DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/5 1.0 TUJUAN Menerangkan arahan kerja penyediaan jurnal untuk proses awal penjilidan sebelum dihantar ke Unit Penjilidan, BLKS. 2.0 SKOP Meliputi jurnal bercetak yang diterima dari BS, BKK dan SK. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/P TERMINOLOGI/SINGKATAN BKK BLKS BS BTB KB PAP P SK PSAS UPM Tajuk Dokumen Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan : Bahagian Koleksi Khas : Bahagian Latihan dan Khidmat Sokongan : Bahagian Sirkulasi : Bahagian Terbitan Bersiri : Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Perpustakaan Cawangan : Pembantu Am Pejabat : Pembantu Perpustakaan : Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Sultan Abdul Samad : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab memastikan langkah-langkah dalam prosedur ini dipatuhi.

2 Halaman: 2/5 6.0 Carta Alir Arahan Kerja Penyediaan Proses Penjilidan Jurnal Mula 7.1 Terima bahan 7.2 Semak bahan 7.3 Lengkap Asing dan susun bahan mengikut keluaran dan ketebalan Buat slip, catatkan butiran dan sisipkan ke dalam bahan 7.6 Semak bahan dan slip Betul Taip mukasurat judul Tidak lengkap Tidak betul Maklumkan kepada BS, BKK & SK Senaraikan judul jurnal 7.8 Buat semakan akhir 7.9 Ada kesilapan Tiada Hantar ke Unit Penjilidan 7.10 Failkan senarai Jurnal Hantar Jilid 7.11 Tamat 7.12

3 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 3/5 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti Jurnal yang telah Lengkap Keluaran untuk dijilid. Isi Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) dan Tag 960 dalam Rekod Holding (Sistem Virtua) bagi Setiap Satu Judul Jurnal. Terima Bahan yang Lengkap Keluaran Setahun Dari BS, BKK dan SK Beserta Senarai Jurnal atau Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR). 7.3 Semak Bahan pada Senarai Jurnal dan/atau Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) dan Pastikan Butiran Lengkap: a) judul jurnal b) keluaran jurnal c) kod warna (530 : Merah, 531 : Hijau, 532 : Merun, 544 : Biru, 571 : Coklat, 585 : Hitam) Jika lengkap, ikut langkah Jika tidak lengkap, maklumkan kepada BS, BKK, SK untuk lengkapkan bahan, dan ikut langkah 7.2. /Kn (BS, SK) 7.4 Asingkan dan Susun Semula Bahan Mengikut Keluaran Supaya Ketebalan Tidak Melebihi 2 Inci. 7.5 Buat Slip untuk Disisipkan ke dalam Jurnal dan Catatkan Butiran Mengikut Susunan Berikut: a) kod warna (di bahagian atas slip) (530 : Merah, 531 : Hijau, 532 : Merun, 544 : Biru, 571 : Coklat, 585 : Hitam). b) judul jurnal (di bawah kod warna) c) keluaran jurnal (di bahagian tengah slip) d) tahun keluaran (di bahagian bawah slip)

4 Halaman: 4/5 Tindakan 7.6 Semak Bahan dan Slip: Jika betul, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Taip Muka Surat Judul di Atas Kertas A4 atau MCC (Manila Card Cover) bagi Setiap Set Bahan yang Telah Diasingkan Mengikut Susunan Berikut: a) judul jurnal (di bahagian atas) b) keluaran jurnal (di bahagian tengah) c) tahun keluaran (di bahagian bawah) 7.8 Senaraikan Judul Jurnal dalam Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) dalam 2 Salinan untuk Dihantar ke Unit Penjilidan, BLKS. 7.9 Buat Semakan Akhir Sebelum Dihantar ke Unit Penjilidan, BLKS Jika ada kesilapan, ikut langkah Jika tiada, ikut langkah Hantar Bahan ke Unit Penjilidan, BLKS beserta 2 Salinan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) dan Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL). Terima Salinan 3 Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL). P/ PAP Rujuk Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan (UPM/OPR/PSAS/P001) Failkan 1 Salinan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) dan Salinan 3 Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) yang Telah Disahkan Penerimaan oleh Unit Penjilidan, BLKS dalam Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BL02/PRO) Tamat.

5 Halaman: 5/5 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/PSAS/BL02/PRO Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BTB Kuasa Melupus KB Log Proses Penjilidan Jurnal - Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) - Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) - Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR(PSAS)- 2/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Disedia dan Disemak Ketua Pustakawan Ketua Pustakawan 3 Tahun Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 22/08/2011