OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. KOLEJ-KOLEJ Kod Dokumen: UPM/OPR/KOLEJ/P002. PROSEDUR PENEMPATAN PELAJAR BAHARU Tarikh: 19/11/2015

Transkripsi

1 Halaman 1/6 1.0 TUJUAN Menjelaskan proses persediaan penempatan dan pendaftaran masuk pelajar baharu. 2.0 SKOP Skop prosedur ini menjelaskan kaedah persediaan penempatan dan pendaftaran pelajar baharu di Kolej kecuali pelajar pasca siswazah, asasi sains pertanian (laluan pantas dan arus perdana), persediaan diploma dan mobiliti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Sistem Maklumat Pelajar Online Panduan Kemasukan Pelajar Baharu 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BAU Bahagian Akademik Universiti BHEP Bahagian Hal Ehwal Pelajar Dokumen Bahan Bercetak atau Media Elektronik FU/PU Fasilitator Universiti/Pembantu Universiti Kolej Serah Urus Kolej yang diserahkan kepada pihak luar untuk diuruskan. Online Sistem Atas Talian Pengetua Ketua Jabatan dalam universiti yang mengetuai dan menguruskan tempat kediaman pelajar atau entiti yang berkaitan dengan pengurusan tempat tinggal pelajar atau apa-apa juga nama yang disebut bagi tujuan pengurusan tentangnya. PJP PJSD PK Pengurus Kolej PPK Penolong Pengurus Kolej Pengerusi Jemaah Pengetua Pembinaan Jayabumi Sarawak Development (pihak swasta yang mengendalikan urusan penginapan Kolej Serumpun) PPPA Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset PT(P/O) Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab SMP Sistem Maklumat Pelajar TNC (HEPA) UPMKB Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu, Sarawak WP Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB PJP dan Pengetua bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini.

2 Halaman 2/6 6.0 CARTA ALIR PENEMPATAN PELAJAR BAHARU 7. 1 Mula 7.2 Kenalpasti kemudahan penginapan 7.4 Laksana Pembelian Tidak 7.3 Mencukupi? 7.5 Ya Kenalpasti Kapasiti Bilik 7.6 Makluman Kepada BHEP 7.7 Cetak Senarai Pelajar Baharu 7.8 Semak Surat Tawaran Pelajar Baharu Rujuk BAU Tidak Ada surat tawaran? Ya 7.11 Sahkan Maklumat Pendaftaran Pelajar Baharu 7.12 Tamat

3 Halaman 3/6 7.0 PROSES TERPERINCI A. PRA PENDAFTARAN Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti Kemudahan Penginapan Kenalpasti kemudahan penginapan yang diperlukan oleh kolej berdasarkan Borang Semakan Inventori Bilik Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/BR02/PEN002) dan Borang Semakan Inventori Bilik Penginapan Pelajar (UPM/KK/BOT/BR01). 7.3 Mencukupi? Jika Ya, ikut langkah Jika Tidak, ikut langkah Laksanakan Pembelian/Penggantian/Baikpulih Laksanakan tindakan yang bersesuaian mengikut keperluan. 7.5 Kenalpasti Kapasiti Bilik Kenalpasti kapasiti semasa bilik pelajar kolej mengikut jantina. /PJSD 7.6 Terima Jumlah Pelajar Daripada BHEP Terima jumlah pelajar baharu daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar. PK/ PPK/PJSD 7.7 Cetak Senarai Pelajar Baharu Cetak senarai nama pelajar baharu daripada BAU melalui SMP. PT(P/O)

4 Halaman 4/6 B. PROSES PENDAFTARAN PELAJAR 7.8 Semak Surat Tawaran Pelajar Baharu Semak surat tawaran dan Mykad daripada pelajar baharu di kaunter semak pendaftaran berdasarkan senarai nama pelajar daripada cetakan SMP. FU/PU 7.9 Ada Surat Tawaran? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 7.10 PK/ PPK PK/ PPK 7.10 Dapatkan Surat Tawaran/ Rujuk BAU Arahkan pelajar mendapatkan surat tawaran/ rujuk BAU PK/ PPK 7.11 Sahkan Maklumat Pendaftaran Pelajar Baharu Penyerahan kunci bilik kepada pelajar dan sahkan pendaftaran pelajar di SMP (untuk Kolej Serumpun sahaja) Terima dan catat masa mula pendaftaran di kaunter kolej di Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ/BR01/PEN002), sahkan pendaftaran pelajar di SMP dan serahkan kunci bilik kepada pelajar. (kecuali Kolej Serumpun bermula di kaunter kunci) Pastikan pelajar menandatangani Bahagian D. REKOD TERIMA DAN SERAH KUNCI di Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ/BR01/PEN002) Catat masa tamat pendaftaran di Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ/BR01/PEN002). (Pendaftaran pelajar tidak melebihi 9 minit di kaunter kolej sahaja). PJSD PT(P/O)/FU/PU PT(P/O) FU/PU PYB/FU/PU Tamat

5 Halaman 5/6 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/200-12/2/1/1 Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU i. Statistik kapasiti pelajar mengikut jantina. ii. Surat makluman jumlah pelajar baharu daripada BHEP. iii. Senarai nama pelajar baharu daripada BAU melalui SMP. iv. Analisis Pendaftaran Pelajar. PT (P/O) Tempat Simpanan Dokumen dan Rekod Kolej 3 tahun PJP/ TWP 2. Fail Peribadi Pelajar i. Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ/BR01/PEN002) ii. Dokumen lain yang berkaitan PT (P/O) Tempat Simpanan Dokumen dan Rekod Kolej (disimpan sehingga pelajar telah bergraduat) PJP/ TWP

6 Halaman 6/6 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan disemak Dilulus/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa TNC (HEPA) WP 03/01/ OPR 3/2011 ISO Kolej Kali ke-32 TNC (HEPA) WP 25/05/ OPR 4/2011 ISO Kolej Kali ke-34 TNC (HEPA) WP 22/08/ OPR 5/2011 ISO Kolej Kali ke-35 TNC (HEPA) WP 18/11/ OPR 2/2012 OPR 3/2012 OPR KOLEJ 1/2013 OPR KOLEJ 2/2014 OPR KOLEJ 2/2015 ISO Kolej ( ) ISO Kolej ( ) Mesyuarat Pengurusan ISO Kolej kali ke-41 ( ) ISO Kolej ( ) Pengurusan ISO Kolej (18/11/2015) TNC (HEPA) WP 09/05/2012 TNC (HEPA) WP 14/08/2012 TNC (HEPA) WP 30/04/2013 TNC (HEPA) WP 12/12/2014 TNC (HEPA) WP 19/11/2015