UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Tugas Akhir Diploma III Semester Genap tahun 2006/2007

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Abstrak Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Tugas Akhir Diploma III Semester Genap tahun 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELOLAAN MATERIAL PADA PT. MENTARI CYBER MEDIA Tri Joko Sutrisno Ario Afdalie Kelas : 07PWA PT. Mentari Cyber Media merupakan perusahaan jasa nasional yang bisnis intinya bergerak dalam bidang pelayanan jasa multimedia interaktif, dalam kegiatan pengelolaan persediaan material membutuhkan suatu bentuk penyajian informasi dan laporan yang dapat diakses dengan cepat dan akurat untuk mendukung pengambilan keputusan. Metode penelitian yang dilakukan yaitu metode analisis untuk mengidentifikasi kelemahan sistem pengelolaan persediaan dengan cara melakukan survey ke perusahaan dan mewawancarai pihak-pihak yang bersangkutan, metode penelitian kepustakaan dengan mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang sedang diteliti serta metode perancangan untuk merancang sistem informasi yang baru dengan menggunakan activity diagram, class diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan masukan dan rancangan keluaran. Hasil yang dicapai dari hasil penelitian berupa suatu rancangan sistem informasi pengelolaan persediaan yang dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi perusahaan. Simpulan penulisan menunjukan bahwa dengan adanya sistem informasi yang baru, kelemahan kelemahan dalam sistem lama dapat diatasi dan memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Pengelolaan, Persediaan iv

2 K A T A P E N G A N T A R Puji Syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya kepada kami, serta bimbingan dan pengarahan dari semua pihak sehingga kami dapat menyelesaikan Tugas akhir ini tepat pada waktunya dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Material Pada PT. Mentari Cyber Media. Pada kesempatan ini kami ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan baik secara materil maupun moril didalam menyelesaikan Tugas Akhir ini terutama kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Drs. Gerardus Polla, M. App. SC, Selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, Jakarta. 2. Ibu Yanti S.Kom., MM, selaku ketua program studi Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 3. Ibu Noerlina S.Kom., MM, selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan dukungan, bimbingan, nasehat, pengarahan, serta petunjuk kepada penulis dalam penyusunan kerja praktek ini. 4. Ibu Eva Amelia selaku Direktur Utama PT. Mentari Cyber Media yang telah memberikan kesempatan untuk dapat menyusun Tugas Akhir di perusahaan ini. 5. Seluruh staff dan karyawan PT. Mentari Cyber Media yang telah membantu kami dalam mengumpulkan data-data serta memberikan informasi yang diperlukan dan juga pengarahan-pengarahan yang bermanfaat sehubungan dengan penyusunan Tugas Akhir ini. v

3 6. Kedua orang tua kami yang telah memberikan segalanya hingga detik ini serta memberikan inspirasi juga motivasi kepada kami untuk tetap terus berusaha, berupaya, berjuang dan berkarya tanpa henti. 7. Semua teman-teman kami yang tidak dapat disebutkan satu-persatu. Kami sadar sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, baik secara ilmiah maupun secara teknik, maka dari itu penulis menerima kritik dan saran yang bersifat membangun. Jakarta, Maret 2007 Penyusun vi

4 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL LUAR...i HALAMAN JUDUL DALAM... ii HALAMAN PERSETUJUAN... iii ABSTRAK...iv KATA PENGANTAR...v DAFTAR ISI... vii DAFTAR GAMBAR... xii DAFTAR TABEL...xv DAFTAR LAMPIRAN...xvi BAB 1 : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Penelitian Perumusan Masalah Pembatasan Masalah Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan...7 BAB 2 : LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi...9 vii

5 2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Komponen Sistem Informasi Akuntansi Analisa dan Perancangan Sistem Definisi Analisis Sistem Definisi Perancangan Sistem Alat Bantu Perancangan Sistem UML (Unified Modeling Language) Definisi Activity Diagram Definisi Detailed Activity Diagram Definisi Overview Diagram Definisi Class Diagram Definisi Use Case Diagram Navigation Diagram Dokumen dan Formulir Pengertian Dokumen dan Formulir Ciri-ciri dokumen yang baik Manfaat dokumen Pengertian Pengelolaan Pengertian Persediaan Fungsi Persediaan Minimum Stock Jaringan prosedur yang membentuk sistem persediaan penolong Dokumen yang digunakan dalam persediaan Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli...21 viii

6 Prosedur pencatatan HP persediaan yang dikembalikan ke pemasok Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang Prosedur pengembalian barang gudang Sistem perhitungan fisik persediaan Fungsi-fungsi yang terkait Sistem Pengendalian Internal Pengertian Sistem Pengendalian Internal Tujuan Sistem Pengendalian Internal Unsur pengendalian internal Organisasi Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Praktik yang sehat Resiko dan ancaman Sistem Pengendalian Intern...26 BAB 3 : SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah PT. Mentari Cyber Media Visi dan Misi PT. Mentari Cyber Media Visi PT. Mentari Cyber Media Misi PT. Mentari Cyber Media Struktur Organisasi dan Jabaran Tugas dan Wewenang Struktur Organisasi PT. Mentari Cyber Media Jabatan Tugas dan Wewenang Kegiatan Usaha PT. Mentari Cyber Media Produk dan Layanan Cable TV Channels...42 ix

7 Jenis Material yang digunakan untuk kegiatan operasional Tata Laksana Sistem yang sedang berjalan Tata Laksana Pengelolaan Material pada PT. Mentari Cyber Media Identifikasi Event Formulir dan Laporan yang digunakan sistem yang berjalan Formulir yang digunakan sistem yang berjalan Laporan yang digunakan sistem yang berjalan Workflow Table Overview Activity Diagram Analisis Hasil Temuan Survey Identifikasi Kebutuhan Informasi...61 BAB 4 : RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN 4.1 Prosedur Usulan Activity Diagram Overview Activity Diagram Detailed Activity Diagram Class Diagram Use Case Diagram Rancangan Database Rancangan Formulir Rancangan Layar Masukan Navigation Diagram Rancangan Laporan Rencana Implementasi x

8 Jadwal Pengolahan Data Distribusi Laporan BAB 5 : PENUTUP 5.1 Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN..... L1 xi

9 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Mentari Cyber Media Gambar 3.2 : Overview Activity Permintaan & Penerimaan Material Gambar 3.3 : Overview Activity Pengeluaran & Pengembalian Material Gambar 3.4 : Overview Activity Pengeluaran Material untuk Retur Gambar 4.1 : Overview Activity Permintaan & Penerimaan Material (Usulan) Gambar 4.2 : Overview Activity Pengeluaran & Pengembalian Material (Usulan) Gambar 4.3 : Overview Activity Pengeluaran Material untuk Retur (Usulan) Gambar 4.4 : Detailed Activity Mengajukan Permintaan Pembelian Gambar 4.5 : Detailed Activity Order Material ke Supplier Gambar 4.6 : Detailed Activity Menerima Material Gambar 4.7 : Detailed Activity Membuat Laporan Mingguan Gambar 4.8 : Detailed Activity Mengeluarkan Material Gambar 4.9 : Detailed Activity Menerima Pengembalian Material Gambar 4.10 : Detailed Activity Membuat Laporan Mingguan Gambar 4.11 : Detailed Activity Melakukan retur Gambar 4.12 : Detailed Activity Menerima Material Gambar 4.13 : Class Diagram Gambar 4.14 : Use Case Diagram Gambar 4.15 : Rancangan Formulir Surat Pesanan Barang Gambar 4.16 : Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Barang Gambar 4.17 : Rancangan Formulir Form Peminjaman Barang Gambar 4.18 : Rancangan Formulir Bukti Keluar Barang xii

10 Gambar 4.19 : Rancangan Layar Menu (sebelum login) Gambar 4.20 : Rancangan Layar Login Gambar 4.21 : Rancangan Layar Menu (sesudah login) Gambar 4.22 : Rancangan Layar Menu File Master Gambar 4.23 : Rancangan Layar Add User Gambar 4.24 : Rancangan Layar Data Supplier Gambar 4.25 : Rancangan Layar Data Barang Gambar 4.26 : Rancangan Layar Menu File Transaksi Gambar 4.27 : Rancangan Layar Input Surat Pesanan Barang (Cetak SPB) Gambar 4.28 : Rancangan Layar Input Nota Pembelian (Cetak BPB) Gambar 4.29 : Rancangan Layar Input Form Peminjaman Barang (Cetak BKB) Gambar 4.30 : Rancangan Layar Input Berita Acara Gambar 4.31 : Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Gambar 4.32 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Penerimaan Material Gambar 4.33 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status Penerimaan Material Gambar 4.34 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Pengeluaran Material Gambar 4.35 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status Pengeluaran Material.. 92 Gambar 4.36 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Stock Material Gambar 4.37 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Titik Minimum Gambar 4.38 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status SPB Gambar 4.39 : Navigation Diagram Gambar 4.40 : Rancangan Laporan Penerimaan Material Gambar 4.41 : Rancangan Laporan Status Penerimaan Material xiii

11 Gambar 4.42 : Rancangan Laporan Pengeluaran Material Gambar 4.43 : Rancangan Laporan Status Pengeluaran Material Gambar 4.44 : Rancangan Laporan Stock Material Gambar 4.45 : Rancangan Laporan Status SPB Gambar 4.46 : Rancangan Laporan Titik Minimum xiv

12 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 : Resiko, ancaman dan sistem pengendalian yang perlu diterapkan...28 Tabel 3.1 : Daftar Material yang digunakan untuk operasional Tabel 3.2 : Event Table Permintaan & Penerimaan Material Tabel 3.3 : Event Table Pengeluaran & Pengembalian Material Tabel 3.4 : Event Table Pengeluaran Material untuk Retur Tabel 3.5 : Work Flow Table Permintaan & Penerimaan Material Tabel 3.6 : Work Flow Table Pengeluaran & Pengembalian Material Tabel 3.7 : Work Flow Table Pengeluaran Material untuk Retur Tabel 4.1 : Rancangan Database Ms_Barang Tabel 4.2 : Rancangan Database Ms_Supplier Tabel 4.3 : Rancangan Database Ms_User Tabel 4.4 : Rancangan Database FPB_Header Tabel 4.5 : Rancangan Database FPB_Detil Tabel 4.6 : Rancangan Database BKB_Header Tabel 4.7 : Rancangan Database BA_Header Tabel 4.8 : Rancangan Database BA_Detil Tabel 4.9 : Rancangan Database SPB_Header Tabel 4.10 : Rancangan Database SPB_Detil Tabel 4.11 : Rancangan Database BPB_Header Tabel 4.12 : Rancangan Database BPB_Detil Tabel 4.13 : Jadwal Pengolahan Data Tabel 4.14 : Distribusi Laporan xv

13 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Formulir SPB...L1 Lampiran 2 : Formulir BPB...L2 Lampiran 3 : Formulir BKB...L3 Lampiran 4 : Laporan Penerimaan Material...L4 Lampiran 5 : Laporan Status Penerimaan Material...L6 Lampiran 6 : Laporan Pengeluaran Material...L11 Lampiran 7 : Laporan Status Pengeluaran Material...L13 Lampiran 8 : Laporan Stock Material...L15 Lampiran 9 : Laporan Titik Minimum...L17 Lampiran 10 : Laporan Status SPB...L18 Lampiran 11 : Rancangan Kode Barang...L19 Lampiran 12 : Dokumen yang digunakan...l21 Lampiran 13 : Surat Keterangan Survey...L26 xvi