UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2006/2007 EVALUASI SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI PADA PT ERICSSON INDONESIA Anmelia Priskilla K ( 0500557411 ) Nadia Artini ( 0500549861 ) Kelas / Kelompok : 08PAA / 2 Abstrak Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui tingkat efektifitas dari sistem informasi yang ada mencakup pengendalian manajemen keamanan, pengendalian boundary, input dan output. Metode penelitian dengan cara; pendekatan evaluasi yaitu, penelitian perpustakaan, penelitian lapangan berupa wawancara, kuesioner, studi dokumentasi, observasi pada obyek evaluasi. Hasil yang dicapai, penulis dapat menemukan kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem informasi distribusi perusahaan, sebagai bahan pertimbangan perusahaan untuk meningkatkan performa kerja sistem perusahaannya. Simpulan, sistem harus dievaluasi secara rutin dalam jangka waktu tertentu untuk dapat melakukan penyesuaian dengan kebutuhan perusahaan dan selalu uptodate Kata Kunci : Sistem Informasi Distribusi, manajemen keamanan, input, output, boundary iv
PRAKARTA Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala kasih karunia-nya, sehingga penulisan skirpsi dengan judul EVALUASI SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI PADA PT ERICSSON INDONESIA dapat diselesaikan dengan baik. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan jenjang studi Strata 1 dan meraih gelar Sarjana Komputer pada jurusan Komputarisasi Akuntansi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Rudy Mahani Harahap., Ak., MM., M.Comm., selaku Dosen Pembimbing yang telah membantu dan memberikan bimbingan serta saran dan kritik yang membangun selama penyusunan skripsi ini. 2. Almarhumah Ibu Dr. Theresia Widia Soeryaningsih, MM selaku mantan rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan dan menyediakan segala fasilitas yang diperlukan penyusunan skripsi ini. 3. Ibu Yanti, S.Kom., MM. selaku Ketua Program Studi Komputer Akuntansi Universitas Bina Nusantara 4. Ibu Noerlina, S.Kom, MM selaku Sekretaris Jurusan Program Studi Komputer Akuntasi Universitas Bina Nusantara v
5. Dosen-Dosen Fakultas Komputer Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmu dan bimbingan selama penulis menuntut ilmu di Fakultas Komputer Universitas Bina Nusantara, Jakarta 6. Para karyawan dan staf Layanan Informasi Mahasiswa yang telah membantu selama proses perkuliahan. 7. Bapak Phillip Pasaribu, selaku General Manager Warehouse PT Ericsson Indonesia, beserta seluruh staff atas kesempatan dan informasi yang diberikan kepada kami. 8. Para supplier yang menjadi rekan bisnis PT Ericsson Indonesia, yaitu PT Adyawinsa dan PT Tayoh yang telah bersedia memberikan data dan informasi yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini. 9. Keluarga penulis yang telah memberikan dorongan baik moril maupun materiil dalam penyusunan skripsi ini. 10. Teman-teman sekalian yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam penyusunan skripsi ini. 11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu di sini yang telah memberikan dukungan kepada penulis. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membaca atau memerlukannya bagi pengembangan ilmu pengetahuan di masa yang akan datang. Jakarta, Juli 2007 vi Penulis
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Persetujuan Dewan Penguji Abstrak Prakarta Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran i ii iii iv v vii xii xiii xv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 3 1.3 Tujuan dan Manfaat 4 1.4 Metodologi 5 1.5 Sistematika Penulisan 7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Teori Umum 9 2.1.1 Audit 9 vii
2.1.1.1 Pengertian Audit 9 2.1.1.2 Jenis - Jenis Audit 10 2.1.1.3 Tujuan Audit 11 2.1.1.4 Para Pelaksana Audit 13 2.1.1.5 Standar Audit 14 2.1.1.6 Resiko Audit 15 2.1.1.6.1 Jenis-Jenis Resiko Audit 15 2.1.1.6.2 Konsep Resiko Audit 16 2.1.1.6.3 Analisis Resiko Audit 18 2.1.1.6.4 Qualitative Risk Analysis 20 2.1.2 Sistem Informasi 22 2.1.2.1 Pengertian Sistem Informasi 22 2.1.2.2 Karakteristik Sistem Informasi 26 2.1.2.3 Lingkup Sistem Informasi 28 2.1.3 Audit Sistem Informasi 30 2.1.3.1 Pengertian Audit Sistem Informasi 30 2.1.3.2 Tujuan Audit Sistem Informasi 34 2.1.3.3 Tahapan Audit Sistem Informasi 35 2.1.4 Sistem Informasi Akuntansi 43 2.1.4.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 43 2.1.4.2 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi 43 2.1.5 Sistem Distribusi 47 2.1.5.1 Pengertian Perusahaan distribusi 47 viii
2.1.5.2 Sistem Distribusi 48 2.1.5.2.1 Pengertian Sistem Distribusi 48 2.1.5.2.2 Fungsi Sistem Distribusi 49 2.1.5.2.3 Jenis-Jenis Sistem Distribusi 54 2.1.5.2.4 Proses Sistem Distribusi 54 2.1.6 Sistem Informasi Distribusi 55 2.1.6.1 Proses Data Sistem Informasi Distribusi 57 2.1.6.2 Keuntungan Sistem Informasi Distribusi 57 2.1.6.3 Kelemahan Sistem Informasi Distribusi 58 2.1.6.4 Tujuan Sistem Informasi Distribusi 58 2.1.6.5 Proses Sistem Informasi Distribusi 59 2.1.6.6 Prinsip-prinsip Sistem Informasi Distribusi 59 2.2 Sistem Pengendalian Intern 64 2.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern 64 2.2.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern 65 2.2.3 Keuntungan Sistem Pengendalian Intern 65 2.2.4 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern 66 2.2.5 Jenis-Jenis Sistem Pengendalian Intern 67 2.3 CobIT (Control Objectives for Information and Related Technology) 76 BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN PADA PT ERICSSON INDONESIA 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 84 3.1.1 Latar Belakang dan Sejarah Perusahaan 84 ix
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 85 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan 86 3.1.4 Uraian Tugas 89 3.2 Gambaran Umum Sistem 91 3.2.1 Dokumen 91 3.2.2 Unit unit yang Terkait 97 3.2.3 Prosedur 97 3.3 Diagram Umum Sistem 100 3.4 Prosedur Distribusi 101 3.5 Data Flow Diagram Sistem Informasi Distribusi 104 3.6 Rich Picture 105 3.7 Flowchart Sistem Informasi Distribusi 107 3.8 Laporan yang Dihasilkan 110 3.9 Teknik Penilaian Resiko dan Pengendalian 111 3.10 Aplikasi yang Digunakan 118 BAB 4 EVALUASI SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI PADA PT ERICSSON INDONESIA 4.1. Evaluasi Sistem Informasi Distribusi 4.1.1 Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Control) 129 4.1.2 Pengendalian Batasan Aplikasi (Boundary Application Control) 133 4.1.3 Pengendalian Aplikasi Masukan x
(Input Application Control) 134 4.1.4 Pengendalian Aplikasi Keluaran (Output Application Control) 136 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan 138 5.2 Saran 139 DAFTAR PUSTAKA 140 DAFTAR RIWAYAT HIDUP 142 LAMPIRAN xi
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Domain dan High Level Controls CobIT 81 Tabel 3.1 Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Control) 115 Tabel 3.2 Pengendalian Aplikasi Batasan (Boundary Control) 116 Tabel 3.3 Pengendalian Aplikasi Masukan (Input Control) 116 Tabel 3.4 Pengendalian Aplikasi Keluaran (Output Control) 117 xii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2. 1 Threat Vulnerability Work Table 21 Gambar 2. 2 Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi 30 Gambar 2. 3 Flowchart Tahapan Audit Sistem Informasi 40 Gambar 2. 4 Model Sistem Informasi Akuntansi 46 Gambar 2. 5 Komponen Sistem Distribusi Fisik 53 Gambar 2. 6 CobIT Framework 83 Gambar 3. 1 Struktur Top Management 86 Gambar 3. 2 Struktur Operasional Support 87 Gambar 3. 3 Struktur Organisasi Devisi Logistic 88 Gambar 3. 4 Alur Proses Purchase Requisition atau Purchase Order 97 Gambar 3. 5 Alur Proses Permintaan dan Pengiriman Barang 98 Gambar 3. 6 Diagram Umum Sistem 100 Gambar 3. 7 DFD Sistem Informasi Distribusi 104 Gambar 3. 8 Rich Picture 105 Gambar 3. 9 Rich Picture 106 Gambar 3. 10 Login awal Material Request Logbook 120 Gambar 3. 11 Halaman awal setelah Login Material Request Logbook 121 Gambar 3. 12 Informasi mengenai Material Request yang perlu diperbaharui 121 Gambar 3. 13 Halaman utama aplikasi Material Request Logbook 122 Gambar 3. 14 Aplikasi utama Material Request Logbook sebelum di input 122 Gambar 3. 15 Aplikasi utama Material Request Logbook saat di input 124 xiii
Gambar 3. 16 Aplikasi utama Material Request Logbook setelah disimpan 124 Gambar 3. 17 Langkah mengeksport data ke LAN 127 Gambar 3. 18 Proses Mengekspor Data ke LAN (Berhasil) 128 Gambar 3. 19 Proses Mengekspor Data ke LAN (Gagal) 128 xiv
DAFTAR LAMPIRAN Halaman E-mail dari Admin Project yang berisi Purchase Requisition Purchase Requisition E-mail Request Plan Spesification barang Lokal Plan Spesification barang Import Material Request Berita Acara Serah Terima (BAST) Surat Jalan (PASS) Proof of Delivery (POD) Site Package Material Daily Shipment Material Request Daily Report Bentuk Security and Risk Management Control Kuesioner Security and Risk Management Control Wawancara Security and Risk Management Control Bentuk Boundary Application Control Kuesioner Boundary Application Control Wawancara Boundary Application Control Bentuk Input Application Control Kuesioner Input Application Control Wawancara Input Application Control L1 L2 L3 L4 L5 L6 L7 L8 L9 L10 L11 L12 L13 L14 L15 L18 L19 L20 L22 L24 L27 xv
Bentuk Output Application Control Kuesioner Output Application Control Wawancara Output Application Control L30 L31 L33 xvi