OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P011 PROSEDUR PENGENDALIAN KURSUS INDUKSI MODUL UMUM

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini bertujuan menerangkan tatacara pengendalian Kursus Induksi Modul Umum staf Universiti Putra Malaysia. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi Kursus Induksi untuk staf Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta staf Sokongan sebagai memenuhi salah satu syarat untuk pengesahan dalam perkhidmatan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen OPR/PEND/GP02/INDUKSI - - Tajuk Dokumen Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991 Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun Tawaran Opsyen Skim Pencen Atau Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun Kursus Induksi Di Bawah Sistem Saraan Baru (SSB) - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun Kursus Induksi Di Bawah Sistem Saraan Baru (SSB) - - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2004 Peraturan Bayaran Saguhati Bagi Pelaksanaan Tahap Kecekapan (PTK) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun Peraturan Mengenai Kadar-Kadar Dan Syarat-Syarat Bayaran Saguhati Kepada Pensyarah/Penceramah Dan Fasilitator Sambilan Garis Panduan Pengendalian Peperiksaan Kursus Induksi OPR/PEND/GP02/MODUL OPR/PEND/GP01/e -IHRAMS Garis Panduan Penilaian Kursus Induksi Modul Umum Garis Panduan Penyimpanan & Pengemaskinian Data e- IHRAMS

2 Halaman: 2/ TERMINOLOGI/SINGKATAN KB KPP KS PT PT (P/O) PPKI Staf : Ketua Bahagian : Kumpulan Pengurusan dan Profesional : Kumpulan Sokongan : Pegawai Tadbir : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) : Panel Penilai Kursus Induksi yang terdiri daripada Naib Canselor, Bendahari, Pendaftar dan Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. : Pegawai Tetap 5.0 TANGGUNG JAWAB Pendaftar dan Ketua Bahagian adalah bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/ CARTA ALIR 7.1 Mula 7.2 Tentukan Bilangan Staf 7.3 Sediakan Takwim 7.4 Rancang Pelaksanaan Kursus 7.5 B Keluarkan Surat Tawaran Kepada Peserta 7.6 Terima Jawapan 7.7 Setuju Terima? Tawarkan Kepada Peserta Lain Keluarkan Surat Tawaran Kepada Penceramah 7.10 Setuju? Keluar Surat Tawaran Kepada Penceramah Lain Kursus Induksi KPP? Kursus Induksi KS? 7.21 D 7.13 Kehadiran, Tugasan Dan Peperiksaan Kehadiran Kursus Induksi KS Lantik Pemeriksa Hadir Penuh? Periksa Kertas Jawapan C A

4 Halaman: 4/11 A 7.16 Keputusan Penilaian 7.17 Lulus? B 7.18 Pengesahan PPKI C 7.19 Maklumkan Keputusan Kepada Peserta 7.20 Rekod Di Peribadi/ e-ihrams 7.24 Mula D

5 Halaman: 5/ PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Tentukan Bilangan Staf Dapatkan bilangan staf yang akan dilantik pada tahun berikutnya selewat lewatnya pada bulan Disember tahun sebelumnya Dapatkan bilangan dan nama nama staf yang belum mengikuti kursus (Modul Umum) daripada e-ihrams/fail peribadi selewat lewatnya pada bulan Disember tahun sebelumnya. 7.3 Sediakan Takwim Tentukan bilangan Kursus Induksi yang diperlukan mengikut kumpulan (KPP dan KS) Tentukan tarikh kursus. 7.4 Rancang Pelaksanaan Kursus Bagi setiap kursus yang hendak dilaksanakan, perkaraperkara berikut hendaklah dipatuhi. (Rujuk Senarai Semak Perancangan Pelaksanaan Kursus Induksi (OPR/PEND/SS02/PKI) 7.5 Keluarkan Surat Tawaran Kepada Peserta Keluarkan surat tawaran kepada peserta kursus selewatlewatnya lima belas (15) hari bekerja sebelum kursus.

6 Halaman: 6/ Terima Tawaran Terima jawapan daripada peserta serta kelulusan daripada ketua jabatan selewat-lewatnya tujuh (7) hari bekerja sebelum kursus. 7.7 Setuju Terima Jika setuju, ikut langkah Jika tidak setuju, masukkan nama ke senarai kursus yang berikutnya dan ikut langkah Tawarkan Kepada Peserta Lain Keluarkan surat tawaran kepada calon peserta seterusnya yang layak sebelum kursus Terima jawapan daripada calon peserta serta kelulusan daripada ketua jabatan selewat-lewatnya satu (1) hari bekerja sebelum kursus. 7.9 Keluarkan Surat Tawaran Kepada Penceramah Keluarkan surat tawaran kepada penceramah kursus selewat-lewatnya empat belas (14) hari bekerja sebelum kursus Setuju Terima jawapan daripada penceramah selewat-lewatnya tujuh (7) hari bekerja sebelum kursus Jika setuju, ikut langkah Jika tidak setuju, ikut langkah 7.11.

7 Halaman: 7/ Keluarkan Surat Tawaran Kepada Penceramah Lain Keluarkan surat tawaran kepada penceramah seterusnya Terima jawapan daripada penceramah sebelum kursus Kursus Induksi KPP Jika kursus induksi KPP, ikut langkah Staf Jika tidak, ikut langkah Kehadiran, Tugasan dan Peperiksaan Pastikan peserta wajib hadir semua sesi. Jika menghadapi masalah keuzuran/kematian majukan sijil sakit yang asal/salinan sijil kematian kepada urusetia Terima soalan tugasan daripada penceramah dan edarkan kepada peserta Terima kertas tugasan daripada peserta selewat-lewatnya pada hari peperiksaan dijalankan Terima markah tugasan tersebut selewat-lewatnya lima belas (15) hari bekerja selepas tarikh penyerahan tugasan. PT / Laksanakan peperiksaan (Rujuk Garis Panduan Pengendalian Peperiksaan Kursus Induksi- OPR/PEND/GP02/INDUKSI) 7.14 Lantik Pemeriksa Kenalpasti pemeriksa jawapan dan keluarkan surat tawaran selepas skima jawapan diterima dari pihak Bahagian Perkhidmatan JPA, dan simpan skima jawapan dalam peti besi Jika tidak setuju dengan pemeriksa yang dilantik, kenalpasti pemeriksa lain dan keluarkan surat tawaran.

8 Halaman: 8/ Periksa Kertas Jawapan Serahkan skima jawapan dan kertas jawapan kepada pemeriksa berkenaan Dapatkan buku soalan, kertas jawapan yang telah dinilai, senarai markah dan skema jawapan daripada pemeriksa Lupuskan buku soalan dan skima jawapan dalam tempoh satu (1) minggu selepas peperiksaan dijalankan Keputusan Penilaian Sila rujuk Garis Panduan Penilaian Kursus Induksi Modul Umum ( OPR/PEND/GP02/MODUL). PT/PT(P/O 7.17 Lulus Majukan Laporan Penilaian Keseluruhan Kursus kepada Panel Penilai Kursus Induksi untuk disahkan Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Pengesahan PPKI Maklumkan penilaian kursus kepada PPKI. KB/PT Terima pengesahan penilaian kursus daripada PPKI Maklumkan Keputusan Kepada Peserta Maklumkan keputusan kepada peserta selepas menerima pengesahan dari PPKI

9 Halaman: 9/ Masukkan Keputusan Dalam Rekod Peribadi dan Sistem e-ihrams 7.20 Kemaskini data dalam rekod peribadi dan sistem e-ihrams dengan merujuk kepada (Garis Panduan Penyimpanan & Pengemaskinian Data e-ihrams- OPR/END/GP01/e- IHRAMS) selepas keputusan disahkan Kursus Induksi KS Jika ya, ikut langkah Jika tidak, proses tamat Kehadiran Kursus Induksi KS Pastikan peserta wajib hadir semua sesi. Jika menghadapi masalah keuzuran/kematian majukan sijil sakit yang asal/salinan sijil kematian kepada urusetia Hadir Penuh Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Tamat

10 Halaman: 10/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PEND/4.5.8/KPP (bil Kursus) Kursus Induksi Kumpulan Pengurusan & Profesional Takwim Kursus Induksi Jadual Kursus dan Peperiksaan Senarai Calon Surat tawaran calon/penceramah Surat jawapan calon/penceramah Surat pengecualian kursus (jika ada) Surat tempahan tempat kursus Senarai kehadiran Surat-surat berkaitan 2. UPM/PEND/4.5.8/KS (bil Kursus) Kursus Induksi Kumpulan Sokongan Takwim Kursus Induksi Jadual Kursus Senarai Calon Surat tawaran calon/penceramah Surat jawapan calon/penceramah Surat pengecualian kursus (jika ada) Surat tempahan tempat kursus Senarai kehadiran Surat-surat berkaitan 3. UPM/PEND/ Panel penilaian kursus induksi Surat pengesahan PPKI Markah calon Surat-surat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Bahagian Pembangunan Sumber Manusia 3 Tahun PT (P/O) PT Bahagian Pembangunan Sumber Manusia 3 Tahun PT (P/O) PT Bahagian Pembangunan Sumber Manusia 3 Tahun Kuasa Melupus Pendaftar Pendaftar Pendaftar

11 Halaman: 11/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak KB Pembangunan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011