & Pelarasan Wang Fail Pembayaran dan Pelarasan Wang PK Salinan Baucar Pembayaran (OPR/BEN/DF064/BYR) dan dokumen sokongan Daftar Format Surat Peringatan Wang (OPR/BEN/DF044/BYR) Daftar Format Arahan potongan gaji (OPR/BEN/DF045/BYR) Daftar Format Makluman Baki Wang /Kad (OPR/BEN/DF060/BYR) 5. UPM/BEN/ZK@SK(X)Pembayaran & Pelarasan Kad Fail Pembayaran dan Pelarasan Kad PKA/ PKA/ PK Salinan Baucar Pembayaran (OPR/BEN/DF064/BYR )dan dokumen sokongan Daftar Format Surat Peringatan Wang (OPR/BEN/DF044/BYR) Daftar Format Arahan

10 Halaman: 10/11 potongan gaji (OPR/BEN/DF045/BYR) Daftar Format Makluman Baki Wang /Kad (OPR/BEN/DF060/BYR) 6. Daftar Format Daftar Penyerahan Dokumen Kewangan (SOK/KEW/DF021/BYR) PK 7. Daftar Format Memo pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR) PK 8. Daftar Wang dan Kad PK

11 Halaman: 11/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. Seksyen Huraian Pindaan Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Disemak Oleh WP Disahkan Oleh Naib Canselor Tarikh Kuatkuasa 03/01/2011