OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK01/ ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAS SEMENTARA

Transkripsi

1 Halaman: 1 / TUJUAN Arahan kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara Pas Sementara disediakan. 2.0 SKOP Skop arahan kerja ini merangkumi semua urusan permohonan Pas Sementara bagi syarikat / kontraktor / pembekal yang bekerja dan mempunyai urusan harian di dalam kampus UPM. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti - Minit Mesyuarat Pengurusan - Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia UPM/OPR/BKU/AT01/SOP Arahan Tetap Operasi (S.O.P) 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : PYM - Pegawai Yang Meluluskan PT (P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PAR - Pembantu Am Rendah Pemohon - Pekerja syarikat / Kontraktor / Pembekal Kaunter Penerimaan - Bayaran permohonan Pas Sementara Pejabat Bendahari PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab 5.0 TANGGUNGJAWAB PYM, PT (P/O), PAR, Pemohon dan PYB yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan arahan kerja Permohonan Pas Sementara ini dilaksanakan.

2 Halaman: 2 / CARTA ALIR Mula 7.1 Serah Borang 7.2 Terima Borang 7.3 Tidak Semak 7.4 Lengkap? 7.5 Ya Kelulusan 7.6 Lulus? 7.7 Ya Semak Resit 7.8 Sediakan Pas Sementara 7.9 Tidak Rekod / Fail 7.10 Serah Pas 7.11 Tamat 7.12

3 Halaman: 3 / PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Serah Borang Serah Borang Permohonan Pas Sementara (OPR/BKU/BR01/ PAS-SEM) kepada pemohon dan maklumkan kepada pemohon supaya menyediakan dokumen-dokumen yang diperlukan. 7.3 Terima Borang Terima borang dari pemohon beserta dokumen-dokumen yang di perlukan seperti 1 keping gambar, 1 salinan kad pengenalan dan bagi bukan warganegara, salinan pasport dan permit kerja yang masih sah tempohnya. 7.4 Semak Semak butir-butir yang telah diisi di dalam Borang Permohonan Pas Sementara. Perkara-perkara yang perlu disemak ialah:- (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) Nama Pemohon Kad Pengenalan Warganegara Alamat Rumah Nama dan Alamat Syarikat / Agensi / Jabatan Taraf Perkahwinan Tarikh Mula Status / Pekerjaan Sokongan PTJ 7.5 Lengkap? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 7.2.

4 Halaman: 4 / Kelulusan Borang yang telah lengkap dimajukan kepada PYM untuk mendapatkan kelulusan. PYM 7.7 Lulus? Jika ya, ikut langkah 7.8. PYM Jika tidak, ikut langkah Semak Resit Semak resit pembayaran. PT (P/O) Membuat pengesahan pembayaran. PT (P/O) 7.9 Sediakan Pas Sementara Menaip butir-butir pada Kad Pas Sementara Tempoh sah bagi sesuatu Pas Sementara yang dikeluarkan adalah terhad kepada enam (6) hingga dua belas (12) bulan sahaja mengikut kesesuaian dan boleh diperbaharui jika perlu Tempoh penyediaan Pas Sementara mengambil masa selama tiga (3) hari berkerja selepas sesuatu permohonan Rekod / Fail Mencatat nombor siri pas pada borang permohonan pas sementara Rekod penyerahan pas ke dalam Buku Rekod Penyerahan Pas Sementara Failkan borang-borang permohonan yang telah diluluskan.

5 Halaman: 5 / Serah Pas Pemohon dikehendaki menandatangani di dalam Buku Rekod Penyerahan Pas Sementara sebagai bukti penerimaan. Pemohon 7.12 Tamat

6 Halaman: 6 / REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1 UPM/BKU/PAS-SEM Borang Permohonan Pas Sementara (OPR/BKU/BR01/PAS-SEM) PYB Bilik Dokumen dan Rekod 3 Tahun PGH 2 - Buku Rekod Penyerahan Pas Sementara PYB Kabinet Fail Pejabat Am PGH 3 Tahun 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD /2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-4/2011 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa PGH WP 03/01/2011 PGH WP 30/01/ /2013 MSKP Bil 1/2013 PGH WP 30/04/2013